Советы для бизнес путешествий

Pixabay

Советы для деловых поездок на основе опыта

После нескольких лет деловых поездок по Соединенным Штатам и Канаде я накопил обширную информацию о нескольких аспектах деловых поездок, которые могут легко пойти не так.

Помимо моих собственных поездок, я также помогаю спортсменам и правительствам Нигерии и других африканских стран и спортивным клубам, а также спортивным и церковным организациям в Индии в их подготовке к поездке в Соединенные Штаты.

В течение последнего десятилетия я помогал планировать деловые поездки сотням спортсменов, членов семей и связанных с ними государственных деятелей из-за границы и со всей Америки, чтобы они могли осуществить мечту всей жизни участвовать в соревнованиях и тренировках на высококачественных турнирах по боевым искусствам, спонсируемых США. Ошибки с размещением и волокита, безусловно, могут стать кошмаром.

Все это путешествие требует надлежащего планирования и коммуникаций, а также правильной навигации по государственным каналам путешествий между странами и между странами. Хотя это может быть сложным мероприятием, вот несколько эффективных советов, которые помогут упростить этот процесс в любой стране.

Совет 1. Подтвердите договоренность о проживании

Пару раз, когда я приезжал в отель в городе, далеком от дома, я подходил к стойке регистрации только для того, чтобы узнать, что в отеле нет бронирования для меня и я не знаю, кто я. В третий раз я получил счета от двух отдельных отелей, в одной из которых я останавливался, а в другой — не останавливался, и это не было связано с первым отелем.

Во время четвертого путешествия я проехал 1000 миль по Миссисипи и Луизиане в августовскую жару после того, как трижды подтвердил свое бронирование в конечной точке по телефону перед отъездом из дома. Тем не менее, я прибыл в Новый Орлеан и обнаружил, что в моем отеле не было брони для меня. Я проехал час и нашел другое место с свободным местом. Размещение, безусловно, может быть кошмаром.

Используйте турагента

Все это убедило меня воспользоваться услугами туристического агента. Хороший турагент предотвратит такие оговорки Снафуса. Если вы регулярно путешествуете по делам, установите отношения с хорошим турагентом, если вы не работаете в крупной компании, у которой есть отличный отдел деловых поездок, доступный для ее сотрудников.

Турагент также может сэкономить ваше время, одновременно обрабатывая бронирование на рейс или поезд, отель и арендованный автомобиль, а также внося все возможные изменения в бронирование, которые могут потребоваться. Такой агент также должен быть оборудован, чтобы найти вам программы для часто летающих пассажиров, всевозможные туристические скидки, купоны, бесплатные услуги и специальные членские привилегии.

Pixabay

Совет 2: позаботьтесь о питании, диете и медицинских потребностях

Если вы бронируете билет на самолет или поезд дальнего следования, закажите специальное питание, чтобы получить индивидуальное обслуживание. Например, во время длительных путешествий вегетарианская пища и еда с низким содержанием жира / соли более полезны для здоровья. Снижение потребления соли может помочь предотвратить некоторые эффекты смены часовых поясов, если вы тоже склонны к этому. В пункте назначения избегайте ресторанов быстрого питания и ищите здоровую пищу. Консьерж в вашем отеле должен дать вам хороший список рекомендаций. В дополнение к этому, ознакомьтесь с книгами Рэйчел Рэй о хорошей еде по разумным ценам в городах по всему миру. Не ешьте самые тяжелые блюда из меню и не идите прямо в свою комнату и не ложитесь спать. На следующий день тебе будет скучно, и ты не захочешь вставать.

Ваши медицинские рецепты

Если у вас есть лекарства, отпускаемые по рецепту, попросите врача дать вам дополнительный набор рецептов на случай, если лекарства потеряны. Это очень важно в случае приема инсулина и других жизненно важных лекарств. Однако, возможно, вы не сможете получить дополнительные рецепты на лекарства, вызывающие привыкание, например, на обезболивающие. Если вам необходимо носить с собой комплект для укуса пчелы, обязательно возьмите с собой как минимум два дополнительных приспособления. Не оставляйте ничего на волю случая в отношении вашего здоровья.

Сообщите врачу, что вы путешествуете и в какие даты. Убедитесь, что он / она или медицинский сотрудник, которому вы доверяете, можно будет связаться во время вашей поездки за помощью, если это необходимо, для получения каких-либо жизненно важных рецептов или другого лечения, которое может потребоваться. Кроме того, узнайте в своем отеле, есть ли у них в штате врач, которого можно вызвать в экстренной ситуации. Даже диализ можно организовать заранее, если вы вместе со своим врачом подготовите твердые меры и разработаете план Б на случай, если что-то пойдет не так.

Pixabay

Советы путешественникам от Рэйчел Рэй

• Каждый день с Рэйчел Рэй На

  этом веб-сайте представлены онлайн-материалы из популярного и полезного журнала «Еда и жизнь» от Рэйчел Рэй. Г-жа Рэй дает множество советов по еде, питанию и образу жизни, которые можно использовать в повседневной жизни и применять в деловых и личных поездках.

Совет 3. Найдите время для упражнений

Небольшое упражнение может иметь большое значение для того, чтобы держать вас в курсе во время деловых поездок.

Вам не нужно просыпаться в 4:30 утра, чтобы сделать 1000 отжиманий, как это делает гроссмейстер Джун Ри, но это его пожизненная привычка. Он придерживается этого принципа в дороге, ему уже за 70, и он не показывает никаких признаков того, что его бизнес замедляется.

В большинстве отелей есть места для отдыха и тренировок, так что воспользуйтесь ими, даже если всего 15 минут в день. Если это неудобно, ваш отель может предоставить тренажеры в ваш номер, и у консьержа должна быть эта информация. Если оборудование вам не по душе, вы можете делать растяжку по 20 минут в день. Однажды я проводил еженедельные занятия по растяжке, в которых участники теряли фунт в неделю только за счет растяжки!

Окружающее сообщество должно предлагать краткосрочное членство в фитнес-клубе для деловых путешественников, и это хороший вариант. Кроме того, некоторые из этих членских взносов могут предлагаться бесплатно во время проживания в отеле в рамках партнерства между отелем и тренажерным залом. Есть много возможностей.

Круизные лайнеры часто предоставляют варианты упражнений.

Ресурсы по упражнениям Джун Ри

• 100 лет мудрости в 21-

  летнем молодом теле Теперь, когда ему за 70, Джун Ри покинул Корею в 1956 году и принес свои знания о здоровье, физических упражнениях и позитивном образе жизни в Америку. Разделяя эти эффективные концепции более 50 лет с США и другими странами, он по-прежнему силен в жизни и бизнесе.

• Джун Ри — История боевых искусств Техаса

  Этот веб-сайт рассказывает историю боевых искусств и карьеры Джуна Ри в Техасе. Гроссмейстер Ри — отец американского тхэквондо, который привез его в США в 1956 году и преподал его пользу для здоровья Палате представителей и Сенату США.

Ежедневная дюжина тренировок Джуна Ри

Совет 4: не забывайте спать

Я всегда немного сплю в самолете или поезде, когда путешествую, но иногда это трудно сделать, учитывая звуки и свет вокруг вас. Синдром смены часовых поясов и / или недостаток сна могут негативно повлиять на любого делового путешественника с раздражительностью и вялостью, и это может стоить вам большого счета или нового клиента.

Адаптация к новому часовому поясу

Вы можете попробовать приспособиться к новому часовому поясу дома перед поездкой, используя вторые часы, настроенные на это конкретное время. Используйте эти часы и ложитесь спать в этом часовом поясе вместо своего собственного примерно на три дня, прежде чем отправиться в поездку. Это один из вариантов. Если вы не можете этого сделать, не забудьте взять с собой беруши и повязки на глаза, чтобы вы могли спать в поезде, самолете или в своем номере в отеле. Если вам посчастливилось поехать на север, туда, где светло круглосуточно в течение нескольких месяцев в году, вам действительно помогут беруши и шторы для сна. Вы также можете носить два часа: одни настроены на ваш часовой пояс, а другие — на часовой пояс пункта назначения, чтобы вы были организованы. Таким образом, вы не будете звонить домой или в офис в 3 часа ночи.

В своем отеле спросите, есть ли этаж, предназначенный только для деловых путешественников. Во многих отелях есть такой этаж. На этом этаже вы найдете несколько факсов, телефонных линий, копировальных аппаратов, КПК для временного использования, портативные компьютеры, которые вы можете одолжить, и различные варианты доступа в Интернет; плюс много тишины и покоя.

Некоторые отели предлагают номера, специально спроектированные так, чтобы не пропускать свет и шум, с затененными экранами и дополнительной изоляцией стен. Попросите вашего турагента изучить это, или спросите клерка, когда будете бронировать самостоятельно.

Совет 5: попробуйте «постель и завтрак»

Некоторые путешественники считают, что пансионы слишком причудливы или слишком дороги, но это не так. Чаще вы обнаружите, что отели типа «постель и завтрак» были созданы с учетом потребностей ваших деловых поездок по всему миру. Многие теперь предлагают сниженные корпоративные тарифы, бесплатное обслуживание в Интернете в номере, конференц-залы, зоны отдыха, факсимильные аппараты и другие технологии. Большинство отелей типа «постель и завтрак» очень комфортабельные и тихие, вдали от районов с интенсивным движением транспорта и школ. Некоторые не принимают детей в качестве гостей, но поощряют деловых путешественников, которым нужно место, чтобы расслабиться и сосредоточиться. Персонал B & B также часто выполняет поручения за вас.

Совет 6: не торопитесь

Постоянные длительные поездки утомят большинство людей, особенно тех, кто работает в таких сложных сферах, как продажи, и каждую неделю летает по стране или миру. Есть похожая сцена в фильме Бетт Мидлер «Роза». Ее персонаж — рок-звезда, которая побывала в стольких самолетах во время гастролей, что она просыпается и начинает плакать, потому что не знает, где находится.

Стресс, воздействующий на тело из-за постоянных путешествий, даже если вы его не чувствуете, на самом деле может вас убить. Нарастает неослабленный стресс, который иногда приводит к гипертонии и инсульту. Путешествие в тесноте, например, в тесном авиалайнере, может вызвать образование тромбов в ногах, которые могут попасть в легкие и сердце, что приведет к смертельному инсульту. Это произошло с Дэвидом Блумом, встроенным репортером, который долгое время ехал на танке в Ираке в начале войны в Ираке. Это также может произойти при длительных поездках на автомобиле. Во избежание этого в длительных поездках нужно часто делать перерыв на растяжку.

Также важно делать перерывы в поездках в целом, например, одну неделю в квартал, когда вы не путешествуете. Путешествие по часовым поясам часто вызывает стресс для организма, равно как и ежедневная смена рабочих смен, что время от времени необходимо в ресторанном бизнесе. Оба могут привести к ранней смерти.

Совет 7. Поддерживайте разумный темп

Высыпайтесь и планируйте свое время так, чтобы выдерживать темп без чрезмерного стресса, который приводит не только к болезни, но и к плохому настроению. Используйте какой-либо инструмент планирования и не забивайте свой календарь. Оставьте место для переваривания ваших занятий и деловых мероприятий.

Календарь Microsoft Outlook очень полезен и напомнит вам сообщением, когда наступают сроки проведения мероприятий или заданий. Я использую его, чтобы регулярно напоминать себе о встречах и занятиях. Планировщики карманных КПК тоже хороши, а блокнот для планирования до сих пор используется многими людьми. Это может быть дневной таймер или записная книжка с брендом Franklin Covery. Мне нравится вести электронное расписание и носить с собой небольшую записную книжку для планирования, в которой также записано такое же расписание.

Совет 8: оставайтесь на связи с домом и офисом

Не сжигайте свечу с обоих концов.

Чрезмерная работа может привести к хорошим краткосрочным деловым достижениям, но в конечном итоге приведет к болезни и выгоранию в вас самих, а также к отчуждению ваших коллег, руководителей, клиентов, вашей семьи и друзей в долгосрочной перспективе. Находясь в командировке, позвоните в офис и домой, чтобы зарегистрироваться и поздороваться. Не спорьте по телефону или по электронной почте. Будьте оптимистичны. Также убедитесь, что ваш офис точно знает, где вы находитесь и как с вами связаться в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, будь то служебных или личных.

Советы путешественникам в инвалидных колясках

Дополнительные ресурсы

• Ассоциация деловых путешественников

  Эта организация предоставляет своим членам различные услуги, в том числе скидки на отели в размере 10-50%, бесплатное повышение категории номера, дополнительную экономию, связанную с поездками, страхование путешествий и информацию о деловых поездках. Бронирование и другие договоренности могут быть выполнены

• Ассоциация

  руководителей по корпоративным поездкам Ассоциация руководителей по корпоративным поездкам (ACTE) — это некоммерческая организация, которая предоставляет глобальное образование, связанное с поездками, руководителям Индустрии деловых поездок. Членство распространяется на корпоративных покупателей туристических услуг.

© 2007 Пэтти Инглиш MS

Казалось бы, тем, кто часто летает в деловые поездки, можно позавидовать — новые страны и города, впечатления, знакомства и так далее. Однако не стоит забывать, что перелет и подготовка к нему несут в себе дополнительный стресс. 

В командировке критически важно сконцентрироваться на рабочих задачах, поэтому мы подготовили несколько советов для тех, кто часто летает в командировки. Возможно вы обогатите уже существующий список правил или же составите новый. Чем детальнее вы продумаете план поездки, тем меньше стресса вы испытаете. Поехали!

Путешествуйте налегке

Залог спокойствия для тех, кто часто находится в деловых поездках — это брать с собой только самое необходимое. Определите минимум вещей, которые вы будете надевать в командировке. Забудьте о «запасных» вещах. А за опрятный вид можно не переживать — химчистку вы без проблем найдете в отеле.

Постарайтесь уместить все необходимое в ручную кладь. Так вам не придется таскать и сдавать чемоданы, ждать их в очереди или, что еще хуже, разбираться в случае их потери.

Если между командировками вы не успеете вернуться домой, берите одежду с расчетом на климат двух стран. Да-да, шорты и футболки могут отправиться в поездку с теплой курткой.

Продумайте, в чем пойдете на встречу

Командировка предполагает встречи с подрядчиками и партнерами компании — иногда всего через несколько часов после прилета. Поэтому важно продумать, что вы наденете на встречу. Положите эти вещи максимально аккуратно в последнюю очередь, чтобы достать их первыми в номере отеля.

Скорее всего одежда все-таки помнется, поэтому практически во всех отелях есть оборудование для глажки (уточните это заранее). Это может быть сервис, где вы сдаете одежду, оборудованная комната для глажки или же гладильный центр в номере отеля. Гладильный центр обычно состоит из доски для глажки, утюга и подставки под него.

Проверьте нормы провоза багажа и выложите жидкости

Помните, что каждая авиакомпания накладывает свои ограничения по весу, габаритам и типу провозимого багажа и ручной клади в зависимости от класса обслуживания и направления перелета. 

Если вы покупаете билеты по минимальным или промо-тарифам, провоз багажа в стоимость билета может быть не включен. Его можно будет оплатить дополнительно на сайте авиакомпании, по звонку в контакт-центр или на стойке регистрации в аэропорту. 

Габариты и вес ручной клади также ограничивается требованиями авиаперевозчиков. Обычно максимальной вес ручной клади доходит до 10-15 кг. Жидкости в емкостях более 100 мл к перевозке не принимаются даже в случае, когда емкость заполнена частично. Рекомендуем заранее проверить подходит ли объем парфюма, пены для бритья и других жидкостей требованиям авиакомпании.

Многие перевозчики разрешают брать в салон дополнительные вещи. Например, портфель, ноутбук и верхнюю одежду. Однако список этих вещей различается в зависимости от авиакомпании. Поэтому заранее уточняйте информацию на сайте. 

Будьте готовы достать ноутбук на досмотре

Прохождение службы безопасности аэропорта — занятие не из приятных. Особенно, когда из переполненной сумки просят достать ноутбук для досмотра. Однако стоит помнить, что это делается для безопасности всех пассажиров. 

Дело в том, что лэптоп и другие электронные устройства могут использоваться для сокрытия бомбы, оружия и наркотиков. Поэтому ноутбук кладут в специальный контейнер, где его можно хорошо рассмотреть. Сотрудники многих авиакомпаний проверяют не только технику, но и материалы на самом устройстве. 

Отнеситесь к этим требованиям с понимаем, чтобы не создавать дополнительных причин для стресса.

Приезжайте в аэропорт заранее

Если вы не хотите быть тем самым пассажиром, который пробивается вне очереди, чтобы не опоздать на рейс, приезжайте в аэропорт заранее. За сколько именно до вылета нужно приехать?

Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета, если вы летите в другой город России, а для международных рейсов — за целый час. Помимо этого, вам придется пройти досмотр, а также таможенный и пограничный контроль (если летите за границу). Также не забывайте о пробках по дороге и очередях в аэропорту.

Чтобы избежать нервотрепки, рекомендуем приехать в аэропорт за 2 часа до вылета внутреннего рейса и за 3 часа до международного. Также уточните, из какого терминала планируется вылет, как добраться до аэропорта и сколько это займет времени. 

Закажите такси и трансфер заранее

Если в аэропорт вы поедете на такси, закажите его заранее. Если же до аэропорта едут метро, электричка или аэроэкспресс, выбирайте их, чтобы избежать пробок.

Трансфер до отеля заказывать нужно также заранее. В идеале — за сутки до поездки. Трансфер стоит дороже, чем обычное такси, однако этот вариант гораздо спокойнее и комфортнее. Водитель подъезжает в аэропорт ко времени вашего прибытия и ждет вас с табличкой с вашим именем. Так как вы заранее оплатили трансфер, разбираться с валютой не придется.

Дополнительные советы для тех, кто часто летает в командировки

• Заведите список вещей, которые вы всегда берете с собой в командировку. Перед выездом проверьте, все ли вы взяли;
• Все электронные устройства зарядите заранее перед выездом;
• Старайтесь брать одежду, которая не мнется и не портится от отельной стирки;
• Соберите небольшую аптечку, которая всегда будет в вашей сумке в командировках;
• Соберите сумочку с предметами гигиены: зубной пастой, щеткой, бритвенным станком, ножницами и так далее.

Бизнес или удовольствие? Это самый распространенный вопрос в путешествии. Поскольку деловые поездки сильно отличаются от поездок в поисках приключений или культурных событий, сотрудники авиакомпаний и отелей могут относиться к вам по-разному. То, как вы подходите к путешествиям, должно немного отличаться, когда вы путешествуете по делам. Тем не менее, важно стараться получать удовольствие, когда вы уходите на работу. Важно отдыхать и не утомлять себя. Кем бы вы ни были, чем бы вы ни занимались, и как бы вы ни путешествовали, ниже приведены некоторые из лучших советов для деловых путешественников.

Время для повышения класса обслуживания

Одной из самых ценных составляющих деловых поездок является ваш комфорт. Когда вы путешествуете ради удовольствия, проще забронировать дешевые авиабилеты и проживание, но если вы работаете, вам следует подумать о том, чтобы воспользоваться этими апгрейдами. Даже если вы не можете позволить себе первый класс, бизнес-класс предоставит вам немного больше места для ног и комфорта.

Если вы пытаетесь заснуть, обновление, скорее всего, поможет вам. Бизнес-класс особенно достоин внимания. Когда вы собираетесь путешествовать, работать и останавливаться в отелях, вам, вероятно, нужно как можно больше отдыхать. Стремление к повышению класса обслуживания, скорее всего, окупится.

Оставайтесь в комфортных условиях

Вам не обязательно останавливаться в пятизвездочных отелях чтобы чувствовать себя комфортно. Если вам нужна хорошая ванная комната, вы можете поискать ее. Если вы хотите спа и джакузи, это должно быть доступно. Когда вы путешествуете по работе, вы должны сделать выбор, который позволит вам расслабиться.

Вы сможете работать лучше, чувствовать себя лучше и получать то, ради чего пришли сюда. Арендное жилье тоже вариант. Дело не в том, чтобы тратить много денег; речь идет о том, чтобы вам было максимально комфортно, чтобы вы могли выполнять работу и чувствовать себя хорошо во время ее выполнения.

Держитесь рядом с аэропортом

Если вы отправляетесь в короткую деловую поездку и у вас нет времени осмотреть город или развлечься, возможно, стоит остановиться рядом с аэропортом Таким образом, вы сможете добраться прямо до отеля и без труда отправиться на обратный рейс. В зависимости от того, где вам нужно проводить встречи, вам, возможно, придется отправиться на них. Но путешествовать по работе намного лучше, чем ехать далеко в аэропорт на ранний рейс. Если времени мало, то проживание рядом с отелем отличный вариант.

Путешествуйте налегке

Одна из ошибок, которую совершают люди, путешествуют ли они по делам или ради удовольствия, это слишком много паковать. Путешествие налегке позволит вам снизить уровень стресса и сделает вашу поездку намного проще. Если вы едете всего на несколько дней, нет смысла сдавать сумку. Ручная кладь и личная сумка — лучший способ быстро и без проблем пережить деловую поездку. Вы не хотите, чтобы авиакомпания потеряла вашу сумку из-за двухдневного перелета. Вместо этого путешествуйте налегке. Это облегчит всю поездку.

Развлекайтесь

Возможно, наиболее упускаемой из виду частью деловой поездки является удовольствие. Вы проделываете весь этот путь ради работы, иногда даже ради единственной встречи, почему бы вам не попробовать получить от этого удовольствие? Вы должны сделать все возможное, чтобы увидеть место, куда вы собираетесь. По крайней мере, насладитесь вкусным ужином.

Прогуляйтесь и наслаждайтесь видами и звуками. Еще одна составляющая хорошего отдыха отвлечься от работы. Если вы сможете пойти и развлечься как можно лучше, вы получите заряд энергии для работы. Независимо от цели поездки, если у вас есть лишнее время, вы должны использовать его для развлечения.

Путешествие — это тяжелая работа, но особенно тяжело, когда вы путешествуете по делам. Вам не нужно тратить кучу денег на деловые поездки, но важно позаботиться о том, чтобы вы хорошо отдохнули. Важно перезарядиться. Вы не будете на пике производительности на встречах, конференциях или выступлениях, если вы устали и перегружены работой.

Используйте свободное время, чтобы сделать то, что вам нужно сделать, чтобы отдохнуть и расслабиться. Наслаждайтесь пунктом назначения. Забронируйте хороший отель и получите массаж. Используйте спа. Плавайте в бассейне. Выпейте в баре. Самое главное, вы должны сделать все возможное, чтобы ваши деловые поездки были максимально комфортными.

Ведение бизнеса неизменно связано с постоянными поездками по стране и миру. Бизнесмен должен регулярно встречаться с инвесторами, общаться с клиентами, расширять свою сеть. Если вы часто путешествуете по работе, то вам приходится каждый раз готовиться к командировкам, чтобы не беспокоиться о том, как идут дела в компании в ваше отсутствие, как пройдет сама поездка, насколько она будет успешной и т. д. И вот несколько советов о том, как лучше подготовиться к деловому путешествию.

1. Найдите хороший чемодан

Эту тему почему-то принято обходить стороной, но согласитесь, что от качественного чемодана зависит многое, и прежде всего ваше самочувствие во время поездки. В идеале нужно выбрать небольшой и легкий чемодан. С этим согласится каждый, кто пытался запихнуть большую сумку на багажную полку в салоне самолета. К тому же с небольшим чемоданом вы будете меньше напрягать спину и сможете не платить за перевозку багажа. Главное, чтобы он был качественным и достаточно прочным, чтобы во время поездки вы не отвлекались на мелочи вроде сломавшейся ручки.

1. Позаботьтесь о своем здоровье

Очевидно, что любая поездка — это изменение привычного распорядка. Но постарайтесь, чтобы дорога не помешала вам правильно питаться и достаточно двигаться. Здоровая диета повышает работоспособность и улучшает работу организма. Кроме того, правильное питание помогает сбросить лишний вес. Доказано, что физическая активность также повышает работоспособность, помогает легче запоминать информацию, улучшает работу мозга, что немаловажно для вас как для успешного бизнесмена. Поэтому берите в дорогу полезные снеки, заранее ищите в городах пребывания рестораны со здоровой пищей, селитесь в отелях, где есть фитнес-центры, не забывайте об утренних пробежках, и ваш организм в течение всей поездки вас не подведет.

1. Оптимизируйте свой маршрут

Четко построенный маршрут сэкономит кучу времени. Вам не придется тратить время, блуждая по незнакомым улицам в поисках отеля. Заранее распечатайте авиабилеты, подтверждения бронирования номеров, схемы передвижений. Кроме того, ваш маршрут должен содержать краткие сведения о том, где и что вы будете делать, какие перед вами стоят цели, с кем из клиентов или партнеров вы будете встречаться. Между встречами зарезервируйте достаточно времени для перемещений по городу, чтобы избежать незапланированных задержек.

1. Назначьте ответственных на время путешествия

Даже если в ближайшее время вы не планируете деловых поездок, назначьте ответственных сотрудников на случай вашего отсутствия. Коллектив не должен полностью зависеть от вас, а дела должны продолжать идти привычным чередом, даже если вы отлучились надолго. Непосредственно перед поездкой еще раз убедитесь, что вами даны четкие инструкции и назначены ответственные. Также проинформируйте сотрудников, когда и по какому виду связи (телефон, e-mail и т. д.) вы будете доступны. Убедитесь, что с вами можно будет связаться в экстренных ситуациях, если что-то на работе пойдет не так. Не забудьте взять все, что нужно для поддержания связи — зарядные устройства, адаптеры, беспроводные точки доступа и т. п.

1. Позаботьтесь о безопасности

Перед тем, как уехать по делам, убедитесь, что ваш бизнес в безопасности: установите системы сигнализации, если до сих пор этого не сделали. (Это особенно актуально, если вы работаете один, и в офисе в ваше отсутствие никого не будет). Не оставляйте на видном месте важные или конфиденциальные документы. Создайте резервную копию документов с вашего компьютера, чтобы они не пропали в случае сбоя или отключения.

1. Бейте двух зайцев одним выстрелом

Постарайтесь за одну поездку решить как можно больше вопросов. Например, участвуя в конференции, планируйте личные консультации с клиентами или обеды с бизнес-партнерами. Или воспользуйтесь возможностью бесплатной рекламы, выйдя на редакции местных радиостанций или телеканалов с какими-нибудь новостными поводами, касающимися вашего бизнеса. Таким образом, используя по максимуму время каждой поездки, вы, во-первых, экономите средства, а во-вторых, расскажете о себе как можно большему числу потенциальных клиентов.

Конечно, даже самая тщательная подготовка не застрахует вас в деловой поездке от задержек рейсов и длинных очередей на пропускных пунктах. Но вы сможете использовать время с толком, добиться всех поставленных целей и при этом не испортить себе нервы.

Источник.

По теме: Помощники для помощника: 10 срочных сервисов

Замечательный список советов, который подойдет не только для первой деловой поездки, но и как чек-лист для любой командировки.

И можете добавить в этот список пункт
«Обратиться за переводом бизнес-материалов в iTrex» 🙂

• Куда податься эмигранту?

Деловые поездки очень насыщенные (так как некуда спешить после работы), и на их результат возлагаются большие надежды (чтобы оправдать затраты).
Чтобы поездка была эффективной и менее напряженной, необходимо подойти к ней обдуманно.

Легкие сборы

1. За неделю до поездки (на свежую голову) составьте список необходимых вещей: очки, носки, бальзам для губ, тампоны – запишите все, что можете забыть. Тщательно все обдумайте, чтобы потом не ломать голову.

2. Не вынимайте из чемодана то, что необходимо в каждой поездке. У меня в чемодане всегда лежит пара балеток, ночная рубашка, зарядные устройства, компрессионные гольфы и косметичка, в которую заранее стоит положить туалетные принадлежности, косметику, витамины, таблетки. Когда я возвращаюсь, то обязательно обновляю и стираю содержимое сумки.

3. Берите с собой практичную, универсальную и рациональную одежду. По возможности, выбирайте вещи темных цветов, которые хорошо сочетаются  друг с другом и не мнутся. Не забудьте о паре комфортной обуви для самолета и паре обуви для работы. На пять дней я бы взяла 2 пары брюк, 1 пиджак, 1 свитер, 3 блузки и разные украшения и шарфы.

Путешествуйте с комфортом

4. НИКОГДА не регистрируйте багаж. Сумку на колесиках берите в ручную кладь, а ноутбук кладите под сидение. Заранее убедитесь, что вся необходимая в полете электроника заряжена.

5. Ешьте только здоровую пищу до, во время и после полета. Вы даже не представляете, насколько это важно. Салаты, соки, фрукты, овощи и литры воды.

6. Не садитесь в самолете рядом со своими коллегами, и особенно с руководителем. Обсуждать деловые вопросы, когда вокруг много людей, очень неприлично, особенно если вы предоставляете услуги клиентам. Используйте время в полете, чтобы собраться с мыслями, сосредоточиться на целях поездки, проверить почту или почитать.

• ТОП-10 стран для жизни и работы

Проведите неделю максимально продуктивно  

7. Сосредоточьтесь на том, зачем вы здесь. Не осматривайте достопримечательности, не увлекайтесь походами по ресторанам и сувенирным магазинам, если только это не является частью вашей работы.

8. Если вы ежедневно делаете упражнения, не забывайте о них. Соблюдение распорядка облегчит ваш день. Найдите время позвонить домой, поговорить по Скайпу с детьми и т.п. Придерживайтесь своей обычной диеты, командировка – не повод пренебрегать здоровьем.   

9. Будьте уверены, что знаете размер командировочных от компании, и какие расходы они покрывают. Фильмы? Обслуживание в номере? Мини-бар? Такси? Химчистка? Если компания оплачивает эти услуги и они помогут вам работать более продуктивно, то пользуйтесь ими  в свое удовольствие. Также используйте корпоративную карту, чтобы не пришлось заполнять отчет о расходах.

10. Не бойтесь уходить от коллег. У многих коллективов есть странная тенденция: после нескольких часов в командировке они думают, что оказались на отдыхе и должны проводить все время, общаясь друг с другом (и выпивая). Сплоченный коллектив – это прекрасно, но не надо идти на поводу у коллег только потому, что они не привыкли быть одни.

11. Старайтесь лично общаться с партнерами и проявлять уважение к их культуре. Общаетесь ли вы с клиентом, партнером или находитесь в представительстве своей компании, помните: вы гость. Если они ведут себя расслаблено –  ведите себя так же, если все уходят домой в 10 – не говорите о том, что в 5 вам уже надо собираться, задавайте вопросы, лучше узнавайте людей. Развивайте отношения.  

• Чему покер на самом деле учит нас в бизнесе

Итоги поездки

12. Сразу после поездки, по горячим следам, проведите анализ проделанной работы: что было сделано, чего достигли, каковы следующие шаги (и кто будет за них отвечать). Не тратьте на это много времени, самое главное – это убедиться, что ваши выводы совпадают с мнением коллег.

13. Ответьте на все письма («Простите, что не отвечал(-а), я находился (находилась) в командировке…»), на голосовую почту и т.п. Закончите все отложенные дела.

14. Распакуйте вещи, постирайте одежду, снова положите в чемодан все необходимое для следующей поездки и уберите его обратно в шкаф.

(Фух! Я совсем по этому не скучаю!)

Оригинал статьи: http://www.huffingtonpost.com/quora/15-travel-tips-for-first_b_6771362.html

Перевод выполнен специалистами бюро переводов iTrex. Если Вам понравился этот материал – пожалуйста, нажмите кнопку Share ниже и расскажите о нем в социальных сетях или в блоге. Спасибо! 🙂

Бизнес либо наслаждение? Это самый всераспространенный вопросец в путешествии. Так как деловые поездки очень различаются от поездок в поисках приключений либо культурных событий, сотрудники авиакомпаний и гостиниц могут относиться к для вас по-разному. То, как вы подходите к путешествиям, обязано незначительно различаться, когда вы путешествуете по делам. Тем не наименее, принципиально стараться получать наслаждение, когда вы уходите на работу. Принципиально отдыхать и не утомлять себя. Кем бы вы ни были, чем бы вы ни занимались, и вроде бы вы ни путешествовали, ниже приведены некие из наилучших советов для деловых путников.

Время для увеличения класса обслуживания

Одной из самых ценных составляющих деловых поездок является ваш удобство. Когда вы путешествуете ради наслаждения, проще забронировать дешевенькие авиабилеты и проживание, но если вы работаете, для вас следует поразмыслить о том, чтоб пользоваться этими апдейтами. Даже если вы не сможете дозволить для себя 1-ый класс, бизнес-класс предоставит для вас незначительно больше места для ног и удобства.

Если вы пытаетесь уснуть, обновление, быстрее всего, поможет для вас. Бизнес-класс в особенности достоин внимания. Когда вы собираетесь путешествовать, работать и останавливаться в гостиницах, для вас, возможно, необходимо как можно больше отдыхать. Рвение к увеличению класса обслуживания, быстрее всего, окупится.

Оставайтесь в удобных критериях

Для вас не непременно останавливаться в пятизвездочных гостиницах чтоб ощущать себя уютно. Если для вас нужна не плохая ванная комната, вы сможете выискать ее. Если вы желаете спа и джакузи, это обязано быть доступно. Когда вы путешествуете по работе, вы должны создать выбор, который дозволит для вас расслабиться.

Вы можете работать лучше, ощущать себя лучше и получать то, ради чего же пришли сюда. Арендное жилище тоже вариант. Дело не в том, чтоб растрачивать много средств; идет речь о том, чтоб для вас было очень уютно, чтоб вы могли делать работу и ощущать себя отлично во время ее выполнения.

Держитесь рядом с аэропортом

Если вы отправляетесь в маленькую бизнес поездку и у вас нет времени оглядеть город либо поразвлечься, может быть, стоит тормознуть рядом с аэропортом Таковым образом, вы можете добраться вплоть до отеля и без усилий отправиться на оборотный рейс. Зависимо от того, где для вас необходимо проводить встречи, для вас, может быть, придется отправиться на их. Но путешествовать по работе намного лучше, чем двигаться далековато в аэропорт на ранешний рейс. Если времени не много, то проживание рядом с отелем хороший вариант.

Путешествуйте налегке

Одна из ошибок, которую совершают люди, путешествуют ли они по делам либо ради наслаждения, это очень много паковать. Путешествие налегке дозволит для вас понизить уровень стресса и сделает вашу поездку намного проще. Если вы едете всего на некоторое количество дней, нет смысла сдавать сумку. Ручная кладь и личная сумка – наилучший метод стремительно и без заморочек пережить бизнес поездку. Вы не желаете, чтоб авиакомпания растеряла вашу сумку из-за двудневного перелета. Заместо этого путешествуйте налегке. Это облегчит всю поездку.

Забавляйтесь

Может быть, более упускаемой из виду частью деловой поездки является наслаждение. Вы проделываете весь этот путь ради работы, время от времени даже ради единственной встречи, почему бы для вас не испытать получить от этого наслаждение? Вы должны создать все вероятное, чтоб узреть пространство, куда вы собираетесь. По последней мере, насладитесь смачным ужином.

Пройдитесь и услаждайтесь видами и звуками. Еще одна составляющая неплохого отдыха отвлечься от работы. Если вы можете пойти и поразвлечься как можно лучше, вы получите заряд энергии для работы. Независимо от цели поездки, если у вас есть избыточное время, вы должны употреблять его для утехи.

Путешествие — это томная работа, но в особенности тяжело, когда вы путешествуете по делам. Для вас не надо растрачивать кучу средств на деловые поездки, но принципиально позаботиться о том, чтоб вы отлично отдохнули. Принципиально перезарядиться. Вы не будете на пике производительности на встречах, конференциях либо выступлениях, если вы утомились и перегружены работой.

Используйте свободное время, чтоб создать то, что для вас необходимо создать, чтоб отдохнуть и расслабиться. Услаждайтесь пт предназначения. Забронируйте неплохой отель и получите массаж. Используйте спа. Плавайте в бассейне. Выпейте в баре. Самое основное, вы должны создать все вероятное, чтоб ваши деловые поездки были очень удобными.

Источник

По мнению экспертов, стресс работников в деловых поездках отрицательно сказывается на производительности труда и влечет серьезные скрытые издержки для корпораций. В связи с этим тревел-менеджеры стараются проявлять большую заботу о здоровье и самочувствии своих бизнес-путешественников и уравновешивать их «выездную» рабочую нагрузку отдыхом.

Растущая популярность концепции бизнес-отдыха (bleisure, business + leisure) подтверждает тенденцию размывания границы между деловыми поездками и обычными путешествиями. В настоящее время сами путешественники, вынужденные часто ездить по работе и разлучаться с семьей и друзьями, стремятся компенсировать упущенное в деловой поездке время для личного отдыха.

Многие ТМС и тревел-менеджеры предлагают бизнес-туристам больше опций для расслабления и развлечений, например, походы в театр и оперу, посещение спа-центра и тренажерного зала и даже возможность взять в поездку члена семьи или друга. В ряде тревел-агентств bleisure-поездками занимаются сотрудники VIP-департаментов, организующие для важных клиентов эксклюзивные мероприятия, например, путешествие на яхте в Монако или посещение этапа гонок Формулы-1 в Абу-Даби.

Зачастую бизнес-отдых выглядит так: сотрудник отправляется в двухдневное деловое путешествие, а затем сразу берет отгул и добавляет к поездке еще два дня — но уже исключительно для отдыха. При этом, если компания оплатила своему бизнес-путешественнику проживание в номере категории double, то его родственник или друг, желающий к нему присоединиться, может сэкономить на гостинице, оплачивая только проезд/перелет.

По данным исследовательской компании OnePoll, почти треть деловых путешественников Великобритании уже реализовали идею бизнес-отдыха на практике, еще 27% планируют продлевать командировки до каникул с семьей или друзьями в будущем.

Джулиан Манси, руководитель отдела стратегического развития бизнеса крупнейшей в Великобритании независимой ТМС Hillgate Travel, отмечает рост числа bleisure-поездок с 2010 года. «Несмотря на то, что спрос нельзя охарактеризовать как особенно высокий, мы определенно наблюдаем некоторое увеличение числа подобных путешествий среди сотрудников тех компаний, в которых это разрешено корпоративной тревел-политикой», — говорит он.

Сеть отелей Jurys Inn в прошлом году провела опрос среди 1 тыс. бизнес-путешественников: выяснилось, что 35% рассматривают деловые поездки на несколько дней как отдых от офисной рутины, а 19% всегда с нетерпением ждут возможности осмотреть новый город.

В США тенденция bleisure проявляется еще более явно. Это объясняется тем, что у сотрудников американских компаний отпуск, как правило, короче, чем в России или Великобритании, — одна-две недели. Соответственно, в США работники предпочитают прибавлять к деловой поездке еще пару дней отпуска.

Как показывают результаты исследования, проведенного интернет-компанией Orbitz в прошлом году, 72% американских деловых путешественников уже продлевали свои командировки и дополняли их элементами каникул, и 81% намерены делать так в будущем.

Стоит отметить, что на фоне постоянно расширяющегося спектра услуг гостиниц и авиакомпаний уровень ожиданий деловых путешественников в отношении комфорта и качества сервиса вдали от дома постоянно растет. Особую привлекательность представляют бутик-отели, сочетающие в себе роскошь, возможности для отдыха и бизнес-услуги.

Некоторые гостиничные компании используют понятие bleisure в маркетинговой стратегии: так, в мае этого года французский оператор отелей и ресторанов Accor Group объявил о своих планах позиционировать роскошный бренд Pullman Hotels специально для деловых путешественников, желающих продлить поездку и задержаться в отеле еще и для отдыха.

«Для того, чтобы выделиться на рынке, мы хотим сделать так, чтобы каждая бизнес-поездка обогащала и позволяла не только продуктивно работать, но и наслаждаться социальными и культурными аспектами путешествия», — подчеркивает директор по маркетингу Accor Грегуар Шампетье.

Многие отели начали вводить дополнительные сервисы, направленные на удовлетворение потребностей бизнес-путешественников, желающих после встречи или мероприятия отдохнуть с близкими людьми. В частности, в Hyatt Resorts особо подчеркивают наличие инфраструктуры для отдыха и спорта (спа-центров, гольф-площадок, горнолыжного комплекса), а лондонская гостиница Athenaeum предлагает набор услуг, ориентированный на семейный отдых деловых людей — бесплатные обеды для детей младше 12 лет, круглосуточный консьерж-сервис для детей.

Новый консьерж-сервис предлагает и Intercontinental Hotels Group: клиенты могут воспользоваться услугами профессиональных гидов, если в их распоряжении всего несколько часов, которые можно потратить на изучение достопримечательностей города.

Ключевое «препятствие» на пути bleisure — тревел-политика: далеко не все специалисты по управлению деловыми поездками приветствуют идею использования работниками корпоративных кредитных карт в личных целях, например, чтобы провести несколько дней на море с близкими людьми. ТМС и тревел-менеджеры сталкиваются с рядом сложностей, поскольку им необходимо все обосновать и согласовать, удостоверившись, что бронирования совершены в соответствии с требованиями корпоративной политики.

Тем не менее, bleisure сулит выгоду и самим компаниям. Во-первых, деловые путешественники после таких поездок — отдохнувшие и исполненные энергии, что, безусловно, положительно сказывается на производительности труда, во-вторых, финансово это также выгодно: например, по многим классам авиабилетов бронировать их дешевле, если захватывается ночь субботы. «Таким образом, можно снизить цену билетов на 50%, — а это существенно превосходит стоимость проживания в отеле несколько дополнительных суток», — подчеркивает Пол Гарднер, владелец и директор агентства Amity World Business Travel.

В целом, можно отметить, что бизнес-отдых стал новой формой делового туризма, и, учитывая общемировые экономические, технологические и социальные тенденции, можно утверждать, что эта форма продолжит набирать популярность в будущем.

Поиск лучших советов по международным путешествиям может быть сложной задачей, особенно когда речь идет о международных поездках. Но знание того, к чему нужно подготовиться до и во время поездки, является важной частью безопасности поездок, особенно для тех, кто впервые знакомится с деловыми поездками. Итак, в этой статье мы рассмотрим несколько важных советов по международным путешествиям, которые следует учитывать, чтобы ваша следующая поездка по работе прошла намного лучше и проще.

Мы собрали советы, которые помогут улучшить вашу следующую деловую поездку за границу, а также о том, что будет наиболее полезным. Если вы только что впервые покинули свою страну или много путешествовали, мы разработали этот список.

Планируйте поездку за границу заранее

Первый совет для любого международного путешествия — всегда планируйте заранее. Каждая страна уникальна, и существует множество мелких нюансов и деталей, которые могут сбить вас с толку, пока вы там или даже в пути. Особенно для тех, кто путешествует впервые, важно провести исследование перед вашими международными приключениями по чужой стране, например, любые таможенные формы, которые могут вам понадобиться, важные документы и советы от других путешественников.

Изучите местные обычаи той страны, куда вы собираетесь

Опираясь на предыдущий совет, первое, что обычно исследуют иностранные путешественники, — это местные обычаи. Это могут быть обычные жесты, фразы, все, что может быть истолковано как оскорбительное (даже если это разрешено в вашей стране), традиции и варианты общественного транспорта, такие как поезда и автобусы. Кроме того, вы получите вдохновение для путешествий, которое поможет вам более эффективно спланировать поездку и понять нюансы того, куда вы направляетесь.

Смена часовых поясов

Для начинающих путешественников эффект смены часовых поясов часто недооценивается. Когда вы путешествуете за границу, вашему телу трудно приспособиться к разнице во времени, и вам может быть сложно работать продуктивно. Поэтому, если вы путешествуете международными рейсами, подготовьтесь к возможности смены часовых поясов и примите меры, чтобы этого избежать. Хотя не существует какого-то конкретного способа преодолеть смену часовых поясов, вы можете обратиться к попутчикам, которые отправились в пункт назначения до вашего перелета, чтобы получить конкретный совет о разнице в часовых поясах. Даже если это означает вздремнуть в начале дня, если это возможно, или лечь в постель за несколько часов до этого, это может в некоторой степени облегчить смену поясов.

Получите туристическую страховку

Страхование путешествий — еще один важный совет путешественникам, который сделает ваш первый международный перелет менее напряженным. Это может помочь вам сэкономить деньги в долгосрочной перспективе, особенно если рейс задерживается или отменяется, или даже в случае потери багажа. В конечном счете, туристическая страховка дает вам душевное спокойствие, поэтому ее часто называют одним из лучших советов для международных путешествий. Вы можете приобрести туристическую страховку перед отъездом за границу, чтобы обеспечить страховку на время поездки.

Избегайте международных комиссий

Еще один ключевой способ сэкономить деньги во время поездки — по возможности избегать комиссий за иностранные транзакции. Например, многие кредитные карты в конечном итоге стоят дороже во время поездок за границу из-за международных сборов и обменных курсов. Поговорите с компанией, выпустившей вашу кредитную карту, заранее, чтобы выяснить, как избежать скрытых комиссий.

Выбирайте мобильные посадочные талоны

Чтобы обеспечить более быструю посадку, вы можете получить мобильные посадочные талоны на свой рейс, воспользовавшись функциями онлайн-регистрации, предлагаемыми многими авиакомпаниями. Как правило, вы можете получить доступ к регистрации за 24–48 часов до даты вылета на веб-сайте вашей авиакомпании и ввести паспортные данные, а также другие необходимые данные, чтобы получить посадочный талон.

Будьте осторожны с местной едой

Как только вы прибудете в конечный пункт командировки, постарайтесь помнить о том, что вы едите. Пробовать местную еду и кухню — это здорово, но слишком много уличной еды и других неизвестных вещей могут привести к внезапным заболеваниям или проблемам со здоровьем. Прежде чем отправиться в путешествие, обязательно узнайте больше о местной кухне и отзывах клиентов, чтобы выяснить, где можно безопасно поесть.

Определите ближайшие центры конвертации валюты

Во многих странах не поддерживаются определенные типы кредитных или дебетовых карт, что затрудняет оплату транзакций, если у вас нет местной валюты. Если вам необходимо иметь при себе местную валюту, вам помогут центры конвертации валюты. Попробуйте сравнить обменный курс, где это возможно, чтобы убедиться, что вы получаете максимальную отдачу от своих денег. Вы также можете найти банки-партнеры, которые работают с вашим американским банком и предлагают простые варианты конвертации для путешественников, желающих получить местную валюту.

Ищите предложения на международные рейсы

Есть много способов найти дешевые международные рейсы для вашей деловой поездки. Вы можете проверить сайты-агрегаторы путешествий, чтобы найти самые дешевые рейсы и сравнить цены, прежде чем делать онлайн-бронирование. В определенное время года на авиабилеты часто действуют скидки, что не всегда является широко известным советом путешественникам. Если вы умеете стратегически подходить к своим деловым поездкам, вы можете найти более выгодные предложения в межсезонье по сравнению с пиковыми периодами, такими как лето.

Аренда автомобиля

Если у вас есть международное водительское удостоверение, вы обычно можете найти предложения по аренде автомобилей во многих странах. Перед своей первой поездкой вы можете узнать в своем отеле, предлагают ли они какие-либо предложения по аренде автомобилей и сэкономить во время путешествия. Вы также можете найти предложения в Интернете через агрегаторы путешествий и многое другое, особенно если вы бронируете заранее.

Держите ваши документы в безопасности

Крайне важно обеспечить сохранность проездных документов во время международных поездок. Украденный или потерянный паспорт сделает вашу поездку намного более напряженной. Отправляясь за границу, держите важные документы в ручной клади, такие как паспорт, визу, разрешение на работу и т. д. Когда вы приедете в свой гостиничный номер, убедитесь, что ваши документы хранятся в сейфе отеля для дополнительной защиты, а также во избежание их потери или каких-либо несчастных случаев.

Купите денежный пояс

Поначалу ходить с деньгами и другими предметами может быть немного страшно, поэтому покупка денежного пояса может оказаться полезной. Это один из главных советов для путешествующих, потому что он позволяет вам незаметно хранить свои деньги рядом с собой, не беспокоясь о краже или карманниках. Вы можете приобрести пояс для денег перед поездкой и держать его в ручной клади, чтобы он был готов к использованию сразу по прибытии.

Используйте подходящего поставщика кредитных карт

Использование хорошей кредитной карты при поездке за границу может принести вам огромную пользу. Вы можете использовать его для покупок, чтобы получать баллы и вознаграждения, которые полезны как для международных поездок, так и для внутренних поездок, чтобы получить бесплатные рейсы и специальные предложения на гостиничные номера. Вы также можете использовать баллы и вознаграждения во время поездки, чтобы сделать ее более рентабельной и получить больше от вашей кредитной карты. Прежде чем отправиться в путешествие, найдите кредитные карты с лучшими предложениями для международных направлений и те, которые широко принимаются в большинстве стран.

Используйте местного сотового оператора

Если вы хотите легче поддерживать связь с членами семьи и коллегами во время поездок за границу, рассмотрите возможность использования местного оператора сотовой связи. Если вы часто путешествуете за границу или какое-то время останавливаетесь в одном месте, местная SIM-карта будет очень полезна. Это один из самых популярных советов по международным путешествиям по многим причинам. Вы можете сэкономить деньги, так как вам не придется платить за роуминг, и у вас будет доступ к Интернету и данным, чтобы вам было легче оставаться на связи.