Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.
Для чего нужно оформление счета
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.
Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).
Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты
В счет на оплату вносят следующие реквизиты:
- Наименование документа «Счет на оплату».
- Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
- Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
- Дата выставления счета и его порядковый номер.
- Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
- Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
- Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).
Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).
Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.
Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.
Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО
Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».
Бухгалтерское и налоговое законодательство не требует обязательного наличия счёта, поэтому унифицированной формы у документа нет. Порядок его выставления и реквизиты каждая организация определяет сама. При этом счета повсеместно используют в деловом обороте, часто в договор включают условие об оплате товаров или услуг на основании этого документа. счёт сам может являться договором, когда представляет собой оферту и содержит все существенные условия сделки. В этом случае его оплата-акцепт приравнивается к заключению договора в простой письменной форме. счёт на оплату, бланк которого оформлен как оферта, можно выставлять неограниченному кругу лиц.
Какие реквизиты указывают в счёте
Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.
- Дату формирования документа.
- Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
- Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
- Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
- ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств. Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
- Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
- Итоговая сумма для оплаты. Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
- Сумма НДС или его отсутствие.
- Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.
Сейчас становится правилом хорошего тона указывать также web-сайт и e-mail компании.
Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.
В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.
Чтобы выставить счёт на оплату не обязательно пользоваться специальными программами, можно скачать бесплатно Word или Excel шаблон, и подготовить собственный бланк с необходимыми реквизитами продавца или поставщика услуг. Файл xls лучше подходит для этих целей, в нём можно использовать формулы для необходимых подсчётов.Поскольку не существует обязательной единой формы, можно сделать свой шаблон уникальным и узнаваемым.
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате excel)
Бланк счёта на оплату 2023 (скачать в формате word)
Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.
Выставить счёт онлайн
Совершенно бесплатно и без регистрации
Нужна ли на счёте печать
С 2015 года иметь печать для ООО и АО не обязательно. Использовать её или нет, хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Если печать у организации есть, то обязанность заверять счёта на оплату может быть предусмотрена в договоре.
Согласно Закону о бухучете 402-ФЗ оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Налоговым кодексом также не предусмотрена обязанность заверять его печатью. Поэтому допустимо выставить счёт на оплату без печати.
В каких случаях счёт признают первичным документом
По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.
Счёт на оплату (заполненный образец xls)
Образцы заполнения счёта с НДС (скачать) и без НДС (скачать).
Как выставить счет на оплату
Счет на оплату — это документ, который уведомляет покупателя или заказчика о необходимости оплатить товары, работы, услуги. Он удобен тем, что содержит всю необходимую информацию для совершения платежа: название контрагента, банковские реквизиты, точную сумму. О составлении счета и пойдет дальше речь в нашей статье.
Обязательно ли выставлять счет на оплату
Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты, сумма платежа), то выставлять счет на оплату необязательно.
Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.
Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом.
Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):
- подтверждать факт хозяйственной жизни;
- содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.
Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.
Является ли счет на оплату договором
Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.
Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.
Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:
- оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК, п. 13 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;
- подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;
- прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.
Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).
Что должен содержать счет на оплату
Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:
- дату составления;
- номер;
- срок действия, если он не определен в договоре;
- наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
- ИНН и КПП получателя денежных средств;
- банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;
- наименование товаров, работ, услуг;
- количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
- наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.
При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать:
«Оплата за товары по договору №___ от_____…».
И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Какой датой выставлять счета на оплату
Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.
Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).
К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.
Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.
Скачать образец счета на оплату товара.
Скачать образец счета на оплату услуг.
Как самозанятому выставить счет на оплату юрлицу
В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.
Как ИП составить счет на оплату
Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:
- в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;
- у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;
- если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;
- ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.
Обязательные реквизиты счета-фактуры 2023 года нужно заполнить правильно. Иначе налоговики не смогут правильно идентифицировать налогоплательщика и затребуют пояснения. В данной статье систематизируем обязательные реквизиты счета-фактуры и разберемся, без каких из них можно обойтись.
Обязательные реквизиты счетов-фактур
Обязательные реквизиты счета-фактуры определены несколькими пунктами ст. 169 НК РФ:
- п. 5 — для оформления продаж;
- п. 5.1 — для поступивших авансов;
- п. 5.2 — для внесения в данные продаж корректировок, связанных с изменением объема или цены и влекущих изменение общей стоимости реализации и, соответственно, суммы начисленного НДС;
- п. 6 — для подписей документа.
Что же изменилось в счетах-фактурах в последнее время?
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Скачать
Бланк корректировочного счета-фактуры тоже изменился. Скачать обновленный бланк можно, кликнув по картинке ниже:
Корректировочный счет-фактура
Скачать
С 2019 года в них отражается новая ставка НДС — 20%. Непосредственно на форме документа это важное изменение не отразилось, поскольку ставка не зашита в бланке, а добавляется в документ при его заполнении. Сама же форма корректировалась в 2017 году, причем происходило это дважды.
Подробнее об изменениях читайте здесь.
Так, в пп. 5, 5.1, 5.2 ст. 169 НК РФ законом от 03.04.2017 № 56-ФЗ внесены дополнительные подпункты, в соответствии с которыми в счета-фактуры был введен еще один дополнительный реквизит: «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)». Данный реквизит стал обязательным с 01.07.2017 и должен заполняться, если счет-фактура на продажу, аванс или корректировка оформляется в рамках госконтракта. Реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» введен в бланк счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.
С июля 2016 года к числу обязательных реквизитов счета-фактуры отнесен код вида товаров при их экспорте в страны — члены ЕАЭС (подп. «б» п. 2 закона от 30.05.2016 № 150-ФЗ, подп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ). Однако до 01.10.2017 форма счета-фактуры не содержала такого обязательного реквизита и продавцы при экспорте в страны — члены ЕАЭС должны были указывать информацию о коде вида товаров в дополнительных строках и графах (письмо Минфина России от 14.11.2016 № 03-07-09/66475). Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 форма счета-фактур, была дополнена этим реквизитом. На основании указанных статей НК РФ в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 разработаны две формы счета-фактуры:
- Основная (приложение 1), которую используют при оформлении отгрузки, получении авансов и исправлении технических ошибок в этих документах.
- Корректировочная (приложение 2), которую выставляют при изменении объема или цены продажи. Она содержит дополнительные строки для отражения разниц, возникших в стоимости товара и сумме относящегося к ней налога.
С 01.10.2017 по 30.06.2021 форма счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, действовала в другой редакции. Бланки вы можете скачать у нас на сайте по ссылке ниже:
Скачать бланк счета-фактуры
Скачать бланк корректировочного счета-фактуры
См. также статью «Бланк счета-фактуры за 2022 — 2023 годы в Excel скачать бесплатно».
Реквизиты счета-фактуры на продажу
Этот счет-фактуру используют наиболее часто, для него характерен полный набор реквизитов:
- Номер и дата документа (при оформлении исправления к нему заполняют и строку номера исправления).
- Реквизиты продавца и покупателя: название, адрес, ИНН. Как правильно указывать адрес в счете-фактуре, см. здесь.
- Названия и адреса грузоотправителя и грузополучателя.
- Реквизиты платежного документа, если был получен аванс под поставку.
- Дата и номер документа, на основании которого заполнен документ.
- Валюта, в которой оформляется документ.
- Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии).
- Название товара (работ, услуг) с указанием кода вида товаров, единицы измерения, количества и стоимости единицы.
- Общая стоимость товара без налогов, сумма акциза, ставка и сумма НДС, итоговая стоимость с налогами.
- Страна происхождения товара и регистрационный номер ГТД.
- Подписи ответственных лиц.
-
Регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости.
-
Единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения.
-
Количество товара в указанных единицах (графа 13).
В некоторых случаях в документе могут отсутствовать:
- КПП продавца и покупателя, предусмотренные формами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
- Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, если продается не товар.
- Данные платежного документа, если не было поступления аванса.
- Единица измерения, количество и цена единицы, если единица измерения не определена (п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ).
- Код вида товаров, если товар вывозится в страны – члены ЕАЭС.
- Суммы относящихся к товару налогов и ставка НДС, если товар не является подакцизным и налогоплательщик работает без НДС.
- Данные о зарубежном происхождении товара, если он произведен в РФ.
- Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)
При отсутствии реквизитов в предназначенном для них месте форм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, ставят прочерки. Исключение составляют данные по налогам: для них в соответствующей графе документа делают записи «Без акциза» и «Без НДС». При этом последняя запись заносится как в графу ставки, так и в графу суммы налога.
См. также «Продавец не поставил прочерк в 8-й строке счета-фактуры — просить исправленный?».
Прочие реквизиты счета-фактуры являются обязательными. Ошибки, совершенные при их указании, если они не мешают правильному пониманию сути этих реквизитов, не влияют на возможность получения вычетов (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Критичны ли для вычета НДС ошибки в наименовании товара, читайте в материале «Работы или услуги указаны в счете-фактуре обобщенно и с ошибками: удастся ли отстоять вычет?».
Отличия авансового счета-фактуры
Для счета-фактуры на поступивший аванс постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 предложена та же форма, что и для продажи. Но заполняют ее с учетом следующих особенностей:
- Данные грузоотправителя и грузополучателя в ней всегда отсутствуют.
- Указание реквизитов платежного документа обязательно.
- Сведения о единице измерения, количестве и цене товара могут быть указаны при 100% предоплате. В остальных случаях их не будет.
- Ставкой для расчета НДС по авансу является особая расчетная ставка (20/120 или 10/110). По товару, не облагаемому НДС или облагаемому по ставке 0%, счет-фактуру на аванс не составляют.
См. также «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2022 — 2023 годах».
Особенности корректировочного счета-фактуры
В отличие от документа, составляемого при реализации, в корректировочном счете-фактуре присутствуют:
- номер и дата корректировки, а также аналогичные данные исходного изменяемого документа;
- сведения о количестве и/или цене (как исходные, так и откорректированные);
- сведения об изменении стоимости продажи без налогов и с налогами, а также изменении величины налогов, включая исходные и откорректированные данные и разницу между ними.
При этом корректировочный документ можно составить на несколько исходных счетов-фактур одновременно (подп. 13 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).
Как отразить корректировочный счет-фактуру на уменьшение, узнайте здесь.
Итоги
Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры предусмотрен пп. 5, 5.1, 5.2 ст. 169 НК РФ, однако в некоторых случаях они могут быть не заполнены. В настоящее время действуют формы счетов-фактур в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534, скачать которые вы можете у нас на сайте.
Добавить в «Нужное»
Что такое счет на оплату: бланк и образец
Счет на оплату – это документ, выставляемый продавцом (исполнителем) покупателю (заказчику) для оплаты последним товаров (работ, услуг) либо для перечисления предоплаты под предстоящую поставку. Выставление счета на оплату – это обычай делового оборота. Вместе с тем, законодательно вопросы составления счета и его выставления никак не урегулированы.
Обязателен ли счет на оплату
Все зависит от ситуации. Если стороны заключили письменный договор поставки, купли-продажи, оказания услуг, подряда и т.д. и в договоре прописали все необходимые вопросы оплаты (сколько платить и когда, указали банковские реквизиты продавца), то выставление счета не является обязательным. Ведь у покупателя и так будет понимание, сколько платить, в какие сроки и куда перечислять деньги.
Кроме того, стоит отметить, что счет на оплату не является первичным учетным документом. Ведь он не подтверждает какую-либо операцию или факт хозяйственной деятельности продавца или покупателя. Правда, иногда счет используют вместо акта об оказании услуг. Если при этом в счете будут содержаться все реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете, то можно говорить о том, что счет подтверждает оказание услуг и является первичным документом, на основании которого можно принять к учету услуги.
Когда счет обязателен
Иногда стороны включают в договор условие об оплате именно на основании выставленного продавцом счета. В этом случае выставление счета является обязательным. Иначе у продавца не будет оснований требовать оплаты.
Когда счет заменяет договор
Не всегда стороны оформляют договор как единый письменный документ. Иногда продавец выставляет контрагенту счет на оплату, в котором прописывает:
- за что должна быть произведена оплата;
- в какие сроки после оплаты будет поставка товаров (выполнение работ, оказание услуг);
- на какие реквизиты перечислить деньги и т.д.
Иными словами, если в счете прописаны все существенные условия (например, для договора поставки это наименование и количество товара), то счет на оплату выступает в этом случае в качестве оферты (предложения). А оплата по счету контрагентом является акцептом. То есть договор считается заключенным в простой письменной форме (пп. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).
Кстати, акцептом будет являться не только оплата счета, но, например, его подписание контрагентом в знак согласия с условиями, перечисленными в счете, и возврат счета продавцу.
Есть ли у счета на оплату срок действия
Как правило, срок действия счета – это срок, отведенный на оплату счета. Он может быть прописан в договоре или в самом счете. По истечении этого срока счет может стать недействительным (например, изменится цена товара, указанная в счете).
Кроме того, на срок оплаты счета, установленный в договоре или в самом счете, надо ориентироваться для целей возможных санкций за несвоевременную оплату. Например, договором может быть предусмотрено, что счет должен быть оплачен в течение 5 рабочих дней. А при нарушении этого срока покупателю начисляются пени по договору.
Инструкция по оформлению счета на оплату
Как мы уже сказали, каких-либо требований к составлению счета на оплату нет. Покажем, какую именно информацию удобно отразить в счете:
- дата составления и номер счета;
- срок действия счета (если это не определено договором);
- наименование, ИНН и КПП плательщика;
- наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты получателя денег;
- наименование товаров (работ, услуг), за которые производится оплата. Если перечисление перечня товаров (работ, услуг) занимает много места, то можно написать: «Оплата за товары по договору № … от …»;
- количество, единицы измерения, цена, сумма по каждому наименованию товаров (работ, услуг);
- итоговая сумма к оплате;
- сумма НДС. Определить ставку налога и рассчитать сумму НДС, которую нужно указать в счете на оплату, вы можете с помощью Калькулятора НДС;
- должность и ф.и.о. лица, составившего счет.
Далее приведем образцы счета на оплату.
Счет на оплату: образец
Самый простой образец счета может выглядеть так.
|
СЧЕТ НА ОПЛАТУ № _______ от «___» _________ 2021 г. Покупатель: __________________________________________________________________ Продавец: ____________________________________________________________________ (наименование, адрес, ИНН, КПП, платежные реквизиты) |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| № | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) | Ед. изм. | Количество | Цена за ед. изм., руб. | Стоимость товаров, работ, услуг (без НДС) | Налоговая ставка по НДС, % | Сумма НДС, руб. коп. | Стоимость товаров, работ, услуг (включая НДС) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
Итого к оплате: _______ руб. __ коп. В том числе НДС: _______ руб. __ коп. Бухгалтер: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) Директор: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) |
Для того, чтобы покупатель не ошибся при указании банковских реквизитов продавца, используют следующую форму счета на оплату.
|
СЧЕТ НА ОПЛАТУ № _______ от «___» _________ 2021 г. Покупатель: __________________________________________________________________ Платежные реквизиты: |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Банк получателя | БИК | |||||||
| Сч. № | ||||||||
| ИНН | КПП | Сч. № | ||||||
| Получатель | ||||||||
| № | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) | Ед. изм. | Количество | Цена за ед. изм., руб. | Стоимость товаров, работ, услуг (без НДС) | Налоговая ставка по НДС, % | Сумма НДС, руб. коп. | Стоимость товаров, работ, услуг (включая НДС) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
Итого к оплате: _______ руб. __ коп. В том числе НДС: _______ руб. __ коп. Бухгалтер: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) Директор: _______________/_______________ (подпись/Ф.И.О.) |
Если необходимо выставить счет на предоплату, то его можно составить также по вышеприведенным формам. В графе «Наименование товаров (работ, услуг)» можно указать: «Предоплата 70% по договору № … от …».
Часто спрашивают, нужно ли заверять счет на оплату печатью организации. Законодательно такого требования нет. Каждая организация самостоятельно решает, ставить ли ей печать на счете.
Кто выписывает счета на оплату
Счет выписывает сотрудник, уполномоченный на это на основании доверенности или приказа. И он же может подписать счет, если у него есть на это полномочия (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Иногда на счете ставит свою визу бухгалтер или главный бухгалтер после проверки правильности выставления счета.
Как отправлять счета на оплату
Как правило, порядок передачи счета контрагенту прописывается в договоре. Счет на оплату может быть:
- передан лично контрагенту;
- отправлен по почте (но это не самый удобный способ, поскольку надо закладывать время на доставку счета);
- направлен по электронной почте. Этот способ самый распространенный на практике.
Заменяет ли счет-фактура счет на оплату
Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель принимает к вычету входной НДС, предъявленный ему продавцом при реализации товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 169 НК РФ). Выставление счета-фактуры предусмотрено Налоговым кодексом. И в принципе, если в счете-фактуре есть все необходимые для оплаты товаров (работ, услуг) сведения, то счет-фактура может выступать в качестве счета на оплату.
Сроки хранения счетов на оплату
Если счет на оплату выступает в качестве самостоятельного договора, то хранить его надо в течение сроков, установленных для хранения договоров. А если счет является первичным учетным документом, то нужно ориентироваться на сроки хранения первичных документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236).
В иных случаях хранить счета в принципе необязательно. Организация может самостоятельно установить сроки хранения счетов на оплату.