Сдача отчетности аутсорсинговой компанией - Kompanii.top

Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.

Кто такой бухгалтер на аутсорсе

Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:

как будет происходить обслуживание;
как заключить договор и наладить контакт с бухгалтером так, чтобы он не отличался от штатного специалиста;
как проконтролировать работу аутсорсера;
как, собственно, выбрать бухгалтера-аутсорсера.

По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.

Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг

Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.

Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства, поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.

Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.

Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге

Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.

С другой стороны, с компании, предоставляющей бухгалтерские услуги можно потребовать возмещение материального ущерба, что является плюсом по сравнению со штатным бухгалтером.

Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.

Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.

Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер

Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:

Полное ведение бухгалтерского и налогового учета;
Ведение кадрового учета и подготовка отчетности по сотрудникам;
Формирование и сдача отчетности в целом по организации или ИП;
Проверка и отправка отчетных документов, подготовленных компанией самостоятельно;
Отправка отчетных документов от имени налогоплательщика, за содержание форм несет ответственность сам предприниматель и другие услуги.

На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.

Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:

декларации по всем видам налогов;
бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему);
уточненные декларации и пояснительные документы;
отчетность в ПФР и ФСС;
нулевую отчетность.

Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.

Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.

Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит

Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.

Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.

Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:

Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.

Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера

Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.

Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.

Как контролировать аутсорсера

Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:

Клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача;
У всех клиентов есть доступ онлайн к бухгалтерской базе их компании 24/7;
Бухгалтерская компания, которая дорожит своей репутацией будет сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур со стороны заказчика.

Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.

Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.

Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :

Лимит ответственности бухгалтера — срок ответственности или сумма ущерба, которая максимально может быть выплачена; ответственность бухгалтера на аутсорсинге — это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухгалтерской фирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Регламент и правила оказания бухгалтерских услуг — так как ведение учета на аутсорсе довольно сложная и комплексная процедура, то важно оговорить все правила ведения учета, чтобы обе стороны были в курсе.

В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.

Мы в Школе знаем как вам помочь!

Не забудьте подписаться :

На этот блог
На меня в Instagram
И вступить в Закрытый клуб предпринимателей — аутсорсеров

Источник

Содержание

Суть бухгалтерского аутсорсинга
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Консалтинг
Выборочный аутсорсинг
Полный аутсорсинг
Мифы про бухгалтерский аутсорсинг
Миф 1. Доступ сторонней организации к конфиденциальной информации чреват ее утечкой
Миф 2. В законодательстве отсутствует понятие аутсорсинга
Миф 3. Аутсорсеры предоставляют некачественные услуги
Кому стоит перевести бухгалтерию на аутсорсинг
3 этапа бухгалтерского аутсорсинга
Этап 1. Подписание договора
Этап 2. Ведение бухгалтерского аутсорсинга
Этап 3. Прекращение сотрудничества
Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг
Нюансы контроля и заключения договора с аутсорсером бухгалтерских услуг
Ответственность бухгалтера на аутсорсинге
Стоимость бухгалтерии на аутсорсе

О чем речь? Бухгалтерский аутсорсинг – сложный процесс, в ходе которого нередко у сторон возникают споры и недопонимания. Тем не менее, многим видам бизнеса эта услуга крайне необходима, и ее можно получить без особого риска для себя.

На что обратить внимание? В первую очередь нужно понимать, что ответственность за деятельность организации несет ее генеральный директор или собственник. Однако надежная компания-поставщик бухгалтерских услуг всегда компенсирует расходы, возникшие из-за собственных ошибок. Главное – составить правильно договор и найти надежных аутсорсеров.

Суть бухгалтерского аутсорсинга

Любая коммерческая организация обязана вести учет своих доходов и расходов, вовремя уплачивать налоги и перечислять за своих сотрудников взносы во внебюджетные фонды. Это значит, что в штате должен быть соответствующий специалист, а то и несколько. Для них придется оборудовать рабочие места, покупать и обновлять бухгалтерские программы, выплачивать им зарплату, отпускные, премии, а также нести другие расходы.

Для крупной компании это не проблема: доходы позволяют ей иметь необходимое количество профессионалов и требовать от них выполнения служебных обязанностей. Но если речь идет об индивидуальном предпринимателе или мелкой фирме, услуги штатного бухгалтера будут серьезной нагрузкой на бюджет. К тому же большую часть времени ему просто будет нечего делать, поскольку объем работы в малом бизнесе невелик.

Оптимальный выход из подобных ситуаций найден давно: обязанности по ведению бухгалтерского учета можно делегировать специализированной компании. В Соединенных Штатах так поступают 92 % владельцев малого бизнеса, в Европе – 86 %. В России доля небольших предприятий, передающих свой бухучет сторонним организациям, достигает 60 %.

Бухгалтерский аутсорсинг предполагает заключение договора с фирмой, готовой взять на себя все обязанности по обслуживанию малого бизнеса. Преимущество такого сотрудничества для предпринимателей очевидно: им не надо беспокоиться о соблюдении сроков представления отчетности, платить налоги и взносы за дополнительного сотрудника. Достаточно найти надежную компанию с хорошей репутацией и доверить ей ведение своей учетной документации.

Услуги аутсорсеров обойдутся дешевле, чем содержание собственной бухгалтерии. К тому же специалисты, работающие в таких фирмах, регулярно проходят обучение, следят за изменениями в законодательстве, владеют актуальными сведениями. Следовательно, качество ведения бухгалтерского учета находится на высоте, а значит, у представителя малого бизнеса не будет проблем с налоговой службой и другими контролирующими органами.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Консалтинг

Потребность в услугах этого типа возникает в нескольких случаях:

предприниматель сам ведет бухгалтерский учет, но хочет проконсультироваться по отдельным вопросам;
в организации только один бухгалтер, и он не владеет информацией по некоторым темам;
бухгалтерия компании не знает, как поступить в той или иной сложной нестандартной ситуации.

В договоре с аутсорсером предусматриваются условия сотрудничества, в том числе указывается, когда можно обращаться за консультацией – круглосуточно и без выходных или строго в рабочее время. Кроме того, оговариваются способы предоставления информации: письменно, по электронной почте, с помощью мессенджеров, по телефону, видеосвязи или при личной встрече.

Выборочный аутсорсинг

Сторонним специалистам можно делегировать часть функций штатного бухгалтера, с которыми он не справляется по причине их высокой трудоемкости. Например, на аутсорсинг часто передают такие стандартные рутинные операции, как начисление и выплата зарплаты. Освободившееся рабочее время предприниматель или бухгалтер фирмы тратит на решение более важных задач с точки зрения бизнес-целей предприятия.

Есть и другой вариант, когда привлеченным специалистам поручаются функции, выполнение которых требует высокой квалификации, например, исчисление и уплата налогов или экспортно-импортные операции.

Полный аутсорсинг

Если владелец малого бизнеса не собирается сам вникать в тонкости ведения учета и не планирует нанимать штатного специалиста, бухгалтерское обслуживание полностью осуществляется компанией-аутсорсером. Предприниматель предоставляет ей доступ к клиент-банку для оформления платежных поручений и передает на хранение первичную документацию.

Сотрудники сторонней организации берут на себе весь спектр обязанностей: начисляют зарплату, уплачивают налоги, представляют отчетность. При необходимости они консультируют клиента по входящим в их компетенцию вопросам, если этот момент предусмотрен в договоре.

Бухгалтерские фирмы разрабатывают несколько пакетов услуг, чтобы удовлетворить потребности разных заказчиков. Так, в базовый набор функций для ИП на упрощенке обычно входят расчет налогов, составление отчетности, подготовка нулевой декларации и ответы в чате на возникающие вопросы. В зависимости от пожеланий клиента в базовый пакет добавляются такие услуги, как ведение эквайринга, сопровождение кассы, валютные операции, заключение агентских соглашений и другие.

Мифы про бухгалтерский аутсорсинг

Многие компании малого и среднего бизнеса по достоинству оценили преимущества, которые дает передача полномочий по ведению учета сторонней организации. Тем не менее, доля предпринимателей, считающих аутсорсинг бухгалтерских услуг сервисом, не заслуживающим доверия, довольно велика. Существует несколько мифов, удерживающих владельцев малого бизнеса от перехода на этот вид услуг.

Миф 1. Доступ сторонней организации к конфиденциальной информации чреват ее утечкой

Полностью вероятность такого случая исключать нельзя, но большинство бухгалтерских компаний дорожат своей репутацией и не будут использовать данные клиентов в корыстных целях. Аутсорсеры заинтересованы в длительном сотрудничестве с предприятиями малого бизнеса. Чтобы свести к минимуму риск утечки информации, необходимо тщательно подбирать организацию, опираясь на отзывы тех, кто уже пользуется ее услугами.

Дополнительную защиту обеспечат следующие шаги:

Ознакомьтесь с нормативными документами компании-аутсорсера, регламентирующими вопросы неразглашения сведений (должностные инструкции сотрудников, корпоративное положение о конфиденциальности, степень защиты компьютерной сети и т. д.).
Убедитесь, что в договоре о сотрудничестве есть пункт о защите коммерческой тайны, содержащий порядок выплаты компенсации за разглашение секретных данных.

Миф 2. В законодательстве отсутствует понятие аутсорсинга

Гражданским кодексом РФ такая услуга не предусмотрена, в ОКВЭД (общероссийском классификаторе видов экономической деятельности) он также не упоминается. Между заказчиком и исполнителем заключается договор подряда или возмездного оказания услуг.

Чтобы свести риски к минимуму, необходимо:

Предусмотреть в договоре цели, задачи и условия взаимодействия, четко прописать процедуру предоставления услуг, их объем и критерии качества;
Утвердить регламент сотрудничества с подробным перечислением всех действий исполнителя.

Миф 3. Аутсорсеры предоставляют некачественные услуги

На рынке бухгалтерского сопровождения поначалу преобладали юридические и консталтинговые компании, для которых ведение учета было дополнительной возможностью заработать. Этим объясняется невысокое качество предоставляемых ими услуг. Среди частных бухгалтеров встречаются недобросовестные или недостаточно грамотные специалисты, внесшие свой вклад в негативное мнение об аутсорсинге.

Как найти надежную компанию:

Обращайтесь в организации с безупречной репутацией, работающие на рынке бухгалтерского сопровождения на протяжении длительного времени. Плюсом будет обширный перечень оказываемых услуг и наличие собственных курсов для обучения специалистов.
Проследите, чтобы в договоре были указаны критерии, по которым можно оценить качество работы исполнителя, а также меры ответственности за несоответствие стандартам.

Кому стоит перевести бухгалтерию на аутсорсинг

Делегировать функции по ведению финансовой документации сторонней организации могут только те предприниматели, которые работают полностью по белой схеме.

Передать бухгалтерский учет на аутсорсинг может любая компания, но в первую очередь такой способ рекомендуется следующим субъектам предпринимательства:

Зарубежный бизнес. Для иностранца процесс погружения в нюансы российского налогового и финансового законодательства может быть слишком сложен. Оптимальный выход – заключить соглашение со специализированной фирмой и доверить ведение документации местным профессионалам.
Стартап. Начинающие предприниматели могут доверить бухучет опытным специалистам, чтобы не отвлекаться от реализации инновационных бизнес-идей.
ИП, микропредприятия и малый бизнес. При небольшом объеме работы держать штатного бухгалтера не имеет смысла, проще заключить договор о сотрудничестве с аутсорсерами.
Сезонная активность. В некоторых отраслях деятельность носит ярко выраженный сезонный характер. В период простоя услуги бухгалтерского сопровождения таким предприятиям не требуются, поэтому выгоднее иметь дело со сторонней организацией, которая будет вести учет, когда это необходимо.
Специфический бизнес. Бухгалтерский учет ведется по общим правилам, но у каждого вида деятельности есть свои особенности. В аутсорсинговых фирмах проще найти профессионала, знакомого с нюансами конкретной отрасли.
Холдинги. Масштабный бизнес значительно сокращает издержки, передавая аутсорсерам рутинные участки своей бухгалтерии.

Услугами сторонних организаций для ведения финансовой документации могут пользоваться самые разные бизнес-структуры, от ИП до корпораций. Во многих случаях это оптимальное решение, помогающее экономить деньги и трудовые ресурсы.

3 этапа бухгалтерского аутсорсинга

Передача полномочий по ведению учета специализированной фирме включает несколько обязательных процедур.

Этап 1. Подписание договора

Между сторонами заключается соглашение о предоставлении возмездных услуг, в котором должны быть отражены следующие моменты:

Полный список услуг и стоимость каждой из них.
Размер компенсации, выплачиваемой аутсорсером в случае допущенных ошибок. Штрафы и пени, начисленные налоговой службой, также возмещаются бухгалтерской фирмой. Страхование ответственности позволяет аутсорсинговым компаниям свести такие риски к минимуму.
Перечень документов, необходимые для ведения учета в разрезе каждого вида операций. Так, чтобы оприходовать материальные ценности, требуются накладная, приходный ордер и счет-фактура.
Порядок и сроки передачи документов.
Распределение зон ответственности между заказчиком и исполнителем.
Условия доступа к базе данных клиента.
Гарантии неразглашения конфиденциальной информации.
Порядок возвращения базы данных при окончании действия договора.

На аутсорсинговую компанию возлагаются обязанности по ведению документации, своевременному исчислению и уплате налогов и взносов. Но если клиент задержал передачу необходимых для этого сведений, ответственность за негативные последствия ложится на него.

Частные бухгалтеры не всегда готовы заключать договор, в таком случае стоит поискать другого специалиста или сотрудничать с юридическим лицом.

Этап 2. Ведение бухгалтерского аутсорсинга

Заказчик обязан вовремя предоставлять документацию, на основе которой специалисты рассчитывают зарплату, перечисляют налоги и уплачивают обязательные взносы в различные фонды.

Необязательно передавать оригиналы документов, достаточно отправить по электронной почте скан-копии.

Аутсорсер берет на себя общение с налоговой службой, сам отвечает на поступающие требования и запросы либо помогает предпринимателю составить ответное письмо.

Договором может быть предусмотрено составление документов для компании-заказчика, таких как:

для внутренних нужд клиента: приказы о приеме на работу, трудовые договоры, приказы о предоставлении отпуска и направлении в командировку, справки в налоговую службу;
для контрагентов заказчика: акты, накладные, счета, счета-фактуры;
изученные бухгалтерией проекты договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Прекращение сотрудничества

Расторжение договора происходит по разным причинам: клиент решил обзавестись штатным бухгалтером или подобрал другую компанию с лучшими условиями обслуживания. Завершение работы с аутсорсером включает следующие шаги:

Передача базы данных со всеми проведенными операциями и подготовленной отчетностью. Без этого не получится соблюсти требование о непрерывности бухгалтерского учета, содержащееся в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.11.2011.
Запрос в налоговой службе сверки расчетов, чтобы исключить наличие задолженностей, которые образовались по недосмотру аутсорсинговой фирмы.
Возврат документов, находившихся на хранении в бухгалтерской фирме.

Если у заказчика есть сомнения в качестве оказания услуг, он может заказать аудит учета и отчетности в сторонней организации.

Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг

Прежде чем приступить к поискам подходящей компании, рекомендуется оценить все за и против: выиграет ли ваш бизнес от делегирования полномочий по ведению учета сторонним исполнителям, удастся ли сократить расходы на бухгалтерское обслуживание.

Изучите рынок аутсорсинга и составьте список компаний, предоставляющих такую услугу в вашем регионе. В качестве источников информации можно использовать рекламу в Интернете, рекомендации других собственников бизнеса, рейтинги, составленные профильными журналами и сайтами.

Отобрав несколько аутсорсинговых фирм, проанализируйте доступные вам сведения:

Как долго компания работает в области бухгалтерского сопровождения.
Что о ней говорят другие клиенты. Доверять отзывам на сайте организации можно, но лучше поискать положительные мнения и на других платформах, например, в социальных сетях и на форумах.
Внимательно изучите ценовую политику фирмы. Вас может привлечь низкая стоимость услуг, но при дальнейшем рассмотрении окажется, что за небольшие деньги доступно лишь частичное бухгалтерское сопровождение.
Входят ли в штат компании другие специалисты помимо бухгалтеров (юристы, кадровики, финансовые аудиторы и т. д.).
На какой странице поисковика размещена ссылка на сайт аутсорсинговой компании, регулярно ли обновляется ресурс, легко ли найти на его страницах контактные данные, предлагается ли пользователям удобный вариант связи (бесплатный звонок, общение в мессенджерах и т.п.).
Предлагают ли менеджеры направить образец договора по электронной почте для спокойного ознакомления с документом, насколько доброжелательны и корректны в общении.

Личное посещение офиса должно либо подтвердить ваше намерение сотрудничать с этой компанией, либо стать поводом для исключения организации из списка вероятных аутсорсеров. Внешний вид офиса может многое рассказать о том, каково финансовое положение компании. Возможно, услуги маленькой фирмы, снимающей комнатку в подвале, и обойдутся дешевле, но вряд ли в таких условиях согласятся работать высококлассные специалисты.

Поговорите с руководителем бухгалтерского направления, а также с сотрудником, который будет заниматься вашим учетом. Убедитесь, что вы получите понятные ответы на заданные вами вопросы. Поинтересуйтесь, как именно вы будете взаимодействовать с компанией-аутсорсером, как будут передаваться документы и контролироваться ее работа.

Будьте готовы к тому, что услуги опытных профессионалов не могут стоить дешево. Это не значит, что непременно надо передавать свои дела на бухгалтерский аутсорсинг компании с самым высоким ценником. Выбирайте надежную фирму с хорошей деловой репутацией и большим количеством положительных отзывов, исходя из собственных финансовых возможностей.

Нюансы контроля и заключения договора с аутсорсером бухгалтерских услуг

Понятие аутсорсинга в гражданском законодательстве отсутствует. Стороны подписывают типовой договор о возмездном оказании услуг. В документе указывается, какие обязанности берет на себя бухгалтерская фирма, сколько стоят ее услуги, в какой форме будет производиться их оплата.

Обязательный пункт договора – ответственность сторон, именно этот момент требует особого внимания:

Встречаются компании, которые ограничивают срок ответственности одним годом, при этом возместить ущерб обещают только в размере стоимости обслуживания за один квартал. Серьезные аутсорсинговые организации гарантируют компенсацию понесенных по их вине финансовых потерь в полном объеме на протяжении трех лет с момента представления отчетности. Такой срок объясняется возможностью налоговой службы проверять деятельность предприятия в рамках истекшего трехлетнего периода. Дополнительной гарантией для клиентов будет наличие у бухгалтерской фирмы полиса страхования профессиональной ответственности.
Не менее важно убедиться, что аутсорсер работает в соответствии с разработанными им правилами или регламентом. С этим документом необходимо ознакомиться до подписания договора. В нем должен быть подробно расписан порядок оказания услуг, в том числе действия клиента (когда должны быть предоставлены учетные документы, в какой форме, как происходит оплата услуг).

Владельцы бизнеса хотят быть в курсе того, как именно осуществляется ведение их учета, и бухгалтерские компании тоже заинтересованы в налаживании прозрачных взаимоотношений с клиентами. В личном кабинете можно посмотреть, какие задачи решает специалист в текущий момент. Кроме того, предприниматели получают круглосуточный доступ к базам аутсорсера. Все это позволяет избежать недопонимания между сторонами и создает условия для доверительных отношений.

Клиент в любой момент может обратиться к стороннему аудитору, чтобы проверить, насколько грамотно ведется учет и представляется отчетность в контролирующие органы. Многие аутсорсинговые компании сами внедряют автоматизированные инструменты контроля, чтобы упростить процесс мониторинга своей деятельности для заказчиков.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Компания, которой вы доверили ведение учета, обязуется четко выполнять взятые на себя обязанности. Привлечь ее к ответственности предприниматели могут в следующих случаях:

отчетность сдана позже установленных законодательством сроков;
неверно исчислены налоги;
утеряны или испорчены документы компании.

Готовность отвечать за допущенные промахи подтверждают при заключении договора практически все аутсорсинговые фирмы, но в каждом конкретном случае речь может идти о разном объеме ответственности.

Нельзя предъявить бухгалтерской компании претензии за обнаруженные ФНС ошибки в учете, если их причиной стали неправомерные действия самого клиента. К таким случаям относятся:

представление подложных документов;
передача первичных документов не в полном объеме;
нарушение клиентом сроков перечисления налогов.

Разберем несколько типовых ситуаций.

Пример 1

Фирма по производству окон делегировала аутсорсеру обязанность по подготовке и сдаче отчетности. Бухгалтеры ошиблись при исчислении налогов, хотя клиент предоставил верные первичные документы. В этом случае ответственность несет аутсорсинговая компания.

Когда заказчиком передана недостоверная документация, пени и штрафы уплачиваются из его кармана.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью, предоставляющее информационные услуги, имеет собственную бухгалтерию, но передало аутсорсеру расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сотрудниками сторонней организации были допущены ошибки, ответственность за которые ложится на нее.

Другое дело, если причиной неверных расчетов стало непредоставление необходимой информации (об отпусках, командировках, листах нетрудоспособности, увольнении работников и т. д.). За такие промахи отвечает заказчик.

Пример 3

Компания, владеющая сетью пекарен, полностью доверила аутсорсерам ведение своего учета. Допущенная бухгалтерами ошибка была обнаружена при налоговой проверке, клиенту выставлено требование об уплате штрафа.

Безусловно, вся ответственность ложится на плечи аутсорсинговой компании. Она обязана компенсировать понесенные заказчиком убытки.

Стоимость бухгалтерии на аутсорсе

Единого стандарта определения стоимости услуг в этой сфере не существует. Бухгалтерские фирмы выбирают способ ценообразования, наиболее соответствующий их представлениям. Например, кто-то берет за основу количество сотрудников компании-клиента, кто-то исходит из режима налогообложения заказчика. Есть аутсорсеры, которые выставляют счет за свою работу, подсчитывая количество обработанных первичных документов.

Такой вариант чаще всего вызывает непонимание между сторонами из-за своей сложности и непрозрачности.

Наиболее распространены следующие модели ценообразования:

Фиксированная стоимость. Встречается чаще остальных и считается самой комфортной для заказчика и исполнителя. В договоре определяется цена за подготовку и сдачу каждого из документов. Клиент может заранее ознакомиться с прайсом аутсорсера и сравнить стоимость его услуг с предложениями других бухгалтерских фирм, чтобы выбрать оптимальный вариант.
Расчет стоимости исходя из сложности бизнес-процесса. В этом случае цена бухгалтерского сопровождения зависит от степени вовлеченности аутсорсера в деятельность заказчика. Регулярное консультирование, обработка большого количества документов, представление отчетности в несколько инстанций предполагает стоимость услуги, равную оплате труда штатного бухгалтера.
Расчет стоимости в зависимости от формы собственности и режима налогообложения. Аутсорсинговые фирмы готовят разные прайсы для ИП и для юридических лиц. Потенциальный клиент может сопоставить цену сопровождения в нескольких компаниях и выбрать подходящего исполнителя.

Вопрос ценообразования является довольно сложным для организаций, работающих в этой сфере. Единых критериев оценки не существует, что затрудняет взаимодействие между заказчиками и исполнителями.

Например, предприниматель решил сэкономить на бухгалтере и обратиться в специализированную фирму. На деле общая стоимость оказанных ему услуг может оказаться намного выше, чем зарплата штатного сотрудника. Все дело в отсутствии утвержденных расценок на каждую операцию, производимую аутсорсером.

Исполнители тоже могут оказаться в неприятной ситуации, когда в договоре уже указана итоговая стоимость сопровождения, но фактический объем работ значительно выше, чем казалось в ходе предварительной оценки. В результате между сторонами возникает конфликт, часто завершающийся расторжением соглашения о сотрудничестве.

Выход из этой ситуации многие компании видят в создании гибкой системы расчета стоимости, основанной на оценке каждой услуги по отдельности. Фиксированный прайс подходит для сдачи отчетности. Для предприятий, настроенных на продолжительную совместную работу, подбирают индивидуальные условия.

При переходе на бухгалтерский аутсорсинг договор является основным документом, регламентирующим отношения сторон. Чем подробнее он составлен, тем больше шансов наладить взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество между бизнес-структурами и специализированными фирмами.

Источник

Всем предпринимателям и компаниям нужно платить налоги и сдавать отчетность. Для этого придется взять в штат одного или нескольких бухгалтеров, обратиться на аутсорсинг или вести учет самостоятельно в специальных сервисах. Мы расскажем, на что обратить внимание при выборе подрядчика, и о чем еще надо позаботиться при открытии бизнеса. А также подскажем, как найти ответы на вопросы без лишних временных затрат и ошибок.

Почему так популярен бухгалтерский аутсорсинг?

Основные преимущества аутсорсинга:

Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.

Аутсорсинг бухгалтерии особенно актуален для малого бизнеса. При небольшом объеме операций не нужно много специалистов в штате, чтобы вести бухучет. Достаточно одного или двух бухгалтеров, но квалификация у них должна быть высокой, так как они будут выполнять разные задачи: от ввода документов в программу до ведения налогового учета и подготовки отчетности. Они же, возможно, будут готовить документы для финансовых операций и заниматься финансовой отчетностью.

Такие разноплановые специалисты стоят дорого, поэтому и содержание бухгалтерии будет затратным. К тому же сотрудники в ответственный момент, например, в период сдачи налоговой отчетности могут заболеть или уволиться.

Крупным компаниям для ведения учета не хватит одного-двух человек, поэтому нужно просчитать, что выгоднее: штатная бухгалтерия или ведение бухгалтерии на аутсорсинге.

Если вы решили заказать аутсорсинг, для выбора подрядчика важно понимать, чем отличаются услуги для ИП и юрлиц, например, ООО.

Функции бухгалтерии для ИП и ООО

Предприниматели по закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 не обязаны вести бухгалтерский учет, но должны выполнять требования налогового кодекса, трудового законодательства и Центробанка. Поэтому при сопровождении бизнеса ИП бухгалтер не должен включать в стоимость обслуживания ведение бухучета, в услуги может входить:

подготовка учетной политики;
документальное оформление сотрудников на работу;
расчет зарплаты и взносов по сотрудникам и самому ИП;
подготовка и сдача отчетов в фонды;
расчет налогов и сдача деклараций;
ведение налоговых регистров, например, Книга учета доходов и расходов для ИП на упрощенке, Книга покупок и Книга продаж для предпринимателя на основном налоговом режиме;
создание платежных поручений;
по договоренности ─ подготовка документов для покупателей и заказчиков, хранение первичных документов.

Для организаций к перечисленным услугам обязательно добавится ведение бухгалтерского учета, сдача бухгалтерской отчетности, проведение инвентаризации и сверки расчетов.

Кроме бухгалтерского обслуживания, аутсорсинговые компании могут предложить дополнительные услуги:

помощь в выборе между ИП и ООО;
подбор налогового режима;
юридическое сопровождение ─ консультации по налоговому законодательству, составление и проверка условий договоров;
постановка и ведение управленческого и финансового учета;
доставка документов до контрагентов.

Подключить бухгалтерское обслуживание

Схема работы с бухгалтерией на аутсорсинге

Мы расскажем основу, но в вашем случае могут быть и дополнительные условия.

Этап 1. Заключение договора

В договоре должны быть прописаны такие важные условия:

перечень услуг и их цены;
финансовая ответственность за начисленные налоговой службой при проверках недоимки, штрафы и пени, например, полная компенсация за ошибки. Для снижения финансовых рисков многие аутсорсинговые компании страхуют свою ответственность;
список документов для всех видов операций, которые нужны для их отражения в учете, например, для оприходования товаров нужны накладная, приходный ордер и, если есть, счет-фактура;
порядок и сроки передачи документов;
распределение ответственности;
доступ к базе данных;
гарантии соблюдения конфиденциальности;
порядок передачи заказчику базы данных при расторжении договора.

Вы должны понимать, что в договоре предусмотрена и ваша ответственность, и если вы не выполните свои обязательства, например, вовремя не отправите документы, бухгалтер не будет финансово отвечать за неуплаченные налоги или неправильно составленную отчетность.

Когда же бухгалтер не хочет заключать договор, лучше с ним не сотрудничать.

Этап 2. Работа с бухгалтерией на аутсорсинге

Главное, что от вас требуется ─ своевременная сдача документов, особенно в конце года. Задержки будут приводить к неправильной отчетности и некорректно рассчитанным налогам.

Многие аутсорсинговые компании не ждут от вас оригиналов документов, им достаточно отсканированных копий, отправленных по электронной почте. Оригиналы вы можете оставлять у себя или по договоренности передавать на хранение бухгалтерам.

Когда из налоговой приходят требования и вопросы, сотрудники подрядчика самостоятельно реагируют на них или консультируют, что написать в ответном письме.

Если по договору бухгалтерия на аутсорсинге составляет для вас документы, они должны поступать своевременно. Это могут быть:

для сотрудников ─ приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы на отпуск и командировки, справки в налоговую;
для контрагентов ─ акты, накладные, счета, счета-фактуры;
рассмотренные проекты ваших договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Расторжение договора

Причины могут быть разными, например, вы нашли другую аутсорсинговую компанию или решили создать штатную бухгалтерию. В любом случае вам нужно:

Получить базу данных со всеми операциями, проведенными в учете и подготовленной отчетностью. Эту информация нужна для того, чтобы вы могли выполнить требования закона № 402-ФЗ от 06.11.2011 о непрерывности бухгалтерского учета с даты регистрации компании до даты ее ликвидации или реорганизации.
Самостоятельно запросить в налоговой сверку расчетов, чтобы убедиться, что у вас нет долгов.
Забрать все свои документы, которые находились у аутсорсера на момент расторжения договора.

В случае подозрений на некачественное оказание бухгалтерской услуги, можно заказать аудит учета и отчетности.

Получить консультацию

Какие вопросы, кроме организации бухучета, вам придется решать при открытии бизнеса?

Найти компанию, которая будет вести бухгалтерию ─ это только один из шагов. До этого или после нужно еще определиться с ответами на такие вопросы:

Что открыть ─ ИП или ООО?
Какой налоговый режим выбрать?
В каком банке открыть расчетный счет? А может лучше два или три счета?
Какую онлайн-кассу купить, чтобы не нарушать 54-ФЗ?
Как провести регистрацию кассы в налоговой?
Как подготовиться к продаже маркированного товара? Какого оператора ЭДО выбрать?
Если планируете продавать алкоголь, что нужно для получения лицензии, как зарегистрироваться в ЕГАИС и организовать работу сотрудников?
Какой банк и терминал выбрать для эквайринга?
Куда обратиться за юридическими консультациями? Как составлять договоры с покупателями и поставщиками?
Как контролировать работников и бизнес, чтобы принимать правильные решения?

Предлагаем вам сэкономить время на поиск ответов на вопросы и обратиться к нам. Вы получите помощь в режиме «одного окна» и сможете определиться, что делать и куда обращаться.

Получить консультацию

Услуги для начинающих (и не только) предпринимателей в режиме «одно окно»

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

Рекомендация бухгалтерского аутсорсинга с учетом особенностей вашего бизнеса. Касса Лайтбокс интегрирована с популярными сервисами: Контур.Эльба, Мое дело, 1С:Бухгалтерия. Подберем для вас наиболее подходящее решение.

За счет интеграции данные о продажах напрямую из кассы поступают в бухгалтерский сервис. Поэтому вам не придется вести отдельный учет товаров для бухгалтерии. Также автоматизированы многие другие функции: расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов и взносов, подготовка и сдача отчетов, формирование счетов и договоров.
Если нужно полное сопровождение, подберем для вас команду профессионалов от наших проверенных партнеров: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик. Они разберутся в вашей деятельности и подскажут, как избежать налоговых рисков и легально снизить налоги.
Бесплатная регистрация ИП или юрлица в налоговой.
Помощь в выборе банка для расчетно-кассового обслуживания. Мы сотрудничаем с надежными банками и подбираем для вас банк с удобными условиями и выгодным тарифом. Открываем расчетный счет за 20 минут без визита в банк. У нас всегда есть специальные условия от наших партнеров, например, бесплатные тарифы, кешбэк до 5%, бонусы на развитие в размере от 300 тыс.рублей.
Автоматизация торговли. Мы предлагаем современные онлайн-кассы, которые учитывают все требования законодательства РФ, регистрацию ККТ в налоговой и настройку, а также современный сервис учета остатков и аналитики продаж. У нас есть разные тарифные планы, в том числе и бесплатный. Кассы можно купить, взять напрокат или про программе trade-in.
Организация продажи, приемки и учета маркированных товаров и алкоголя.
Эквайринг.
Услуги по переводу бизнеса из офлайна в онлайн начиная от создания сайта за 1 день до организации доставки через наших партнеров.
Инструменты для контроля и анализа бизнеса даже со смартфона.
Круглосуточная техподдержка.
Обслуживание на месте ─ более 600 партнеров по всей России оказывают сервисную поддержку.
Интеграцию кассы с ERP компании.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, кассу Лайтбокс и тариф.

Узнать подробнее

Давайте подведем итоги

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

Если вы не знаете, как выбрать аутсорсинговую компанию и, помимо этого, у вас есть другие вопросы, связанные с ведением и развитием бизнеса, обращайтесь к нам для поиска ответов. Современная онлайн-касса для любого бизнеса ─ это не единственное, что мы можем предложить: у нас есть партнеры, которые могут провести профессиональные консультации по законодательству РФ и налогам, вести учет, а также предложить специальные условия по расчетно-кассовому обслуживанию. В результате вам не придется тратить свое время на поиски нужной информации.

Дата публикации: 25.08.2020

Источник

Вашу компанию оштрафовали из-за ошибок бухгалтерии? Ведете бизнес с Казахстаном, но не уверены, что бухгалтер правильно считает налоги по внешнеторговым операциям? Хотите внедрить 1С:ERP, но главбух саботирует процесс? У всех этих неурядиц есть общее решение – выбирайте надежного аутсорсера бухгалтерских услуг и скидывайте проблемы на его плечи. В статье рассказываем, как это сделать.

Как работает аутсорсинг бухгалтерии

У передачи бухучета на сторону есть правовое обоснование. Это п. 3 ст. 7 Закона о бухучете. Там говорится, что руководитель вправе заключить договор об оказании бухгалтерских услуг его компании. Это и есть аутсорсинг – передача внутренней бизнес-функции сторонней организации или внештатному исполнителю.

Бухгалтерию на аутсорс выводят как мелкие, так и крупные предприятия. Причем передают лишь что-то из учетной рутины или заказывают расширенный пакет услуг, включающий не только бухгалтерские операции, но и управленческий учет с бюджетированием.

Вот примеры того, как можно организовать взаимодействие с аутсорсинговой фирмой.

Таблица 1. Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Вид аутсорсинга	Какие бухгалтерские операции передаются аутсорсеру
Комплексное сопровождение	Аутсорсер берет на себя весь процесс от составления первички до подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Он же готовит или дорабатывает регламенты: учетную политику, положения об инвентаризации, о премировании и т.п. В штате заказчика нет ни одного бухгалтера
Функционал главбуха	Аутсорсер формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, составляет учетные регламенты, управляет штатными бухгалтерами заказчика, контролирует качество их работы. Штатные бухгалтеры формируют первичку, отражают покупку и продажу, начисляют зарплату, регистрируют денежный приход и расход, считают себестоимость и т.п.
Отдельный участок	Аутсорсер ведет один или несколько бухгалтерских участков, например, таких: расчет зарплаты, разноска банковских операций, сверка с контрагентами, оформление авансовых отчетов и расчеты с подотчетниками

Выбранный вид определит два момента:

стоимость услуг сторонней бухгалтерии;
ответственность аутсорсера.

К примеру, договор на комплексное сопровождение будет стоит дороже, чем только расчет зарплаты. Но при этом аутсорсер сам заплатит все штрафы из-за неверно подсчитанных налогов или сданной с опозданием отчетности, если вдруг такое допустит.

Далее мы еще вернемся к вопросам стоимости и ответственности. А пока давайте разберемся, нужен ли вам бухгалтерский аутсорсинг. К слову, это наша вторая статья по такой теме. В первой – «Аутсорсинг: какой функционал можно передать на сторону и как это сделать» – мы разбирались с общими вопросами, например, рассказали про плюсы и минусы процесса.

Нужна ли вам передача бухгалтерии на аутсорсинг

На вопрос из заголовка можете ответить только вы. Мы лишь поделимся пятью подсказками про то, когда аутсорсер выручит, а когда вы и сами справитесь.

Итак, нужен ли вашему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг?

Да, чтобы сократить затраты

Услуги аутсорсера могут стоить в разы дешевле, чем штатная бухгалтерия. Чтобы понять, так ли это в вашем случае:

посчитайте, во сколько обходится ваш родной учетный отдел;
узнайте, сколько запросят за те же функционал и объемы операций аутсорсинговые фирмы.

Мы вам немного поможем с подсчетом и сориентируем с расценками.

Чтобы узнать стоимость своей бухгалтерии, сложите такие цифры за месяц:

зарплату учетных сотрудников;
оплату отпусков, больничных;
страховые взносы и отчисления на травматизм;
подписки на справочно-правовые системы, программы автоматизации бухучета, специальную периодику;
траты на обучение персонала;
командировочные расходы;
оплату офисной канцелярии;
стоимость интернета и мобильной связи;
добровольное медстрахование и оплату питания, если такое есть в вашей компании.

Кроме этого, есть не ежемесячные траты на покупку новых ноутбуков, принтеров, сканеров, телефонов и другого офисного оборудования. Сюда же можно докинуть штрафы и пени, которые компания платила из-за бухгалтерских косяков – ошибок с налогами или срывом отчетных сроков.

В общем, может набежать приличная сумма. Например, такая:

Это скриншот из Excel-расчетчика, который мы смастерили вам в помощь. Скачивайте его с нашего сайта и заполняйте своими цифрами.

А теперь давайте разберемся с ценниками от аутсорсинговых фирм. Конечно, конкретики под ваш бизнес мы не сможем показать, но минимальную планку обозначим. Отыскали ее на сайтах четырех высокорейтинговых компаний, которые оказывают услуги по ведению бухучета. Мы бы привели и больше расценок, но многие аутсорсеры рассказывают о них только по заявке на сайте.

Таблица 2. Аутсорсинг бухгалтерских услуг: примерные цены

Кто аутсорсер	Каковая минимальная цена комплексного бухгалтерского сопровождения
Unicon Outsourcing	35–60 тыс. руб. в месяц для компаний с выручкой 20–25 млн руб. в год
Мое дело	4 200 руб. в месяц
1C-WiseAdvice	30 тыс. руб. в месяц для компаний с выручкой 10–25 млн руб. в год
UCMS Group	15 тыс. руб. в месяц для компаний без ВЭД и с ежемесячным количеством операций меньше 20

На итоговую цену услуги влияют такие факторы:

отрасль и специфика работы. Например, учет в строительстве или на производстве обойдется дороже, чем в торговле, потому что там сложнее;
объем операций в компании. Чем их больше, тем выше окажется стоимость услуги;
дополнительные обязанности для аутсорсера. К примеру, будут ли проходить выездные налоговые проверки вашей компании в его офисе, будут ли забирать первичку его сотрудники или ее отнесут ваши работники.

Если интересно, какие еще способы помогут урезать траты в бизнесе, кроме аутсорсинга, читайте наши статьи:

Как сократить затраты. Часть 1: Анализируем текущие, определяем завышенные, урезаем возможные;
Как сократить затраты. Часть 2: Ищем резервы, составляем план и оцениваем результаты.

Да, чтобы работать с профессионалами

Штатный бухгалтер может оказаться ленив, некомпетентен, а то и нечист на руку. Причем последнее – самое страшное. Ведь если это главбух, то он не просто стащит с работы пачку бумаги, а придумает целую схему с переводом денег и других активов компании в свои закрома.

Это не наши выдумки. Вот для примера пересказ двух реальных историй, которые мы прочитали в телеграм-канале «Считай, управляй». Его ведет основательница компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Пример 1 – про бухгалтера, не разбирающегося в ВЭД

Компания изготавливала столешницы из камня. Часть продукции экспортировалась.

Для экспортных операций применяется ставка НДС 0%. Но чтобы ее получить, нужно правильно заполнить налоговую декларацию, причем уложиться с подачей документов в ИФНС в 180 дней с даты реализации.

Бухгалтер не знал про это, поэтому просто не платил НДС по экспорту, никак не подтверждая право на нулевую ставку. Это нарушение закона, за которое прилетели бы недоимка по налогу, пени и штраф на общую сумму 4,5 млн руб.

Аутсорсинговая компания спасла клиента. Для этого ее специалисты организовали правильный процесс: сначала доплатили НДС и лишь потом подали уточненные декларации в зачет якобы переплаченного налога. В итоге в бюджет пришлось перечислить только пени в 200 тыс. руб.

Пример 2 – про бухгалтера, не замечающего сбыт запчастей налево

Компания оптом продавала запчасти для грузовых автомобилей. Бухгалтер от аутсорсера, за которым закрепили учет реализации, нашел нестыковки между распечатками накладных и данными по ним же в 1С.

Нестыковка была в том, что по 1С списывали большее количество запчастей, а в накладной на печать выводили меньшее. Оказалось, это мошенническая схема. Вот ее суть:

по 1С проводится количество запчастей, которые нужно отгрузить со склада – заказанное покупателем количество плюс то, что пойдет налево;
перед распечаткой в накладную вручную вносят меньшее количество деталей – то, которое заказал покупатель. Но общую сумму по документу оставляют прежней;
в итоге покупатель получает меньше деталей по завышенной цене, а, то что он недополучил, но что списалось в 1С, менеджер поставщика продает налево.

Мы не знаем, участвовал ли в этой схеме бухгалтер. Но в любом случае штатные учетные работники виноваты в том, что не сверяли распечатки с данными в 1С. Этим занялся лишь специалист аутсорсинговой фирмы. В результате бухгалтерской «слепоты» или сговора компания за два года потеряла на таких хищениях 5 млн руб.

Этими примерами мы хотели показать вот что:

штатные бухгалтеры не всегда отлично знают бухгалтерское и налоговое законодательство;
штатные бухгалтеры могут статьи соучастниками в хищении активов компании или даже сами придумают, как их украсть так, чтобы никто не приметил;
бухгалтеры от надежного аутсорсера – это высококомпетентные специалисты. А вероятность того, что они договорятся с вашим завхозом стащить что-нибудь со склада, невелика.

Да, чтобы не платить налоговые штрафы

Если вы передадите налоговый учет на аутсорс, то штрафы за все ошибки в расчете налогов и декларациях будет платить аутсорсер. Для этого аутсорсинговые фирмы страхуют свою ответственность, чтобы деньги на такие выплаты были всегда. Вот смотрите, как об обязательствах перед клиентами аутсорсеры пишут на своих сайтах.

Это лаконичное заверение от СберРешенийt:

Это гарантии от Unicon Outsourcing:

А вот так про себя рассказывает Мое дело:

Теперь сравните с ситуацией, когда штраф от налоговиков прилетает за ошибку штатного бухгалтера. Доплаты в бюджет, пени и штрафы в таком случае лягут на компанию, потому что именно она является налогоплательщиком. А бухгалтер отделается лишь административными санкциями за свою оплошность, причем весьма скромными. К примеру, за задержку с подачей декларации его могут оштрафовать максимум на 500 руб. по статье 15.5 КоАП РФ.

Выше разобрали три причины, когда бухучет на аутсорсе – это на самом деле спасение от проблем в бизнесе. Но есть ситуации, когда лучше обойтись и без него. Вот, пожалуй, две главных.

Нет, если у вас все просто

Бухучет и налоги – это не всегда сложно и трудоемко. Все зависит от вашего бизнеса и от выбранной системы налогообложения. Вот два примера такой предпринимательской «простоты»:

гражданин оформил самозанятость и теперь платит налог на профессиональный доход;
ИП без наемных работников консультирует по юридическим вопросам и применяет упрощенку с объектом «доходы».

В первом случае всего-то и надо, что пробивать чеки в приложении «Мой налог» и отправлять их клиентам. Даже составлять декларации не потребуется.

Во второй ситуации набор действий чуть шире, но тоже однообразен и несложен:

заключайте с клиентами типовые договоры;
составляйте акты об оказанных услугах;
выдавайте чеки с применением онлайн-кассы;
ведите учет кассовых операций;
формируйте книгу учета доходов и расходов;
·один раз в год сдавайте декларацию.

Причем эти обязанности можно отчасти скинуть с себя на налоговиков или на целую кучу сервисов, которые и налоги посчитают, и декларацию заполнят.

Скинуть на налоговиков выйдет, если проживаете в Москве, Татарстане, Московской или Калужской областях. Там идет эксперимент по внедрению автоматизированной упрощенки, когда инспекция сама вычисляет налог и ей не нужна ваша декларация. Подробности об этом читайте в статьях:

Какую систему налогообложения выбрать организации ;
Какую систему налогообложения выбрать для ИП.

А сервисы можно отыскать у банков или компаний, которые помогают с бухгалтерским и налоговым учетом.

Нет, если любите мухлевать

Никого не ходим обидеть, но и хорошо знаем, что иной бизнес создается лишь для того, чтобы ловить рыбу в мутной воде. Если у вас как раз такое, тогда лучше мутите в одиночку. Вот две причины для этого.

Первая. Высокорейтинговые аутсорсинговые фирмы – это не какие-то конторы, где вам помогут реализовать обнальные схемы, уход от налогов и продажу контрафакта. Там все серьезно и по закону. В примерах выше рассказали, как именно аутсорсеры разгребали «помойку» из неверно составленной первички и по-правильному пересчитывали налоги. Поэтому если идти к ним, то только за прозрачными и законными подходами.

Вторая. Бухгалтерские аутсорсеры сообщают о подозрительных сделках своих клиентов в Росфинмониторинг. Они обязаны это делать на основании п. 2 ст. 7.1 Закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ, который в народе прозвали «антиотмывочным». В течение трех рабочих дней через личный кабинет на сайте Росфинмониторинга аутсорсинговая фирма расскажет о сомнительных операциях заказчика.

Какую компанию выбрать: рейтинг для аутсорсинга бухгалтерских услуг

Для тех, кто ищет бухгалтерскую компанию-аутсорсера есть отличная подсказка. Это ежегодный рейтинг от агентства РАЭКС. В июле 2022-го он составлялся в 13-й раз и вот кто оказался в топовой десятке :

Таблица 3. Рэнкинг крупнейших групп и компаний в области аутсорсинга учетных функций (2022 год)

№	Название	Местоположение центрального офиса
1	СберРешения	Москва
2	Северсталь — Центр Единого Сервиса	Ярославль
3	Unicon Outsourcing	Москва
4	Мое дело	Москва
5	1C-WiseAdvice	Москва
6	SCHNEIDER GROUP	Москва
7	UCMS Group	Москва
8	РН-Учет	Москва
9	Юнистафф Пейрол Компани	Москва
10	Bellerage	Москва

Всего в рейтинге 81 компания. Как говорится, есть из чего выбирать, ведь все это – надежные партнеры.

В статье «Аутсорсинг: какой функционал можно передать на сторону и как это сделать» мы уже писали про то, как найти хорошего аутсорсера. Теперь давайте сосредоточимся на особенностях для бухгалтерских компаний. Специалисты советуют интересоваться шестью моментами.

Опыт учета и налогообложения в вашей сфере

Узнайте, есть ли у аутсорсера специалисты, которые знают, как вести учет и считать налоги для компаний из вашей сферы. Этот момент особенно важен для сложных или узких направлений, например, строительство, сельское хозяйство, некоммерческие организации.

Количество сотрудников и их загрузка

Поинтересуйтесь такими моментами:

будет ли кому подхватить учет и налоги, если выделенный вам специалист заболеет или уволится;
сможет ли аутсорсер закрыть ваши потребности, если бизнес начнет расти или вы решите освоить новое направление;
не загружены ли сотрудники аутсорсера настолько, что в куче закрепленных за ними компаний вы будете на 101-м месте. Есть мнение, что оптимальная нагрузка на одного работника – это 2–5 организаций или ИП.

Квалификация и коммуникационные навыки выделенных специалистов

Наведите справки про то:

хорошо ли выделенные специалисты разбираются в своем деле;
какие у них образование и опыт;
повышают ли они квалификацию.

А их умение коммуницировать пригодится, чтобы не наломать дров в общении с налоговиками, банкирами, контрагентами. Если вы отдадите аутсорсеру все учетные процессы, значит, именно его сотрудники будут запрашивать первичку у поставщиков, созваниваться с ИФНС или отсылать в банк документы, подтверждающие сделку. Нужно, чтобы за всеми этими процессами стояли вежливые, но настойчивые люди.

В идеале вас должны познакомить с командой специалистов. Еще идеальнее, когда за вашим бизнесом закрепят не только главбуха, но и руководителя проекта, персонального ассистента, куратора. Они нужны, чтобы было с кем оперативно решать возникающие проблемы и консультироваться.

Техническое обеспечение процессов

Это вопросы о том, какие программные продукты и оборудование используются. Здесь не только учетная программа, но и использование облачных серверов, программ для коммуникации и отслеживания выполненных задач.

К примеру, хорошо, когда ваша база 1С размещается не на ПК аутсорсера, а в облаке, чтобы минимизировать риск утраты данных. Отлично, если через какое-нибудь приложение вы можете следить за объемом и характером задач, которые решает за вас аутсорсер. Замечательно, если переписка по рабочим вопросам ведется не через email, где в ворохе спама можно упустить важное сообщение.

Пакет услуг и цена

Уточните:

что именно входит в тариф;
есть ли ограничения, к примеру, по выручке, численности сотрудников или количеству операций;
сколько придется доплачивать, если компания превысит эти ограничения;
как часто повышается цена на услуги и за сколько дней до изменения ценника аутсорсер предупредит об этом;
доступно ли вам бесплатное консультирование по учетным и налоговым вопросам.

Профессиональная этика и ответственность

Это про то, как аутсорсер хранит вашу коммерческую тайну и на какую сумму застраховал свой финансовый риск.

Вот показатели ответственного подхода:

доступ к информации есть только у закрепленной за вами команды;
ваши данные отправляются лишь тем, кого вы согласовали;
сумма страхового покрытия достаточна, чтобы компенсировать штрафы даже в несколько миллионов;
аутсорсер застраховал финансовую ответственность у надежного страховщика.

Как составить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг и где взять образец документа

Если вы обратитесь к крупному аутсорсеру, то он сам предложит вариант договора. Вам лишь останется его изучить на соответствие обещаниям с сайта или из коммерческого предложения. Но чтобы изучалось легче, давайте посмотрим на советы от специалистов. Мы обобщили их подсказки про то, на что обратить внимание в тексте договора и какие подвохи там могут быть.

Начнем с общих моментов. Их три.

Первый. Договор аутсорсинга – это в терминах ГК РФ договор оказания услуг. Про него написано в главе 39 ГК РФ.

Второй. Слова «аутсорсинг» и «аутсорсер» не используются в законах РФ, поэтому не стоит писать их и в договоре. Называйте его договором на предоставление бухгалтерских услуг, а стороны именуйте заказчиком и исполнителем.

Третий. Пропишите в договоре такие моменты:

список услуг и особенности их предоставления;
перечень подготовительных работ перед передачей функционала;
срок, в течение которого заказчик предоставит первичные документы и доступ к имеющейся бухгалтерской базе;
срок, в течение которого исполнитель примет документы и прочую информацию;
условие о конфиденциальности;
ответственность заказчика и исполнителя;
способы решения конфликтов;
контактные лица для каждой стороны и способы их взаимодействия;
способы контроля исполнителя.

А теперь перейдем к конкретике про предмет, конфиденциальность и ответственность.

Что написать в предмете договора

Нужно конкретно сформулировать, что будет делать исполнитель. Например, общая фраза «исполнитель обязуется вести бухучет и считать налоги» не подойдет. Здесь все расплывчато: что именно подразумевается под «вести бухучет», какие налоги будут рассчитываться? Лучше напишите так:

«Исполнитель обязуется вести бухгалтерский учет операций заказчика, а именно:

составлять первичные документы по операциям финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период;
готовить отчетность по результатам финансово-хозяйственной деятельности заказчика за соответствующий период в объемах, установленных нормативными актами России;
сдавать отчетность в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС или иным пользователям, а также представлять и защищать интересы заказчика в названных органах;
консультировать представителей заказчика по финансовому и управленческому учету, налоговому законодательству, а также по текущей деятельности предприятия;
оказывать другие услуги, предусмотренные в приложении к настоящему договору».

Обратите внимание: не нужно прописывать в предмете договора каждую подробность. Лучше вынести детали в приложение и уже в нем сформулировать все, что ждете от исполнителя по каждому участку учета. К примеру, по зарплатному блоку это будет так.

Таблица 4. Примеры формулировок в договоре аутсорсинга

В части учета заработной платы

заказчик обязан

исполнитель обязан

Готовить и передавать исполнителю:

· штатное расписание;

· приказы о приеме на работу, о премировании, о предоставлении трудового отпуска, о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

· другие документы, связанные с денежными выплатами

· Формировать первичные документы и отражать на счетах бухучета операции, связанные с зарплатой сотрудников заказчика;

· проверять, соответствуют ли документы, переданные заказчиком, законодательству РФ;

· формировать табели учета рабочего времени;

· начислять зарплату сотрудникам заказчика;

· удерживать НДФЛ из этой зарплаты;

· начислять страховые взносы и взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

· составлять расчетные ведомости;

· выплачивать зарплату;

· формировать и сдавать отчеты во внебюджетные фонды;

· своевременно перечислять в бюджет и внебюджетные фонды НДФЛ, страховые взносы и взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Как обозначить условие о конфиденциальности

Вот пять моментов про конфиденциальность, которые важно включить в договор:

подробный список документов и прочих источников, информацию из которых нельзя разглашать;
перечень данных, которые можно раскрыть, но только по согласованию с заказчиком, например, при ответе на запрос от налоговиков. Заодно пропишите порядок такого согласования;
указание на то, какой доступ получат сотрудники аутсорсера к данным заказчика. Нужно пофамильно перечислить всех, кто будет вести ваш учет, и сделать персональную отметку об объеме доступных сведений. Речь про то, чтобы, например, зарплатные операции видел только тот сотрудник, который работает с ними;
перечень сотрудников заказчика, которым работники аутсорсера могут задавать рабочие вопросы. Допустим, по зарплатным начислениям отвечает главный кадровик, а по движению денег – заместитель гендира;
порядок хранения архивных документов заказчика и контроль доступа к ним.

Как разграничить ответственность

Сформулируйте в договоре, за что отвечаете вы. К примеру, так:

«Заказчик отвечает за:

своевременное предоставление первичных документов, их полноту и достоверность;
организацию хранения первичных документов, регистров и отчетности, которые он забирает у исполнителя в течение одной недели по окончании каждого календарного месяца;
исполнение обязанностей плательщика налогов, сборов и взносов во внебюджетные фонды».

А вот пример формулировки ответственности для аутсорсера:

«Исполнитель несет материальную ответственность в размере действительного ущерба заказчика в виде штрафных санкций от государственных налоговых органов и государственных внебюджетных фондов, если санкции возникли из-за нарушений исполнителя, а именно:

неотражение или недостоверное отражение хозяйственных операций по первичным документам, полученным от заказчика;
арифметические и методологические ошибки при составлении бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;
несвоевременное уведомление заказчика о предстоящих налоговых платежах;
несвоевременное представление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности».

Предлагаем скачать пример документа с нашего сайта. Посмотрите, как строится типовой шаблон:

Договор аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг – Образец.

Что еще учесть при передаче бухгалтерии на аутсорс

Пóмните, в чем была одна из проблем «ковидной» удаленки, которую старались закрыть в первую очередь? Недостаток коммуникации по рабочим вопросам. Это может стать сложностью и при передаче бухгалтерии на аутсорс. Чтобы такого не случилось, сделайте три вещи.

Создайте проектную команду

Крупные аутсорсинговые фирмы обычно формируют такие команды. Хорошо, если она будет и у вашей компании, чтобы «вживление» аутсорса прошло безболезненно. Эти сотрудники будут курировать передачу функционала на сторону, а затем общаться с выделенными вам специалистами.

Вот несколько моментов, которые важно учесть:

количество участников в команде зависит от масштабов вашей компании. Для «малышей» хватит и одного человека, для среднего и крупного бизнеса туда можно снарядить 2–5 человек;
участники проектной команды должны быть связаны с процессами, которые отдаются на сторону. Это могут быть работники финансового, кадрового и айтишного отделов;
в идеале не нагружайте людей новыми задачами на общественных началах. Бесплатно работать обычно не любят, поэтому такое принудительное волонтерство запросто обернется саботажем;
понимайте, что притирки не избежать и поначалу будут сложности с согласованием внутренних и внешних процессов. Эксперты говорят, что на отладку коммуникации со специалистами аутсорсера потребуется от месяца до полугода. Тут все зависит от ваших масштабов и объема передаваемого функционала.

Пропишите правила взаимодействия с аутсорсером

Письменно согласовывайте важные вопросы с аутсорсером и придерживайтесь того, о чем договорились. Вот что стоит зафиксировать на бумаге:

что будет делать и за что отвечать конкретный специалист из проектной команды – вашей и аутсорсера;
как вы будете передавать первичку и прочие документы, нужные для учета и налогов;
что аутсорсер сделает с документами после обработки: вернет вам обратно, сохранит в своем архиве или сдаст в тот, с которым у вас есть договор;
потребуются ли аутсорсеру копии других документов, например, устава, положения об оплате труда, распоряжения об организации внутреннего контроля;
какими способами вы будете общаться по рабочим вопросам: перепиской через email или Telegram, созвонами в Scype или еще как-то.

Внесите изменения во внутренние документы

Речь про то, чтобы поменять учетную политику и подготовить доверенности.

В учетной политике зафиксируйте, что с такого-то числа учет в организации ведет компания-аутсорсер. А доверенность выпишите на стороннего специалиста, который будет представлять ваши интересы перед налоговиками.

В России много компаний, оказывающих услуги по ведению бухучета и расчету налогов. У них давно отлажены процессы взаимодействия с заказчиками. В их штатах работают знатоки бухгалтерии для разных сфер и налоговых режимов. А еще они из своего кармана платят за допущенные ошибки. Возможно, передача учетного функционала такой компании окажется верным решением и для вашего бизнеса.

Источник

В статье «Бухгалтерские услуги: выгода и риски для бизнеса» мы говорили о том, кому нужно бухгалтерское обслуживание и как можно его организовать. Один из вариантов ведения бухгалтерии – это аутсорсинг бухгалтерских услуг, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю.

Аутсорсинг бухучета в последние десять лет становится в России все более популярным, и все больше специализированных компаний предлагают свои услуги. О том, на что надо обращать внимание при выборе аутсорсера мы и хотим вам рассказать.

1. Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за». Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

2. Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Известные и хорошо работающие компании часто предлагают своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц), в течение которого они могут оценить, как в реальности оказываются бухгалтерские услуги. Оплата за этот период может быть снижена или вообще отсутствовать. Такая возможность – хороший признак того, что фирма-аутсорсер имеет достаточную финансовую подушку, чтобы позволять себе оплачивать за свой счет работу сотрудников, и уверена в качестве оказываемых услуг.

Подключить «облачную» бухгалтерию

Привычные приложения 1С полностью онлайн

3. Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.

Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.

Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.

К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.

4. Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.

Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса. Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения. Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.

5. Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление. Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

6. Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры. Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов. Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток. Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

7. Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности. Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку. Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки. Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде. Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

8. Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право применять законные методы для снижения налоговой нагрузки. Хороший аутсорсер бухгалтерских услуг предложит вам помощь в выборе самого подходящего режима налогообложения. Критерии, по которым можно сделать такой выбор самостоятельно, мы уже рассматривали, но консультацию профессионала это не заменит. Будет замечательно, если вам не просто посоветуют, а приведут расчеты вашей налоговой нагрузки на разных режимах.

Налоговая оптимизация деятельности клиента включает в себя не только выбор режима налогообложения. Специалисты хорошей бухгалтерской компании должны прекрасно ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства. Это не только умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но и подтверждение своей точки зрения другими нормативно-правовыми актами, знакомство с рекомендациями Минфина, требованиями ФНС и арбитражной практикой вашего региона.

Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых схем, помочь составить учетную политику, разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Даже если услуга по разработке налогового планирования не входит в выбранный вами пакет услуг, ее можно заказать дополнительно, окупится она многократно.

9. Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Чтобы качественно вести учет в разных секторах экономики, аутсорсер бухгалтерских услуг должен иметь высокопрофессиональный кадровый состав. Это могут быть как универсальные, так и узкоспециализированные сотрудники, имеющие не один год стажа. Для таких специалистов не станет проблемой ваше желание участвовать в тендерах и госзакупках, возврат НДС из бюджета, экспортно-импортные сделки и т.д.

Квалификацией своих работников хорошие фирмы гордятся, поэтому могут подтвердить наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, свидетельств, доступа к актуальной правовой базе. Кстати, при наличии штатного бухгалтера нести расходы на повышение его квалификации часто приходится самому владельцу бизнеса.

Передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем бухгалтера (как это часто приходится делать со штатным сотрудником), ведь как заказчик вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть такой же квалифицированный сотрудник, который его заменит.

10. Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

В итоге, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, вы должны быть уверенными в следующем:

Компания появилась на рынке не вчера, известна широкому кругу клиентов и имеет хорошую репутацию.
Аутсорсер готов предоставить вам тестовый бесплатный (или частично оплачиваемый) период оказания бухгалтерских услуг.
Вы можете заранее подробно ознакомиться с проектом договора на оказание бухгалтерских услуг.
Компания гарантирует соблюдение конфиденциальности полученной от вас информации.
Исполнитель может, при необходимости, провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
Вам понятно, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги, ценообразование можно назвать гибким, пакет услуг всегда можно дополнить или сократить.
При необходимости компания может представить ваши интересы в налоговых органах.
Аутсорсер готов провести для вас мероприятия по налоговой оптимизации.
Вы убедились, что компания может подтвердить высокую профессиональную подготовку своих работников.
Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое время.

А чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

Источник

Кто такой бухгалтер на аутсорсе

Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг

Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге

Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер

Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит

Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера

Как контролировать аутсорсера

Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Суть бухгалтерского аутсорсинга

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Консалтинг

Выборочный аутсорсинг

Полный аутсорсинг

Мифы про бухгалтерский аутсорсинг

Миф 1. Доступ сторонней организации к конфиденциальной информации чреват ее утечкой

Миф 2. В законодательстве отсутствует понятие аутсорсинга

Миф 3. Аутсорсеры предоставляют некачественные услуги

Кому стоит перевести бухгалтерию на аутсорсинг

3 этапа бухгалтерского аутсорсинга

Этап 1. Подписание договора

Этап 2. Ведение бухгалтерского аутсорсинга

Этап 3. Прекращение сотрудничества

Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг

Нюансы контроля и заключения договора с аутсорсером бухгалтерских услуг

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Стоимость бухгалтерии на аутсорсе

Почему так популярен бухгалтерский аутсорсинг?

Функции бухгалтерии для ИП и ООО

Схема работы с бухгалтерией на аутсорсинге

Какие вопросы, кроме организации бухучета, вам придется решать при открытии бизнеса?

Услуги для начинающих (и не только) предпринимателей в режиме «одно окно»

Давайте подведем итоги

Как работает аутсорсинг бухгалтерии

Нужна ли вам передача бухгалтерии на аутсорсинг

Да, чтобы сократить затраты

Да, чтобы работать с профессионалами

Пример 1 – про бухгалтера, не разбирающегося в ВЭД

Пример 2 – про бухгалтера, не замечающего сбыт запчастей налево

Да, чтобы не платить налоговые штрафы

Нет, если у вас все просто

Нет, если любите мухлевать

Какую компанию выбрать: рейтинг для аутсорсинга бухгалтерских услуг

Опыт учета и налогообложения в вашей сфере

Количество сотрудников и их загрузка

Квалификация и коммуникационные навыки выделенных специалистов

Техническое обеспечение процессов

Пакет услуг и цена

Профессиональная этика и ответственность

Как составить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг и где взять образец документа

Что написать в предмете договора

Как обозначить условие о конфиденциальности

Как разграничить ответственность

Что еще учесть при передаче бухгалтерии на аутсорс

Создайте проектную команду

Пропишите правила взаимодействия с аутсорсером

Внесите изменения во внутренние документы

1. Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

2. Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

3. Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

4. Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

5. Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

6. Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

7. Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

8. Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

9. Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

10. Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Вот еще несколько интересных статей нашего сайта: