Реквизиты секретаря референта

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Деятельность секретаря-референта в современной организации

Деятельность
секретаря-референта в современной организации

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

ГЛАВА 1.
Место секретаря в современной организации

.1 История
секретарских служб в России

.2 Роль
секретаря-референта в формировании корпоративной структуры

.3 Механизм
взаимодействия руководителя и секретаря-референта

ГЛАВА 2.
Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

.1
Распределение информационных потоков в организации

.2 Функции и
задачи, выполняемые секретарём-референтом в организации

ГЛАВА 3.
Секретарь-референт помощник руководителя

.1
Организация рабочего места и рабочего времени секретаря-референта

.2 Работа с
посетителями в приёмной

.3
Рациональная организация работы секретаря-референта

Заключение

Список
использованной литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие
научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой
деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов
работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы
аппарата управления во многом определяется умением секретаря-референта со
знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от
нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь-референт является координирующим центром конкретного
структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о
местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки,
подготовку и организацию телефонных разговоров.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами
может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его
профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и
множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать
информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности,
соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной,
современный секретарь — «Это инициативный и рассудительный помощник шефа,
обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса,
принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий
управление на себя» [5].

Исходя из вышесказанного, целью данной работы является изучение
деятельности секретаря-референта с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

.        Изучение теоретических источников по данному вопросу;

.        Рассмотрение практического положения вопроса;

.        Анализ эффективности деятельности секретаря-референта, выводы на
основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников,
рассмотрение практического положения вопроса, наблюдение, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность
секретаря-референта.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной
деятельности секретаря-референта.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий
профессиональной деятельности секретаря-референта наблюдается положительная
динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

ГЛАВА 1. МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

.1 История секретарских служб в России

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат
гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее
место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без
рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных
учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии,
предшественницы правительствующего Сената — высшего правительственного
учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф.
Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с
ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли
одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые
секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики
и приватные письма, адресованные государю.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная
канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь был А.В. Макаров, по
мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но
могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему
с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет
докладывать Макаров».[1] Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали
рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета
представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность
государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720
г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата,
нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей
внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет
«вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии
(канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О
секретарском управлении», в которой впервые записывалось требование об
учтивости секретаря. Сохранность документов — также «попечение»
секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность
и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались
еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное
зерцало», в котором описывались основные требования к секретарю:
приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах» — закон, по которому
служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из
14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг — 5-й был присвоен
тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а
остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены
тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом
ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий.
Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу. 9-й
ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских
протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что создание
государственных архивов предусматривалось Генеральным регламентом, но к моменту
подписания Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует,
что Табель создавался с учетом Генерального регламента и не только
констатировал уже существующие должности, но и предполагал возможные. Кстати,
должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно
замечание. К этому же 9-му рангу относились «профессоры при
академиях» (пока тоже не открытых) и «докторы всяких
факультетов». Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в
один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает
возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их
работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.

К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и
протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги
включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.

Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным
дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное
дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и,
следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский
коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского
величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве
кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные:
кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие «легкий слог в
канцелярские дела» (Р. Г. Державин).

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность
которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту
должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого
покровительства. По «Табели о рангах» они относились к четвертому
разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое
жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами,
медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые
строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и т.д. на имя
государыни.

Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен
четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по
почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») — с подписью
(«в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами.
Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат «для разрешения
по законам». Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя,
решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость
рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция
Екатерины II на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому
обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через
нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились
сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще
два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели
схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для
«курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в
проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений —
дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих
помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со
статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их
руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных
поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона «Об
учреждении губернии». Архивы статс-секретарей — ценный исторический
источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в
присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные
записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов,
которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали
элементы правоотношений служащего и государства, деловой и
«паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало
интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше
пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации
государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на
основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру
министерств и «образ производства дел». Министерства были
представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями
департаментов, канцеляриями.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая
регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого
распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое
дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов,
наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу
соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов
управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие
функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами
департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов,
губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской
службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень
обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило
этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность
изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того,
«ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по
контролю за исполнением документов.век по части продвижения секретарей на
высокое служебное место мало отличался от XVIII. Блестящую карьеру сделал
русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего
секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного
делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты,
синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали
привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе
секретарей.

В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или
при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более
демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В
1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и
Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус
— помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых
поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей — в
общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть «связями
с общественностью».

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки
секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты,
пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы —
«Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и
другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет
занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство
овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним
давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни
определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья
и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в
отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в
дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым
чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и
заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными,
стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные
знания и опыт на благо государства.

Профессия секретаря считалась «мужской», но изобретение
телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту
профессию для женщин: в конторах потребовались «женские» качества —
внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что
женщина — именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять,
как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и
усидчивости. Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым
методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и
терпеливо, оказались способны лишь женские руки — «умные» руки
выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и
машинистками. После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет —
ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России,
беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события. По всей стране
открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость
требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах,
в посольствах за границей.

После 1917 года значение секретарей — помощников руководителей стало
постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х гг.
процесс этот шел достаточно медленно, отмечался даже повышенный интерес к
вопросам научной организации управленческого труда, а следовательно, и к
секретарскому делу. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую
канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками,
рассыльными, конторщиками.

В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее —
Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства
внешней торговли (в 90-х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а
училище — в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента).
Профессия секретаря в это время «обрастает» новыми требованиями:
владение стенографией, владение машинописью, владение основами
делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно
существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей
разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники
и референты, во вторую — машинистки-секретари I и II категории.

В 70-х годах в приемных сидели не юные девушки. Во многом, видимо, это
объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но
время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В
конце 80-х — начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и
появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение».
Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Появляется
новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего,
покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и
презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы
этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие
данной профессии.

Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали
официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения,
документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли
обязанности секретарей руководителей.

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования
к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми
требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях,
ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование,
отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список
знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности,
практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента,
тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень
мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для
секретарей — чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря
и персонального ассистента изменилось. Даже по сравнению с девяностыми годами,
и сложно поддается какому-либо квалификационному определению. Как показывает
статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых
российских компаниях — им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и
помощника руководителя (или руководителей). На них чаще возлагается решение
каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они
нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же
время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы,
как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления
деятельности компании.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и
дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию
своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового
администрирования, собранность и другие деловые качества.

1.2 Роль секретаря-референта в формировании корпоративной культуры

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций — от
секретаря, секретаря-помощника руководители, секретаря-референта,
секретаря-офис-менеджера и секретаря на ресепшн. Отсюда разнообразие их
обязанностей и прав, различные требования к образованию и профессиональным
навыкам.

Обязанности каждой из этих специальностей:

Обычный секретарь просматривает почту, отвечает на стандартные запросы,
отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за
своевременным исполнением рабочих заданий.

Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или
курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается
в числе необходимых требований.

Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От
него зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и
сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит
обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность
преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности
компании или проходили стажировку за рубежом.

Наименьшие требования предъявляются к секретарям в приемной, поскольку их
круг обязанностей не требует никаких специальных навыков. Они принимают и
распределяют входящие звонки, встречают и провожают посетителей. Как правило,
компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку с хорошей дикцией.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные
изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи
предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном
между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в
жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону,
организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут изменяться
соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке профессии
можно многому научиться и хорошо себя зарекомендовать.

Часто традиционные и функциональные обязанности будут объединяться с
дополнительными, — в зависимости от специфики работы фирмы и подхода
начальства.

Не зря говорят, что секретарь — это лицо компании. Он первый встречает
клиента, его впервые слышат по телефону новые партнеры, он первый придет на
помощь. Первое впечатление очень важно, и его сложно исправить. А с точки
зрения формирования корпоративной культуры важно, чтобы все сотрудники
гордились своим секретарем, чтобы не стеснялись «своего лица».

Секретарь вынужден соответствовать очень высоким требованиям, а во многом
и быть примером для всех остальных.

Формирование имиджа компании начинается уже с приветствия клиентам. Лучше
всего, когда приветствие выдержано в сдержанных деловых тонах.

После приветствия важно выяснить, кто звонит и по какому вопросу. Это
правило делового этикета.

Правила хорошего тона при разговоре по телефону (при обращении клиента
или партнера):

• Секретарь должен быть осведомлен о сфере деятельности компании и
компетенции сотрудников, контактирующих с клиентами (домашние и мобильные
телефоны сотрудников можно давать только в крайнем случае, предварительно
согласовав данный вопрос с самим сотрудником).

• Снимать трубку необходимо после пропуска не более двух звонков.

• Профессиональное приветствие: «Название компании, добрый
день»

• Узнать имя звонящего: «будьте добры, представьтесь,
пожалуйста», следующую фразу начинать с имени звонящего.

• Цепочка «переключений» не должна быть больше 2-х.

• Если сотрудник отсутствует: «Извините, пожалуйста, (И.О.) сейчас
отсутствует. По какому вопросу вы звоните, может быть, я смогу Вам
помочь?» Если — нет, то «Как Вам удобнее — перезвонить позже или
оставьте свои координаты, я передам ей/ему, что вы звонили»

• При переадресации звонка необходимо точно передавать полученную от
собеседника информацию, чтобы ему не пришлось дважды повторять одно и то же.

• Клиенту допустимо ждать у телефона не более 30-40 сек, по истечении
этого срока необходимо извиниться перед клиентом и спросить о его желании ждать
еще, перезвонить позже или дождаться, когда с ним сам свяжется интересующий его
сотрудник.

Также немаловажную роль в формировании имиджа компании, а значит и
гордости за нее сотрудников, играет внешний вид секретаря. Секретарь должен
произвести на посетителя максимально благоприятное впечатление.

Требования к внешнему виду хорошего секретаря можно
определить так:

• Деловой костюм (брюки или юбка), деловое платье.

• Спокойная цветовая гамма (зимой — черный, серый, синий, коричневый;
летом — светлые спокойные тона).

• Цветовая гамма различных деталей туалета должны сочетаться между собой.

• Колготки телесных тонов в любое время года.

• Туфли с закрытым носком на устойчивом небольшом каблуке.

• Аккуратная прическа.

• Неброский макияж, маникюр.

• Небольшие украшения.

Недопустимы:

• Джинсы, сарафаны, платья и блузки без рукавов, облегающие тело вещи,
спортивные костюмы.

• Мини- и макси-юбки

• Прозрачные, пестрые, яркие цвета.

Порядки, составляющие корпоративную культуру, сказываются на общей
атмосфере, царящей в организации. И тут секретарь имеет очень большое поле для
творчества.

Приветствие.

Чтобы создать деловую, рабочую, но в то же время дружелюбную обстановку
лучше остановиться на каком-либо среднем варианте. От слишком официального и
правильного приветствия веет холодом и фальшью, слишком развязное и радостное-
неуместно на работе.

Помощь.

Секретарь — это единственная должность в организации, для которой помощь
другим является одной из главных обязанностей. Оказывая сотрудникам,
испытывающим какие-либо затруднения, небольшую помощь, секретарь тем самым
формирует и поддерживает атмосферу поддержки, взаимовыручки. Показывает, что
помогать — это хороший тон. В чем можно помочь коллеге? Во множестве мелких
дел, с которыми секретарь умеет справляться лучше и быстрее:

• срочно отправить факс

• найти нужный документ

• показать, как пользоваться сканером

• красиво оформить документ

• подсказать номер нужного письма

• сформировать презентационную папку

• быстро найти нужный телефон

• заварить чай и многое другое.

Помощь лучше предлагать, если очевидно, что коллега испытывает трудности.
Излишняя навязчивость и попытки угодить, вряд ли благотворно скажутся на общей
атмосфере. Правда, бывают и другие крайности. Можно, например, вообще не
замечать коллег и игнорировать их просьбы, всем своим видом демонстрируя
ужасную занятость. Это не лучшим образом формирует корпоративную культуру.

Все необходимое.

Задача секретаря обеспечить коллег всем необходимым в работе:
канцтоварами, хозтоварами, расходными материалами, чтобы не было такого, что
постоянно что-то только что закончилось. Это только кажется несущественными
мелочами, однако из-за отсутствия в нужный момент, например, определенного
количества бумаги, коллеги не смогут вовремя сдать отчет, а это уже срыв
договоренностей, потеря имиджа, а возможно и штрафные санкции. Естественно, что
если такое произойдет, атмосфера в коллективе будет напряженной. Чтобы такого
не случалось, важно все планировать заранее и постоянно следить за наличием
необходимых запасов.

Праздники.

Секретарь может не только украсить офис, но полностью взять на себя
организацию небольшого корпоративного праздника. В праздниках всегда очень
наглядно проявляется сложившаяся в компании корпоративная культура. К тому же
праздники представляют собой хорошую возможность в неформальной обстановке
внести желаемые изменения в корпоративную культуру. Организация корпоративного
праздника — это серьезное, ответственное и в то же время творческое дело. Тут
важно продумать и сценарий праздника, и распределить задания между коллегами (кто
и что должен подготовить), продумать игры и конкурсы, купить сувениры, написать
поздравления. И конечно, всех предупредить и пригласить, а если праздник будет
проходить не в офисе еще и все организовать (выбрать место, договориться).

Секретарь — проводник идей руководителя

Все знают, что секретарь — это сотрудник с которым руководитель общается
обычно чаще, чем с другими сотрудниками. Значит, он выступает как бы
проводником идей руководителя в коллективе. У секретаря есть все возможности
помогать руководителю в формировании и поддержании тех правил, которые он хотел
бы поощрить в коллективе. И если секретарю это удастся, то очень скоро он
превратится в личного помощника и даже советника руководителя.

Должность секретаря предполагает укрепление культуры, поддержание
определенных ценностей. Она несет в себе цементирующую роль, обеспечивает
надежность и спокойствие, когда сотрудники уверены, что секретарь все сделает
вовремя и ничего не перепутает.

.3 Механизм взаимодействия руководителя и секретаря-референта

Одним из важнейших деловых контактов, как руководителя, так и секретаря,
является механизм взаимодействия между ними.

Вообще, началом совместной работы руководителя и секретаря-референта
должна быть вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит
руководителю. Однако не будет нарушение субординации со стороны секретаря
попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для
беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать
многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать
секретарю-референту о методах своей работы, привычном для него стиле, личных
привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет
предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученную
информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы
компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место
и положение в коллективе. [9]

Секретарь-референт является одним из главных помощников руководителя. В
его обязанности входит помощь руководителю в выполнении его основных
обязанностей. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до
40% его рабочего времени. Значительное место в работе любого руководителя занимают
телефонные переговоры. Они отнимают у руководителя от 4 до 10% рабочего времени
и, кроме того, нарушают запланированный ход работы. Поэтому все вызовы
руководителя должны идти только через секретаря-референта, который оценивает их
с точки зрения их важности и срочности. Для этого секретарь-референт должен:

Хорошо знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять
руководителя в любое время;

Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя и других
работников;

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только
при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на
единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом,
стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации,
достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности
секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать
и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно
развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу,
устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены
специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и
секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции
и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей,
время ухода с работы. [9]

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем-референтом
возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются
задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные
аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя.
Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма
руководителя и секретаря — это не только организационно — техническая задача,
но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка
единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и
приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь-референт изучает
особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия
управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении
эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из
индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой
профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношения
руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель
наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую
инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего
секретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складывается
последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих
секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо
отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами
руководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние на
эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно
организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это
делает их взаимодействие максимально эффективным.

Важными факторами успеха работы секретаря-референта является умение вести
себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет
руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего
руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие
необходимых мер. Секретарь-референт является личным представителем своего
руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить
благоприятное впечатление на работников организации и представителей других
фирм. Роль секретаря-референта, как она определяется в брошюре Европейской
ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо
деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать
на себя.

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

.1 Распределение информационных потоков в организации

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие
взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или
сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами,
государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему
вниманию рассмотреть организационную структуру Компании «Нормал
Вент», а также роль секретаря-референта в этой организации.

Организационная структура Компании «Нормал Вент».

Управление предприятием можно представить как процесс получения
информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в
документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов
документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики
предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор,
структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего
трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности,
распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты
(договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате,
трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые
отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий,
инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы,
справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

нормативные документы вышестоящих органов;

контракты (договоры), которые являются основными документами
предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или
организационно-распорядительным документам. Исключением являются
финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности
составления и обработки.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов
достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления
независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным
способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

—        юридическую силу документов;

—        качественное и своевременное составление и исполнение
документов;

         организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые
называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор
реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления
установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие
реквизиты:

—        эмблема организации или товарный знак;

—        код организации;

         наименование организации;

         справочные данные об организации;

         наименование вида документа;

         дата документа;

         регистрационный номер документа;

         ссылка на регистрационный номер и дату документа;

         гриф ограничения доступа к документу;

         адресат;

         гриф утверждения документа;

         резолюция;

         заголовок к тексту;

         отметка о контроле;

         текст документа;

         отметка о наличии приложения;

         подпись;

         визы согласования документа;

         печать;

         отметка об исполнителе;

         отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

         отметка о поступлении документа в организацию;

         идентификатор электронной копии документа.

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий
для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа
до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами
определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и
эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной
информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы
документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы
и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

—        первичную обработку;

—        предварительное рассмотрение, разметку;

         регистрацию;

         рассмотрение документов руководством;

         направление на исполнение;

         контроль исполнения;

         исполнение документов;

         подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке
правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При
отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель
письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих
документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью
распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором
реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий
входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих
документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться
на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти
документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада
руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне
руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные
подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем
углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение
структурного подразделения, например: «ОС» — отдел снабжения.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли
документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов
(предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти
документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим
документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия
решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен
определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и
установить реальные сроки.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их
исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную
проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения
документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом
документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в
дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

.2 Функции и задачи, выполняемые секретарём-референтом в организации

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения
деятельности секретаря-референта Компании «Нормал Вент».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной
инструкции:

—        ведение документации дирекции предприятия;

—        организация и координация текущей работы с деловыми партнерами,
клиентами, заказчиками, контрагентами;

         поиск необходимой руководителю информации;

         выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

         контроль исполнения документов и поручений руководителя;

         бронирование гостиниц, авиабилетов;

         планирование рабочего дня руководителя;

         организация и участие во встречах и переговорах;

         прием посетителей;

         прием делегаций;

         помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

         решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

         работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в
определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая
разрабатывается менеджером по персоналу Компании «Нормал Вент»,
согласовывается с юрисконсультом Компании «Нормал Вент», и
утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию
вносятся приказом директора.

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.

.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности.

.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при
условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применение средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).

. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной
информации.

.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.

.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
исполнение.

.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как
коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

.7. Вести прием посетителей.

.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
работ.

.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного
обеспечения предприятия.

.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение.

.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и
специалистам предприятия.

.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с
нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90),
международных правил оформления документов (ISO).

.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.

.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятельности предприятия.

.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или
«Конфиденциально».

.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по
вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации
руководству.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
предприятия.

.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
«Конфиденциально» или «КТ».

.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.

Генеральный директор ______________ __________________________

(подпись)            (Фамилия, и.о.)

Юрисконсульт ________________ __________________________

                            (подпись)                   (Фамилия, и.о.)

«__»_________ 20 г.

ГЛАВА 3. СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

 

3.1
Организация рабочего места и рабочего времени секретаря-референта

Секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество
функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного
секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на
две большие группы:

функции по документационному обеспечению управления;

функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления,
секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов,
организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей
деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах,
где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное
подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному
обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место
секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и
поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с
наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное
обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся:

организация приема посетителей,

телефонное обслуживание,

обеспечение рабочего покоя руководителя,

контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы,

организация встреч и переговоров руководителя,

подготовка командировок руководителя,

организация и участие в работе совещаний,

контроль исполнения поручений руководства,

организация рабочего дня руководителя,

резервирование времени,

организация рабочего места руководителя,

контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Приемная — это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа
в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря,
зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для
выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в
пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие
факторы:

) подходы к мебели и оборудованию;

) расстановку мебели и оборудования;

) потребность — в отдельных случаях — особых условий;

) возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению
рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических
данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет
свою специфику:

— большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени
сложности, важности и т. д.;

весьма насыщенный рабочий день;

необходимость выполнять параллельно несколько работ;

постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в
случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени
найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с
документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального
использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности
секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить
персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много
интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя:
календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее
популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа
предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего
времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с
сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также
позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий,
отслеживать деятельность свою и сотрудников.

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на
примере Компании «Нормал Вент».

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее
место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы
можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы,
необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения
документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие
растения. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для
приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский
экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и
полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь
же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены учредительные документы: Правила
внутреннего трудового распорядка, права и обязанности сотрудников компании.
секретарь референт
корпоративный руководитель

План рабочего дня секретаря-референта (на примере Компании
«Нормал Вент».

8³⁰— приход на работу

⁴⁵-просмотр входящей корреспонденции

⁰⁰-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

⁰⁰— работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

⁰⁰-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

⁰⁰-обеденный перерыв

⁰⁰-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов
документов и т.д.)

⁰⁰-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив,
составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для
руководителя

В течение дня — ответы на телефонные звонки, прием посетителей,
выполнение экстренных поручений руководителя

³⁰-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка
документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может
вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для
рационального использования своего рабочего времени.

3.2 Работа с посетителями в приемной

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить
на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная — место первого
контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно
просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с
необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими
направление деятельности фирмы.

Секретарь-референт должен уметь встретить посетителей, быть любезным и
приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные
ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы
складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей:

.сотрудников своей организации;

.сотрудников других организаций: по предварительной договоренности;
прибывших внезапно.

.посетителей по личным вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается с
вошедшим.

Так как секретарь-референт помогает руководителю в реализации плана его
рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен
встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие
вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь-референт должен знать и
пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам
желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального
планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо
обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный
(с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить
и записать:

♦ фамилию, имя, отчество;

♦ организацию, которую он представляет, и его должность;

♦ по какому вопросу;

♦ было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою
визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю
следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь-референт может
сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной
проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав
визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и
передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть
газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а
руководитель занят, секретарь-референт должен в вежливой форме извиниться,
объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или
договориться о другом дне посещения.

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай
или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь
руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо
связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени,
на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно
докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по
телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю,
четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают
визитную карточку или запись сведений о нем.

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом
случае секретарь-референт может оказать содействие в размещении в гостинице,
отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого
вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача
секретаря-референта — направить посетителя тому сотруднику, который занимается
данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приемов.

Обязанности секретаря-референта во время приема:

а) позаботиться, чтобы была вывешена табличка о днях и времени приема
посетителей;

б) вести учет посетителей и контролировать выполнение решений,
принимаемых во время приема посетителей;

в) следить за очередностью приема и регламентом беседы.

Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам. Личный
прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций,
их заместители или ответственные работники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего,
устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в
которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается
на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы
время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости
организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за
которыми обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага,
ручки. Рекомендуется широко использовать «немую справку» с образцами
заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто
направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь-референт, встречающий
посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря
во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где
записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его
адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения
обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на
регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть
разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с
ними ведется работа как с письменными обращениями. Должностное лицо, ведущее
прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам,
направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих
принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении
или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать
содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д.

Организация приема деловых партнеров компании, как правило, не представляет особой
сложности. Обычно руководитель, либо кто-то по его поручению договаривается о
дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени.
В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности. Если
такое происходит, то в такой ситуации нужно доложить о посетителе, и
руководитель сам примет решение, что делать дальше.

Задачи секретаря-референта в организации приема деловых партнеров —
зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по
поручению руководителя, встретить и проводить гостей. Очень важно четко
объяснить посетителям, как найти организацию, чтобы они не опоздали на встречу.
Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности
и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказа пропуска, и для
подтверждения встречи накануне переговоров.

Хорошим тоном считается встретить гостей у входа в здание, на пункте
охраны или на ресепшн и проводить в приемную. Желательно, чтобы гостю не нужно
было ждать у входа — секретарь (либо другой сотрудник по просьбе секретаря) уже
должен ждать гостей у входа в назначенное время. Задача секретаря-референта —
встретить и проводить гостя, но вовсе не развлекать его.

Организация приема сотрудников по рабочим вопросам (на
примере Компании «Нормал Вент».

Раз в месяц в Компании «Нормал Вент» проводятся собеседования с
сотрудниками.

Задача секретаря-референта при организации приема сотрудников сводится к
следующему:

составить график приема сотрудников (сначала опрашиваются сотрудники с
целью выявления оптимального времени для приема, чтобы не было рабочих
накладок; затем этот график согласуется с руководителем, чтобы у него это время
было свободно);

известить сотрудников о конкретной дате и времени приема;

подготовить документы о результатах профессиональной деятельности
сотрудников за данный месяц;

Непосредственно во время самого приема, проведения собеседования с
сотрудниками, секретарь-референт ведет протокол беседы, для подтверждения
соблюдения трудового законодательства.

.3 Рациональная организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его
важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание
максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей,
специалистов в значительной мере определяется качеством труда
секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его
организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной
мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного
подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо
выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип
секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется
широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская
деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на
другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с
факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение
рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих,
секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду
своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое
положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и
поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и
закреплены в должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной
организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной
инструкции секретаря-референта.

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг
лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение —
непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть
приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов,
которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и
иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности
секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать,
оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и
т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в
общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта.
Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение
документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка
всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и
передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение
машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов
(стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной
нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений;
контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего
места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по
каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием
посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей,
которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать
действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения
установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать
ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное
выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или
неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате
управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет
функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в
проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается
машинописью и’ ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функций секретаря. При
ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт
с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три
группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые
контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций,
граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к
компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих
рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые
могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием
остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные
часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий
контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести
предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания
приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по
телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не
отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю,
сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем
секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них
сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан
выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного
лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует
руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом
и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной
договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное
лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может
направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить
только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в
дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять
прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя
посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность,
организацию. Во время приема следует переключить телефон руководителя на
секретаря-референта. Если в заранее назначенное для приема время руководитель
отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт
обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия
(задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации
приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при
этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и
представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на
отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует
очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает
работников аппарата и т.д.);

• при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим
на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры.
При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен
переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам
аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с
второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и
авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные
обращения к руководителю. При отсутствии руководителя секретарь-референт
записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие
его вопросы, а затем докладывает руководителю. Секретарь-референт по телефону
обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии
руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребывания и
времени возвращения. В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по
телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту
обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание
— исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут
быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках
и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты,
громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников,
опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе
совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка
участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки
секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений
начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой
категории работников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с
людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя.
Секретарь-референт должен быть важным звеном в системе контактов своего
руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие
необходимых мер. Секретарь-референт является личным представителем своего
руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить
благоприятное впечатление на работников организации и представителей других
фирм.

Роль секретаря-референта, как она определяется в брошюре Европейской
ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо
деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать
на себя.

В обязанности секретаря входит:

Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

Получение, обработка входящей и исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

Организация деловых поездок руководителя.

Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

Организация и участие в работе совещаний.

Организация дел в кабинете руководителя.

Освобождение руководителя от рутинных операций.

Информационное обеспечение.

Оформление банковских счетов.

Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных
служб и персонала.

Соблюдение положительных правил техники безопасности.

Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения
обработанной информации.

Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими
принадлежностями.

Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Проанализировав теоретическую и практическую части данной дипломной
работы, можно сделать вывод, что у секретарей-референтов должно быть такое
качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить
их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать
их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране
уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в
работе секретаря.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется
секретарь-референт, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс,
принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.
Секретарь-референт должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся
средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря-референта и по праву
занимает первое место на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять
широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях
технические средства в работе секретаря-референта очень важны и незаменимы. Они
позволяют существенно сократить рабочее время, улучшить процесс делового
общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие
технических средств позволяет охватить все аспекты деятельности любой
современной фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что высокая планка требований и высокая
оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту
профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательные моменты в
этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациям значительно
чаще остальных сотрудников — это и нежелательные или навязчивые посетители, и
несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Кроме того,
здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например, работа на
компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникой подвергает
дополнительному электромагнитному излучению и т.п.

Секретарь-референт — важная профессия, особенно в наше время, в эпоху
создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть
успех фирмы или предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      ГОСТ
Р 6.30 — 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
— 17 с.

.        Федеральный
закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

.        Андреев,
В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие на основе Гостов
РФ — М.: ЗАО Бизнес — школа, 2000. — 256с.

.        Архипова
Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское
дело. 2001. № 2. С. 55-57.

.        Васильев,
Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. — 2-е, доп. изд. — М.:
Strix, 1999. — 224с.

.        Веселов,
П. В. Профессия — секретарь. Учебное пособие. — М.: Информационно —
внедренческий центр «Маркетинг», 1998. — 96с.

.        Вигера,
А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. «Секретарское дело» Ростов — на
— Дону: Феникс, 2001 — 320с.

.        Виноградова
Т.В. Из истории канцелярий // Секретарское дело. — 1997. — № 4. — С. 106-108

.        Воржаева
Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре
документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 — 602 с.

.        Вялова
Л.М. Из истории документирования прохождения государственной службы в XIX веке
// Там же. — 1998. — № 4. — С. 94-99

.        Дебра
Олкок. Учитесь работать секретарем. — М.: Изд — во «Феникс», 1999. —
96с.

.        Додонова
М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское
дело. — 1997. — № 1. — С. 125.

.        Домникова
М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С.
34-38.

.        Домникова
М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5.
С.12-18.

.        Ишутина
Е. Секретарь — доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. — 458 с.

.        Кирсанова,
М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ,
1998. — 272 с.

.        Конькова
А.Ю. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIX века
и появление женского труда в государственном аппарате // Секретарское дело. —
1999. — № 2. — С. 66-71.

.        Круглянская
Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. — 3-е изд., перераб. — М.: Герда,
2007. — 448 с.

.        Кудряева
В.А. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. —
2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.

.        Кузнецов,
С. Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес — школа
«Интел — синтез», 2000. — 272с.

.        Кузнецова
А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. — М.:
Высшая школа, 1999г.

.        Кузнецова
Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО
«Бизнес — школа», 2000. — 320с.

.        Кузнецова,
Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело — 2002 — №2
— с.16.

.        Лебедев
В.И. «Реформы Петра I». Сборник документов.Сост. В.И.Лебедев. М.,
Гос.соц.-эк.изд-во, 1937.

.        Липецкая
В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.

.        Несмеева
А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С.
45-47.

.        Райхцаум
А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарское
дело. — 2001. — № 1. — С. 87-89

.        Рогожин
М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. — 382 с.

.        Рогожин,
М. Ю. Настольная книга секретаря / М. Ю. Рогожин. — М.: Изд — во Проспект,
2004. — 368с.

.        Санкина
Л.В. Статс-Секретари Екатерины II // Там же. — 1996. — № 2 (4). — С. 115-121.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 (116) август 2012.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Продолжение. Начало в № 6 за 2012.

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы[1].

Наш словарик. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления[2].

Дата документа (реквизит 11)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[3].

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др.[4] При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:

                                                                                                                                                                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                                               Генеральный директор

                                                                                                                                                                                                                         Романов             Н.П. Романов

                                                                                                                                                                                                                          «  15  »      августа      2012 г.

Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
№ 670

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
№ 421

ПРИКАЗ
от 26 октября 2007 года

Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем

иностранных работников к трудовой деятельности,

прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем

получения визы, представляемой работодателем в орган

исполнительной власти субъекта Российской Федерации,

ведающий вопросами занятости населения

Если в документе место для проставления даты никак не отмечено, дата документа проставляется ниже реквизита «Подпись» непосредственно от левого поля. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Например:

Начальник склада                            Шариков                   О.Н. Шариков

24.08.2012

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации[5].

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Наш словарик. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения[6]. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа –  цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации[7].

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Совет. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

от 13.02.2008 № 55/86/20[8]

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизитов

          Закрытое акционерное общество 

                   «Новые технологии»

Ленинский просп., д. 12, к. 2, Москва, 123456

            Тел./факс (495) 123-45-67

             E-mail: info@nt.ru

           Р/сч. 12345678901234567890
              в ОАО «Банк Москвы»,
  к/сч. 12345678912345678912; БИК 123456789

     ОКПО 12345678; ОГРН 1234567890123;

        ИНН/КПП 1234567890/321654987

               15.06.2010           №     148/1-12

            На  №___________ от __________

            О поставке комплектующих изделий

ПРИМЕР 2

Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

ПРИКАЗ

30.11.2010             №                127

Об утверждении инструкции по делопроизводству

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах[9].

Наш словарик. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию[10].

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает (см. выше):

• слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;
• наименование должности лица, утверждающего документ;
• личную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;
• расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;
• дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

• слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;
• наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;
• дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Например:

                                                                                                                                                                                                                                     УТВЕРЖДЕН

                                                                                                                                                                                                                    приказом  от   30.08.2012        №  218

или:

                                                                                                                                                                                                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                   Решением общего собрания акционеров

                                                                                                                                                                                                                    от      30.08.2012                №        218

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                                                                                                                                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                                                Генеральный директор

                                                                                                                                                                                                                        АО «Электронные технологии»

                                                                                                                                                                                                                Личная подпись                   Л.В. Кузнецов

                                                                                                                                                                                                                                             Дата

Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях[11].

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[12].

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

Исполнительный директор
ЗАО «Новые технологии»                         Федоров                                            Н.А. Федоров

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

Исполнительный директор                        Федоров                                            Н.А. Федоров

Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

                                                                      Медведев                              М.А. Медведев

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

Генеральный директор                   Медведев                               М.А. Медведев

Главный бухгалтер                          Логинова                               Н.И. Логинова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по экономике                              Заместитель директора
                                                                                     по производству

Козлов                                О.Г. Козлов                           Шумов                       Л.Д. Шумов

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                              Иванов                                  П.А. Иванов

Члены комиссии                                         Греков                                   Д.К. Греков

                                                                 Кирова                                  Д.В. Кирова

                                                                 Луговая                                 В.Т. Луговая

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Подпись должностного лица

[…]

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность[13] лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра                                                Подпись                                И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

заместителя Министра                                                       Подпись                                И.О. Фамилия

[…]

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 30.11.2011)

Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

[…]

Статья 68. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества

4. […] Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)

2. […] Проведение заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) организует лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества (директор, генеральный директор), которое подписывает все документы от имени общества и протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), действует без доверенности от имени общества в соответствии с решениями коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), принятыми в пределах его компетенции.

[…]

Оттиск печати (реквизит 25)

В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте[14], не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте[15].

Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Требования к печатям с воспроизведением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).

В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).

Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 16.11.2011) некоммерческая организация должна иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.

Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например, печать отдела кадров.

Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Продолжение следует.

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению[16]

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которые ставится

оттиск гербовой печати (логотипа)[17]

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

НОРМЫ расхода.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ организаций.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету

Реферат: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет менеджмента, повышения квалификации и переподготовки кадров

Реферат

по дисциплине «Информационные технологии управления»

на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»

Проверен

Исполнитель: _____________

студент группы № ___, курса __

«____»____________ 200_ г.

оценка _________________

Руководитель: ______________

Екатеринбург 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Организация и ее организационная структура

2. Распределение информационных потоков в организации3

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом

в организации

4. Базы данных секретаря-референта

5. Методы, технические средства, применяемые для обработки

информации

6. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта

7. Организационная деятельность секретаря-референта

8. Использование программ в процессе обработки информации

Список литературы

1. Организация и ее организационная структура.

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.

Организационная структура ООО «Издательский дом «Урал»

Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:

1) Цифровая типография во главе с офис-менеджером;

2) Офсетная типография во главе с администратором;

3) Отдел рассылки

В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными руководителями сотрудников соответствующей типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.

2. Распределение информационных потоков в организации.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

— организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

— распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

— документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

— финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

— информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

— нормативные документы вышестоящих органов;

— контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

— юридическую силу документов;

— качественное и своевременное составление и исполнение документов;

— организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты:

— эмблема организации или товарный знак;

— код организации;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— гриф ограничения доступа к документу;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— визы согласования документа;

— печать;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

— имени и фамилии получателя;

— наименования компании;

— номера дома, улицы;

— города;

— штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

— страны.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

— о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

— об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

— об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

— первичную обработку;

— предварительное рассмотрение, разметку;

— регистрацию;

— рассмотрение документов руководством;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение документов;

— подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» — отдел маркетинга.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

— согласование проекта документа;

— подписание документа руководителем;

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

— ведение документации дирекции предприятия;

— организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

— поиск необходимой руководителю информации;

— выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

— контроль исполнения документов и поручений руководителя;

— бронирование гостиниц, авиабилетов;

— планирование рабочего дня руководителя;

— организация и участие во встречах и переговорах;

— прием посетителей;

— прием делегаций;

— помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

— решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

— работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003. Подпись
И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;

— инструкцию по делопроизводству;

— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— пользоваться средствами связи и организационной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных предприятия;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует:

— со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

— с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

— с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.

Коммерческий директор Подпись
Е.В Салов

С инструкцией ознакомлена

Секретарь-референт Подпись
01.12.2004.

4.
Базы данных секретаря-референта.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения располагаются после дирекции по степени значимости.

В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

— название вида документа (приказы, контракты);

— краткое содержание;

— дата (период), к которому относятся документы дела;

— слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

5.
Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь-референт максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

1) Компьютер
стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

— составление и редактирование документов;

— регистрация и контроль исполнения документов;

— хранение и поиск документов, другой полезной информации;

— прием и передача документов по каналам связи;

— архивное хранение документов;

— организация своего рабочего времени и времени руководителя.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главный элемент системного блока – процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: PentiumIII, PentiumIV, AMDAthlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

2) Принтер
предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Наилучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера.

3) Сканер
осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов.

4) Устройство
архивации
осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитнооптические диски.

5) Телефон
. В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.

6) Факс
– это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.

7) В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат «
CANON»
. Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Максимальный формат копируемого документа – А4. Скорость работы – 4 копии в минуту.

Шредер
– уничтожитель документов, имеющий малошумный двигатель и режущий механизм

6.
Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта.

Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.

Коммерческая тайна — научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

— установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;

— разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;

— ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;

— ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

— осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.

Секретарь-референт при поступлении на работу, наряду с должностной инструкцией, должен подписать договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

7.
Организационная деятельность секретаря-референта.

Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации.

Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции пресс-секретаря по связям с коллективом фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может заметить.

В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:

— искренне интересоваться сотрудником;

— указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

— уметь внимательно выслушивать сотрудника;

— внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

— уметь добиваться, чтобы сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.

8.
Использование программ в процессе обработки информации.

В организации «Издательский дом «Урал» компьютеры всех сотрудников организации объединены в локальную сеть.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты (пересылка сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть).

В организации компьютер секретаря-референта подключен к сети Интернет. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

WWW – всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

Хорошим помощником для секретаря-референта при планировании рабочего дня служит программа MicrosoftOutlook

Информационная система MicrosoftOutlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря-референта и его руководителя.

Эта программа помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие – поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц.

Контакты – хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом, послать электронную почту.Задачи – содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Дневник – ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция применяется для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота, куда заносятся оперативные вопросы, ценные указания и др.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

3. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.

4. Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.

5. Дрогобыцкий И.Н. проектирование автоматизированных информационных систем: организация и управление. – М.: Финансы и статистика, 1992.

6. Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

7. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.  На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

— Уставом Общества;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6.  На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II.  ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III.  ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1.  выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2.  принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3.  следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.  выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5.  отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6.  обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7.  получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8.  организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9.  принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13.  принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17.  ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет график работы водителей;

3.20.  решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21.  принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22.  участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23.  в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3.  рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4.  вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5.  требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.  работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.  осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.  предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.  организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10.  требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11.  давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12.  разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13.  принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.  вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15.  требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.  требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17.  работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.  своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2.  своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3.  качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4.  небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5.  несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6.  сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7.  разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8.  сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9.  нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10.  невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1.  с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2.  с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3.  со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1.  Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII.  ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1.  Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

— изменения структуры Общества;

— изменение технологии документационного обеспечения;

— изменения функций Секретаря-референта.