Приложение например реквизиты

Оформление приложений – общие правила

Особенности оформления приложений в распорядительных документах

Если приложение носит справочный характер

Если приложение утверждается

Титульный лист приложения

Как нумеровать листы основного документа и приложений

Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

Особенности оформления приложений к протоколам

Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

Оформление приложений к договору

В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

Основной документ хранится вместе со своими приложениями

В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года[1], содержатся положения по оформлению не только реквизита «Отметка о приложении», но и самих приложений.

Рассмотрим эти положения подробнее и сравним их с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других правовых актов, устанавливающих правила юридической техники и делопроизводства[2].

ПРАВОВАЯ БАЗА

• Федеральные правовые акты. Основными источниками информации об оформлении документов на федеральном уровне являются:

Указанные методические рекомендации и стандарты не имеют статуса нормативных правовых актов. Их положения становятся обязательными к исполнению, если они включаются в локальные нормативные акты организации (правила, инструкции и т.д.).

• Законы субъектов Российской Федерации. Основные требования к оформлению приложений к правовым актам содержатся также в законах субъектов Российской Федерации, посвященных правотворческой деятельности.

• Правовые акты субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Органами государственной власти и органами местного самоуправления также принимаются нормативные правовые акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила юридической техники и делопроизводства и содержат рекомендации по оформлению приложений к документам. Например:

В этом случае представляет интерес систематизация требований к приложениям правовых актов в Положении о порядке внесения проектов решений Думы города Покачи и юридико-техническому оформлению проектов решений и решений Думы города Покачи9. Указанный документ включает ст. 27 «Оформление приложений к нормативным правовым актам», а также следующее приложение:

• Правила и инструкции по делопроизводству, принимаемые в различных организациях, разрабатываются с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Правила оформления документов, имеющих приложения, приведены в приложениях к вышеуказанному документу:

• правила оформления реквизитов документов (приложение № 11);

• правила подготовки законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (приложения № 12–14), которые изложены в соответствии с требованиями правил и инструкций по делопроизводству, принятыми в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Отдельные элементы оформления приложений к указанным актам отличаются от правил оформления приложений к актам федеральных органов исполнительной власти.

Следует отметить, что многие положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, касающиеся приложений к документам, вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила и инструкции по делопроизводству, принятые в различных организациях, освещают рассматриваемые вопросы при описании реквизитов документов «Отметка о приложении» и «Гриф утверждения», а также в разделах, посвященных особенностям оформления отдельных видов документов. Например, в следующих приложениях к Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации10:

• Порядок оформления реквизитов документов (приложение 7);

• Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации (приложение 9);

• Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (приложение 10);

• Подготовка и оформление приказов нормативного характера (приложение 11).

Указанные вопросы изложены в разделах основной части Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области11:

• Правила подготовки и оформления документов (раздел II);

• Состав управленческих документов Правительства, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (раздел III);

• Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства (раздел IV).

ВИДЫ ПРИЛОЖЕНИЙ К ДОКУМЕНТАМ

Приложения к документам можно разделить на три группы:

1. Приложения к сопроводительным документам12. Приложениями могут являться любые документальные материалы, направляемые с сопроводительным документом, который поясняет причину их отправки. В этом случае основной документ и приложение связаны только задачей пересылки документов. Например, в качестве основного документа выступает сопроводительное письмо, а приложением к нему – проект договора, направляемый партнерам. На письме оформляется реквизит «Отметка о приложении». На самом приложении отметка о том, что это приложение, не ставится.

2. Справочные приложения, дополняющие содержание основных документов. Основным может быть практически любой документ. О приложении говорится в тексте этого документа. На приложении (которое может содержать различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.) оформляется реквизит «Отметка о приложении».

3. Приложения, утверждаемые основными документами. Основным может быть нормативный правовой акт, например приказ, которым утверждается другой правовой акт (положение, правила, инструкция, регламент и т.д.). О приложении говорится в тексте этого нормативного правового акта. На самом приложении оформляется реквизит «Отметка о приложении», а также проставляется гриф утверждения.

Приложения, которые относятся к первой группе, не являются структурной частью основного документа. Приложения второй и третьей групп являются неотъемлемой составной частью основного документа (правового акта) и обладают одинаковой с ним юридической силой. Например, в ст. 17 Закона города Севастополя от 29.09.2015 № 185-ЗС «О правовых актах города Севастополя»13 приведена структура правового акта, которая в зависимости от объема и сложности строения включает:

1) наименование;

2) преамбулу;

3) содержательную часть;

4) заключительные положения;

5) приложение.

Под приложением при этом понимается структурная часть правового акта, содержащая правила, положения, регламенты, графические изображения, перечни, таблицы и иные материалы, которые являются неотъемлемой частью соответствующего правового акта и имеют равную с ним юридическую силу.

РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ»: ОБОЗНАЧЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ

В ключевых разработках по делопроизводству в обозначении этого реквизита нет устойчивого единообразия:

• отметка о наличии приложения (реквизит 21 по ГОСТ Р 6.30-2003);

• отметка о приложении (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти14);

• отметка о наличии приложений (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

• отметка о приложении (реквизит 19 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорится, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, определения которых содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом стандарте дано следующее определение: отметка о наличии приложения – реквизит, который содержит сведения о дополнительно прилагаемом документе (п. 68).

Приведенное определение, на наш взгляд, носит слишком общий характер и не акцентирует внимание на том, что рассматриваемый реквизит может оформляться как в основном документе (указывать на наличие приложений к нему), так и на самом приложении.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 это положение сформулировано более полно. Так, в п. 5.19 сказано, что отметка о приложении содержит сведения о документе, который прилагается к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и т.д.).

Таким образом, одним термином «Отметка о приложении» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 обозначаются три разные отметки:

• отметка после текста на сопроводительном документе;

• отметка (указание, ссылка) в тексте основного документа;

• отметка на приложении.

Каждая отметка имеет свой порядок оформления и расположение. Поэтому логично ввести дополнительный термин и для обозначения отметки на самих приложениях.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

В ГОСТ Р 6.30-2003 нет четкого указания, что реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется непосредственно после текста. Из схем расположения реквизитов организационно-распорядительных документов, приведенных в стандарте, следует, что этот реквизит должен располагаться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля. Если расположить реквизит «Отметка о наличии приложения» в отведенной для него зоне, то возникает большой пробел между текстом и реквизитом. Это чревато тем, что уже после подписания документа в свободное место может быть снесена несанкционированная информация.

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 это обстоятельство было учтено: «…отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля…».

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

В новом стандарте раскрывается порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах в 5 следующих случаях:

1) приложение названо в тексте;

2) приложение не названо в тексте или если приложений несколько;

3) приложение (приложения) сброшюровано;

4) документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией

страниц;

5) приложением является обособленный электронный носитель.

Сравним вышеперечисленные варианты оформления отметки о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19) и ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.21) (Таблица):

Из таблицы видно, что в первых четырех случаях правила оформления отметки о приложении не претерпели существенных изменений.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло новое положение, посвященное приложениям на электронных носителях (еще раньше оно появилось во многих инструкциях по делопроизводству). При этом наблюдается некоторый терминологический разнобой: «документ на электронном носителе», «документ на съемном машинном носителе информации (МНИ)», «документ в электронном виде» и т.д. Нет в инструкциях по делопроизводству и единого перечня характеристик указанного документа, которые включаются в отметку о приложении (вид носителя записи, формат записи, объем записанной информации, имя файла).

Приведем примеры оформления отметки о приложении, если приложением является обособленный электронный носитель, из инструкций по делопроизводству:

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, НЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Приложение направляется не во все указанные в документе адреса. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не вошло положение, которое содержится в ГОСТ Р 6.30-2003 и сохраняется во многих действующих инструкциях по делопроизводству: если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

• Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, если приложение (подлинник) направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

• Приложение содержит информацию ограниченного доступа. Этот случай освещается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, которые содержат информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется так:

Во многих инструкциях это положение не только воспроизводится дословно, но даже дополняется. Например, в п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики указано, что в этом случае пометку «Для служебного пользования» нужно оформлять и на сопроводительном письме.

• На приложения составляется отдельная опись. В соответствии с п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики при большом количестве приложений на них составляется отдельная опись. Отметка о приложении в этом случае оформляется так:

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

• Всегда в единственном числе. Дискуссия о том, зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в рассматриваемом реквизите, ведется давно. Исходя из правил русского языка, если приложение одно, это слово следует писать в единственном числе, если несколько – во множественном. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать только в единственном числе.

В некоторых инструкциях по делопроизводству на этом акцентируется внимание. Например, согласно п. 113 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе.

• Не подчеркивается. В Правилах оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации слово «Приложение» подчеркнуто (см. врезку «Как составить опись приложений»).

В п. 2.1.19 этого документа указано, что слово «Приложение» печатается без кавычек с прописной буквы от левой границы текстового поля и подчеркивается.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено подчеркивание или другое текстовое выделение слова «Приложение».

• От границы левого поля. В приведенном выше извлечении из Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области сказано, что отметка о наличии приложения печатается с красной строки.

В этой части указанная Инструкция не соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении оформляется без абзацного отступа – от границы левого поля.

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЕ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло положение, которого не было в ГОСТ Р 6.30-2003:

Из приведенного положения следует, что упоминание документа-приложения в тексте основного документа является еще одним «проявлением» реквизита «Отметка о приложении», помимо оформления этого реквизита на сопроводительном документе и в самом приложении.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует указывать слово «приложение» в тексте документа в скобках. Однако можно и без них, например: «согласно приложению», «в соответствии с приложением» и т.д. Слово «приложение» в тексте документа пишется со строчной буквы.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА ПРИЛОЖЕНИЯХ СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 определено, что отметка о приложении оформляется на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу и выглядит так (п. 5.19):

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформления отметки о приложении даны с помощью примера. В ГОСТ Р 6.30-2003 об этих правилах сказано подробнее. В нем перечисляются конкретные элементы отметки о приложении: в приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (п. 3.12). Например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 о размещении элементов отметки о приложении также сказано более лаконично и, на наш взгляд, более точно, без установления каких-либо вариантов, которые «допускаются»: строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даны основные правила оформления отметки о приложении. Поэтому организации могут оформлять отметку о приложении с учетом специфики своей деятельности. Например,

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА УТВЕРЖДАЕМОМ ДОКУМЕНТЕ

Особенности оформления отметки о приложении на утверждаемом документе связаны с тем, что на приложении необходимо оформить еще и реквизит «Гриф утверждения документа». Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При этом каждый реквизит («Отметка о приложении» и «Гриф утверждения») по отдельности содержит сведения об основном документе (наименование вида, дата, номер). Чтобы избежать дублирования, эти сведения следует указывать только в грифе утверждения. Этот вариант оформления приложения ранее был описан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и повторен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Альтернативой приведенному порядку оформления приложения могут быть только варианты оформления, связанные с отказом от одного из указанных реквизитов. Таким образом, на практике используется три варианта оформления приложения:

1) проставляется и отметка о приложении, и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016;

2) проставляется только отметка о приложении;

3) проставляется только гриф утверждения документа.

Проиллюстрируем каждый из вариантов оформления на примерах инструкций по делопроизводству.

1. Проставляется отметка о приложении и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016:

2. Проставляется только отметка о приложении:

3. Проставляется только гриф утверждения документа:

Следует отметить, что последний из указанных вариантов имеет наибольшее распространение и зачастую подкрепляется правилами юридической техники и делопроизводства, которые принимаются в конкретных организациях.

Например, в п. 21 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области22 установлено, что, если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа. Например, при утверждении положения отметка о приложении к документу выглядит так:

ПРИЛОЖЕНИЕ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Часто документы-приложения, в свою очередь, имеют приложения. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит правил оформления отметки о приложении в этой ситуации. Поэтому в конкретных организациях эта отметка оформляется по-разному. Например:

В самой Инструкции приложения оформляются так:

В приведенном примере отметка о приложении занимает много места. Однако оформить ее можно с меньшей степенью детализации, например:

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Источник статьи: http://www.profiz.ru/sr/2_2006/1565/

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как оформить приложение к документу

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=3496

Некоторые тонкости оформления приложений

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

Источник статьи: http://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34678-nekotorye-tonkosti-oformleniya-prilozheniy/

Во всех научных работах: реферате, курсовой, дипломе, диссертации приложения оформляются совершенно одинаково согласно ГОСТ 2.301 и ГОСТ 2.105-95. В статье подробно, что и как оформить вставить в приложение.

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

10 октября, 2018

Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз.

Если не названо, то указываем полностью:

Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя – четырьмя межстрочными интервалами».

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1).

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

• Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Не могу понять, как нужно писать – письмо в приложениИ или в приложениЕ?

Оба варианта имеют право на их употребление в речи.

Падежное окончание существительного приложение зависит от смысла всего предложения.

В приведенном виде совсем не понятно, о каком письме ведётся разговор: о том, которое находится В ЧЕМ-ТО,

или о том, которое необходимо добавить ВО ЧТО-ТО.

В зависимости от этого и меняется окончание существительного приложение.

Если внимание акцентируется на том, что отправляется письмо, приложенное дополнительно к какому-то документу,

если оно написано на отдельном листке, при нем есть сопроводительная записка, а само письмо лишь прилагается к ней, то имеется в виду, что письмо находится В ЧЁМ-ТО.

В этом случае требуется предложный падеж, а в падеже предложном существительное приложение

оканчивается на -И. Тогда правильно написать в приложениИ.

Имеется в виду, что письмо находится в этом самом приложении.

Если письмо нужно отправить с тем, чтобы его приняли, чтобы его добавили в другое, ранее отправленное приложение, когда совсем не важно то, каким способом оно отправлено, а важно то, куда его поместить, когда оно придет,

то существительное приложение требует постановки его в падеже винительном с окончанием -Е:

направляю Вам письмо в приложениЕ (такое-то .

Здесь подчеркивается, что письмо необходимо добавить ВО ЧТО — в приложение.