Реквизиты печати работодателя

Когда новый человек устраивается на работу, руководство должно заключить с ним трудовой договор. Это официальный документ, который поможет сотруднику отстоять свои права в суде или в надзорных инстанциях. Договор двухсторонний, поэтому он скрепляется подписями обеих сторон – самим работником и представителем работодателя, то есть директором. Но юридическое лицо обязано иметь печать. Нужно ли ставить печать в трудовом договоре?

Что нужно знать

Трудовое соглашение – это официальный документ, который должен отвечать условиям действительности гражданских договоров. То есть, в нём должны быть прописаны существенные условия. Если одно из них не будет указано в «теле», соглашение можно будет признать недействительным.

В первую очередь, пострадает сам работодатель. Именно на нём лежит ответственность по правильному и законному оформлению соглашения на труд. Работник только выиграет от признания договора недействительным. Ему выплатят компенсацию или предоставят другие блага. 

Правоспособность в полном объёме российские граждане приобретают с 16 лет. Именно с этого возраста можно самостоятельно подписывать трудовой договор. Но трудоустройство в России разрешено с 14 лет. В этом случае, соглашение о труде будет подписывать родитель или иной законный представитель ребёнка. 

Трудовой контракт составляется в свободной форме. Он может быть только письменным, устного соглашения о труде законодательно не предусмотрено. Кроме того, нужно придерживаться стиля оформления деловых бумаг. 

Какая информация должна обязательно присутствовать в трудовом договоре

К существенным условиям соглашения на труд относятся:

• дата и место его заключения;

• данные о работодателе – полное или сокращённое наименование, ФИО и должность руководителя, документ, на основании которого осуществляется законная деятельность, ИНН, КПП и прочее;

• данные о новом сотруднике – полностью ФИО, данные из паспорта, адрес, по которому он фактически проживает, контактные данные – адрес электронной почты и номер телефона, СНИЛС;

• название структурного подразделения, в котором будет трудиться соискатель;

• перечень его должностных обязанностей. Можно сделать отсылку на должностную инструкцию, с ней новый сотрудник должен будет ознакомиться под роспись;

• если договор срочный, то дата начала его действия, и дата окончания. Если контракт бессрочный, то этот пункт можно пропустить;

• размер заработной платы, порядок её начисления;

• условия и характер работы.

Сведения о каждой стороне, а также реквизиты предприятия прописываются в «шапке» документа, и в его заключительной части. Нужно оставить место для подписей. Именно они удостоверяют верно внесённые данные, а также достигнутую между сторонами договорённость. 

Если человеку предстоит работать во вредных или опасных условиях труда, это нужно дополнительно отразить в соглашении. Подписывается оно с генеральным директором или иным представителем исполнительной власти на предприятии. Обязательно или нет ставить печать на трудовом договоре?

Кроме существенных условий, в контракт можно внести дополнительные. Они зависят от специфики работы предприятия и прочих нюансов. К ним можно отнести:

• конкретные описания структурного подразделения;

• наличие испытательного срока, его продолжительность или полное отсутствие;

• обязательство о том, что работник не разгласит информацию, являющуюся конфиденциальной;

• возможность прохождения дополнительного обучения, курсов повышения квалификации, посещения семинаров, тренингов за счёт фирмы;

• наличие или отсутствие обязательного медосмотра, его периодичность;

• возможность получения дополнительных социальных гарантий, выплат, компенсаций;

• негосударственное пенсионное обеспечение;

• наличие полисов дополнительного медицинского страхования в медицинских учреждениях конкретного типа;

• прочие условия.

Стороны должны достичь договорённости по всем основным и дополнительным пунктам соглашения о труде. При необходимости, можно включить прочие условия. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству, не нарушали права трудящихся граждан. 

Необходимость наличия печати в трудовом договоре

Нужна ли печать в трудовом соглашении, или достаточно будет подписи директора? В ст. 67 ТК РФ прописано, что трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами – то есть, работником и представителем работодателя. Но норма не содержит упоминания об обязательном наличии печати.

По законодательным нормам, печать организации необходима на тех документах, которые содержат конфиденциальную информацию и могут быть подделаны в мошеннических целях. Подделка трудового контракта не имеет смысла, поэтому печать на нём можно не ставить.

Кроме того, нанимателями на работу могут быть не только юридические лица любой организационно-правовой формы (например, ООО или казённое учреждение), но и индивидуальные предприниматели, а также физические лица. Трудовое соглашение должно заключаться с любыми нанимателем, вне зависимости от его экономического и хозяйственного статуса. Но ИП и физические лица не обязан иметь печать. Поэтому необходимость в штамповке контракта о труде снова отпадает.

Какими дополнительными документами подтверждается трудоустройство

Кроме соглашения о труде между нанимателем на работу и наёмным персоналом, факт трудоустройства подтверждается следующей документацией:

• приказ;

• записью в трудовой книжке;

• отметками в табеле и личном деле;

• ведомостями о выплате заработной платы, отчётными документами в ФНС, ПФР и ФСС.

Доказать факт трудоустройства конкретного человека можно, подняв вышеуказанные документы. Поэтому фальсифицированный трудовой договор не подтверждает факта работы в конкретной организации. Необходимость в его подделке отпадает.

Условия действительности соглашения о труде без печати

Так как в ТК РФ не содержится условий об обязательном наличии печати на трудовом договоре, то её можно не ставить. Без неё договор будет считаться действительным. Отсутствие печати не является поводом для жалобы в контролирующие или надзорные органы. Главное, чтобы в «теле» соглашения содержались существенные условия. Без них он будет считаться недействительным.

Работодатель не обязан ставить печать в конце трудового соглашения. Наёмный работник может не обращать внимания на тот факт, проштампован ли его контракт или нет. Важно, чтобы была подпись представителя нанимателя, чётко и правильно прописаны все реквизиты, а также существенные условия.

Источник: «Юридическая азбука»

Мы не делаем низкокачественные печати из полимера!

Вся продукция изготавливается методом ЛАЗЕРНОЙ ГРАВИРОВКИ ИЗ РЕЗИНЫ Наши изделия служат 10 лет!

У нас лучшая ЦЕНА/КАЧЕСТВО! Найдёте дешевле на аналогичное изделие — снизим цену!

Штампы для трудовых книжек: «С наименованием организации», «Выдан вкладыш», «С записями ознакомлен(ознакомлена), «Сведения об образовании и специальности», «Фамилия изменена», «Дубликат» — применяются для ускорения внесения записей в трудовые книжки.

Каждая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена подписью и штампом, без штампа записи нельзя считать заверенными.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключение случаев, указанных в пункте 36 Правил). В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них.

Ставим печать в трудовой книжке

Инфо

Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований.

Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются. При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации.

Печать отдела кадров

Внимание

Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п. Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см.

Важно

Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001: Пример 1 Печати хозяйственных обществ СвернутьПоказать В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику.

Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные.

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

Требования к реквизитам печатей с гербом (гербовым печатям):

— полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование (если таковое имеется);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

— код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Размещать на печати Государственный герб РФ вправе:

— федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, организации и учреждения;

— организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;

— органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния;

— нотариусы;

— мировые судьи.

Штампы для трудовых книжек

Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы. Знакомьтесь: печать Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*. *

Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г.

Инфо

No 573-ст). Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей.

Необходимость использования

Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:

1. Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
2. Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
3. Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
4. Рассматривается структура предприятия.
5. Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
6. Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
7. Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.

Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.

Печать штамп отдела кадров

Пример 3 Дополнительные печати СвернутьПоказать К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации.

Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Производственный календарь

27 ключевых функций управления персоналом. Структура HR-подразделения» Аудитории АНО ДПО «ИПР НСК» (г.

Москва, ул. Павловская, д. 18) Семинар: «Разработка HR-стратегии и HR-политик. Практика управления персоналом в малом, среднем и крупном бизнесе» Аудитории АНО ДПО «ИПР НСК» (г.

Рекомендуем прочесть: Как открыть ооо в россии

Москва, ул. Павловская, д. 18) Курс: «Директор по персоналу. Третий уровень» Аудитории АНО ДПО «ИПР НСК» (г. Москва, ул. Павловская, д. 18)

Приказ о круглой печати отдела кадров

Подпись заверяется печатью организации или печатью кадровой службы (при наличии печатей). Эти выводы следуют из п. 3 Правил N 29. Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка Согласно Письмам Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 и от 22.11.2012 N 1450-6-1 записи, которые внесены при оформлении указанных документов в связи с увольнением работника, можно заверить не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы, а также любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя. По мнению ведомства, это формально позволит подтвердить факт работы у данного работодателя и не нарушит права работника.

Голосование:

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели.Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников. Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Пакет кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросам пользователей «Пакета Кадровика». Нами были направлен в Роструд следующий вопрос: «При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации? (Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)…» В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г.

Регламентируем использование штампов в работе кадровика

При необходимости внести коррективы или пояснения в трудовую книжку (смена фамилии, должности и пр.) рядом с новой записью должна быть проставлена печать отдела кадров.Расположение печати на документе Помимо непосредственных требований к содержанию печати, немаловажным является и знание о том, где и в какой части документа должен располагаться оттиск печати отдела кадров. Тут зачастую можно встретить ряд типичных ошибок, например, когда печать полностью закрывает подпись должностного лица или оттиск является слишком густым или бледным, с частично отсутствующим изображением.

По правилам же, печать должна захватывать часть наименования должности, но при этом оставляя открытой личную подпись и ее расшифровку. сделать печать отдела кадров Печати и штампы для отдела кадров – вспомогательный деловой инструмент.

Применение печати для документов

Печати с дополнительной надписью «для документов» применяются:

• для заверения накладных;
• на выписках из документов;
• для заверения справок;
• для заверения копий документов;
• для заверения отчетов во внебюджетные фонды;
• для заверения приходных кассовых ордеров;
• для актов передачи товара;
• для внутренних документов предприятия (организации);
• для справок бухгалтерии «о предоставлении сведений»;
• для приказов по предприятию;
• на учетных документах и др.

Важно, чтобы в компании был распорядительный акт, который нормировал бы действие дополнительной печати.

Печать с надписью «отдел кадров» заказывает отдел кадров, например, для заверения трудовых книжек.

Печати и штампы в организации

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Печать отдела кадров

Подборка наиболее важных документов по запросу Печать отдела кадров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Печать отдела кадров Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69(ред.

от 31.10.2016)»Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»(Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29(ред. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации» Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Онлайн журнал для бухгалтера

14 ноября Минюст России зарегистрировал приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2020 года № 588н, который внес дополнения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Печать теперь стала не обязательным элементом.

Указанная Инструкция принята постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 года № 69.

В ее пунктах 2.2. и 2.3 теперь есть дополнение, что печать кадровой службы проставляется при ее наличии.

Так, с 7 апреля 2020 года организации могут отказаться от использования круглых печатей.

Такое право у них появилось после вступления в силу Федерального закона от 6 апреля 2020 года № 82-ФЗ.

С указанной даты ООО и АО (за некоторыми исключениями) вправе самостоятельно решать, иметь им или нет.

Также печатью организации или кадрового отдела необходимо было заверять ссылки на документы, в силу которых пришлось в бланк книжки вносить коррективы (на внутренней стороне обложки). Это могут быть изменения в фамилии, имени, отчестве, дате рождения.

Рекомендуем прочесть: Какой налог платит индивидуальный предприниматель за себя

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

У этого поста пока нет комментариев .

ОНЛАЙН-ЖУРНАЛ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ

Помогите нам стать лучше!

Подписаться на новости

Введите Вам E-mail, чтобы быть в курсе свежих новостей и обявлений на сайте.

Ваш вопрос отправлен экспертам портала!

Штампы для кадровой службы

Печать отдела кадров является вспомогательным инструментом в делопроизводстве любой организации, использующимся в целях заверения подписи работника кадровой службы. Вместе с тем, кадровая печать должна соответствовать требованиям законодательства РФ, иметь на своем оттиске четко нанесенное название предприятия и быть максимально защищенной от подделок.

Образец печати отдела кадров, как правило, имеет круглую форму и надпись соответствующей службы. Изготовление печати для отдела кадров осуществляется на основе решения руководителя предприятия, который должен предоставить в производственную компанию документы на правообладание, приказ о печати отдела кадров, содержащий информацию о должностном лице, которое будет владеть данным инструментом, срок действия самого приказа и место хранения печати.

Оттиск предмета делопроизводства также выбирает руководитель.

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Обеспечение сохранности документов

Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.

Формируются дела строго в определенном порядке:

1. Обложка дела оформляется с указанием: полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
2. К делам подшивают: исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.

В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.

Образец печати для документов отдела персонала

Однако гражданское законодательство уделяет немного внимания данному вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в ГК РФ), которая обязывала бы все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в специальных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц.В статье 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в статье 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» содержится требование к ООО и АО иметь круглую печать, которая должна содержать фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Как правило, на печати юридического лица, помимо полного фирменного наименования и места нахождения, указывается также ОГРН.

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати

ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати

– они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный)
штамп
используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп

устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа

проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия

, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы

используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· состав комиссии;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· способ уничтожения;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

Нюансы составления и структуры

Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список.
Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.

Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.

Данный документ должен состоять из:

• Устава предприятия;
• Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
• перечней дел каждого подразделения;
• штатного расписания;
• нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
• должностных инструкций.

По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.

Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.

Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов:

• индекса и названия дела;
• сколько бумаг хранится в ней;
• продолжительности их хранения.

Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.

Порядок утверждения и внесения изменений

Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.

Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года, передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры.

Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.

Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией.

Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.

Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.

Можно ли ставить печать отдел кадров в трудовом договоре

Пакет кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросам пользователей «Пакета Кадровика». Нами были направлен в Роструд следующий вопрос: «При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации? (Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)…» В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Если печати в организации нет, как обосновать отсутствие печати работодателя в трудовом договоре С 7 апреля 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ, который сделал необязательным использование печатей для коммерческих предприятий. То есть, теперь предприятие имеет право, но не обязано, как это было ранее, иметь печать. Она теперь по закону приравнена к средствам индивидуализации, наравне с товарным знаком или, например, логотипом компании. Информация о том, использует ли конкретное предприятие печать, должна содержаться в его уставных документах. Поскольку многими федеральными законами прямо предусматривалось использование печати, в них были внесены соответствующие поправки и к упоминанию печати было добавлено — «при ее наличии». Но, в то же время подобные поправки не были внесены в подзаконные акты, которыми предусматривалось обязательное использование печати.

Регламентируем использование штампов в работе кадровика

Вы здесь «Кадровик. ру», 2012, N 11 РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШТАМПОВ В РАБОТЕ КАДРОВИКА В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы.

В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации. Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (. gosreglament. ru/law/shabloni.

shtml#pril4), разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Печати в трудовых договорах

ТК РФ предусматривает условия, при которых соглашение является действительным. В ней отсутствует норма, регламентирующая необходимость использования печати компании. Следовательно, такого обязательства ни для одной из сторон не предусматривается.

Однако ст. 57 ТК РФ указывает на включение в содержание документа следующих реквизитов:

1. Полного ФИО принимаемого на должность сотрудника, полное наименование работодателя.
2. Паспортные сведения будущего работника, ИНН компании, в которую он устраивается для выполнения трудовой функции.
3. Место и дата подписания договора.

Отсутствие одного из этих реквизитов является основанием для признания договора недействительным документом.

Можно ли ставить печать отдела кадров на трудовой договор

Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись. Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность. Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью.

Специалист отдела кадров может заверять копии документов от имени организации?

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Можно ли ставить печать отдел кадров в трудовом договоре

Оформление трудовых книжек должно осуществляться по определенным правилам, не противоречащим трудовому законодательству РФ. Это касается и печатей. Печать ставится при увольнении сотрудника на запись, а также в самом начале трудовой книжки, когда человек только устраивается на свое первое место работы. Каждый специалист, ответственный за ведение трудовых, обязан знать, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке.

Правила оформления и рекомендации по исправлению Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа.

Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой. В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО.

Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему. Правила его оформления изложены в п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003. Как видим, такого реквизита, как печать работодателя в трудовом договоре в данном перечне нет, этот реквизит не относится к числу обязательных, предусматриваемых ТК РФ. В качестве обязательного атрибута его также нет и в типовой форме трудового договора для микропредприятий в примерных формах трудового договора, рекомендованных нанимателям для оформления трудовых взаимоотношений с работниками. Эти примерные формы были утверждены Постановлением Министерства труда РФ от 14.07.1993 N 135 и Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 23.07.1998 N 29. Данные примерные формы в настоящее время могут применяться только в той части, которая не противоречит внесенным в ТК РФ поправкам.

Это касается, например, постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», которое в соответствии с утверждаемыми Правилами, делает печать в трудовой книжке обязательным атрибутом этого документа. Без нее, как считают инспектора ГТИ, записи, внесенные данным работодателем, будут считаться недействительными. Закон №82-ФЗ ничего не говорит о том, является ли печать в трудовом договоре обязательной, но судебная практика, сложившаяся еще до его принятия говорит о необязательности ее наличия на такого рода документах (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 №А40-62363/11-71-291).

Но если при оформлении трудовых взаимоотношений работник настаивает на том, чтобы печать организации стояла на трудовом договоре, к подписанному сторонами документу можно приложить справку об отсутствии такой печати со ссылкой на ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2020 г. №82-ФЗ.

Приказ о заверении копий кадровых документов

Однако вныне существующих федеральных законах попросту отсутствует требование использования печати для заверения записей в трудовой книжке. Значит, нет и такой строгой правовой обязанности?

Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты:

• аб. 2 п. 2.2, аб. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
• аб. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003;
• Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Можно ли ставить печать отдел кадров в трудовом договоре

Log in No account? Create an account. Remember me. Facebook Twitter Google. Печать в трудовом договоре — Ру.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Печати в трудовых книжках [Вебинар]

Печать отдела кадров

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда в трудовом договоре, или ином документе, подписанным представителем работодателя стоит печать не организации, а отдельного структурного подразделения как правило, отдела кадров. В связи с чем возникает вопрос, возможно ли вообще проставление на таких документах печати не юридического лица, а также какие последствия могут быть в такой ситуации?

В данном случае рекомендуется выбрать один из двух вариантов: либо ставить печать юридического лица, либо не ставить печать совсем. Дело в том, что действующее законодательство РФ, в принципе, позволяет обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам, в большинстве случаев, вообще не иметь печать за исключением ряда случаев.

Кроме того, нормы ТК РФ, которые содержат требования к оформлению трудового договора, также не предусматривают печать в качестве обязательного реквизита. При таких условиях, отсутствие в трудовом договоре печати юридического лица, не должно повлечь за собой недействительность данного договора. То же самое можно сказать про большинство кадровых документов. Вместе с тем, на практике, в основном, печать юридического лица все же ставиться, чтобы подтвердить факт того, что одной из сторон выступает именно работодатель.

И это тоже не является нарушением. Но если и проставлять печать, то рекомендуется указывать именно печать юридического лица.

Это связано со следующим. Согласно ст. От имени работодателя всегда выступает лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Соответственно данное лицо и имеет право подписывать трудовой договор со стороны работодателя. Однако вместе с этим, закон позволяет передавать ряд полномочий в том числе на подписание договора другому лицу, путем оформления доверенности.

Соответственно если трудовой договор от имени работодателя подписывает, например, работник кадровой службы, необходимо убедиться в том, что на данного работника выписана доверенность. В противном случае договор будет признан незаключенным. То же касается и печати. Отдел кадров не является работодателем для работника, поскольку не является отдельным юридическим лицом. В связи с этим, не совсем корректно проставлять печать, которая не будет подтверждать факта того, что договор подписан именно работодателем.

Если рассмотреть данный вопрос чуть глубже, можно обратиться к ГОСТам, которые регламентируют данный вопрос. Документы заверяют печатью организации. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

К слову сказать, данный ГОСТ утрачивает силу с 1 июля года. Организационно-распорядительная документация. Однако новый ГОСТ содержит аналогичные требования к оформлению документов относительно простановки печати.

Росархивом , можно отметить, что работодатель, в принципе может разработать и утвердить инструкцию по применению печатей. Данной инструкцией, теоретически, можно определить порядок применения печатей, в том числе указать, какая печать проставляется на каком документе.

Но отметим еще раз, что неточность или некорректность в данном реквизите не влечет за собой недействительность договора или иного кадрового документа , если, конечно, иное не предусмотрено отдельными положениями законодательства.

Информационное соглашение. Я соглашаюсь на обработку моих персональных данных.

Печати и штампы в организации

Что такое печать и что такое штамп? Нормативная база Согласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу». Как видно, определение довольно общее.

Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации». На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью1), отвечают п.

Печати в трудовых договорах

У меня возник вопрос с печатами в трудовой книжке. Взял справку о подтверждения этого со старой работы, на новой работе мне говорят что пичати в моей трудовой не те которые должны быть и пугают что 10 лет стажа они не пошитают. Якобы печать круглая и поставлена отделом кадром а не пичатью организации. Хотя я даже и не слышел о такой печати. В соответствии с п. Поэтому работодатель сам вправе определить порядок использования печатей, утвердив соответствующий локальный нормативный акт. Главное в этом вопросе, чтобы печать соответствовала требованиям действующего законодательства и содержала ключевую информацию о работодателе.

Можно ли в трудовом договоре поставить печать отдела кадров?

Оформление трудовых книжек должно осуществляться по определенным правилам, не противоречащим трудовому законодательству РФ. Это касается и печатей. Печать ставится при увольнении сотрудника на запись, а также в самом начале трудовой книжки, когда человек только устраивается на свое первое место работы. Каждый специалист, ответственный за ведение трудовых, обязан знать, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке. Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:. Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе. Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати.

Учет и хранение штампов

Работник, расписавшийся в получении печати или штампа, автома­тически становится ответственным за их хранение. На местах печати и штампы следует содержать так, чтобы исключить возможность ис­пользования их другими работниками и посторонними лицами, а также хищения. Лучше всего хранить печать в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Время от времени печать приходится выносить за пределы органи­зации. В этом случае работник, который берет ее с собой, получает печать у ответственного лица под роспись.

Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны.

На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании.

• номер по порядку,
• оттиск или эскиз штампа,
• «получил» с датой и подписью,
• «сдал» с датой и подписью,
• примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Упорядочение использования штампов в организации регламентируется, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.

Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.

Приложение 1

Образец бланка письма об изготовлении штампа

Приложение 2

Форма журнала учета штампов

Приложение 3

Инструкция по регламентированию учета, использования, хранения и уничтожения штампов (примерный образец)

Возврат к списку

Печать кадровой службы: ставить или нет?

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда в трудовом договоре, или ином документе, подписанным представителем работодателя стоит печать не организации, а отдельного структурного подразделения как правило, отдела кадров. В связи с чем возникает вопрос, возможно ли вообще проставление на таких документах печати не юридического лица, а также какие последствия могут быть в такой ситуации? В данном случае рекомендуется выбрать один из двух вариантов: либо ставить печать юридического лица, либо не ставить печать совсем. Дело в том, что действующее законодательство РФ, в принципе, позволяет обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам, в большинстве случаев, вообще не иметь печать за исключением ряда случаев.

Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

Внимание

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб. Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Роструд о недопустимости заверения печатью отдела кадров записей в трудовой книжке при увольнении

Или нужно ставить печать организации? При увольнении работника прекращении трудового договора все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации кадровой службы и подписью самого работника за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя? Мы получили следующие разъяснения Роструда письмо от В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация». При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей-физических лиц, перечисленных в аб. Мой профиль Избранное Биллинг Личный блог.

Нужна ли печать на кадровых документах?

Вы здесь Как государственные органы сводят с ума работодателя Не так давно Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ2 было установлено, что ООО и Акционерные общества теперь не обязаны, а ВПРАВЕ иметь печать. По нормам данного закона такие организации должны определить этот вопрос в уставе. Дополнительно сейчас вышло огромное количество разных писем о том, что государственные органы, в которые такие организации обязаны по закону подавать отчетность, обязаны принимать отчетность даже несмотря на то, что отчет не будет заверен печатью такой организации.

Вроде все отлично, но тут встал простой вопрос — а как же оформлять кадровые документы, на которых печать должна ставиться в силу требований подзаконных актов? Например, на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении.

Правила оформления и рекомендации по исправлению

Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:

• при подаче документа во время первого его оформления (на первом листе)>
• при изменении анкетных данных сотрудника (с внутренней стороны обложки)>
• во время оформления документов при увольнении работника (в колонке «Сведения о работе»).

Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе.

Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати. Дело в том, что на сегодняшний день не существует никаких актов, которые регулировали бы данный вопрос. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись.

Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность.

Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью. Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления.

Назначение ответственного

Работа с печатями и штампами в компании должна быть строго организована. Рекомендуется поручить ее кому-то одному, например начальнику отдела делопроизводства, помощнику руководителя и т. п. Кандидатура работника назначается приказом руководителя ор­ганизации. В обязанности назначенного работника будут входить:

• прием заявок на изготовление печатей и штампов и направление их в ответственное подразделение;
• передача дополнительных печатей в структурные подразделения и ответственным за них работникам;
• уничтожение печатей и штампов, включая документальное оформ­ление этого процесса;
• разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ло­кальных нормативных актов, регламентирующих работу с печатями в организации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов ООО «Рассвет» главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалеву Светлану Викторовну.

ПОДРОБНОСТИ: Евросеть возврат телефона 14 дней

2. При отсутствии главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалевой Светланы Викторовны ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов является помощник генерального директора Надеждина Алла Петровна.

3. Начальнику отдела кадров внести изменения в должностные инструкции указанных работников.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Как видно из примера, в приказе указывается не должность ответствен­ного, а имя конкретного работника. Таким образом, свои функции ответствен­ного ушедший на повышение или уволившийся сотрудник не сможет «передать по наследству» тому, кто займет его место. То же касается и его потенциаль­ного заместителя. В обоих случаях приказ придется составлять заново.

Какие печати запрещено ставить в трудовой книжке

Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку. Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя». Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением.

Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель». Ранее (как и сейчас) многие физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, не организовывали у себя отдел кадров, поскольку в них не было большой необходимости. Таким образом, работодатель сам оформляет трудовую книжку сотрудника.

Именно поэтому пункт Правил, который ранее разрешал ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был изменен. С момента внесения изменений у кадровиков не должно возникать вопросов, действительна ли печать отдела кадров в трудовой книжке, поскольку они обязаны знать, что она запрещена. Запрет распространяется на все юридические лица.

С какого времени действует запрет и некоторые нюансы

Основные изменения, в результате которых появился запрет на проставление печатей кадровых служб в трудовой книжке, были внесены в 2008 году. Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований. Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются. При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации. Согласно этой точке зрения, ею можно подтверждать записи в трудовой книжке при увольнении.

Чтобы не возникало споров, можно ли ставить печать для документов в трудовой книжке, стоит пойти по наиболее простому и официальному пути. Каждый работодатель должен поставить печать организации, которая не вызовет в будущем лишних проблем.

Что делать, если печать отсутствует

Согласно действующему на территории РФ законодательству, первую запись и печать в трудовой книжке ставят в отделе кадров той компании, куда впервые устроился работник. Все последующие печати ставят на месте записи об увольнении. Бывают случаи, когда при заполнении трудовой книжки сотрудник отдела кадров допускает грубую ошибку и печать не ставит.

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.

В остальных случаях, если было обнаружено отсутствие печати на месте записи об увольнении, работник вправе обратиться в данную организацию с требованием поставить печать организации. Законным основанием проставления отсутствующей печати может быть трудовой договор, его заверенная копия, а также ряд справок и выписок.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

• трудовые книжки и вкладыши к ним**;
• копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
• справки с места работы;
• заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.