Реквизиты документа контрольная работа по - Kompanii.top

Тема « Правила оформления реквизитов»

Вариант 1

1.Назовите реквизит в соответствии с ГОСТ Р.7.0.97-2016 «ОРД. Требования к оформлению документов». Оцените правильность оформления реквизитов.

Если реквизит оформлен правильно — в правой стороне поставьте знак «+»;

если неправильно – в правой стороне карандашом запишите правильное оформление

1. «УТВЕРЖДЕНО» Директор Личная подпись Петров В.И. 20.03.05г.
2. Копия диплома выполнена верно. Специалист ОК 20.04.2005г.
3. СОГЛАСОВАНО: Протоколом заседания Совета директоров АО «Олимп» от 9.08.2005
4. К.Л. Ивановой П.И. Семеновой Подготовить проект приказа к 3.08.05. Личная подпись

При ответе на тесты карандашом обведите правильный ответ.

2. ГОСТ Р Р.7.0.97-2016 «ОРД. Требования к оформлению документов» распространяется на:

А) первичные учетные документы

Б) организационно-распорядительные документы;

В) статистические документы

3. Документы, в которых используется оригинальный связной текст, посвященный одному или нескольким вопросам, называются:

А) трафаретными;

Б) типовыми;

В) индивидуальными

Г) простыми.

4. В процессе согласования документа могут быть высказаны замечания и предложения. В этом случае:

А) они могут быть внесены непосредственно в представленный текст документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание;

Б) согласование никак не отмечается, что говорит о несогласии;

В) согласование никак не отмечается, замечания высказываются в устной форме;

Г) красным карандашом подчеркиваются вопросы, вызывающие замечания.

5.Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты называется:

А) бланком;

Б) формуляром-образцом;

В) дубликатом;

Г) типовым формуляром.

6. Укажите правильное оформления приложения в случае, если приложение подробно упомянуто в тексте документа

А) Приложение: на 20л. в 1 экз.;

Б) Приложение: 1. Проект Рабочей программы дисциплины «Делопроизводство» на 20 л. в 1 экз.;

В) Проект рабочей программы дисциплины «делопроизводство» прилагается.

Запишите карандашом определения:

7. Бланк – это _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Реквизит – это ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Расшифруйте аббревиатуры:

УСД ________________________________________________________________________

ОКУД ______________________________________________________________________

ОКПО ______________________________________________________________________

10. Выделите основные отличия оформления Грифа утверждения и Грифа согласования

_____________________________________________________________________________

Источник

Контрольная работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

МИнистерство
образования Новгородской области

ОГА ПОУ боровичский техникум
строительной индустрии и экономики

Контрольные работы

ОП.
05 Документационное обеспечение управления

Программы подготовки специалистов среднего звена

по
специальности 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских
товаров,

входящей
в состав укрупненной группы 38.00.00 Экономика и управление

Пестово, 2018

Контрольные работы: дидактическое пособие для обучающихся среднего профессионального
образования

Дидактическое пособие является
частью учебно-методического комплекса по дисциплине «Документационное обеспечение управления», входящей в состав дисциплин
общепрофессионального цикла основной профессиональной образовательной программы
по по
специальности 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских
товаров. В пособии приведены варианты контрольных заданий для
проведения промежуточной аттестации по темам.

Оглавление

Предисловие		4
Комментарий к контрольным работам		5
Контрольная работа №1 «Оформление реквизитов документов» (раздел 3)		6
Контрольная работа №2 «Системы документации» (раздел4)		11
Контрольная работа №3 «Технология ведения делопроизводства» (раздел 2)		18
Итоговая контрольная работа		23

предисловие

Пособие является
частью учебно-методического комплекса по дисциплине «Документационное
обеспечение управления» для обучающихся учебных заведений среднего профессионального
образования при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Цели создания пособия – контроль за
качеством усвоения пройденного материала обучающимися

Контрольные
работы носят
дифференцированный характер. К контрольным работам даны комментарии по
структуре и оценке результатов. В конце работы располагается бланк оформления
решения контрольной работы.

комментарий к Контрольным работам

Контрольная работа представлена в 2 вариантах, каждый из
которых состоит из трех частей сформированных по типам заданий: задания с
выборочным ответом, задания с кратким ответом и практические задания.

Часть
1 – задания с выборочным ответом, содержит 10 теоретических заданий.
Выполнение каждого задания оценивается либо в 0 баллов («задание не
выполнено»), либо в 1 балл («задание выполнено»). Задание считается
выполненным, если дан ответ, соответствующий коду верного варианта ответа

Максимальный
балл за часть – 10.

Часть
2 – задания с кратким ответом, содержит 3 задания. Выполнение каждого задания
оценивается в 0 баллов («задание не выполнено»), 1 -2 балл («задание выполнено
частично»), 3 балла («задание выполнено»). Задание с кратким ответом считается
выполненным, если дан ответ (найдена и исправлена ошибка в реквизите, указан
вид документа), соответствующий верному ответу.

Максимальный
балл за часть – 9.

Часть
3 – задание с развернутым ответом, содержит 1 задание. Практическое задание
необходимо выполнить на компьютере. Правильное выполнение практического задания
оценивается в 1 балл. Практическое задание считается выполненным, если электронный
документ, соответствует эталону.

Максимальный
балл за часть – 1 балл

Максимальный
балл за контрольную работу – 20

Критерии
оценок:

	Количество баллов
Оценка	Всего	Задание с выбором ответом	Задания с кратким ответом	Задание с развернутым ответом
«5» отлично	18 — 20	8 — 10	7 — 9	выполнено
«4» хорошо	15 — 17	6 — 10	5 — 9	выполнено или выполнено не полностью
«3» удовлетворительно	10 — 14	3 – 10	0 – 9	выполнено или выполнено не полностью
«2» не удовлетворительно	менее 10	0 — 9	0 — 9	не выполнил практическое задание

Контрольная работа №1
«Оформление
реквизитов документов»

Вариант 1

Задание
с выборочным ответом

К
каждому заданию даны 4 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке
ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд
является правильным.

1.
Бумагу, какого цвета можно применять при
изготовлении бланков:

а.
только белого

б.
любого

в.
белого и светлых тонов

г.
зависит от вида бланка

2.
Интервал, отделяющий один реквизит от
другого равен

а.
2 – 4 межстрочным интервалам

б.
1 – 2 межстрочным интервалам

в.
1,5 межстрочный интервал

г.
1 межстрочный интервал

3.            Может ли государственный герб субъекта РФ использоваться на бланках документов акционерных обществ?

а.      Да

б.      Нет

в.      Если АО находится на территории субъекта РФ

г.       Если отсутствует эмблема или товарный знак у самого АО

4.
Где располагают сокращенное наименование
вышестоящей организации

а.
нигде т.к. указывают только полное наименование

б.
в скобках ниже полного наименования вышестоящей
организации

в.
над наименованием самой организации без
указания

г.
без скобок ниже полного наименования
вышестоящей организации

5.            На каких документах проставляется реквизит «Наименование вида документа»?

а.      На всех документах, за исключением организационных

б.      На всех документах, за исключением информационно-справочных

в.      На всех документах

г.       На всех документах, за исключением писем

6.
Каким способом проставляется дата в грифе
утверждения документа?

а.
Проставляется любым способом.

б.
Проставляется самим руководителем в момент
утверждения документа.

в.
Машинописным способом.

г.
Проставляется от руки секретарем после
утверждения документа руководителем.

7.
Заголовок к тексту печатается с правым
отступом

а.
6 см

б.
8 см

в.
10 см

г.
12 см

8.
Допускается ли оформление резолюции на
отдельном листе бумаги?

а.
Да, на листе формата А6 или А7 рукописным
способом

б.
Нет, только на документе

в.
Да, на листе формата А4 машинописным способом

г.
Нет, нужно составить распоряжение

9.
Может ли текст документа содержать таблицу?

а.
Да

б.
Только если в ней содержится цифровая
информация

в.
Только если она занимает не более страницы

г.
Нет, таблица может быть только приложением

10.
Как оформляется отметка о приложении, если
полное наименование документов-приложений упоминается в тексте документа?

а.             Приложение: на 3 л. в 2 экз.

б.             Приложение: 1. Положение об Управлении регионального представительства на 3 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального представительства на 7 л. в 2 экз.

в.             Приложение: 1. письмо на 7 л. в 1 экз.

2. заявка на 2 л. в 1 экз.

г.              Приложение: Методические указания по внедрению и применению Государственного стандарта , 2 экз.

Задание с кратким
ответом

1.
Назовите предложенный реквизит:

а.
Отзыв
на проект инструкции на 2л. в 3 экз.

б.
Красноярский край

в.
ОАО «Русьимпорт»

Вх.№354-12

12.06.2008

2.
Каждому содержанию
определения подобрать по смыслу сам термин определения:

а. Каждый документ состоит из отдельных составляющих
его элементов, получивших название … .

б. … — это наименование объекта, которому направляется
документ

в. Основными способами удостоверения документа
являются: подписание, … и проставление печати

3.
Укажите место
положение следующих реквизитов:

а. Наименование вида документа

б. Герб РФ

в. Дата документа

Задание с развернутым ответом

Оформите
предложенный реквизит, исправив ошибки

ул. Правды, 73, г.С-Петербург,190027, Издательский дом
«Северянка», Винокурову П.П. (гл.инженеру) ;

Вариант 2

Задание с
выборочным ответом

1.
Отчего зависит выбор формата бланка:

а.
не отчего;

б.
от объема документа;

в.
от вида документа;

г.
от объема текста и количества реквизитов,
которые должны быть размещены

2.
Какова зависимость интервала между
реквизитами и интервала между строками текста

а.
Интервал между реквизитами = интервалу между
строками текста

б.
Интервал между реквизитами в 2 раза меньше
интервала между строками текста

в.
Интервал между реквизитами в 2 раза больше
интервала между строками текста

г.
Интервал между реквизитами не зависит от
интервала между строками текста

3.            Может ли использоваться эмблема или товарный знак на документе фирмы без регистрации в установленном законом порядке?

а.
Да

б.
Нет

в.
Только на внутренних документах фирмы

г.
Только на письмах

4.
Наименование организации на национальном или
иностранном языке воспроизводится

а.
Выше наименования организации на русском языке

б.
Ниже наименования организации на русском языке

в.
Слева от наименования организации на русском
языке

г.
Справа от наименования организации на русском
языке

5.            Может ли быть указано в реквизите «Наименование организации» наименование структурного подразделения?

а.      Может

б.      Нет, это отдельный реквизит документа.

в.
Нет

г.
Может, на внутренних документах

6.
При утверждении документа постановлением,
решением, приказом и т.п. гриф Утверждения состоит из:

а.
УТВЕРЖДАЮ, наименование документа, его номер

б.
Наименование документа, его дата и номер

в.
УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, дата

г.
УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, его дата и
номер

7.
Всегда ли нужно оформлять Заголовок к тексту

а.
Всегда без исключений

б.
Только в тех случаях, когда он выражается одним
предложением

в.
Можно не оформлять, если документ размещается
на бланке формата А5

г.
Только, если это документ внешнего потока

8.
Кто отвечает за исполнение документа, если в
резолюции указано несколько исполнителей?

а.
Все

б.
Тот, чья фамилия указана первой

в.
Секретарь

г.
Должностное лицо, написавшее резолюцию

9.
Какие требования предъявляются к тексту
документа, напечатанному на бумаге формата А5

а.
Абзацный отступ – 0, межстрочный интервал –
1,5, интервал между абзацами – 2

б.
Абзацный отступ – 1,27, межстрочный интервал –
3, интервал между абзацами – 0

в.
Абзацный отступ – 0, межстрочный интервал – 1,
интервал между абзацами – 0

г.
Абзацный отступ – 1,27, межстрочный интервал –
1, интервал между абзацами – 2

10.        Каким образом в документах-приложениях должна быть сделана отметка, указывающая на связь данного документа с основным документом?

а.      В правом верхнем углу документа-приложения делается отметка, которая включает в себя слово “Приложение”, номер приложения, а также наименование, дату и регистрационный номер основного документа;

б.      В правом верхнем углу документа-приложения делается отметка, которая включает в себя слово “Приложение”, номер приложения, а также наименование основного документа;

в.      В левом верхнем углу документа-приложения делается отметка, которая включает в себя слово “Приложение”, номер приложения, а также наименование, дату и регистрационный номер основного документа.

г.
В левом верхнем углу документа-приложения
делается отметка, которая включает в себя слово “Приложение”, номер приложения,
а также наименование основного документа;

Задание с кратким ответом

1.
Назовите предложенный реквизит:

а.
О семинаре «Современный офис».

б.
К

в.
З.Н.Ильичевой. Подготовить
проект приказа

2.
Каждому содержанию
определения подобрать по смыслу сам термин определения:

а.
Совокупность реквизитов,
определенным образом расположенных в документе, составляет его … .

б.
… — условное обозначение
документа, присваиваемое ему при регистрации.

в.
… является способом
предварительного рассмотрения и оценки его проекта

3.
Укажите место
положение следующих реквизитов:

а.
Заголовок к тексту

б.
Подпись

в.
Резолюция

Задание с развернутым ответом

Оформите
предложенный реквизит, исправив ошибки

Согласовано
12.04.08 ст. менеджер А.Р. Урицкий

решение
Контрольной работы№1

Вариант
_____

Бланк ответов заданий с выборочным ответом

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Ответ на задание с кратким ответом

Задание 1.
а.
б.

Задание 2.
а.
б.

Задание 3.
а.
б.

Ответ на задание с развернутым ответом

Контрольная работа №2
«внутренние
документы управления»

Вариант 1

Задание
с выборочным ответом

К каждому
заданию предложены 4 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке
ответов поставьте букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1.
Как классифицируются документы по признаку
«Вид»?

а.
Табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и
т.д.

б.
Организационно-распорядительные,
информационно-справочные и т.д.

в.
Рукописные, машинописные, графические и т.д.

г.
Оригиналы, черновики, копии и т.д.

2.
Какой из документов относится к
организационным?

а.
Инструкция

б.
Приказ

в.
Решение

г.
Протокол

3.
Распорядительные документы служат для …

а.
реализации системы и
процессов управления

б.
регулирования деятельности,
позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним
задач

в.
планирования деятельности
учреждения

г.
сообщения сведений,
побуждающих органы управления принимать определенные решения

4.
По содержанию приказы
бывают:

а.
Внутренние и внешние

б.
Полные и краткие

в.
Простые и сложные

г.
По основной деятельности и личному составу

5.
Как должен быть оформлен глагол «приказываю»
в распорядительной части приказа?

а.
На отдельной строке с выравниванием по центру

б.
На отдельной строке с выравниванием по левому
краю

в.
На отдельной строке с абзацным отступом

г.
В конце строки констатирующей части документа

6.
Каково максимальное количество адресатов в
письме?

а.
Не более одного

б.
Не более двух

в.
Не более трех

г.
Не более четырех

7.
Заголовок к тексту служебного письма может
отсутствовать:

а.
Если в тексте отражено решение нескольких
вопросов

б.
Если текст оформлен на бумаге формата А4

в.
Если текст оформлен на бумаге формата А5

г.
Если текст составлен по одному вопросу

8.
Датой протокола является дата

а.
коллегиальной деятельности

б.
изготовления

в.
подписания

г.
согласования

9.
Какое утверждение является правильным?
Выписка из протокола:

а.
Заверяется председателем

б.
Подписывается только секретарем

в.
Подписывается председателем и секретарем

г.
Заверяется секретарем

10. Кто подписывает акт?

а.
Председатель и секретарь комиссии

б.
Председатель комиссии

в.
Председатель и члены комиссии

г.
Председатель комиссии и руководитель

Задание с кратким ответом

1.
Определите
вид документа, опираясь на фрагмент текста.

Текст 1

Ввиду
срочности заказа просим прислать необходимые документы до 10.05.2008.

Текст
2

1.
Директору по маркетингу (А.К.
Минаков) предоставить тезисы докладов специалистов — маркетологов по
зарубежному рынку.

2. Секретарю генерального директора (Л.П.Карпова)
подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара.

Текст 3

Прошу освободить меня от занимаемой
должности по собственному желанию
с 30 марта 2008 года.

2.
Перечислите виды документов, которые
необходимо составить в предложенной ситуации

а) коллегиальное обсуждение и принятие решений;

б) предоставление информации о себе при приеме на
работу

в) предоставление руководителю информации, поясняющей
происшествие

3.
Назовите особенности реквизита документов
«заголовок к тексту»

а)
Приказ

б)
Протокол

в)
Акт

Задание с развернутым
ответом

Определите вид
предложенного документа. Отредактируйте текст и оформите предложенный документ,
указав, где необходимо расстояния между реквизитами.

Отдел разработок

Директору предприятия

«Росмебель»

С.М. Фомину

о рациональном предложении по набивке
мебели

Уважаемый Сергей Михайлович!

Хочу
Вам сказать, что я заметил, что на набивке мебели мы теряем очень много времени.
у меня тут маленький проектик появился, так Вы посмотрите, может, смогу помочь
нашим рабочим время сэкономить.

Приложение: проектик на 3-х листах в 2-х экз.

Старший инженер

М.С. Панов

Вариант 2

Задание
с выборочным ответом

К
каждому заданию предложены 4 варианта ответа, из которых только один верный. В
бланке ответов поставьте букву ответа, который на ваш взгляд является
правильным.

Организационные документы служат для …

а)
осуществления увольнения
работников

б)
определения прав и
обязанностей сотрудников

в)
поощрения отличившегося
работника

г)
определения
последовательности действий при выполнении той или иной работы

Какой из документов относятся к распорядительным?

а)
Распоряжения

б)
Справка

в)
Устав

г)
Правила

Распорядительная часть в Указании начинается распорядительным
глаголом:

а)
ПРЕДЛАГАЮ

б)
ПРИКАЗЫВАЮ

в)
УКАЗЫВАЮ

г)
СЧИТЮ НЕОБХОДИМЫМ

Основание издания приказа «О реорганизации структуры управления в
фирме» содержится:

а)
В позиции текста «основание»

б)
В констатирующей части текста приказа

в)
В заголовке

г)
В распорядительной части текста приказа

Доведение до исполнителей содержания соответствующего распоряжения
предпочтительнее проводить в форме:

а)
Ознакомления с текстом приказа и проставления
подписи «ознакомлен»

б)
Изготовление лишней копии приказа

в)
Оформление выписки из приказа

г)
Устно при встрече передать содержание
распоряжения

В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать
изложение:

а)
От третьего лица множественного числа

б)
От третьего лица единственного числа

в)
От первого лица множественного числа

г)
От первого лица единственного числа

При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не
указывается количество листов:

а)
Если прилагается документ на одном листе

б)
Если прилагается документ на одном листе с
оборотом

в)
Если приложение сброшюровано

г)
Если прилагаемый документ слишком объемный

Протокол должен быть изготовлен после проведения коллегиальной
деятельности органа не позднее, чем через:

а)
1 день

б)
4 дня

в)
5 дней

г)
3 дня

Подписание является:

а)
Способом ознакомления с содержанием документа

б)
Способом согласования документа

в)
Способом утверждения документа

г)
Способом выражения ответственности за
содержание документа

В каком документе в обязательном порядке оформляется отметка о
заверении копии

а)
Выписка из протокола

б)
Сводка

в)
Внешняя докладная записка

г)
Отчет

Задание с кратким ответом

1.
Определите
вид документа, опираясь на фрагмент текста.

Текст 1

Образование:
1989-1994 гг. — Московский государственный педагогический институт с присвоением квалификации преподавателя немецкого языка. 1977-1987гг. — специальная
школа № 23 с углубленным изучением
иностранных языков.

Текст 2

…коллегия РЕШИЛА:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой
архитекторов во главе с А.С. Маковым.

Текст
3

Довожу до Вашего
сведения, что из аудитории № 137 исчезли три персональных компьютера.

2.
Перечислите виды документов, которые
необходимо составить в предложенной ситуации

а) разъяснение пунктов постановления

б) предоставление информации о заседании
коллегиального органа

в) предоставление описания деловых и моральных
качеств человека

3.
Назовите особенности реквизита документа
«текста»

а)
Письмо

б)
Докладная записка

в)
Справка

Задание с развернутым
ответом

Определите вид
предложенного документа. Отредактируйте текст и оформите предложенный документ,
указав, где необходимо расстояние между реквизитами.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО

«ВЕРТИКАЛЬ»

Васильеву И.П.

Срок исполнения 19.02.2008

А.А.Ежов 10.02.2008

№ 04-23-207

Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15 февраля 2008 года
поступил заказ на офисную мебель модель «АСТРА» от ЗАО «999». В связи с этим
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственному за
доставку мебели И.П.Васильеву договориться о деталях доставки мебели модели
«АСТРА» с директором ЗАО «999».

2. Контроль за
исполнением возложить на начальника отдела по новым поступлениям Т.Н. Сидорова

Директор
«ВЕРТИКАЛЬ»

А.А. Ежов

решение
Контрольной работы№2

Вариант
_____

Бланк ответов заданий с выборочным ответом

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Ответ на задание с кратким ответом

Задание 1.
Текст 1
Текст 2
Текст 3
Задание 2.
а.
б.
в.
Задание 3.
а.
б.
в.

Ответ на задание с развернутым ответом

Вид документа
________________________

Контрольная работа №3
«технология
ведения делопроизводства»

Вариант 1

Задание с выборочным ответом

К каждому заданию предложены 4 варианта ответа, из которых только один
верный. В бланке ответов поставьте букву ответа, который на ваш взгляд является
правильным.

1.
Укажите документ, не подлежащий регистрации

а.
Заявление

б.
Жалоба

в.
Заявка

г.
Акт

2.
Какая дата указывается при регистрации
протокола?

а.
Дата коллегиальной деятельности, описанной в
протоколе

б.
Текущая дата

в.
Дата подписания

г.
Дата, соответствующая третьему дню после
события, описанного в протоколе

3.
Укажите срок исполнения, если не в
документе, не в резолюции срок не указан

а.
Один месяц

б.
Десять дней

в.
Семь дней

г.
Три дня

4.
Какие документы могут хранится в деле
«Корреспонденция по сбыту и закупкам»

а.
Материалы и документы по плановой и внеплановой
инвентаризации

б.
Рекламные письма, прайс-листы, информационные
письма различного характера

в.
Письма, телеграммы и т.д. по поводу заключения
договоров поставки и закупки товаров

г.
Бухгалтерские и планово-финансовые документы

5.
Приказы о приеме, увольнении, переводе,
изменении фамилии хранятся

а.
5 лет

б.
75 лет

в.
Пока существует организация

г.
80 лет

6.
При каком объеме документооборота используют
карточную форму регистрации

а.
Свыше 1000 единиц

б.
Свыше 800 единиц

в.
Свыше 600 единиц

г.
Свыше 250 единиц

7.
Сводная номенклатура дел фирмы вводится в
действие

а.
Каждые полгода текущего периода

б.
С 1 декабря текущего года

в.
По мере надобности

г.
С 1 января следующего календарного года

8.
Какую информацию содержит итоговая запись к
номенклатуре дел?

а.
О незаведенных делах

б.
Об общем количестве заведенных дел

в.
О сдаче дел на архивное хранение

г.
О поврежденных при хранении делах

9.
На обложку дела временного хранения (до 10
лет) не выносится информация:

а.
Индекс дела

б.
Заголовок дела

в.
Количество листов, содержащихся в деле

г.
Срок хранения

10.
Одним из требований при формировании дел в организации
является?

а.
В дело помещаются документы, работа по которым
проведена;

б.
Документы, подшитые в дело, являются
подлинниками или заверенными копиями;

в.
Документы разных сроков хранения формируются в
разные дела;

г.
Документы, касающиеся одного вопроса,
помещаются в одно дело

Задание с кратким ответом

1.
Назовите термин, содержание которого
представлено

а)
условное обозначение документа, присваиваемое
ему при регистрации.

б)
изучение документов на основании критериев их
ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для
дальнейшего хранения или уничтожения

в) период времени, отведенный на исполнение документа, или календарная
дата, к которой назначено исполнение

2.
Назовите срок исполнения следующих
документов

Документ 1

Завод «Маяк».
Приказ о введении Инструкции по делопроизводству от 08.01.2008

«…Ввести в
действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2008…»

Документ 2

Письмо
фирмы «Свет» от 24.12.2007

«… на основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере
100 000 рублей. Указанную сумму просим перевести в течение пяти банковских
дней на наш расчетный счет…»

Документ 3

Заявка
на участие в городской спартакиаде

3.
Проанализируйте названия дел, которые
сформированы для хранения. Предложите свой вариант, если название неправильное

а)
Приказы директора, главного инженера

б)
Протоколы

в)
Распоряжения главного инженера

Задание с развернутым
ответом

Исходя из основных задач регистрации документов, обоснуйте применение
одной из форм регистрации в организации

В
организации работают 23 человека, нет внутренней организационной структуры,
документооборот составляет 1000 документов в год

Вариант 2

Задание с выборочным ответом

К каждому заданию даны 4 варианта ответа, из которых только один
верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на
ваш взгляд является правильным.

1.
Укажите документ, подлежащий регистрации

а.
Сводка

б.
Предложение

в.
Плакат

г.
Смета

2.
Какая дата указывается при регистрации
приказа?

а.
Дата согласования

б.
Текущая дата

в.
Дата подписания

г.
Дата ознакомления с приказом

3.
Укажите срок исполнения, если в документе срок
указан, а в резолюции — нет

а.
Один месяц

б.
Срок, указанный в документе

в.
Три дня

г.
Семь дней

4.
Дело «Планы» содержит следующие документы

а.
Приказы директора, постановления, планы работы,
номенклатура дел отдела логистики

б.
Планы работы ОМТС на текущий год

в.
Материалы и документы по плановой и внеплановой
инвентаризации

г.
Бухгалтерские и планово-финансовые документы

5.
Приказы о предоставлении очередных и учебных
отпусков хранятся

а.
5 лет

б.
75 лет

в.
Пока существует организация

г.
80 лет

6.
Что означает цвет карточки при карточной
форме регистрации документов

а.
Вид документа

б.
Тип документации (входящая, исходящая)

в.
Месяц

г.
Структурное подразделение организации

7.
Какие могут быть номенклатуры дел?

а.
Конкретная

б.
Примерная

в.
Типовая

г.
Все вышеперечисленное

8.
Кто подписывает итоговую запись к
номенклатуре дел?

а.
Руководителем структурного подразделения
организации

б.
Руководителями службы делопроизводства

в.
Руководителями организации

г.
Сотрудник, работающий с номенклатурой дел

9.
При оформлении дел временного (до 10 лет)
хранения не следует производить

а.
Уточнение записей на обложке

б.
Проверку физического состояния документов

в.
Брошюровку

г.
Исключение лишних копий

10.
Документы формируются в дела в соответствии
с:

а.
Номенклатурой дел учреждения

б.
Инструкцией по делопроизводству данного
учреждения

в.
Перечнем документальных материалов с указанием
сроков хранения

г.
ГОСТом на организационно-распорядительную
документацию

Задание с кратким ответом

1.
Назовите термин, содержание которого
представлено

а)
это группировка исполненных документов в дела
в соответствии с Номенклатурой дел

б)
фиксация факта создания или поступления
документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах

в)
общее количество поступивших (входящих) и
созданных на фирме документов, включая все экземпляры их тиража, за
определенный период времени (календарный год)

2.
Назовите срок исполнения следующих
документов

Документ 1

Фирма «Восток».
Распоряжение о проведении ремонтных работ от 12.02.2008

« … В срочном
порядке провести ремонтные работы в офисе. »

Документ 2

Письмо
Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008

Резолюция

Иванову Г.В.

Подготовить информацию в течение трех дней

Королев

21.01.2008

Документ 3

ЗАО
«Техноинвест» Приказ о создании юридического департамента от 12.12.2007

а)
Приказы генерального директора по основной
деятельности

б)
Диспетчерское совещание

в)
Документы по рекламной деятельности

Задание с развернутым
ответом

Организация
состоит из 4 департаментов и 12 отделов, работает около 800 человек и
документооборот составляет около 1 миллиона документов в год

решение
Контрольной работы№3

Вариант
_____

Бланк ответов заданий с выборочным ответом

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Ответ на задание с кратким ответом

Задание 1.
а.
б.
в.
Задание 2.
Документ 1
Документ 2
Документ 3
Задание 3.
а.
б.
в.

Ответ на задание с развернутым ответом

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

итоговаяКонтрольная работа

Комментарий к контрольной работе

Контрольная работа представлена в 2 вариантах, каждый из
которых состоит из трех частей сформированных по типам заданий.

Часть
1 – задания с выборочным ответом, содержит 10 теоретических заданий. Выполнение
каждого задания оценивается либо в 0 баллов («задание не выполнено»), либо в 1
балл («задание выполнено»). Задание считается выполненным, если дан ответ,
соответствующий коду верного варианта ответа

Максимальный
балл за часть – 10.

Часть
2 – задания с кратким ответом, содержит 3 задания. Выполнение каждого задания
оценивается в 0 баллов («задание не выполнено»), 1 балл («задание выполнено
частично»), 2 балла («задание выполнено»). Задание с кратким ответом считается
выполненным, если дан ответ соответствующий верному ответу.

Максимальный
балл за часть – 6.

Часть
3 – задание с развернутым ответом, содержит два практических задания.
Практическое задание необходимо выполнить на компьютере. Правильное выполнение
практического задания оценивается в 2 балла. Практическое задание считается
выполненным, если электронный документ,
соответствует эталону.

Максимальный
балл за часть – 4

Максимальный
балл за контрольную работу – 20

Критерии
оценок:

	Количество баллов
Оценка	Всего	Задание с выбором ответом	Задания с кратким ответом	Задание с развернутым ответом
«5» отлично	18 — 20	8 — 10	5 — 6	3 — 4
«4» хорошо	15 — 17	6 — 10	3 — 9	1 — 4
«3» удовлетворительно	10 — 14	3 – 10	0 – 6	0 — 4
«2» не удовлетворительно	менее 10	0 — 9	0 — 9	0

Вариант 1

Задание
с выборочным ответом

К
каждому заданию предложены 4 варианта ответа, из которых только один верный. В
бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш
взгляд является правильным.

1.
Отчего зависит выбор формата бланка

а)
от выбора составителя;

б)
от объема документа;

в)
от вида документа;

г)
от объема текста и количества реквизитов,
которые должны быть размещены

2.
В каком месте должен быть проставлен номер
страницы на втором листе документа?

а)
В верхнем поле посередине

б)
В верхнем поле справа

в)
В нижнем поле посередине

г)
В нижнем поле справа

3.
Оформление даты 5 января 2007 года в
цифровой форме выглядит так

а)
2007.01.05;

б)
05.01.07;

в)
05.01. 2007г.

г)
2007.05.01

4.
В состав реквизита «Адресат» почтовый адрес

а)
должен входить обязательно

б)
может входить, при необходимости

в)
на усмотрение составителя документа

г)
если документ внешнего потока

5.
Датой приказа является
дата…

а)
Согласования

б)
Подписания

в)
Утверждения

г)
Регистрации

6.
В результате рассмотрения входящего
документа руководителем на нем появляется:

а)
Подпись

б)
Резолюция

в)
Виза

г)
Отметка о контроле

7.
На каком служебном письме проставляется
ссылка на номер и дату документа:

а)
гарантийном

б)
сопроводительном

в)
ответном

г)
на всех письмах

8.
В каких случаях наименование должностного
лица, подписавшего документ в реквизите «Подпись» включает наименование организации?

                                 а)          Во всех случаях;

                                 б)          Если документ оформляется не на бланке организации;

                                 в)         Если в документе не указываются справочные данные об организации;

                                 г)         Все ответы неверны.

9.      При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

                                 а)          Приказы

                                 б)          Протоколы

                                 в)         Акты

                                 г)         Письма

10.
Какие могут быть номенклатуры дел?

а)
Конкретная

б)
Примерная

в)
Типовая

г)
Все вышеперечисленные

Задание с кратким ответом

1.
Заполните пропуски, подобрав соответствующий
термин определения

а)
Документ считается …, если фактически
проведены предусмотренные в нем мероприятия или для его исполнения составлен
другой документ.

б)
Движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует …
фирмы.

2.
Ответьте на следующие вопросы

а)
Как на общем бланке документа разделить такие
наименования документов, как «Протокол заседания НТС на две составные части?

б)
Какие размеры установлены для герба или эмблемы
на бланке?

3.
Определите характер делового письма по
фразе.

а)
Просим Вас оказать содействие в выделении
арендных помещений

б)
Направляем Вам на экспертизу проект создания
развлекательного парка

Задание с развернутым ответом

1.
Отредактируйте предложенный документ

Фирма «Морепродукт»

АКТ

«О выявлении причин неисправности холодильных установок в креветочном
цехе»

Основание: приказ
генерального директора от 30.01.2008

Составлен комиссией в составе:

Члены комиссии:

1.
Старший механик

2.
Мастер

3.
Слесарь

Федотов Е.О.

Кедров И.Г.

Стопин И.Е.

Председатель

Главный инженер

Колтунов И.О.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й – генеральному директору

2-й – отделу технического обслуживания

На прошлой неделе ни с того, ни с сего из стоя вышло 3 холодильных
установки.

После
проведения технического осмотра главным механиком, члены комиссии во главе с
председателем установили, что поломка холодильников произошла в результате
попадания в агрегаты воды, которая просачивалась с потолка помещения.

Председатель
комиссии

Члены комиссии

Колтунов И.О.

Федотов Е.О.

Кедров И.Г.

Стопин И.Е.

01.02.2008 №
166/3-57

г. Москва

2.
Составьте и оформите документ

Докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П.
главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.07 о произведенной
Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы за № 92 от 12.01.07
«О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского
моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков,
обнаруженных в январе 2007 года. В докладной записке должно быть отмечено
выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации
равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25
февраля 2007 года было сдано только 35,2 % всех нарядов, остальные наряды сданы
1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен
первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 2

Задание с выборочным
ответом

1.
Бумагу, какого цвета можно применять при
изготовлении бланков

а)
только белого;

б)
любого;

в)
белого и светлых тонов;

г)
зависит от вида бланка

2.
Каким образом нужно идентифицировать третий
лист документа?

а)
3 лист

б)
3 страница

в)
3 стр

г)
3

3.
Словесно-цифровой способ оформления даты 01.03.07
выглядит

а)
«01» марта 2007г;

б)
01 «марта» 2007;

в)
01 марта 2007г.

г)
01 марта 07

4.
В каком порядке нужно разместить
составляющие Адресата, если документ адресован физическому лицу:

а)
Инициалы, фамилия, адрес

б)
Адрес, фамилия, инициалы

в)
Фамилия, инициалы, адрес

г)
Адрес, инициалы, фамилия

5.
Заверяется ли подпись руководителя на
приказе печатью

а)
Да

б)
Только приказы по основной деятельности

в)
Только приказы по личному составу

г)
Нет

6.
Отметку о наличии приложения обязательно
имеет:

а)
договорное письмо

б)
информационное письмо

в)
сопроводительное письмо

г)
все служебные письма

7.
Документы регистрируют:

а)
в день поступления, отправки

б)
в день оформления, согласования

в)
в день передачи на исполнение

г)
после исполнения

8.
При оформлении реквизита «Подпись»
расшифровка подписи размещается

а)
на уровне последней строки наименования
должности;

б)
по центру наименования должности;

в)
на уровне первой строки наименования должности

г)
на усмотрение составителя

9.
Какие из этих документов могут быть частью
входящей документации организации:

а)
Распоряжение по основной деятельности

б)
Постановление

в)
Инициативное письмо

г)
Докладная записка

10.
В номенклатуре дел документы
систематизируются

а)
По видам документов

б)
По содержанию

в)
По срокам хранения

г)
Все вышеперечисленные

Задание с кратким ответом

1.
Заполните пропуски, подобрав соответствующий
термин определения

а)
… — период времени, отведенный на исполнение
документа, или календарная дата, к которой назначено исполнение

б)
Совокупность реквизитов, определенным образом
расположенных в документе, составляет его … .

2.
Ответьте на следующие вопросы

а)
На скольких листах выпускают приказ и другие
распорядительные документы?

б)
Как следует размещать на бланке наименование
организации, если наименование вышестоящих организаций содержит большое
количество печатных знаков?

3.
Определите характер делового письма по
фразе.

а)
Просим Вас принять участие в работе конференции

б)
Выпускаемая продукция имеет сертификат
качества, отличается широкой   цветовой гаммой

Задание с развернутым ответом

Отредактируйте предложенный документ

ФЛ -41

П.О. Карпатову,

Декану факультета
летательных аппаратов

Объяснительная
записка

О
причинах неявки на экзамен

Я, Тимохина Мария Юрьевна, не была на
экзамене по инженерной графике не потому, что не выучила предмет и боялась
завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно повредила руку,
правую. А без правой руки на экзамене по инженерной графике делать нечего.
Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача.

С уважением,
студентка гр. ФЛ-41

Тимохина М.Ю 15.01.2008

Составьте и оформите документ

Приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский
завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе.

В констатирующей части укажите, что в соответствии с
Типовой инструкцией по делопроизводству органах исполнительной власти
Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 01.07.05 № 536 и в
соответствии с ГОСТ 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения
документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию.

В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите
заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией
делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований
инструкции

решение
итоговой Контрольной работы

Вариант
_____

Бланк ответов заданий с выборочным ответом

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Ответ на задание с кратким ответом

Задание 1.
а.
б.
Задание 2.
а.
б.
Задание 3.
а.
б.

Ответ на задание с развернутым ответом

Оформляется на
листах формата А4, машинописным способом

Источник

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Костромской государственный технологический университет

Заочный факультет

Кафедра бух. учета и аудита

Контрольная работа

по дисциплине документирование управленческой деятельности

Тема: Бланки документов: виды, характеристика. Состав реквизитов документа

Выполнила: Гратий

Илона Георгиевна

студентка 2 курса

-ЗБ-061

Руководитель: Деревянкина Оксана Александровна

Кострома, 2012

Оглавление

Введение

I. Бланки документов: виды, характеристика

II. Состав реквизитов документа

Заключение

Задача

Список использованной литературы

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Документы многообразны и каждый вид документа — приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

I. Бланки документов: виды, характеристика

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

На бланках кроме постоянных реквизитов при изготовлении их типографским способом могут наноситься ограничительные отметки («уголки», отрезки прямой линии, «крестики») для обозначения мест расположения отдельных реквизитов.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти — семи строк текста.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами. Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные: к основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма. К дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнерами.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма. На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица).

Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжений и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям. Основные требования к бланкам предприятия:

Размер полей бланка не менее, мм:

— левое;

— правое;

— верхнее;

— нижнее.

Должностные лица могут иметь свои бланки — бланк должностного лица. Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.

Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. Для бланков должна применяться бумага форматов:

А4 (210 х 297мм) — для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;

А5 (148 х 210мм) — для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.

Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:

А3 (297 х 420мм) — для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),

А6 (105 х 148мм) — для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.

Для служебных писем используются бланки организации, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб и являются бланками строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Можно также выделить следующие функциональные характеристики документа.

Важнейшей характеристикой документа является информативность. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.ок

II. Состав реквизитов документа

Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 06.01.2012. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2012.01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2012 г.

. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1

к постановлению

администрации

области

от 10.01.2012 №30

. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального профессионального

образования

Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

.03.2012

. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

.11.2012

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

.08.2012

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Б.Васильева

.02.2012

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов

50 32

или

Аксенов Борис Васильевич

50 32

. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

. Идентификатор электронной копии документа, проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Общий бланк, бланк конкретного вида документов и бланк письма каждый по отдельности имеет свой состав реквизитов. Для каждого из этих реквизитов существуют свои требования по оформлению.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

Заключение

бланк документ реквизит

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Составьте письмо-просьбу Ардатовской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 2 млн. руб. для строительства нового цеха.

Ардатовская инкубаторно-птицеводческая станция ул. Гагарина, 253, г. Ардатов, 000000 Телефон: (0000)11-22-33; Факс: (0000)11-22-33; e-mail … ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …08.07.2012№02-12/183Губернатору N-ской области И.И. ИвановуНа №О выделении денежных средств

Уважаемый Илья Иванович!

В связи с планируемым расширением площадей Ардатовской инкубаторно-птицеводческой станции и в целях удовлетворения возросшего спроса потребителей на продукцию предприятия, убедительно просим Вас выделить из областного бюджета денежные средства в сумме 2 000 000 (два миллиона) рублей для строительства нового цеха. Были бы очень признательны, если это произойдет до начала реализации молодняка — птицы населению. Заранее благодарим за возможную поддержку и понимание проблемы.

Директор Ардатовской

инкубаторно-птицеводческой

станции ______________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Исполнитель ________________

(Ф.И.О.)

Телефон ____________________

Список использованной литературы

1.Андреева В.И. Делопроизводство (издание 4-е). — М.: ЗАО «Бизнес школа», 1997.

2.М.И. Басаков. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов). Издание шестое. Ростов-на-Дону. «Феникс». 2006.

.Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. «МарТ». 2004.

.Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате. — Казань, 1999.

.Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М.: Высшая школа, 1999.

.Германова А. Документы под опекой бухгалтерии // Расчет, 2006. — 3-6

.Горшенина О. Архивная канитель // Практическая бухгалтерия, 2006. — № 1

.Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М.: Экономика, 1995.

.Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.

Теги:
Бланки документов: виды, характеристика. Состав реквизитов документа
Контрольная работа
Менеджмент

Источник

Контрольная работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

Вот еще несколько интересных статей нашего сайта: