Расскажем, как этот реквизит появлялся, исчезал и возвращался. Какие виды тайн и вариации его оформления в законодательстве существуют. Какая коллизия и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ. Может ли организация завести себе свой оригинальный вид тайны.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) летом 2018 г. сменил старый ГОСТ Р 6.30-2003. В новом стандарте появился реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», в предыдущем его не было.
Применение стандарта – для кого добровольно, а для кого и нет
В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Закон № 162-ФЗ) 1 стандартизация в Российской Федерации базируется на нескольких принципах, одним из которых является добровольность применения документов по стандартизации, другой принцип – обязательность применения документов по стандартизации действует только в отношении определенных объектов:
- оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу;
- продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством РФ иной информации ограниченного доступа;
- продукции, сведения о которой составляют государственную тайну;
- продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также связанных с такой продукцией иных объектов и процессов.
Получается, что не всегда ГОСТ носят рекомендательный характер.
Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ совсем не обязательно, то он будет неправ. Ведь иных правил оформления организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) для негосударственных организаций у нас нет, а руководствоваться все-таки чем-то надо (не изобретать же каждому свой велосипед). Чтобы легализовать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ОРД именно в вашей компании и сделать их обязательными, необходимо издать внутренний документ организации, в котором эти правила и закрепить.
Заметим, что государственные организации обязаны следовать Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. В ее основу легли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Значит, для таких организаций обязательность применения правил, перекочевавших из стандарта в Примерную инструкцию, налицо!
Новый ли реквизит?
В ГОСТ Р 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» реквизит «гриф ограничения доступа к документу» был указан и соответственно были установлены правила его оформления. Он предусматривался и последующими стандартами об оформлении организационно-распорядительных документов: ГОСТ Р 6.38-90 2 и ГОСТ Р 6.30-97 3.
Однако данный реквизит не был включен в ГОСТ Р 6.30-2003 4. Из него просто исключили некоторые положения и правила, которые регулировались законодательством РФ. Поскольку выполнение требований федеральных законов является обязательным, то и в ГОСТ Р 6.30-2003, который носил рекомендательный характер, данный реквизит просто не попал. Вот такая логика.
Отсутствие указанного реквизита в ГОСТ Р 6.30-2003 вовсе не означало, что его не надо было использовать. Подтверждением тому является его присутствие в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 5.
Основная функция реквизита «гриф ограничения доступа к документу» заключается в ограничении доступа к «особым» документам. Здесь уместно вспомнить положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) об обязанностях обладателя информации:
1) соблюдать права и законные интересы иных лиц;
2) принимать меры по защите информации;
3) ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.
Именно реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и помогает обладателю информации выполнять возложенные на него законодательством РФ обязанности – он является важным элементом защиты документированной информации. Наверно, поэтому данный реквизит вернули в ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении ОРД. Но хорошо, что этот стандарт устанавливает рекомендуемые требования… и далее объясним почему.
Содержание
- — Какие существуют грифы?
- — Что значит гриф ограничения доступа к документу?
- — Как ставить гриф конфиденциальности?
- — Кем присваивается гриф конфиденциальности при подготовке к составлению проекта документа?
- — Какие грифы проставляются на документах?
- — Где ставится гриф ограничения доступа к документу?
- — Какие существуют виды отметок грифа ограничения доступа к документу?
- — Что такое гриф утверждения документа?
- — Как ставить гриф коммерческая тайна?
- — Когда ставится гриф коммерческая тайна?
- — Для чего в образный гриф?
- — Какой вид машинного носителя информации не подлежит обязательному учету в делопроизводстве?
- — Какие документы относятся к конфиденциальной информации?
- — Какие документы являются секретными?
Л. Стратоновичу‚ ценность информации можно определить по приносимому этой информацией сокращению затрат ресурсов (материальных, временных). Чем более информация ведёт к достижению цели, чем более она полезна, тем более она ценна. Тем не менее, ценность информации — более общее свойство, чем полезность информации.
Какие существуют грифы?
Различают несколько основных разновидностей – грифы длиной 200 см, весом 10 кг, грифы длиной 180 см и весом 8 (иногда 8,2) кг, грифы длиной 150 см и весом около 7 кг (часто 6,7 кг), грифы длиной 120-125 см и весом около 6 кг.
Что значит гриф ограничения доступа к документу?
Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну.
Как ставить гриф конфиденциальности?
Гриф ограничения доступа, указываемый па документе, не сокращается по написанию. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на нервом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.
Кем присваивается гриф конфиденциальности при подготовке к составлению проекта документа?
Гриф конфиденциальности присваивается документу: — исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; — руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа.
Какие грифы проставляются на документах?
Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.
Где ставится гриф ограничения доступа к документу?
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Какие существуют виды отметок грифа ограничения доступа к документу?
Виды грифов ограничения доступа:
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну.
Что такое гриф утверждения документа?
Гриф утверждения документа — это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
Как ставить гриф коммерческая тайна?
10 закона № 98-ФЗ, гриф надлежит размещать на материальном носителе. В случае с электронной документацией такая отметка может быть установлена на лазерном диске, дискете, флеш-карте или жестком диске, содержащем отнесенные к коммерческой тайне сведения, фото- или видеопленке и т. д.
Когда ставится гриф коммерческая тайна?
Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.
Для чего в образный гриф?
W—образный гриф
Используется преимущественно для выполнения французского жима лежа. Он увеличивает эффективность данного упражнения: возможность выполнять это упражнение нейтральным хватом, когда ладони смотрят вперед, усиливает нагрузку на трицепс.
Какой вид машинного носителя информации не подлежит обязательному учету в делопроизводстве?
Бланки, изготовленные с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат. … Контроль за изготовлением и хранением типографских бланков возлагается на службу делопроизводства.
Какие документы относятся к конфиденциальной информации?
Документы, содержащие защищаемые сведения, которые не составляют государственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.), или содержат персональные данные, или составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица именуются конфиденциальными.
Какие документы являются секретными?
Секретными документами называют такие бумаги, в которых содержатся тайные данные.
…
Уровни секретности документов
- «Особой важности»,
- «Совершенно секретно»,
- «Секретно».
Интересные материалы:
Как получить справку о том что я не состою в браке?
Как получить справку о том что я пенсионер?
Как получить справку о том что не получал налоговый вычет?
Как получить справку о том что не состоишь на учете?
Как получить справку о том что нет недвижимости?
Как получить справку о том что семья нуждается в жилье?
Как получить справку о том что ты безработный?
Как получить справку о временной регистрации?
Как получить справку о выплаченных пособиях через госуслуги?
Как получить справку о выплаченных пособиях в фсс?
Конфиденциальная информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством (Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. № 188 с изм. и доп.), в том числе, – персональные данные; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебная тайна; профессиональная тайна; коммерческая тайна; интеллектуальная собственность.
Конфиденциальные документы
Конфиденциальные документы – документированная конфиденциальная информация. Может быть представлена в виде документов на бумажном носителе и/или в электронном виде (электронный документ, электронные образы документов).
Система внутреннего документооборота, как объект защиты документированной конфиденциальной информации, представляет собой совокупность каналов санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе деятельности организации пользователями этой информации.
Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, а также защищенность.
Порядок и маршруты потоков конфиденциальных документов на бумажном носителе и электронных документов в инфраструктуре организации, включая информационную инфраструктуру организации, должны быть документированы и регламентированы для того, чтобы процесс восстановления работоспособности системы документооборота, включая электронный, производился максимально быстро.
Комплекс мер, необходимый для защиты информации
Для организации работы по охране документированной конфиденциальной информации необходимо осуществление комплекса мер, включающих в себя:
- Организационные меры защиты документированной конфиденциальной информации:
- разработка и внедрение юридической документации, связанной с систематизацией работы с конфиденциальной информацией (например, положение и приказы о коммерческой тайне, политика конфиденциальности, правила работы с ПДн, согласие на обработку ПДн, обязательство о неразглашении ПДн, правила получения и использования информации (товары/услуги);
- мероприятия по обеспечению достаточного уровня физической защиты всех компонентов конфиденциальной информации (противопожарная охрана, охрана помещений, пропускной режим, обеспечение сохранности и физической целостности носителей информации и т.п.);
- мероприятия по непрерывной поддержке функционирования и управлению используемых средств защиты;
- ознакомление, обучение и повышение осведомленности персонала в направлении защиты конфиденциальной информации;
- контроль за работой персонала системы;
- постоянно, силами службы информационной безопасности, и периодически, с привлечением сторонних организаций, осуществляемый анализ состояния и оценка эффективности мер и применяемых мер защиты информации.
- Технические меры защиты документированной конфиденциальной информации:
- технические средства зашиты от утечек информации, включая средства защиты от несанкционированного доступа;
- применение СКЗИ при обработке и защите конфиденциальной информации;
- идентификации и аутентификации пользователей информационной системы;
- протоколирование и аудит.
Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер юридического, режимного, технологического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры его обработки и/или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.