Пример аутсорсинга в компании

Современному бизнесу не всегда выгодно иметь собственный штат работников всех направлений. На практике в ряде случаев это экономически нецелесообразно и нерентабельно, особенно когда речь идет о мелких фирмах. Очень часто на предприятиях нет даже своего бухгалтера, не говоря об IT-специалистах, юристах, маркетологах. Однако отсутствие своих сотрудников не мешает таким компаниям успешно работать и развиваться. Помогает в этом аутсорсинг, ставший популярным в России сравнительно недавно.

В сегодняшней статье разберемся, что такое аутсорсинг, зачем его применяют и какие функции делегируют сторонним специалистам, сколько это стоит. Также вы узнаете, как выбрать аутсорсера и избежать при этом ошибок.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Что такое Аутсорсинг (в Примерах) — Виды и отличия, Как перейти

Аутсорсинг как стратегия для бизнеса был признан в 1989 году. На тот момент, что такое аутсорсинг, может и не было известно, но он широко использовался в таких сферах как гостиничный бизнес, кейтринг, клининг, логистика, охрана.

Более популярными услуги аутсорсинга стали в 2009 году, появившись в сферах IT (компьютерный бизнес) и HR (привлечение человеческих ресурсов), в финансовом секторе. Для современного бизнеса не выгодно содержать обширный штат работников. В некоторых случаях это решение неэффективно и нерентабельно. Именно для этого компании выбирают услуги аутсорсинга, то есть передают часть задач на выполнение другой организации. Эту разновидность бизнеса используют маленькие фирмы, состоящие из нескольких человек, и крупные корпорации с многомиллионной прибылью.

В статье вы узнаете о том, что такое аутсорсинг и аутсорсинговые компании, какие виды аутсорсинга бывают, какие преимущества и недостатки системы можно выделить, а также найдете примеры этого способа организации рабочей деятельности.

Что такое Аутсорсинг простыми словами

Слово «аутсорсинг» пришло в русский язык от английского outsourcing (outer-source-using), в переводе – использование внешнего ресурса.

Согласно определению, аутсорсинг – это передача организацией определенных видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, ведущей работу в необходимой области, на основании договора.

Аутсорсинг простыми словами – это привлечение в работу компании специалистов со стороны, которые осуществляют какие-либо непрофильные, но важные функции.

Другими словами, компания оставляет для себя те функции, которые выполняет лучше других, и отдает внешнему подрядчику то, что тот способен выполнить лучше.

Это является главным принципом аутсорсинга.

Согласно данным американского Института аутсорсинга (Outsourcing Institute), самый активный рост такой работы происходит в области бухгалтерского учета и финансов.

Еще в далеком 1997 году Американская ассоциация управления провела исследование, которое выявило, что 20% из всех исследуемых фирм передавали на аутсорсинг часть всей финансовой работы, а 80% – часть административных задач.

Другими словами, аутсорсинг – процесс привлечения профессионала в той или иной сфере, при условии отсутствия специалиста на самом предприятии или его некомпетентности в каких-то вопросах. Например, компании нужно иметь юридическое сопровождение, но нанимать штат юристов не выгодно или не позволительно из-за отсутствия офиса. Решить проблему можно аутсорсом, заключением договора с другой компанией, которая будет вести юридическую часть.

В той или иной мере система аутсорсинга будет удобна для любого предприятия, но многие, по не знанию, приглашают специалистов для выполнения разовых работ.

В РФ чаще всего на аутсорсинг отдаются такие задачи как ведение бухгалтерского учета, услуги переводчика, транспортные, охранные или маркетинговые услуги, работа над обеспечением функционирования офисных помещений (поддержание работы компьютерных сетей, клининг и другое).

Для чего нужен аутсорсинг

В отличии от договора подряда, где компании оказываются те или иные услуги, носящие эпизодический характер, аутсорсинг предполагает длительные правоотношения. Минимальный срок привлечения стороннего специалиста – 1 год.

Аутсорсинг позволяет добиться таких результатов:

• Решение тех вопросов, в которых не компетентны сотрудники предприятия.
• Разгрузка персонала от решения тех вопросов, которые находятся вне их профессиональной сферы.
• Возможность для руководства фирмы сконцентрироваться на важных бизнес-вопросах.

Чаще всего небольшие компании и крупные корпорации прибегают к аутсорсинговым услугам в следующих случаях:

1. У маленькой фирмы недостаточно денег, чтобы содержать и оплачивать труд всех сотрудников. Бывает также, что услуги некоторых профессионалов требуются не всегда, а только в определенное время. В первом и во втором случаях лучше делегировать полномочия и нанять фирму, которая сделает такую работу.
2. В составе крупной компании множество непрофильных отделений, которые не приносят дохода, но их нужно обслуживать. Такая ситуация негативно отражается в общей отчетности. Чтобы этого не было, компания пользуется аутсорсингом.
3. Если компания не может выделить на второстепенные мероприятия достаточно средств, значит, она плохо конкурирует на рынке трудоустройства, и ей сложнее найти новых квалифицированных сотрудников для постоянной работы.
4. Компании нужно сократить штат работников или траты на оплату труда. Иногда бухгалтерии нужно правильно отчитаться, достигнув запланированного уровня средней заработной платы сотрудников. Компания выводит на аутсорсинг категории, которые оплачиваются низко – например, это транспорт, работа столовой или клининг, и среднее число зарплат становится выше.

Производственный аутсорсинг

Аутсорсинг может быть двух видов – интеллектуальный и производственный. Промышленное привлечение стороннего ресурса – очень обширная категория видов деятельности.

Производственный аутсорсинг – делегирование компанией части своих функций, связанных с разработкой, изготовлением или хранением готовой продукции.

Что такое аутсорсинг на производстве? Это передача обязанностей по изготовлению товаров и их подготовке до уровня полуфабрикатов.

Компания-аутсорсер может обрабатывать сырье, производить комплектующие детали, собирать готовую продукцию или изготавливать все под ключ, начиная с производства товара и заканчивается его реализацией.

Этот вид подходит крупным компаниям с большими производственными цехами, где нет смысла собственными силами контролировать отдельные этапы.

Чаще всего компании передают исполнителям обязанности по выполнению работ на определенных ступенях производства продукции.

Есть также компании, которые оказывают услуги ремонта по принципу аутсорсинга. Например, есть компания Wyko Industrial Services, расположенная в Англии, которая оказывает услуги по ремонту станков и промышленных сооружений. За счет того, что у фирмы есть более 200 ремонтных мастерских по всей стране, она может быстро удовлетворять запросы своих клиентов.

Доход компании Wyko Industrial Services составляет более 150 миллионов фунтов за год.

На территории России многие используют возможности других предприятий для хранения готовой продукции или ее транспортировки. Такой аутсорсинг возможен за счет развития системы коммуникации.

Пример – шведская корпорация IKEA, у которой нет производственных подразделений в структуре. Компания связана более чем с 2500 партнерами, которые изготавливают продукцию согласно договорам. Сама компания занимается тем, что разрабатывает дизайн и выстраивает структуру продаж. Еще один пример – компания Ford, где более 65% комплектующих для машин производится другими предприятиями.

Аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) – вид аутсорсинга, при котором компания делегирует обслуживание непрофильных бизнес-процессов. Это наиболее глубокий и тесный вид сотрудничества между заказчиком и исполнителем. Тогда как аутсорсинг задач характеризуется передачей отдельных проектов, аутсорсинг бизнес-процессов отдает на обслуживание целую нишу деятельности.

Чаще всего аббревиатура BPO означает аутсорсинг высокоуровневых процессов, связанных с финансами, кадровой системой, рекламными процессами или юридическим обеспечением компаний. Часто в формате BPO делегируются функции, которые тесно связаны с информационной поддержкой и ведением корпоративных информационных систем.

Рассмотрим несколько ярких примеров аутсорсинга бизнес-проектов, которые характерны больше для крупных компаний:

• HR-процессы – делегирование функций по подбору персонала.
• Колл-центры – на аутсорсинг отдается обработка звонков и общение с клиентами.
• Бухгалтерские процессы – передача полномочий бухгалтерского отдела.
• IT-процессы – делегирование аутсорсеру функций отдела информационных технологий.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг – одна из самых популярных и распространенных разновидностей бухгалтерского обеспечения, перенос функций организации и ведения бухгалтерского учета. Выполнение всех или нескольких функций бухгалтерии – вот главная задача фирмы-аутсорсера в этой сфере.

Такими услугами пользуются в основном небольшие компании, у которых нет разветвленной бухгалтерии. Передав данные обязанности на аутсорс, компания экономит на персонале и не тратит деньги на приобретение специального программного обеспечения. Выделяют несколько разновидностей бухгалтерского аутсорсинга:

• Только отчеты – привлеченный специалист разрабатывает квартальные или годовые отчеты, затем отправляет их в налоговую.
• Бухгалтерский учет, но первичная документация оформляется штатным работником.
• Полное обслуживание – все услуги, в том числе первичные документы, отчеты и бухгалтерский учет.
• Ведение реестров.
• Подготовка финансовой отчетности.
• Расчет сумм выплат по трудовым договорам, налогам, страховым взносам и другим обязательным платежам.
• Проведение ревизий и инвентаризаций.
• Выбор и наладка системы учета, которые будут использоваться на предприятии.

Компания может выбрать одну или несколько форм бухгалтерского аутсорсинга с учетом своих нужд.

Аутсорсинг IT

Аутсорсинг информационных технологий решает вопросы поиска квалифицированных специалистов, а также позволяет сэкономить на приобретении техники и обновлениях программного обеспечения. Таким образом цели достигаются быстрее при меньших расходах.

Аутсорсинг IT – комплекс услуг, связанных с настройкой и бесперебойной деятельностью компьютерных программ.  Компания, которая будет оказывать услуги IT-аутсорсинга, изначально проводит настройку всего оборудования, наладку и администрирование компьютерных сетей.

Пример: Компания «Роснефть» имеет в структуре стратегически важные и инновационные IT-подразделения, но передает на аутсорсинг основные технологические сервисы. Чтобы вывести IT-отделения из основного бизнеса, известный банк «Сбербанк» основал дочернюю фирму и передал все эти полномочия ей.

Еще в начале 90-х годов фирма Kodak, которая не видела себя лидером в области высоких технологий, приняла решение передать айти-направление на аутсорсинг фирме IBM. Именно эта компания в то время хотела стать лидером в этой области. Это прекрасный пример аутсорсинга, который выгоден и заказчику, и поставщику услуг.

В сфере IT выделяют несколько видов работы. Первый – это обслуживание техники. Внештатный сотрудник поддерживает компьютерные сети, серверы, рабочие станции, заправляет картриджи и выполняет другую подобную работу.

В профессиональном языке IT-специалистов такие услуги называются service desk («сервис деск» или «служба поддержки»).

Второй вид работы – разработка и установка программного обеспечения, а также сетевой инфраструктуры.

Юридический аутсорсинг

Юридический аутсорсинг – это передача правового обеспечения компании сторонней организации, которая берет на себя работу юриста, частично или полностью. Юридический аутсорсинг больше подходит для маленьких и средних компаний. Именно небольшие компании редко могут позволить себе собственного юриста в штате, но часто имеют юридические проблемы, которые можно доверить только профессионалам.

Система аутсорсинга юридических услуг решает следующие задачи:

• Подготовка и ведение документации внутри фирмы – внештатный сотрудник напишет приказы, инструкции, кодексы, положения.
• Сотрудник разработает исковую документацию, будет участвовать в судебных процессах на базе арбитражных судов и судов общей юрисдикции.
• Корпоративная юриспруденция – сотрудник работает с ценными бумагами, осуществляет правовую поддержку между фирмой-заказчиком и дочерними предприятиями, проводит оптимизацию налогообложения и много другое.
• Подготовка трудовых договоров для сотрудников.
• Разработка устава компании.
• Утверждение и проверка договоров с компаниями-компаньонами.
• Подготовка и заключение договоров с международными компаниями.
• Консультация руководства компании относительно выбранных стратегий развития.

Привлекается теми компаниями, чья деятельность возможна без постоянного юридического сопровождения, которые могут работать по созданным типичным договорам.

Аутсорсинг логистики

Аутсорсинг в логистике характеризуется передачей логистических процессов сторонним компаниям, причем в качестве последних может выступать одна фирма или группа компаний.

Суть услуги – уменьшить расходы компании.

Такая услуга требуется, если заказчику экономически невыгодно искать и обучать персонал, покупать технику, строить схему поставок и перевозок.

Аутсорсинговые компании, которые берут ответственность за логистические процедуры, имеют в своем распоряжении склады, обширные отделы доставки, транспортный парк, а также брокерские отделы таможенного оформления импортных или экспортных грузов.

Выделяют несколько типов вовлеченности аутсорсера в логическую систему заказчика, и для каждого есть своя характеристика:

1. 1PL («Party Logistics»). Аутсорсинг не используется, а вся работа по логистике ложится на плечи заказчика.
2. 2PL. На аутсорс отдаются грузоперевозки, также сторонняя компания управляет складами.
3. 3PL. Компания обрабатывает грузы, осуществляет перегрузку, оказывает услуги складирования в помещении аутсорсера, а также точечную доставку грузов и прочие услуги.
4. 4PL. Вся цепочка логистики управляется аутсорсером, причем компания использует традиционные средства.
5. 5PL. Ведение аутсорсинга по логистике ложится на аутсорсера, но использует компания электронные средства управления.

Аутсорсинг охраны труда

Пренебрегать охраной труда очень опасно. Если на фирму вдруг явится сотрудник Гоструда, то руководителю такого предприятия грозят огромные штрафы. Но это не так страшно, как ситуация, в которой на производстве с сотрудником произойдет какое-то ЧП. В этом случае руководителю грозит даже уголовная ответственность. Поэтому если нет возможности нанять в штат сотрудника по охране труда, можно использовать аутсорсинг.

Что такое аутсорсинг в сфере охраны труда? Заказчик делегирует функции по обеспечению безопасности труда персонала.

Согласно трудовому кодексу, все организации с числом сотрудников более 50 человек должны запустить собственную службу охраны труда либо принять в штат специалиста по ОТ, у которого есть специальный аттестат.

Компания-аутсорсер занимается разработкой и внедрением нормативных документов. Она проводит инструктажи, организует обучение охране труда, подбирает средства индивидуальной защиты для каждого сотрудника.

Также она организовывает профессиональные медосмотры, оценивает условия труда и расследует несчастные случаи на производстве. Разновидности аутсорсинга охраны труда:

1. Полный. Компания-аутсорсер принимает на себя все обязанности по охране труда.
2. Частичный. Заказчик самостоятельно подбирает задачи, которые он планирует делегировать. За все остальное работодатель сам несет ответственность.
3. Консультационно-информационные услуги. Аутсорсер разрабатывает систему охраны труда на базе фирмы и контролирует ее. В будущем заказчик будет осуществлять контроль самостоятельно.
4. Аудит охраны труда. Сторонняя компания проводит проверку, выделяет слабые стороны и недочеты в компании заказчика, которые он будет устранять самостоятельно.

Аутсорсинг продаж

Аутсорсинг продаж – еще один вид аутсорсинга бизнес-процессов, который характеризуется полной или частичной передачей функций отдела продаж. Основное преимущество заключается в том, что заказчик избавляется от лишней нагрузки на штатных сотрудников.

Работу выполняют профессионалы, а компания повышает эффективность бизнес-процессов и улучшает качество товаров и услуг.

Основные виды аутсорсинга продаж ориентированы на:

1. Процессы продаж (поиск покупателей, переговоры).
2. Определенный сегмент клиентов (географическое положение, культурные характеристики).
3. Конкретный товар или услуга.

Аутсорсинг продаж – самый редкий вид услуги, который сейчас встречается. Он предполагает, что некая фирма возьмет на себя продажи товара компании-заказчика. Но обычно заказчик не хочет платить ставку аутсорсинговой компании, а предлагает работать за процент.

То есть аутсорсер некоторый период времени будет работать бесплатно (поиск клиентов, заключение договоров и т.д.). При этом стоимость аутсорсинга будет достаточно высокой.

Пользоваться такой услугой выгодней для крупных компаний, но они предпочитают иметь собственный отдел продаж.

Аутсорсинг ВЭД

Аутсорсинг ВЭД – внештатная команда людей, которая занимается исключительно внешнеэкономической деятельностью предприятия. При этом аутсорсер действует от имени клиента. Это значит, что все договора заключаются от имени заказчика, грузы оформлены на имя компании, что минимизирует риски.

Аутсорсинг внешнеэкономической деятельности – это передача организационных и технических процессов, связанных с импортной закупкой товаров или их реализацией на экспорт. Некоторые российские фирмы продают товар, который привезен из-за рубежа. В этой схеме обычно участвуют не только изготовитель и покупатель, но и продавец, логист, перевозчик, страховая компания, таможенные органы, склады, органы сертификации и другие агенты.

При аутсорсинге ВЭД внешний сотрудник работает как агент, действующий от имени клиента либо как продавец по договору купли-продажи товаров. На аутсорсинг отдаются некоторые операции или полный комплект от поиска товара до его поставки. Ведение аутсорсинга включает следующие операции в рамках внешнеэкономической деятельности:

• Выбор продукции, поиск поставщика.
• Подписание договора после согласований условий.
• Разработка маршрута поставки товаров.
• Экспедирование по доставке груза.
• Размещение продукции в зарубежных складах с оптимальной стоимостью.
• Выбор места таможенного оформления и таможенного представителя.
• Страхование сделки или продукции.
• Получение документов (сертификаты, лицензии, разрешения и прочее).
• Проверка качества продукции, ее таможенное оформление.
• Оплата товара и его прием на собственном складе.
• Оприходование товара (бухгалтерия), а также продажа и его доставка покупателю.

Отличия Аутсорсинга от Аутстаффинга

Ошибочно аутстаффинг считается разновидностью аутсорсинга. Аутстаффинг (от англ. языка «out» — вне, «staff» — штат) кардинально отличается от описываемой услуги. Основные отличия аутсорсинга от аутстаффинга в следующем:

1. Аутсорсинг подразумевает заключение договора между компанией-заказчиком и специалистом.
2. При аутстаффинге компания-заказчик заключает договор с фирмой-аутстаффером.
3. Специалисты не оформляются в штат компании-заказчика, а фактически работают у аутстаффера, но выполняют функции в фирме клиента.

То есть, аутсорсинг подразумевает передачу каких-либо функций компании заказчика, а аутстаффинг – передача сотрудников аутстаффера.

Аутстаффинг, или «кадровый аутсорсинг» – схема, которая используется для экономии средств и времени на поиск и зачисление в штат работников, особенно если речь идет о временных или разовых функциях. Это происходит так: официально человек числится на балансе аутсорсинговой фирмы, по факту он исполняет распоряжения заказчика и находится у него на предприятии.

Аутстаффинг часто используют крупные супермаркеты. Пример – известный гипермаркет «Лента». У магазина есть собственные сотрудники, но не всегда они успевают справиться со своими обязанностями. Но нанимать новых сотрудников невыгодно, поэтому «Лента» привлекает работников из аутстаффинговой фирмы, которые раскладывают товар по стандартам компании-заказчика, а также занимаются другими поручениями.

Может быть так, что магазин не может превысить план по штатным кадрам, либо ему нужно сократить налоговые расходы или затраты на бухгалтерию и службу по подбору персонала. Именно здесь наилучшим вариантом решения проблемы будет аутстаффинг.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость оказания услуг аутсорсинговых фирм может быть разной – она зависит от местоположения компании и разновидности услуг. Можно выделить три вида оплаты за подобные услуги – за выполненную работу, почасовая оплата и оплата за определенный период.

Оплата за выполненную работу

Деньги переводятся по факту выполнения задачи. При этом нужный объем и результат подробно описывается в договоре.

К примеру, в сфере IT плата берется за каждую единицу техники, находящуюся на обслуживании (ноутбук, рабочая станция и так далее), аутсорсеры также могут брать средства за определенное число машин. В центральной России ежемесячно за обслуживание сервера берут от 2 до 6 тысяч рублей, рабочей станции (компьютер и монитор) – от 600 до 1500 рублей, за принтер придется заплатить 400-700 рублей.

Пример из другой сферы: компания «Главбух Ассистент» занимается бухгалтерским и кадровым учетом, юриспруденцией и налогообложением. В месяц стоимость аутсорсинга – от 5990 до 10990 рублей, все зависит от выбранного тарифа (эконом, стандарт или эксперт).

Почасовая

Этот способ часто встречается в компаниях для аутсорсинга персонала. Плата здесь берется с заказчика за час работы привлекаемого сотрудника. Рассмотрим на примере прейскурант компании Rentstaff, которая предлагает услуги в более чем 50 городах России. Она занимается производственным, логистическим, обсуживающим аутсорсингом для супермаркетов и гипермаркетов, оптово-розничных сетей и складских комплексов.

Согласно данным, размещенным на официальном сайте компании, за час работы кассира заказчик заплатит от 252 рублей, работник торгового зала обойдется в сумму от 226 рублей, грузчик — от 236 рублей. Здесь также можно найти вакансию упаковщика от 226 рублей в час, промоутера от 250 рублей в час, официанта от 288 рублей в час, а также множество других профессий. Цены действительны для Москвы, в регионах оплата существенно ниже.

Оплата за период

Если нельзя предварительно вычислить, сколько времени уйдет на ту или иную задачу, можно использовать оплату за отработанный период. Пример: если заказывать аутсорсинг юридических услуг для представления в арбитражном суде, заказчик заплатит от 600 рублей в час и больше. Размер оплаты считается с учетом того, сколько времени заняла подготовка к заседанию, как долго юрист находился в здании суда.

Как перейти на аутсорсинг

Процесс внедрения аутсорсинга в компанию можно условно разбить на несколько этапов:

Этап 1. Подробный анализ работы компании

Самый важный шаг перед заключением договора на аутсорсинг. Прежде чем раздать часть своих функций другим, необходимо увериться в том, что это действительно необходимо.

Во-первых, следует посчитать, сколько средств уходит на содержание штата для каждого отделения.

Во-вторых, нужно узнать, сколько будут стоить услуги компании-аутсорсера.

В-третьих, важно также провести анализ целей компании и конкурентных позиций. После этого нужно сравнить результаты и только потом принимать решение.

На этом этапе можно сформировать рабочую группу, которая соберет нужную информацию, обсудит ее и примет взвешенное, профессиональное решение.

Этап 2. Принятие решения

Плюсы и минусы, возможности и уровень риска, сравнение стоимости услуг и расходов при самостоятельной реализации проекта – все это следует изучить. На этой ступени необходимо определить цели и задачи проекта, а также назначить руководителя.

Рабочая группа утверждает с вышестоящим руководством объем функций, которые следует отдать на аутсорсинг, а также требования к фирме, которая предоставит эти услуги. Финальное решение принимает Генеральный директор или владелец бизнеса.

Этап 3. Выбор аутсорсинговой компании

Один из самых ответственных этапов процесса перехода на аутсорсинг. Если потерпеть в нем неудачу, придется менять партнера, а значит, проходить заново длительный процесс перестройки компании для работы в новых условиях.

Сначала составьте список требований, внимательно изучите рынок и подберите несколько вариантов. Проверьте отзывы о компании и ее репутацию, а также наличие лицензии и страховки. Только после этого следует приступать к разговору об условиях сотрудничества.

Этап 4. Условия договора и его подписание

Услуги аутсорсинга предоставляются строго в рамках заключенного договора. В нем указывается подробный список задач. Внимательно прочитайте каждый его пункт. Особое внимание уделите работникам – сколько их будет, какое образование и опыт они должны иметь. Также следует указать объем работ, способы оплаты и вознаграждение, а также порядок приемки и сроки действия договора.

После того, как в договоре будут проставлены все необходимые подписи, заказчик консультирует исполнителя по поводу состояния дел, чтобы аутсорсинговая компания могла целиком погрузиться в процесс.

Этап 5. Переход на новый формат

Еще один немаловажный и сложный этап. Следует провести разъяснительную работу в коллективе, предоставить сотрудникам необходимые сведения о переходе на новый формат, ознакомить с содержанием новых рабочих документов (под роспись). Если в компании есть сотрудники, которые будут уволены, необходимо сообщить им об этом деликатно.

На этом этапе можно разработать документы и положения – планы работ по введению проекта, новое рабочее расписание. Также можно создать новые или изменить уже существующие должностные инструкции.

Этап 6. Отчетный этап

Необходимо контролировать выполнение функций, которые компания перевела на аутсорсинг. Специально выделенный для этого работник предоставляет руководству компании отчеты, периодичность которых должна быть заранее определена. Например, в отчете можно отразить следующее:

• Исследование эффективности аутсорсинга на основе обратной связи от персонала, руководителей и поставщиков услуг.
• Анализ итогов деятельности аутсорсинговой компании, их сравнение с запланированными данными по эффективности.
• Обсуждение в коллективе промежуточных итогов реализации проекта.

Именно на этом этапе можно заметить недочеты в организации бизнеса. Причин у этого может быть несколько – неверное планирование или несоответствующее исполнение условий договора. Здесь важно понять причину такой ситуации и провести работу по ее исправлению.

Именно так выглядит примерная схема перехода на аутсорсинг, которая будет эффективна практически для любой компании. Следует вносить в схему корректировки в зависимости от условий конкретного бизнеса, но в целом можно пользоваться этой последовательностью действий.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Перед окончательным выбором компании, у которой вы будете заказывать аутсорсинговые услуги, необходимо провести финальный анализ. Выбрать наилучшего кандидата вам поможет сопоставление по следующим параметрам:

1. Насколько быстро компания реагирует на запросы удаленного администрирования и консультирования, особенно если необходим выезд и личное присутствие специалиста.
2. Какие услуги включаются в договор, а что нужно будет оплачивать дополнительно. Возможно, компания и вовсе не предоставляет услуги, которые могли бы вам пригодится, в этом случае следует выбрать другого поставщика.
3. Какой уровень профессионализма сотрудников в компании, а также как компания-аутсорсер осуществляет над ними контроль.
4. Каким образом заказчик и аутсорсер будут взаимодействовать при возникновении непредвиденных ситуаций.
5. Как будет происходить процедура расторжения договора на оказание услуг.
6. Есть ли система безопасности в аутсорсинговой компании и как она работает.

Совет: чтобы эффективно использовать полученную информацию по предложенным критериям оценки потенциальных партнеров, можно составить таблицу. В нее вносятся сведения по каждой аутсорсинговой фирме, затем эти параметры сравниваются. Это поможет структурировать всю имеющуюся информацию, не допускать ошибок и сделать правильный выбор.

Не забудьте проверить аккаунты компании в социальных сетях и посмотреть их сайт. Пообщайтесь с ключевыми работниками, которые будут принимать непосредственное участие в жизни вашей компании.

Предложите им выполнить маленькое тестовое задание или задайте вопрос по специальности. Эти простые советы снизят вероятность возникновения недопониманий и конфликтов в будущем.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договора аутсорсинга (именно с таким названием) не существует. Согласно нормам Гражданского Кодекса РФ, эта сделка называется договором возмездного оказания услуг (статьи 160-161). Закон требует обязательной письменной формы для этого договора. Обязательно прописать такие пункты:

• Полное наименование сторон, включая фактический и юридический адрес.
• Полный перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсер, а также их описание.
• Стоимость услуг и порядок оплаты.
• Права и обязанности заказчика и аутсорсера.
• Способы, которые может использовать заказчик для контроля за деятельностью аутсорсера.
• Порядок разрешения споров между сторонами.
• Штрафные санкции за ненадлежащее выполнение условий договора (самый важный пункт, который побуждает аутсорсера к качественному выполнению услуг).
• Порядок расторжения договора.

Для заключения договора желательно пригласить юриста, который поможет не упустить важных нюансов.

Проверьте, что в договоре об оказании услуг присутствуют следующие положения:

• Наименования сторон и основания, согласно которым работают заказчик и поставщик услуг.
• Предмет договора – это список услуг, которые оказывает аутсорсинговая фирма.
• Объем этих услуг, если его можно заранее вычислить либо порядок его вычисления.
• Цена договора, которая может выражаться в конкретных суммах или пропорциях, также можно указать ссылку на прайс-лист аутсорсинговой компании.
• Права, обязанности сторон.
• Методы контроля за работой аутсорсера.
• Какая ответственность будет за невыполнение обязательств, а также подробное описание штрафных санкций.
• Порядок, при котором будут разрешаться споры.
• Срок действия документа.
• Порядок внесения изменений в договор и процедура его расторжения.
• Другие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Не бойтесь задавать уточняющие вопросы. Заключение договора – важный этап, и нужно убедиться в том, что у заказчика и исполнителя сложилось одинаковое понимание ситуации, целей, задач, а также плана их достижения. Промахи на этапе заключения договора могут привести к ошибкам на этапе реализации проекта.

Иногда ваш потенциальный партнер может предложить свое решение проблемы. Можно прислушаться к этим советам, ведь у аутсорсинговой компании больше опыта, а значит, их идеи могут помочь вашему бизнесу. Еще один важный совет: во время финального утверждения документов должен присутствовать юрист. Если у компании нет собственного юриста, имеет смысл проконсультироваться у стороннего.

Чем отличается аутсорсинг от фриланса

Некоторые виды деятельности часто путают с аутсорсингом. Среди них есть такое понятие как фриланс. Фрилансер (от английского freelancer) – это свободно работающий специалист, который не относится к штату какой-либо организации. Но фриланс – это не форма организации услуг, а вид трудоустройства. Человек, который занимается фрилансом, работает самостоятельно, часто без договора.

Также такая деятельность является неформальным видом сотрудничества. Ответственность здесь невысокая и держится на личных отношениях. Специалист отвечает за недочеты и ошибки, допущенные в работе, самостоятельно. Так как факт сотрудничества сложно доказать, то и привлечь фрилансера в правовом поле практически невозможно.

Фрилансером может стать программист, копирайтер, дизайнер, художник, фотограф, специалист по SMM и любой другой представитель индивидуальных профессий. Также фрилансер может считаться аутсорсером, но только если между заказчиком и исполнителем заключен договор об оказании услуг.

Чем отличается аутсорсинг от дропшиппинга

Еще один вид деятельности, который можно спутать с аутсорсингом – дропшиппинг. Слово произошло от английского dropshipping.

Дропшиппинг – особый вид продаж, при котором продавец берет на себя обязанность по поиску клиентов и рекламе, а производитель (или крупный поставщик) оставляет за собой вопрос хранения товаров и передачи заказа покупателю. При аутсорсинге, аутсорсер действует от имени заказчика, а при дропшиппинге – продавец действует от собственного имени.

При дропшиппинге компания-производитель не передает дропшипперу свои полномочия и не оплачивает его услуги. Дропшиппер работает за процент, который он самостоятельно устанавливает к стоимости товара.

Так действуют магазины в интернете, владельцы которых не имеют денег на покупку товаров, у кого нет складов для их хранения, кто не может доставить продукцию. Дропшиппер запускает рекламу, берет заказы, оплату, затем переводит деньги и адрес клиента поставщику. Конечно, за учетом комиссии. Поставщик занимается упаковкой товара и его отправкой покупателю. Это нельзя назвать аутсорсингом, так как дропшиппер занимается, по сути, простой перепродажей.

Кто может оказывать аутсорсинговые услуги

Есть несколько видов лиц, которые могут оказывать аутсорсинговые услуги другим компаниям. Первые – это независимые специалисты, например, юристы, бухгалтеры и программисты, оформленные в качестве индивидуальных предпринимателей. ИП замещают обычно отдельную штатную должность, но есть условие – подобные отношения не должны иметь признаков трудовых.

Вторые – аутсорсинговые компании разных форм собственности. Закон не предусматривает ограничения круга лиц, которые могут предоставлять своих работников для решения задач других компаний. Аутсорсером может быть любая фирма, если ее область работы включает возмездное оказание услуг. Объект договора в этом случае – оказание услуги, а не обеспечение работниками.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг – это прекрасный помощник в современном бизнесе в практически любой сфере. Эта система имеет определенные плюсы и минусы. Если предприниматель понимает их, он может решить, что лучше всего оставить штатным работникам, а что поручить внештатным.

Для начала рассмотрим преимущества аутсорсинга:

• У руководителя есть возможность уделить особое внимание основным видам деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи.
• Компания получает услуги от высококвалифицированных работников, которые специализируются на выбранном виде деятельности.
• Аутсорсинговые фирмы гарантируют выполнение требований в сроки, а значит, компания получает ожидаемый результат вовремя.
• Компания имеет возможность реорганизовать бизнес в короткие сроки, отказавшись от сотрудничества с одним аутсорсером и заключив соглашение с другим.
• Компания экономит деньги на заработной плате, кроме того, у нее становится меньше обязательств перед налоговой.

К минусам аутсорсинга можно отнести:

• Вносить корректировки в условия контракта нельзя, ведь аутсорсинговые компании работают в рамках договора, тогда как своему сотруднику можно поручить задачи, не входящие в список его прямых обязанностей.
• Организация аутсорсинга – сложная система, в нюансы рабочей деятельности компании иногда сложно внедрить стороннего работника, также у него могут возникать конфликты и недопонимание с постоянными сотрудниками.
• Потенциал привлекаемых специалистов оценить нельзя, вы не можете лично выбрать людей, которые у вас будут работать на аутсорсе.
• Зависимость – если в городе невысокая конкуренция, заказчик соглашается на любое предложение, а исполнитель может начать оказывать некачественные услуги.
• Простои – штатный специалист может быстрее справиться с задачей, а если его нет, стороннего рабочего необходимо ждать (особенно это касается чрезвычайных ситуаций, например, внезапных поломок техники).

Частые вопросы

Что такое аутсорсинг простыми словами?

Аутсорсинг – это деловая практика, при которой организация нанимает третью сторону для выполнения задач, управления операциями или предоставления услуг для компании.

В чем заключается суть аутсорсинга?

Считается, что аутсорсинг помогает фирмам хорошо выполнять свои основные функции, стимулировать инновации, смягчать нехватку навыков или опыта в тех областях, в которых возможно использовать услуги сторонних организаций.

Почему аутсорсинг выгоднее?

Аутсорсинг может обеспечить большую гибкость бюджета и контроль. Он позволяет организациям оплачивать услуги и бизнес-функции, в которых они нуждаются, когда они им нужны. Часто считается, что это сокращает наем и обучение специализированного персонала, делает доступными специализированные знания, снижает операционные расходы, уменьшает риски.

Где используется аутсорсинг?

Сегодня компании могут отдать широкий ряд задач или услуг на аутсорсинг. Часто передают на аутсорсинг услуги в области информационных технологий, включая программирование и разработку приложений, а также техническую поддержку. Нередко передают на аутсорсинг функции обслуживания клиентов и выполнение звонков. Компании также могут передавать на аутсорсинг другие виды работ, включая производственные процессы, кадровые задачи, финансовые функции, такие как бухгалтерский учет и расчет заработной платы.

Кто может заниматься аутсорсингом?

Заниматься аутсорсингом может любая компания, сфера деятельности которой подразумевает возмездное оказание услуг клиентам. Необходимо помнить, что объектом договора в данной ситуации выступает именно оказание услуги, а не предоставление сотрудников.

Чем занимается аутсорсинговая компания?

Как правило, сфера деятельности касается узкопрофильных отраслей. Ими осуществляется логистика, транспортные услуги, реклама, маркетинг, программное обеспечение, бухгалтерские функции и прочее. Аутсорсинговая компания предлагает длительное сотрудничество. Чаще всего заказчик заключает контракт с внешним исполнителем на бессрочном основании или на длительное время.

Что такое производственный аутсорсинг?

Производственный аутсорсинг – это процесс частичного или полного производства продукции сторонней компанией на основании договора. Предприятие, принимающее на себя определенные обязанности, специализируется в данной отрасли, поэтому может обеспечить качественное выполнение работ в кратчайшие сроки. Например, производитель смартфонов может привлечь иное предприятие для изготовления комплектующих для своей продукции, чтобы сэкономить на производственных затратах.

Что можно отдать на аутсорсинг?

Лидируют в этом списке бухгалтерские услуги. Даже небольшие ООО и ИП компании сами того не понимая, передают бухгалтерский учет на аутсорсинг, нанимая приходящего бухгалтера. Второй сегмент для аутсорса – логистика и транспорт. Третий – это массовые коммуникации. Четвертый – производственный, учитывая, что этот сегмент занимает много времени и практически равен открытию еще одного бизнеса. Часто перепоручают аутсорсингу сами продажи. Причём зачастую именно продажи аутсорсить легче, чем что-либо другое.

Что нельзя отдавать на аутсорсинг?

Нельзя отдавать на аутсорсинг любые задачи, связанные непосредственно с основным продуктом, безопасностью (любой, даже личными данными пользователей), согласованием прав доступа к стратегически важным для компании объектам.

Есть ли разница между аутсорсингом и лизингом?

Оба эти понятия очень близки друг другу, но отличия все же имеются. Лизинг (когда речь идет о персонале) – это временное использование труда конкретного работника, который числится в компании-лизингодателе. Аутсорсинг – это привлечение сторонних специалистов (на короткий или длительный срок) для оказания определенного вида услуг, которые необходимы клиенту. И в том, и в другом случае сотрудники не оформляются в штат компании, на которую им предстоит работать.

Заключение

Аутсорсинг – весьма выгоден и удобен для обеих сторон. Для крупных компаний он дает возможность «скинуть» незначительные функции на более компетентные в этом фирмы. Для аутсорсера такой вид услуг – возможность получать стабильный доход, занимаясь только одним видом деятельности, но для нескольких заказчиков. Правильная организация аутсорсинга делает сотрудничество для обеих сторон взаимовыгодным.

Это подтверждает мировая статистика. Услугами аутсорсинговых компаний пользуются не только небольшие фирмы, но и мировые корпорации, среди которых Ford, IKEA, Kodak и многие другие.

Принимая решение о передачи определенных функций, не стоит слепо доверять опыту зарубежных компаний. В расчет следует брать общее состояние экономики, нужды и возможности каждого отдельно взятого бизнеса. Главная задача аутсорсинга – избавить компанию от непрофильных и узкоспециализированных направлений деятельности, сэкономить денежные средства, повысить эффективность труда и вывести бизнес на новый уровень.

Загрузка…

Аутсорсинг — управленческая технология, все более широко применяемая компаниями на отечественном и зарубежном рынке. Она представляет собой передачу второстепенных бизнес-процессов на обслуживание подрядчику. Заказчик платит за полученный результат, обеспеченный аутсорсером за счет использования его ресурсов. С помощью данной услуги компания может избавиться от необходимости решения непрофильных задач, делегируя их подрядчику. Таким образом частично освобождаются кадровые и денежные ресурсы.
 

Актуальность услуги

Множество примеров компаний в России, которые используют аутсорсинг, являются доказательством высокой эффективности управленческой технологии. Она — инструмент оптимизации издержек и ресурсов предприятия, а также увеличения его доходов. Аутсорсинг актуален, если:

• требуется срочно выполнить большой заказ (например, изготовление изделий, обработка сырья, строительство);
• необходимо сократить отделы и размер штата компании (с целью удержания статуса малого предприятия);
• требуется перевозка, хранение, маркетинг, реализация продукции (помощь на любом этапе развития).

• оптимизируются налоговые издержки предприятия;
• расходы на ведение второстепенных бизнес-процессов из постоянных преобразуются в переменные;
• привлечение подрядчиков позволяет сократить штат организации.

Аутсорсинг: примеры компаний

В России услугами подрядчиков при ведении деятельности пользуется множество организаций. Среди наиболее распространенных сфер применения аутсорсинга можно выделить следующие:

• IT-обслуживание (оборудование, ПО, настройка работы, сервис);
• строительство (решение проектных задач по строительству и ремонту);
• бухгалтерский учет (ведение финансовой отчетности, расчет ЗП, налогов, проведение платежей);
• логистика (погрузка/разгрузка, перевозка, хранение ТМЦ);
• маркетинг (организация и проведение промо-акций, создание и ведение онлайн-ресурсов)

Компанией-примером IT-аутсорсинга может послужить Сбербанк, который предоставляет средства, проектную документацию провайдеру для медийного обеспечения, расширения сети филиалов. ЛУКОЙЛ также передает подрядчикам обязанности медиапланироварования, проведения промо-акций. Другой нефтехимический холдинг — Сибур – использует при осуществлении основной деятельности множество логистических услуг от бизнес-партнеров.
 

Еще одним удачным примером является Норильская Горная Компания, которая в 2010 году — спустя 20 лет после своего основания — уволила 43 тысячи человек, централизовала финансовые потоки и не только выбралась из хронических долгов, но и вошла в когорту мировых лидеров горно-металлургического рынка.
 

Аутсорсинг: примеры из жизни

Для оптимального развития компании ее руководству следует уделять внимание эффективному ведению основной деятельности. А обслуживающие бизнес-процессы целесообразно передать на аутсорсинг. Так, если компания специализируется на производстве продукции, то руководству следует инвестировать ресурсы в увеличение объемов изготовления ТМЦ, повышение качества. А например, заботы по логистике и маркетингу делегировать аутсорсерам.
 

Множество небольших фирм передают в управление подрядчикам бухгалтерский учет. Также примером аутсорсинга из жизни может служить клининговое обслуживание: немало предприятий используют услуги наемных уборщиков. Данная управленческая технология широко распространена в строительстве. Заказчик привлекает к сотрудничеству генерального подрядчика. А он, в свою очередь, распределяет проект на отдельные проектные задачи, для решения которых пользуется услугами отдельных исполнителей. В результате, проект многократно передается на аутсорсинг.
 

Выгоды от использования технологии

Причина столь высокой популярности аутсорсинга в России и за рубежом заключается в его эффективности. Использование услуг аутсорсинговых агентств обеспечивает получение множества важных выгод:

• создаются резервы для сокращения штата;
• сокращаются постоянные затраты;
• удерживается выгодная категория плательщика налогов;
• оптимизируются налоговые издержки;
• повышается продуктивность основной деятельности;
• необходимые компании проектные результаты достигаются за счет ресурсов подрядчиков.

• производственный;
• финансовый;
• кадровый;
• логистический;
• маркетинговый и др.

Особенности применения технологии

Аутсорсинг — выгодная услуга, но требующая от руководства обязательно правильного выбора подрядчика и определение оптимальных условий сотрудничества. Как правило, бизнес-партнерам делегируются второстепенные задачи, и компания может сократить кадровый отдел, оставив в штате ведущих специалистов.

Аутсорсинговые услуги предоставляются на основании официального договора. Он составляется и подписывается сторонами в двух экземплярах, обычно, на 12 месяцев. В нем освещаются все условия партнерства:

• стороны: заказчик — исполнитель;
• предмет сотрудничества;
• порядок оказания услуг;
• порядок оплаты;
• ответственность и обязанности сторон;
• индивидуальные договоренности;
• срок действия договора.

Оплата услуги аутсорсера может осуществляться тремя путями:

• по факту предоставления результата;
• аванс + основная оплата;
• регулярные транши с утвержденной периодичностью при решении долгосрочных задач.

Для того чтобы сократить расходы и увеличить доходы предприятия, заказав услуги аутсорсинга, необходимо:

• определить спектр бизнес-процессов, которые можно делегировать подрядчикам;
• выбрать надежных аутсорсеров;
• утвердить условия партнерства, заключив контракт;
• исполнять обязанности, утвержденные в контракте.

Аутсорсинг — проверенный путь к повышению рентабельности, инвестиционной привлекательности, доходности и мобильности компании, примерами чего в России и за рубежом служит большое количество успешных компаний различных сфер хозяйствования и форм организации.

Мы поможем оптимизировать ваши кадровые расходы

Наш специалист подготовит уникальное предложение для Вас