Реквизиты документа их назначение реферат

Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информа­ции, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

45

Реквизиты и структура документа

В
нормативных актах, регулирующих процессы
создания документа, особое внимание
уделяется его структуре и пространственному
расположению отдельных частей текста,
в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит
—
это обязательный, законченный, содержащий
полную информацию по своей локальной
теме информационный элемент текста
документа, установленный законом или
положениями для деловых документов
(например, реквизиты «автор документа»,
«дата» и т.д.).

Реквизиты
в их совокупности служат опознавательными
элементами документа, они определяют
правоотношения автора документа с
субъектами и объектами деятельности
предприятия, без них документ не может
быть основанием для учета и не имеет
юридической силы. Отсутствие хотя бы
одного из реквизитов лишает его владельца
возможности использовать документ по
назначению.

В
делопроизводстве существуют единые
требования и правила оформления
реквизитов документов, которые установлены
государственными нормативными актами
— ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-
2003, вводящими единообразие в оформление
документов, что является неотъемлемым
условием автоматизации работы с ними
и осуществления эффективного управления
производством.

По
способу оформления реквизиты делятся
на графические
(герб,
печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые
реквизиты в свою очередь подразделяются
в зависимости от состава информации на
простые,
состоящие
из одного-двух слов или цифр (дата,
наименование вида документа и др.), и
сложные,
включающие
несколько достаточно самостоятельных
частей (гриф утверждения, резолюция и
др.).

Кроме
того, выделяются постоянные и переменные
реквизиты документа.

Постоянные
реквизиты —
это символы и индексы, наносимые на
бланки и формы типографским или другим
способом (герб, автор документа, справочные
данные об организации и др.).

Переменные
реквизиты вносятся
в документ в процессе его подготовки и
оформления (текст документа, регистрационный
номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление
документа представляет собой проставление
необходимых реквизитов, т.е. их написание
и расположение. Деловой документ
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом.

Формуляр
—
это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности.
Расположение реквизитов на формуляре
может быть угловым
(все
основные реквизиты располагаются в
левой стороне листа) и продольным
(реквизиты
располагаются по центру листа).

Всего
ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01
— Государственный герб РФ,

02
— герб субъекта РФ,

03
— эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания),

04
— код организации,

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07
— код формы документа,

08
— наименование организации,

09
— справочные данные об организации,

10
— наименование вида документа,

11
— дата документа,

12
-регистрационный номер документа,

13
— ссылка на регистрационный номер и дату
документа,

14
— место составления или издания документа,

15
– адресат;

16
— гриф утверждения документа,

17
— резолюция,

18
— заголовок к тексту,

19
— отметка о контроле,

20
— текст документа,

21
— отметка о наличии приложения,

22
— подпись,

23
— гриф согласования документа,

24
— визы согласования документа,

25
— оттиск печати,

26
— отметка о заверении копии,

27
— отметка об исполнителе,

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело,

29
— отметка о поступлении документа в
организацию,

30
— идентификатор электронной копии
документа (так как некоторые из реквизитов
являются взаимоисключающими, что зависит
от вида документа, то на конкретном
документе их будет не 30, а гораздо
меньше).

Образец
оформления основных реквизитов документа
приведен в приложении. Рассмотрим более
подробно реквизиты, использование и
оформление которых вызывают наибольшее
число вопросов и затруднений.

Реквизит
01 — Государственный герб РФ,

Реквизит
01
помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений,
определенных Федеральным конституционным
законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской
Федерации». В этом Законе указаны органы,
имеющие право на нанесение герба на
документы, — администрация, законодательные
органы власти, прокуратура, органы
правительства, федеральные округа.

Изображение
Государственного герба РФ может
помещаться и на бланках министерств,
ведомств, организаций, учреждений и
предприятий республиканского и местного
подчинения.

Изображение
герба при продольном расположении
реквизитов будет находиться в центре
верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля
над серединой строки с наименованием
автора документа; диаметр герба не
должен превышать 20 мм.
На бланке может быть изображен или
Государственный герб РФ, или герб
субъекта РФ, но не оба герба одновременно
(они взаимоисключаемы).

Бланки
с Государственным гербом в соответствии
с постановлением Правительства РФ №
1268 изготавливаются только типографическим
способом на полиграфических предприятиях,
имеющих соответствующую лицензию, и
являются документами строгой отчетности.

Реквизит
02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб
субъекта Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Порядок
использования на бланках документов
изображения герба субъекта Российской
Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов.

Герб
субъекта РФ — главный символ субъекта
РФ, выполненный в соответствии с правилами
геральдики и выражающий его историческое
и административное значение. На рисунке
приведен герб Москвы как субъекта
Российской Федерации.

Гербы
городов, автономных округов, районов
Российской Федерации размещаются на
бланках документов органов представительной
и исполнительной власти муниципальных
образований в соответствии с порядком
использования гербов, установленным
нормативными актами соответствующих
территориальных единиц.

На
рисунке приведен герб города
Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит
03 — Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Эмблема
и товарный знак — символы, признаки,
изобразительные обозначения, придающие
эстетический вид бланку, дающие
представления об адресанте, помогающие
потребителю отличить товар или услугу
производителя (исполнителя).

Как
правило, эмблема представляет собой
графически оформленные начальные буквы
названия организации либо рисунок,
которые отражают главное направление
деятельности организации.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).

Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

При
продольном расположении реквизитов
эмблему
и товарный знак располагают на верхнем
поле бланка над серединой наименования
организации — автора документа. Возможно
расположение эмблемы и товарного знака
на одном уровне с названием организации
(реквизит 06), слева.

При
угловом расположении реквизитов эмблему
и товарный знак располагают
на левом поле бланка.

В
обоих случаях она центрируется по
отношению к реквизиту «наименование
организации», при этом ее размеры не
должны превышать ширину площади,
занимаемой на бланке реквизитом
«наименование организации». Эмблема
облегчает поиск документа, улучшает
эстетический вид бланка, но не заменяет
наименования организации.

Товарный
знак действителен, если он зарегистрирован
в соответствии с требованиями Закона
РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных
знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров».

Реквизит
04 — Код организации

Код
организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО). Для
органов государственной власти и
управления код проставляется по
Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).

Реквизит
служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам
электронной связи и сокращения количества
возможных ошибок, возникающих при
передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации
документа.

Реквизит
05 — Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
06 — Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный
номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
07 — Код формы документа

Код
формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

Код
формы документа по ОКУД проставляется
на бланках документов, входящих в состав
какой-либо УСД. На бланке с угловым
размещением постоянных реквизитов код
располагается непосредственно после
реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с
продольным расположением постоянных
реквизитов — правее наименования
документа.

ОКУД
предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных
межотраслевых, межведомственных форм
документов, разрабатываемых ведущими
министерствами и ведомствами, с целью
сокращения количества применяемых форм
документов, исключения из обращения
неунифи-цированных форм и дублирования
информации.

Код
унифицированной формы документа состоит
из семи знаков и контрольного числа
(КЧ). Унифицированная система ОРД имеет
код 0200000. Например, код унифицированной
формы Устава организации имеет обозначение
02112312, где 02 — класс форм документов (в
данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм
(документация по созданию организации),
231 — регистрационный номер (Устав), 2 —
контрольное число.

Реквизит
08 — наименование организации.

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.

Выделяется
несколько вариантов оформления этого
реквизита.

1.
Над наименованием организации-автора
может указываться вышестоящая организация,
которой та непосредственно подчиняется.
Для государственных предприятий это
наименование министерства или ведомства,
а для коммерческих — консорциум или
промышленная группа.

Например:
Федеральное агентство образования
Костромской государственный педагогический
университет Институт филологии, массовой
информации и психологии.

2.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование
помещают ниже полного (в скобках).

Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)

3.
Наименование организации на иностранном
языке воспроизводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском
языке. На практике — в таких случаях чаще
всего используется продольный бланк с
указанием наименования организации на
двух языках на одном уровне. Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, указываются на двух
языках — русском и национальном.

4.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если они являются авторами
документа, и располагают это наименование
ниже наименования организации.

Например:
Сибирско-Уральская нефтегазовая компания
«Сибур» Департамент делопроизводства

5.
В соответствии со ст. 54 Гражданского
кодекса РФ юридическое лицо, являющееся
коммерческой организацией, должно иметь
фирменное наименование, при этом в
наименовании могут использоваться
сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное
общество), ООО (общество с ограниченной
ответственностью) и т.п. За исключением
этих сокращений, другие типы наименований
предприятий пишутся полностью.

6.
Использование в названиях организаций
наименования «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе
слов и словосочетаний осуществляется
в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. №
1463 «Об использовании в названиях
организаций наименований «Россия»,
«Российская Федерация»».

7.
Автором
документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

8.
На внутренних документах в качестве
автора указывается наименование
структурного подразделения, где он был
подготовлен.

Данный
реквизит печатается прописными буквами
и располагается в левом углу при угловом
расположении реквизитов, вверху по
центру — при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит
09 — справочные данные об организации.

Этот
реквизит указывается только в служебных
письмах. Сюда включается следующая
информация:

—
почтовый
и телеграфный адрес;

—
номера
телефонов, факсов, телексов;

—
номер
счета в банке (в соответствии с правилами,
установленными Банком России);

—
адрес
электронной почты;

—
номер
расчетного счета;

—
банковский идентификационный код (БИК);

—
корреспондентский счет;

—
другие
сведения (номер лицензии на ту или иную
деятельность, сведения об отгрузочных
реквизитах и т.д.).

Номер
счета в банке указывается в соответствии
с правилами, установленными Центральным
банком России. При этом указываются
наименование кредитной организации;
номер расчетного счета; банковский
идентификационный код (БИК); корреспондентский
счет (кор. счет); номер участника расчетов
по межфилиальным оборотам (МФО).
Последовательность
написания адреса в документах должна
соответствовать Правилам оказания
услуг почтовой связи, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 15
апреля 2004 г. № 221.

На
почтовых отправлениях адрес корреспондента
пишется в определенной последовательности:

—
адрес (фамилия, имя, отчество для
физических лиц);

—
название улицы, номера дома и квартиры;

—
название населенного пункта (город,
поселок и т.п.);

—
название
области, края, автономного округа
(области), республики;

—
страна (для международных почтовых
отправлений);

—
почтовый индекс.

В
таком же порядке оформляется адрес
отправителя.

При
оформлении справочных данных об
организации необходимо учитывать
следующие особенности:

1)
используются общепринятые сокращения,
например: оф.,
просп., тел., расч. сч., корр. сч. и
др.;

2)
в конце строки отсутствуют знаки
препинания;

1. между
   частями двойного номера дома ставится
   знак «/», например: ул.
   Ильинка, д. 90/2;

2. литера
   пишется слитно с номером дома, например:
   Пушкинский
   пер., д. 7а;

3. в
   номерах телефонов дефисом (или пробелом)
   отделяют справа налево по две цифры,
   например: Тел.:
   3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или
   3
   4512, 29 02 10, 123 4512);

4. банковские
   реквизиты необходимо указывать только
   в письмах, содержащих сведения о
   товарно-денежных отношениях, например
   в гарантийных письмах.

Реквизит
располагается в верхнем левом углу под
реквизитом «наименование организации»
при угловом варианте бланка или по
центру на верхнем поле документа при
продольном варианте, например:

Реквизит
10 «Наименование вида документа» —
один из реквизитов, обязательных для
всех видов документов, кроме служебного
ПИСЬМА.

Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе нею назначении. Указание
на вид документа определяет степень
обязательности выполнения его требований,
устанавливает набор необходимых
реквизитов и структуру текста.

Наименование
вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД
(класс
0200000).

Вид
документа определяется его содержанием
и назначением.

К
реквизиту 10 может быть указан код формы
документа по Общероссийскому классификатору
управленческих документов (ОКУД), если
данная форма входит в состав какой-либо
унифицированной системы документации.

Располагается
этот реквизит после реквизита «Наименование
организации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит центрируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит
11 — дата документа.

Дата
документа — один из основных реквизитов
документа, придающих ему юридическую
силу.

Датой
документа считается:

—
дата подписания (для приказов, писем,
факсов, справок);

—
дата утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);

—
дата события, которое в нем зафиксировано
(для протоколов, актов).

Способ
написания даты зависит от характера
документа:

1.
В нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (29
апреля 2005 г.);

2.
В
остальных
случаях — цифровой в такой последовательности:
день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца (2005.01.05).
Данный
способ используется в основном в
международной переписке.
Кроме
того, такой способ оформления дат находит
применение в больших архивах, в целях
удобства поиска документов.

При
оформлении реквизита необходимо обратить
внимание на следующие детали:

1. начиная
   с 2000 г. обозначение года оформляется
   четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2. при
   цифровом способе оформления даты буквы
   не используются (неправильно:
   29.04.2005г.);

3. при
   обозначении определенного промежутка
   времени, указываемого в годах, приводится
   двойное «г» (точка между буквами не
   ставится), например: 1997-2005гг.;

4. при
   оформлении даты не используются римские
   цифры (ими обозначаются кварталы,
   названия конференций, крупных общественных
   мероприятий и т.д.);

5. при
   употреблении порядковых числительных,
   как правило, к цифре добавляются падежные
   окончания:

а)
однобуквенные, если последней букве
числительного предшествует гласная
(4-й,
7-м, 6-я);

б)
двухбуквенные, если последней букве
числительного предшествует согласная
(4-го,
7-му, 20-ми);

1. праздничные
   даты, оформляемые словесным способом,
   пишутся с прописной буквы (Восьмое
   марта, Первое мая).

Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта
документа указывается только обозначение
месяца и года.

Реквизит
12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа
(индекс) — это его условное цифровое
(иногда буквенно-цифровое) обозначение.
Индекс проставляется на документах (и
их копиях), кроме приложений. Для него
отведено место в бланке документа рядом
с датой.
Реквизит
состоит из трафаретной части «№ ____
«,

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые способы
присвоения номеров. Система индексации
закрепляется в инструкции по
делопроизводству. Пересмотр условных
обозначений разрешается только в начале
года.

Для
внутренних документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов) —
это также порядковый номер с начала
года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным
годам.

В
небольшой организации индексом документа
служит его порядковый номер, устанавливаемый
с начала года. Порядковый номер
определяется и для внутренних документов
(приказов, протоколов и др.).

Приказы
по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы.

Поступающие
в организацию документы, отправляемые
документы, внутренние документы
регистрируются отдельно.

Номера
коммерческих контрактов имеют двойную
нумерацию, например №
17/21, где
17 — порядковый номер документа в одной
фирме, 21 — порядковый номер этого документа
в фирме-контрагенте.

Регистрационный
номер документа в письмах состоит из
индекса структурного подразделения,
подготовившего документ, номера дела
по номенклатуре, в которое подшивается
письмо, и порядкового номера самого
письма (например, №
ВС-10-18, где
ВС — индекс структурного подразделения,
10 — номер дела по номенклатуре, в который
подшита копия отправляемого документа,
18 — порядковый номер отправляемого
документа по журналу регистрации
документов). Не следует упрощать
нумерацию, ограничиваясь, например,
лишь номером структурного подразделения,
где этот документ готовился. Такие
упрощения чреваты невыявлением
противозаконных документов или же
потерей наиболее важных или ценных
документов.

Реквизит
«регистрационный номер документа»
юридически значим, так как служит
свидетельством того, что документ прошел
все стадии обработки, что подтверждает
официальный характер документа и его
законность. Этот реквизит обеспечивает
оперативный справочно-информационный
поиск документа, его сохранность и
качественный контроль исполнения.

Реквизит
13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответами
на запрос (письмо, докладная записка,
заключение и др.). Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Реквизит состоит из трафаретной части.
«На № __ от » __ «, которая заполняется
регистрационным номером и датой
поступившего документа.

Этот
реквизит помогает сотрудникам службы
ДОУ организации, получившей письмо,
подобрать копию инициативного документа,
на который прислан ответ, с тем, чтобы
приложить его к полученному ответу и
затем все документы представить
ответственному лицу. В этом случае он
будет иметь возможность получить полную
информацию о содержании переписки и
использовать ее в целях принятия более
эффективных решений.

Реквизит
оформляется ниже даты и регистрационного
номера документа и выглядит следующим
образом: на
№09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит
14 — место составления или издания
документа.

Указанный
реквизит используется в большинстве
документов. Отступление от общего
правила характерно для писем (в письме
эта информация содержится в реквизите
«справочные данные об организации»),
телеграмм и других документов, относящихся
к переписке.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления
(например,
г.
Прокопьевск Кемеровской обл., пос.
Уланово Костромской обл.) и
включает только общепринятые сокращения
(при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга
не ставится сокращенное обозначение
слова «город» — г.). Сами названия городов
сокращаться не должны (неправильно — С.
-Петербургу.,
и оно включает только общепринятые
сокращения.

На
внутренних документах место составления
обычно не указывается.

Этот
реквизит располагается на следующей
строке после даты и регистрационного
номера документа.

В
документе, автором которого является
филиал организации, указывается место
нахождения филиала.

Реквизит
15 — адресат.

Этот
реквизит указывается на исходящих
документах и служит средством контроля
за правильностью указания адресата на
упаковке. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные
подразделения или отдельные должностные
лица.

Максимальный
набор этого реквизита предполагает
наличие следующих информационных
элементов:

—
наименование учреждения, организации;

—
наименование структурного подразделения;

—
указание должности получателя;

—
инициалы и фамилия (современный
делопроизводственный этикет все больше
склоняется к уважительному написанию
имени, когда инициалы предшествуют
фамилии; это правило закреплено в
современных нормативных документах);

—
почтовый адрес в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, а при отправлении
документа за рубеж — Международными
почтовыми правилами (почтовый адрес не
принято указывать при адресовании
документа постоянному корреспонденту).

Каждая
из указанных составных частей адресата
размещается с новой строки от одного и
того же установленного положения
табулятора. Данный реквизит печатается
после 32 печатных знаков от границы
левого поля в правовой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных
знаков углов
и
на 5-6 межстрочных интервалов от линии
верхнего поля бланка.

Расстояние
между строками — 1,5 междустрочного
интервала. Длина максимальной строки
не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правой границей текстового поля. Знаки
препинания между строками — точки и
запятые — не ставятся. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«адресат» по отношению к самой длинной
строке, например:

Директору

ЗАО
«Элит»

Н.А.Топорову

Состав
реквизита «адресат» меняется в зависимости
от характера адресата и вида составляемого
документа.

1.
Документ может быть адресован на имя
организации или структурного подразделения,
при этом наименования организации и
структурного подразделения указывают
в именительном падеже:

ЗАО
«Россталь»

Коммерческий
отдел

2.
Для внутренних документов указывается
лишь название структурного подразделения
или должность руководителя, которому
подается документ. В этом случае название
организации или структурного подразделения
входит в название должности:

Директору
школы Старшему экономисту

Т.М.Сухановой П.Н.Фролову

3.
При адресовании документов лицам,
имеющим звания (военным или ученым), эти
звания указываются перед фамилией:

Уральский
государственный

технический
университет

Гуманитарный
факультет

Зав.
кафедрой русского языка

проф.
А.Д. Стриженову

4.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно:

Директорам
предприятий Администрации районов

г.
Санкт-Петербурга или Ленинградской
области

5.
Реквизит «адресат» может иметь в своем
составе и почтовый адрес, если документ
адресуется в организацию, при этом
указывают ее наименование, а затем
почтовый адрес. Полный почтовый адрес
указывается в случае его направления
разовому корреспонденту:

ЗАО
«Комета»

ул.
Пушкинская, д. 70

Санкт-Петербург,
344007

6.
Если
документ направляют физическому лицу,
вначале указывают инициалы и фамилию
адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову
В.Я.

ул.
Кирова, д. 6, кв. 10,

г.
Липки, Киреевский р-н,

Тульская
обл., 301264

7.
Должность получателя и его фамилию
следует указывать только в том случае,
если точно известно, кто занимается
вопросом, о котором идет речь в письме,
например:

Департамент
образования

Энской
области

Отдел
кадров

Главному
специалисту

Г.В.
Сидорову

На
одном документе рекомендуется помещать
не более четырех адресатов (слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают). Если адресатов
больше, то составляется список на
рассылку и на каждом документе указывается
только один конкретный адрес.

При
направлении писем зарубежным адресатам
данный реквизит включает имя и фамилию
адресата; должность адресата, наименование
организации, номер дома, название улицы
и населенного пункта, почтовый код
(индекс), название страны. Если письмо
направляется в США, то после названия
города дается название штата. При
адресовании писем в Великобританию
может быть указано название графства.
Составные части реквизита излагаются
в последовательности, соответствующей
традициям страны назначения.

В
соответствии с международными стандартами
составные части реквизита выравниваются
по его левой границе. Количество строк
данного реквизита должно быть не больше
шести, а количество знаков в строке не
больше 30. Если в строке более 30 знаков,
следует использовать шрифт меньшего
размера. Прописными буквами рекомендуется
писать название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения.

Если
документ адресуется организации, то
сначала указывается ее название, затем
почтовый адрес, например:

The
Municipal Court of Seattle

600
Third Avenue /MS

SEATTLE,
WASHINGTON 98104

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
сначала указываются его инициалы,
фамилия, затем — должность, название
фирмы, почтовый адрес:

Mr.
Andrew Widmar, chairman,

Coke
and Son Ltd

LONDON
SWK 48 С

ENGLAND

Если
письмо адресуется частному лицу, сначала
указываются его имя и фамилия, затем
почтовый адрес, например:

Mr.
Luis Serrano Correcher

34
Call Alcala 6a pi.

(Servicio
de prenca)

MADRID
28071

ESPANA

Реквизит
16 — гриф утверждения документа.

После
подписания некоторых видов документов
(как положения, планы, уставы, перечни,
штатные расписания, должностные
инструкции и др.) требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую
силу. Необходимость утверждения таких
документов обычно предусмотрена в
нормативных актах (примерный перечень
документов, подлежащих утверждению,
приведен в ГСДОУ).

Утверждение
санкционирует содержание документа
или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Каждая организация с учетом своей
специфики должна разработать индивидуальный
перечень документов, подлежащих
утверждению.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу:

1. должностным
   лицом или вышестоящим руководителем,
   в компетенцию которых входит решение
   вопросов, изложенных в утверждаемых
   документах;

2. распорядительным
   документом (постановлением, решением,
   приказом и т.д.).

В
связи с этим выделяют два варианта
оформления грифа утверждения.

1.
При утверждении документа должностным
лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ»
в 1-м лице ед. ч.,
должность
лица, утверждающего документ, его
подпись, расшифровка подписи, дата
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
фабрики «Заря»

Подпись
И.И.
Смелов

03.06.2005

Допускается
в реквизите «гриф утверждения документа»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
на одном уровне.

2.
При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом и т.д.
гриф утверждения состоит из слова
«УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида
документа, т.е.: инструкция
— утверждена, правила — утверждены,
порядок — утвержден, штатное расписание
— утверждено и
т.д.), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:

Профессиональное
образовательное учреждение

 «Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________  Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы                     
_____________

Проверила                       ____________           Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов. 

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—                   
общий бланк;

—                   
бланк письма;

—                   
бланк конкретного вида документа;

—                   
должностной бланк;

—                   
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2           
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—                   
бланк письма;

—                   
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—                   
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа)(08);

—                   
справочные данные об организации (09);

—                   
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—                   
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—                   
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—                   
код формы документа (ОКУД) (07);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа) (08);

—                   
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—                   
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—                   
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—                  
констатирующей;

—                  
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—                  
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—                  
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—                  
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—                  
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)               
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)               
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)               
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)               
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)               
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)               
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)               
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

               
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)               
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)          
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)          
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)          
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)          
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)          
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)          
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)          
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)          
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)          
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)          
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)          
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)          
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)          
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)          
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)          
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)          
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 (справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах