Сэд для строительных компаний

2023. Группа «Эталон» перешла на Directum RX

Одна из крупнейших российских корпораций в сфере девелопмента и строительства завершила миграцию на платформу Directum RX. Компания использует решения Directum для управления бизнес-процессами и документами с 2006 года. Работы на проекте выполнила компания Avis Expert, бизнес-партнер Directum, в тесном сотрудничестве со специалистами заказчика. В результате: в Directum RX перевели все процессы делопроизводства и другие, не относящиеся к канцелярии; в электронном виде организовали работу с дольщиками, хранение клиентских договоров, актов сдачи/приемки квартир; запустили согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz; выстроили интеграцию с десятью информационными системами; оптимизировали бизнес-процессы и функциональность Directum RX с учетом опыта, накопленного за годы эксплуатации предыдущего поколения платформы.

2020. Autodesk купил поставщика облачных решений для архитектурно-строительной отрасли Pype

Autodesk подписала соглашение о покупке компании Pype, поставщика облачных решений для автоматизации управления строительными проектами. Данное приобретение повысит привлекательность решений Autodesk Construction Cloud для подрядчиков, субподрядчиков и владельцев, поскольку позволит автоматизировать критически важные составляющие производственных процессов в строительном секторе и снизить связанные с проектами риски. Разработки Pype базируются на технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, что позволяет автоматически анализировать и вычленять критические данные о строительстве — такие как проектную информацию и характеристики, которые будут использоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Ранее такие операции производились главным образом вручную.

2017. Новая СЭД для строительных компаний — AMBER DocFlow

Компания «Хок Хаус Интегрэйшн», разработчик инновационных автоматизированных решений (известная, в первую очередь, своей CRM системой), представляет AMBER DOCFLOW – новую систему электронного документооборота на платформе собственной разработки, предназначенную для автоматизации документооборота в организациях строительной индустрии.  AMBER DocFlow рекомендуется для внедрения в строительных организациях, деятельность которых связана с ведением огромного количества документов, необходимых для заключения и ведения договорных отношений с клиентами и подрядчиками.  Система позволяет повысить качество работы с документами: сократить время движения и поиск необходимой информации; оптимизировать процессы создания и согласования, исключить возможность потери.

2017. СЭД Этлас внедрили в CS Construction Solutions

Закончился проект внедрения системы электронного документооборота Этлас в Московском представительстве британской компании CS Construction Solutions (UK) Ltd. — крупного субподрядчика, вовлеченного в строительство Новоуренгойского газохимического комплекса. Реализация данного проекта позволила создать централизованную платформу для автоматизации процессов хранения и обработки оперативных и архивных документов, выполнения бизнес-процессов разработки и согласования различных типов документов, а также повысить эффективность и интенсификацию ведения внутреннего документооборота, обеспечить качественную обработку внутренних, входящих и исходящих документов, ускорить принятие организационных решений, введение полного контроля над всеми задачами организации, снизить финансовые и временные затраты при поиске рабочих и архивных документов сотрудниками организации, путем создания упорядоченной и структурированной базы всех документов компании, обеспечения централизованного доступа к базе документов, обеспечения возможностей поиска по атрибутам документов и их сочетаниям, а также по содержимому документов.

2016. BPM-система ELMA автоматизирует управление проектами строительства в ГК «Инком-Инвест»

В 2015 году строительная компания Инком-Инвест внедрила BPM-систему ELMA для автоматизации управления проектами строительства и процессов взаимодействия с клиентами (контур CRM). Новый совместный проект «Инком-Инвест» и ELMA позволил расширить функционал этих решений.На первом этапе внедрения ELMA группа компаний «Инком-Инвест» автоматизировала работу с проектами строительства и ряд сопутствующих бизнес-процессов.Был настроен шаблон проекта строительства, включающий общую информацию о проекте, документы по проекту строительства, бюджет и календарный план проекта. Автоматизированы процессы проведения тендеров, согласования договоров, процессы формирования отчетов о состоянии проектов и другие бизнес-процессы.Логическим продолжением автоматизации управления проектами стало внедрение контура CRM.

2016. ГК «Третий Трест» внедрила ELMA BPM для автоматизации согласования форм капитального строительства

Строительное предприятие «Третий Трест» использует ELMA BPM для автоматизации процесса согласования форм капитального строительства КС2 и КС3 в разрезе договоров. Каждому из них соответствует свой перечень форм и список согласующих лиц. В информационной системе выполняются: ежемесячная проверка активных договоров и автоматическая отправка задач на формирование форм КС2 и КС3 с фиксированным сроком исполнения, отправка форм по уникальному списку согласующих лиц для каждого договора, контроль сумм в формах КС2 и КС3, отслеживание истории согласования учетных документов, автоматическая отправка уведомлений о просрочке текущих и появлении новых задач, разграничение прав доступа к документам компании.

2016. Расширение использования системы электронного архива Этлас в компании ИнвестСтрой

После успешного внедрения в 2012 году системы электронного архива Этлас в инвестициооно-строительной компании ИнвестСтрой было принято решение о расширении ее использования. В рамках внедрения проекта реализован процесс выполнения контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов.Система электронный архив ЭТЛАС выбрана как надежный и удобный ресурс для хранения данных, позволяющий сотрудникам в считанные секунды найти необходимый документ, контролировать правильность оформления всех документов в режиме реального времени, а также осуществлять индексирование и редактирование документов и учётных данных. Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило компании ИнвестСтрой перейти от работы с бумажной документацией к работе с современным электронным архивом, сократить время на сбор информации, а также предоставило широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.

2016. EOS for SharePoint в SEVERIN DEVELOPMENT: управление документами, задачами и совещаниями

Компания SEVERIN DEVELOPMENT, специализирующаюся на проектировании и контроле за строительством общественных и производственных зданий, перешла на новую систему управления корпоративным контентом – EOS for SharePoint. В компании автоматизирован управленческий документооборот, работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, а также ряд сопутствующих бизнес-процессов. Развертывание системы, ее настройка, обучение сотрудников, тестирование настроенного решения и устранение замечаний заняли около 4 месяцев. В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.д.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), а также организован удобный доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений).

2015. Строительная компания Сити Групп внедрила электронный архив Этлас

Строительная компания Сити Групп – занимающаяся строительством и ремонтом недвижимости столкнулась со сложностью хранения и поиска необходимых документов компании. Основной задачей, поставленной руководством, было создание надежного хранения документов компании, а также удобного и быстрого механизма поиска нужного документа. После анализа существующих на рынке систем Сити Групп остановила свой выбор на системе электронного архива Этлас от Этлас-Софт. В ходе реализации данного проекта компания Сити Групп очень быстро и своими силами внедрила систему электронного архива Этлас, в которую были перенесены все рабочие документы по завершенным проектам в отсканированном виде, а также все внутренние документы компании. За счет быстрого доступа к документам с любого устройства и из любой точки мира был сделан качественный шаг вперед в развитии компании.

2015. Глобалстрой-Инжиниринг внедрил СЭД

Исторически в компании Глобалстрой-Инжиниринг (которая является одной из крупнейших компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства) для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от ОАО НК «ЛУКОЙЛ», частью которого являлось предприятие до 2004 года. Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринг» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение. В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем. Проанализировав представленные на рынке решения, компания выбрала EOS for SharePoint. Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и осуществлялся специалистами компании ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение. Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.

2014. Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с DIRECTUM

В ЗАО «ИНТЕКО», одном из ведущих российских девелоперов, завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей. По результатам первого этапа внедрения автоматизировано управление договорной деятельностью, работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами, согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности. Настроена интеграция DIRECTUM с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.

2014. Документооборот Южно-Уральской корпорации жилищного строительства и ипотеки автоматизирован на базе Docsvision

Завершен проект по внедрению системы электронного документооборота Docsvision в ОАО «Южно-Уральская корпорация жилищного строительства и ипотеки» реализован компанией HIT-Service – партнёром «ДоксВижн» в Челябинске. Эффективный инструмент для работы с документами получили 100 пользователей ЮУ КЖСИ. ОАО «Южно-Уральская корпорация жилищного строительства и ипотеки» — универсальный финансово-строительный холдинг, созданный в 2002 году решением Губернатора и Правительства Челябинской области с целью развития системы ипотечного кредитования региона. С целью повышения эффективности типовых задач делопроизводства в 2013 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Ключевой задачей проекта было упорядочение процесса обработки корреспонденции и внутреннего документооборота, а также повышение уровня исполнительской дисциплины в организации.

2013. Система PayDox получила награду международной организации WfMC «За Совершенство в Кейс-Менеджменте»

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox получила награду международной организации WfMC (Workflow Management Coalition) «За Совершенство в Кейс-Менеджменте» (for Excellence in Case Management). PayDox реализует концепцию адаптивного кейс-менеджмента (ACM, Adaptive Case Management) и позволяет автоматизировать текущие процессы предприятия без какой-либо трудоемкой первоначальной настройки – система скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе. Высокой оценки удостоился масштабный проект строительства и реконструкции стадионов и других спортивных объектов к футбольному чемпионату Европы ЕВРО-2012, реализованный с помощью системы PayDox. К числу достоинств PayDox также можно отнести удобство работы с системой для конечного пользователя, простоту интеграции с существующими на предприятии приложениями, возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия, наличие средств групповой работы.

2009. Документооборот в строительстве

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение – часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. ***

Внедрение решений для ЭДО в строительстве

Почему строительные компании выбирают Directum?

Изучите опыт и результаты проектов других компаний

Закажите демонстрацию системы

Хотите узнать больше о возможностях Directum RX для вашей компании? Заполните форму ниже.
Мы перезвоним в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши приоритеты цифровизации, а затем подготовим для вас персональную демонстрацию.

Процесс обмена документами в строительной компании сильно влияет на сроки завершения строительства, поэтому в его оптимизацию вкладывается немало средств и кадровых ресурсов. Основным инструментом оптимизации документооборота является автоматизация процессов. Рассказываем, почему внедрение ЭДО в строительной организации необходимо и какие оно даёт преимущества.

Почему строительной организации необходим ЭДО

В сфере строительства документы, связанные с выполнением работ, обычно сдают уже после того, как подрядчик выполнит свою часть условий договора. При этом в документацию постоянно вносятся различные исправления, из-за чего её приходится выставлять повторно. Это, в свою очередь, приводит к дополнительным расходам и загрузке персонала производственно-технического отдела. Заказчик не может оценить картины происходящего на строительной площадке, а у компании-подрядчика горят сроки, из-за чего она не может вовремя сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Подобную ситуацию может исправить автоматизация делопроизводства за счёт внедрение ЭДО в компании. Это позволит быстро вносить в документы необходимые правки и обмениваться ими практически мгновенно. Внедрение ЭДО помогает сделать длительный процесс согласования прозрачным.

Какие документы, используемые в строительстве, можно вести в электронном виде

Вести в электронном виде строительные организации могут документы, которые связаны с закрытием строительно-монтажных работ, а также с закупкой стройматериалов. Такие документы как, например, счёт-фактура или УПД, имеют утверждённые формы, и ими можно обмениваться с контрагентами через системы ЭДО без дополнительных соглашений. Другую первичную, договорную и отраслевую документацию также можно отправлять и получить через системы электронного документооборота.

Одни из самых распространённых документов в строительной отрасли — акт по форме КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и справка по форме КС-3 (справка о стоимости выполненных работ) КС-3. Автоматизация обработки и почти мгновенный обмен этими документами возможны благодаря внедрению ЭДО в организации. Кроме того, ЭДО поможет упростить работу со сметами, спецификациями, отчётами и заказами и др.

Плюсы организации ЭДО в строительстве

Преимущества от внедрения электронного документооборота в строительной организации в большинстве своём те же самые, что и у компаний, работающих в других отраслях:

• переход на ЭДО позволяет сэкономить время на ведении документооборота — больше не придётся оформлять отправление по почте или через курьера и ждать, когда документы доставят в офис или на стройплощадку;
• внутренний документооборот в организациях с удалёнными филиалами в регионах и дочерними компаниями становится мгновенным;
• персонал, задействованный на оформлении бумажных документов, может заняться другими, более важными задачами;
• в связи тем, что подписание электронных документов происходит буквально за пару кликов, ускоряются взаиморасчёты;
• внедрение ЭДО позволяет настроить маршруты согласования — документы будут автоматически переходить между работниками по заданным шагам, ответственные смогут прослеживать их статус;
• значительная минимизация возможных ошибок в документах — любую из них можно оперативно исправить, а в случае обнаружения несоответствий на стройплощадке (например, по количеству заказанных материалов), расхождения в документах можно сразу устранить;
• снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
• возможность организации электронного архива — это не только обеспечивает оперативный доступ к необходимым документам, но и освобождает от необходимости хранить бумажные копии в специально отведённом помещении.

Организация ЭДО в строительной компании помогает сократить время, необходимое для сдачи объекта, а также позволяет быстро рассчитаться с подрядчиками. Таким образом, компания минимизирует финансовые риски и поддерживает хорошие партнёрские отношения с контрагентами.

Как организовать ЭДО в строительной компании

Обмен электронными документами чаще всего осуществляется через оператора ЭДО. Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, необходимо оставить заявку оператору, оформить электронную подпись, чтобы визировать документы, и оплатить тариф.