Постоянные реквизиты курсовая

Курсовая работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

Реквизиты и оформление документов

Реквизит
(лат. requisitum — требуемое, необходимое) —
совокупность обязательных данных, без
которых документ не может быть основанием
для учета и не имеет юридической силы.
Это обязательные данные, установленные
законом или положениями для деловых
документов. Отсутствие хотя бы одного
из реквизитов лишает его держателя
возможности использовать документ по
назначению. Именно с помощью реквизитов
документам придается стандартное
оформление.

Состав
и правила оформления реквизитов
определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий
стандарт устанавливает: состав реквизитов
документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к
бланкам документов, включая бланки
документов с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации.

При
подготовке и оформлении документов
используют 30 реквизитов, важными
реквизитами для моей работы являются:

22
— подпись;

25
— оттиск печати;

Однако
на одном документе всех реквизитов
может и не быть, тем более некоторые из
них взаимоисключающие. Конкретный набор
реквизитов зависит от вида документа,
этапов его подготовки и работы с ним.
Для каждого вида документа определен
состав реквизитов в зависимости от его
назначения. Причем какие именно реквизиты
следует оформлять на документе данного
вида и в какой последовательности они
должны быть расположены на страницах
документа строго определено стандартом.

Деловой
документ с использованием реквизитов
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом. (Приложение 1)

На
этой схеме видно, что каждый документ
можно разделить на 3 основные части:

заголовочную
часть (в нее входят реквизиты, расположенные
до текста);
основную
часть (реквизиты текст
и приложения);
оформляющую
часть (реквизиты, расположенные ниже
текста
и приложения).

Формуляр-образец
— единая модель построения формы
документа, устанавливающая область
применения, форматы, размеры полей,
требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты. Деловые
документы, как правило, имеют постоянно
действующий бланк документа — стандартный
лист бумаги с воспроизведенной на нем
постоянной информацией и местом,
отведённом для переменной.

Постоянные
реквизиты (постоянная информация)
повторяются в обязательном порядке во
всех документах данного наименования
(например, эмблема
организации,
наименование
организации
и справочные
данные об организации: адрес, номер
телефона или факса).

Переменные
реквизиты (переменная информация) —
указываются непосредственно при
подготовке конкретного документа
(например, исходящий номер, подпись
должностного лица).

Особенно
важно правильное оформление таких
реквизитов, как дата, подпись, печать,
гриф утверждения, которые придают
документу юридическую силу.

Например,
формуляр акта включает в себя перечень
и порядок реквизитов, оформляемых в
актах:

1.
Акт оформляется на общем бланке

2.
Гриф утверждения

3.
Наименование вида документа

4.
Дата составления документа

5.
Место составления документа

6.
Заголовок к тексту

7.
Текст

8.
Отметка о наличии приложения (если
необходимо)

9.
Подписи членов комиссии, составившей
акт

10.
Отметка об исполнителе.

Таким
образом, реквизиты — это обязательные
признаки, установленные законом или
положениями для отдельных видов
документов. Деловой документ имеет
юридическую силу, когда его правовая
функция дополняется соответствующим
составом и расположением реквизитов,
соответствующими внешними признаками,
временными и территориальными границами
и объектами его действия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Выдержка
Литература
Другие работы
Помощь в написании

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

ВВЕДЕНИЕ
Реквизиты и оформление документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .В настоящее время эталон ГОСТ Р 6. 30−2003 включает 30 реквизитов. Хотя расположения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные составляющие являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов должны оформляться в согласовании с муниципальными правилами. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., именуется документацией. Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина — это реквизиты его документов. Совокупность работ по документированию управленческой деятельности компаний и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство. В делопроизводстве действует собственный ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .Однако в международном документообороте употребляет несколько отличные критерии оформления текста документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ», целью которого обозначена последующим образом:

Цели реального Федерального закона — охрана интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, охрана интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Можно заявить, что история реквизитов акта в России не закончилась.

3. Классификация реквизитов

Каждый акт обязан быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, нужные для получения совершенного представления о совершаемой операции обеспечения его доказательной силы. Эти сведения, являющиеся составными частями документа именуются его реквизитами. Несмотря на огромное разнообразие содержания различных документов в каждом из них имеется обязательные реквизиты, нужные для отображения любой операции в бухгалтерском учете и дополнительные. К обязательным реквизитам относят: название документа; дату его составления; содержание хозяйственной операции и ее отображение; измерители операции; подписи лиц, ответственных за выполнение операции и правильность ее оформления. Любой деловой документ состоит из ряда элементов его частей — информационных частей, именуемых реквизитами акта. Реквизиты документов классифицируются последующим образом:

Постоянные и переменные: Постоянные реквизиты — совокупность реквизитов, описывающая стандартной формуляр акта и присутствующая во всех видах акта 1-го типа; Переменные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих стандартной формуляр и отражающая индивидуальности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

Основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты — совокупность реквизитов, без которых акт не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих главные. Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, соответствующий для определенного вида акта, именуется типовым формуляром. Различные бумаги имеют разный комплект реквизитов, который определяется назначением акта. Состав и критерии оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6. 30 — 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые обязаны употребляться при изготовлении бланков документов. Требования предоставленного эталона носят рекомендательный характер. Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и наибольший состав реквизитов для всякого типа документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информативный бум. Любая организация, так же как и любой человек в отдельности, может быть, лишь обмениваясь информацией. В сегодняшних экономических критериях, когда чрезвычайно скоро изменяются и ситуация, и законодательство, компании могут выжить лишь в том случае, если они впору выяснят, что, где, когда и почем. Другими словами, кто обладает информацией, тот обладает обстановкой. Носителем информации выступает акт. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется огромное внимание.

Например, в США принят и действует Закон об акте. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и охране информации», которым поставлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Создание законодательной базы применения информации является фактом существенного изменения дела сообщества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и акт как ее обладатель, пронизывая все нюансы управления, воздействуют на функционирование разных структур и в окончательном результате приводят к достижению экономических итогов. Для того чтобы любой документ был юридически правильно составлен, необходимо в первую очередь указывать самые важные реквизиты. Если же документ кроме основных реквизитов дополнительные, то их также в обязательном порядке необходимо указать. Реквизиты нужны не только для юридической составляющей, но также просто из-за этических представлений. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ1. «

Делопроизводство». Автор: Андреева В. И., 2010 год.

2. ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2008 год.

3. «Управление документацией в организациях». Автор: Ларин М. В., 2007 год.

4. «Организация работы с документами». Автор: Корнеев, Г. Н. 5. «Экономическая терминология в современной деловой переписке». Автор: Гайдай К. В., Колокольцева Т. Н., 2006 год.

6. «Документоведение». Автор: Ларьков Н. С., 2009 год.

7. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Охотников А. В., Булавина Е. А., 2009 год.

8. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Стенюков М. В., 2010 год.

9. «Жанр делового письма». Автор: Федюрко С. Ю., 2007 год.

Показать весь текст

Список литературы

«Делопроизводство». Автор: Андреева В. И., 2010 год.
ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2008 год.
«Управление документацией в организациях». Автор: Ларин М. В., 2007 год.
«Организация работы с документами». Автор: Корнеев, Г. Н.
«Экономическая терминология в современной деловой переписке». Автор: Гайдай К. В., Колокольцева Т. Н., 2006 год.
«Документоведение». Автор: Ларьков Н. С., 2009 год.
«Документоведение и делопроизводство». Автор: Охотников А. В., Булавина Е. А., 2009 год.
«Документоведение и делопроизводство». Автор: Стенюков М. В., 2010 год.
«Жанр делового письма». Автор: Федюрко С. Ю., 2007 год.

Заполнить форму текущей работой

Источник

Профессиональное
образовательное учреждение

«Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________ Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы
_____________

Проверила ____________ Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		6
1.1 Бланки документов, их виды		6
1.2 Требования к бланкам документов		8
1.3 Правила оформления реквизитов		12
2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ		17
2.1 Организационные документы		17
2.2 Распорядительные документы		18
2.3 Информационно-справочные документы		20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец расположения реквизитов на организационных документах		28
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец расположения реквизитов на распорядительных документах		29
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец расположения реквизитов на информационно-справочных документах		30

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов.

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—
общий бланк;

—
бланк письма;

—
бланк конкретного вида документа;

—
должностной бланк;

—
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—
бланк письма;

—
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа)(08);

—
справочные данные об организации (09);

—
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—
код формы документа (ОКУД) (07);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа) (08);

—
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—
констатирующей;

—
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах

Источник

Подпись и печать как важные реквизиты документа

Актуальность темы
курсовой работы заключается в том, что документирование предполагает соблюдение
установленных правил записи информации, специфических для каждого типа
документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым
документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком его оформления.

Юридическая сила
документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов
комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа.

Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует
создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При
управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта,
составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы
по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.

Деловая переписка
позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст
официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом
определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и
культуру.

В наше время
наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и
синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение
его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и
методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному
внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных
информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения,
поиска и использования информации в управлении.

Таким образом,
термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства.

В делопроизводстве
существуют единые требования и правила оформления управленческих документов,
которые установлены государственными нормативными актами — стандартами. В стандартах изложены
правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению
деловых документов.

Выполнение правил
оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и
качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска
документов; — осуществление компьютерной обработки деловых документов для
сокращения затрат труда на их обработку.

Представление
управленческих документов закреплены:

1. Государственным
стандартом -управленческих документов

1.1 Классификация документов

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать
ей юридическую силу — доказательство, свидетельство. Документ
(от латинского documentum – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём
информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и
использование информации, а также её хранение.

Управленческий (деловой) документ предназначен
для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение
непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные
фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и
результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом,
отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением)
представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи
информации.

К деловым документам относятся[1]:

• информационные;

• документы коллегиальных органов (служебные письма,
телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные
записки);

• распорядительные (постановления,
решения, приказы, распоряжения);

• организационные (положения,
уставы, инструкции);

• документы по личному составу (заявления
о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по
отпускам и командировкам)

•документы по
хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной
ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект
договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о
взаимоотношениях предприятия и банка);

•документы по
хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам,
коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

• учетно-финансовые (оформление
открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты,
трудовые соглашения, поручения);

• документы по внешнеэкономической
деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных
предприятий).

Все документы также подразделяются
на следующие группы[2]:

по способу документирования;

по сфере использования;

по наименованию;

по содержанию;

по характеру содержания;

по стадиям создания

по месту составления;

по грифу ограничения доступа (степени
гласности);

по происхождению;

по юридической силе;

по форме изложения (степени унификации);

по срокам исполнения;

по срокам хранения;

по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы
классифицируются по видам.

По способу документирования
различают документы:

— письменные
(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных
аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

— электронные;

— графические;

— кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

— организационно-распорядительные;

— финансово-бухгалтерские;

— научно-технические;

— документы по труду;

— отчетно-статистические.

По содержанию различают простые
(документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы (в сложных освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей
документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты,
акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные,
объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические
условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

— первичные (содержащие исходную
информацию);

— вторичные (обобщающие исходную информацию первичных
документов).

По месту составления:

— входящие (поступившие в
организацию);

— исходящие (отправляемые из
организации).

По грифу ограничения доступа
(степени гласности):

— открытые (несекретные
документы);

— с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие
грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования»
(информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна»
(информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация,
доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно
секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

— официальные или служебные
(составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном
порядке документы, отражающие интересы организации);

—
личные (затрагивающие
интересы определенного лица, именные документы, письма
граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По юридической силе:

— оригиналы или подлинники (первые
или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим
должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть
беловиками и черновиками. Черновик — это рукописный или машинописный документ,
отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик — это рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик,
подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом
оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это
может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

— копия (документы, полностью
воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие
юридической силы);

— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и
остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

— заверенные копии (копии с
необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

— выписки (части документа с
указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и
имеющие печать);

— дубликаты (повторные экземпляры
подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) —
выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы подразделяют также на
подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и
недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения
срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени
унификации):

— индивидуальные (разовый
документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные (когда структура и
часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при
его составлении). Такие документы перспективны, т.к.
экономят время на подготовку;

— типовые документы,
создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и
носят обязательный характер (т.е.
документы, описывающие стандартные процессы явления — например, типовой
технологический процесс);

— примерные
документы носят ориентировочный характер и используются для составления и
оформления документов по аналогии;

— унифицированные
(входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и
таблицы.

По срокам исполнения различают:

— срочные (с указанным сроком
исполнения документа установленными законом и
соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с
грифом «срочно»);

— несрочные.

По срокам хранения различают
документы:

— временного хранения (до 10 лет);

— долговременного хранения (свыше
10 лет);

— постоянного хранения.

По степени обязательности:

— информационные (содержащие
сведения и факты о производственной и иной деятельности
организаций);

—
директивные (обязательные
для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом,
важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.
Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам;
материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности;
бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и
внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает
множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных
свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:
юридическая сила, оригинальность, подлинность.

1.2 Реквизиты и оформление документов

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность
обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и
не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или
положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов
лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное
оформление. [3]

Состав и правила
оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий
стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 —
Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб
субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема
организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код
организации;

05 — основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы
документа;

08 —
наименование организации;

09 — справочные
данные об организации;

10 —
наименование вида документа;

11 — дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 — ссылка на
регистрационный номер и дату документа;

14 — место
составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф
утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок
к тексту;

19 — отметка о
контроле;

20 — текст
документа;

21 — отметка о
наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;

24 — визы
согласования документа;

26 — отметка о
заверении копии;

27 — отметка об
исполнителе;

28 — отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о
поступлении документа в организацию;

30 —
идентификатор электронной копии.

Однако на одном
документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них
взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа,
этапов его подготовки и работы с ним. Для
каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его
назначения. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе
данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на
страницах документа строго определено стандартом.

Деловой документ с использованием
реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

На этой
схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 основные части:

— заголовочную
часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

— основную часть
(реквизиты текст и приложения);

— оформляющую
часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Формуляр-образец — единая модель построения формы
документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей,
требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые
документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный
лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом,
отведённом для переменной.

Постоянные
реквизиты (постоянная
информация) повторяются в обязательном порядке во всех
документах данного наименования (например, эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации: адрес, номер
телефона или факса).

Переменные реквизиты (переменная
информация) — указываются непосредственно при подготовке
конкретного документа (например, исходящий номер, подпись должностного лица).

Особенно важно
правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф
утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Например, формуляр
акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10.
Отметка об исполнителе.

Таким образом, реквизиты — это oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для
oтдeльныx видoв дoкyмeнтoв. Деловой документ имеет юридическую силу, когда
его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением
реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными
границами и объектами его действия.

1.3 Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки

Федеральный закон
от 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 электронной цифровой подписи» дает определение: электронный
документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой
форме.

Электронно-цифровая
форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные
средства электронной вычислительной техники.

Электронный
документ должен соответствовать следующим требованиям:

— создаваться,
обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и
технических средств;

— содержать
реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

— быть отображенным
(воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Установка подлинности электронного документа
осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи.
Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной
цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов.

Ведение
электронной документации предоставляет дополнительные возможности для
делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более
эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и
предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества
использования электронных документов:

— выполнение компьютерной обработки электронных
документов значительно ускоряется;

— ускоряется и
упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

— при рассылке
документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно)
передаются на любые расстояния;

— хранение
электронных документов не требует больших площадей для архивов;

— повышается эффективность работы с документами;

— создание
электронных архивов документов предоставляет возможность использования
полученной информации для подготовки новых;

— наличие базы
заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

— снижение расхода
бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении
изменений без вывода на бумагу;

— одновременная
рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

— одновременная
рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.

К недостаткам
электронных документов можно отнести:

— необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и
дальнейшего хранения документов;

— необходимость
защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

Собственно
электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только
читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает,
что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи
электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке,
удобном для компьютеров, но этот язык — плод человеческого творения и, если
человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом
смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа.

Таким образом, мы
получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам
обычного, необходимым для признания его юридически значимым.

Но здесь возникает
еще одна проблема, связанная с особенностью представления сведений в
электронном виде — это проблема копирования электронной информации. Одной из
важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является
легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче
электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от
несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что
где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа.

Но на передающем
конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать
как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить
электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно
говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную
юридическую силу.

Таким образом,
проводя аналогию, можно приравнять:

— электронный
документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми
атрибутами — к юридически значимому документу;
— электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии
документа;

— электронную
копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у
респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму
экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым
экземпляром;

— его распечатку,
прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии
документа.

2. Подпись и печать, как
реквизиты утверждения документа

2.1 Состав реквизита «подпись
документа»

2.1.1 Оформление подписи на бумажном
носителе

Формой выражения
законности документа и ответственности за его содержание является его
освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов – подпись,
утверждение и приложение печати.

Подпись —
обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не
подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность
и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям
организации — автора документа.

Лицо,
подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его
содержание.

Но иногда на
документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно
копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и
подписная разная.

Безусловно,
факсимиле может служить дополнительным признаком, подтверждающим подлинность
документа, но никак не основным. По нашему законодательству факсимиле может
быть признано в качестве реквизита, придающего юридическую силу документу,
только при наличии письменного договора о таком признании между сторонами.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной
подписи допускается при подписании документов нефинансового характера:
приглашений, справок, извещений и др.

Документы,
направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и
судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает
руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Докладные записки, справки,
сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или
аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые
вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.)
подписывают два лица — председатель и секретарь коллегиального органа.
Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах
единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если
ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за
денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита
«подпись» входят:

·
наименование должности лица, подписавшего документ;

·
личная подпись;

·
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При использовании
должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Директор технического лицея подпись Н.И. Петров

Если документ
составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

Для войсковых частей
и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими,
после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.

Например:

Начальник
Медицинского

управления МВД
России

генерал-майор
милиции подпись Д.С. Иванов

Допускается
в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный

директор ЗАО «Партнер» подпись Н.А. Федоров

При
подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если документ
составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель комиссии подпись Л.П. Ложкина

Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев

подпись А.П. Соколова

При подписании документа
несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном
уровне.

Например:

Директор АО «Союз» Директор АО
«Вымпел»

подпись подпись

Е.П. Куликов С.Н. Матвеев

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного
лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить
предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед
наименованием должности.

Подпись на
протоколе совещания (заседании) состоит из наименования должности лица, председательствовавшего
на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов
и фамилии).

Расположение. Реквизит
«подпись» проставляется ниже реквизитов «текст» и «приложение».
Наименование должности печатают
под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы
левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования
должности на расстоянии 12 см (48
печатных знаков ) от границы
левого поля без пробела между
инициалами и фамилией.

Вместе с
тем, существуют и другие правила проставления подписи.

Так, в
распоряжениях Председателя Государственной Думы подпись отделяется от текста 3
интервалами. Состоит из инициалов и фамилии Председателя Государственной Думы.
Инициалы и фамилия Председателя Государственной Думы печатаются на расстоянии
не менее 12,4 см от границы левого поля.[4]

При подготовке и
оформлении проектов актов Президента Российской Федерации подпись отделяется от
текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент
Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской
Федерации.

Слова
«Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова
«Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется
относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации
печатаются у правой границы текстового поля.[5]

При подготовке и
оформлении проектов актов Правительства РФ подпись отделяется от текста
межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства
Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства
РФ. Слова «Председатель Правительства» и «Российской
Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова
«Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового
поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой
строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства РФ печатаются
у правой границы текстового поля.[6]

Таким образом,
подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и
личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется
подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям,
намерениям организации — автора документа.

2.1.2 Электронная цифровая подпись как аналог собственноручной подписи

Федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской
Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в
документообороте с указанными органами, используют для подписания своих
электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц
указанных органов, организаций.

Содержание
документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в
электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением
сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица.

В случаях,
установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном
документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных
отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной
собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном
печатью.

Электронная
цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты
данного электронного документа от подделки, полученный в результате
криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа
электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца
сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в
электронном документе.[7]

Электронная
цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в
результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП
добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и
целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога
собственноручной подписи.

Электронная
цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в
документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

— сертификат ключа
подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу
(действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа
при наличии доказательств, определяющих момент подписания. Сертификат ключа подписи
— это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной
цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают
в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим
центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной
цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

— подтверждена
подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе. Подтверждение
подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе — положительный
результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной
цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной
цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и
отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью
электронном документе;

— электронная
цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в
сертификате ключа подписи.

ЭЦП, как и другие реквизиты документа, выполняющие удостоверительную
функцию (собственноручная подпись, печать и др.), является средством,
обеспечивающим конфиденциальность информации.

Механизм выполнения собственноручной (физической)
подписи непосредственно обусловлен психофизиологическими характеристиками организма
человека, в силу чего эта подпись неразрывно связана с биологической личностью
подписывающего. Собственноручная подпись позволяет установить
(идентифицировать) конкретного человека по признакам почерка.

ЭЦП, являясь криптографическим средством, не может рассматриваться в
качестве свойства, присущего непосредственно владельцу ЭЦП как биологической
личности. Между ЭЦП и человеком, ее поставившим существует взаимосвязь не
биологического, а социального характера. Возникновение, существование и
прекращение данной связи обусловлено совокупностью различных правовых,
организационных и технических факторов.

Отождествление человека по собственноручной подписи и подтверждение на
этой основе подлинности документа, которой он заверен, достигается путем
проведения судебно-почерковедческой экспертизы, решающей данную
идентификационную задачу.

Определение подлинности ЭЦП свидетельствует только о знании лицом, ее
поставившим, закрытого ключа ЭЦП. Для того чтобы установить, действительно ли
владелец сертификата ключа заверил документ ЭЦП, надо выяснить помимо
подлинности ЭЦП и указанные выше факторы.

Задача установления факта удостоверения электронного документа ЭЦП
владельцем сертификата ключа подписи решается в результате процессуальной
деятельности по доказыванию в ходе судебного разбирательства.

Таким образом,
электронная цифровая подпись (ЭЦП) — вид аналога собственноручной подписи, являющийся
средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения
подлинности электронных документов.

При соблюдении
определённых правовых условий использования электронной цифровой подписи в
электронных документах электронная цифровая подпись в электронном документе
признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном
носителе.

2.2 Оттиск печати на документе

В
соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно
принято считать, что документ без печати – категория сомнительная, и только
отметка на документе этого «атрибута власти» придает ему действительную
юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют и партнер —
контрагент, и банк, и должностные лица государственных органов, с которыми
постоянно приходится сталкиваться любому предприятию и предпринимателю.

Поэтому, на
документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным
лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и
подтверждается достоверность документа.

Оттиск
печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах,
удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование
денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

Простые печати
могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не
изображается.

Простые печати
(без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках,
копиях документов и пр.

Оттиск печати
проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи
должностного лица и был хорошо читаемым.

Примерный перечень
документов, на которых ставится печать:

1.
Акты (приема выполненных работ, списания,
экспертизы и т.д.).

2.
Архивные справки.

3.
Доверенности (на получение товарно-материальных
ценностей и т.д.)

4.
Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)

5.
Командировочные удостоверения.

6.
Положение об организации.

7.
Письма гарантийные.

8.
Сметы расходов.

9.
Удостоверения.

10.
Устав организации.

11.
Штатные расписания

12 Приказы по
основной деятельности и выписки из них

13 Приказы по
личному составу и выписки из них

14 Приказы по
отпускам и командировкам и выписки из них

Организации,
предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых
ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.

Например, в соответствии с постановлением Правительства
Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП «О Регламенте Правительства
Москвы» (с изменениями от 28 октября 2003г., 25 мая, 10 августа, 5
октября, 7 декабря 2004г.)[8]

Гербовой печатью
«Мэр Москвы» заверяется подпись Мэра на законах города Москвы;
удостоверениях мировых судей города Москвы; доверенностях, уполномочивающих
представить интересы Мэра; договорах, заключенных от имени Мэра; документах
финансового характера, благодарностях Мэра, дипломах к премиям города,
документах к наградам и почетным званиям города и т.д.

Гербовой печатью
«Правительство Москвы» заверяется подпись Мэра и членов Правительства
на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих
представлять интересы Правительства; почетных грамотах Правительства; представлениях
и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской
Федерации; банковских счетах; документах финансового характера; договорах, заключенных
от имени Правительства; командировочных удостоверениях командированных в
Правительство и т.д.

Гербовой печатью
«Аппарат Правительства Москвы» удостоверяется подпись руководителя
Аппарата Правительства, первого заместителя, заместителей руководителя Аппарата
Правительства, управляющего делами Правительства Москвы на доверенностях; на
командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра и
Аппарат Правительства; командировочных удостоверениях командированных
сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, сводной номенклатуре дел
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, и т.д.

Гербовой печатью
«Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы» удостоверяется
подпись управляющего делами Правительства, руководителя
Финансово-хозяйственного управления и его заместителей, главного бухгалтера на
документах, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных
ценностей, договорах, трудовых книжках сотрудников Финансово-хозяйственного
управления.

Гербовой печатью
«Городской благотворительный совет» удостоверяются финансовые
документы Совета, паспорта благотворительных организаций, сертификаты благотворительных
программ, выписки из решений Совета и т.д.

Печатью
«Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы»
удостоверяются:

— подписи
руководителей и сотрудников Управления на трудовых книжках, различных справках
кадрового характера; на копиях документов, составляющих «личные дела»
должностных лиц органов исполнительной власти города, сотрудников Аппарата Мэра
и Аппарата Правительства;

— подписи
руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства
на командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра
и Аппарат Правительства; характеристиках; доверенностях и т.п.

Печатью
«Протокольный отдел Правительства Москвы» удостоверяются копии распорядительных
документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, членов Правительства.

Печатью
«Объединенная коллегия исполнительных органов государственной власти
Москвы и Московской области» заверяются решения, копии решений и выписки
из решений коллегии.

Печатью
«Архив Правительства Москвы» удостоверяется подпись заведующего Архивом
Правительства или исполняющего его обязанности при заверении соответствия выданных
из архива копий документов подлинникам, хранящимся в архиве, а также на архивных
справках, составленных на основании хранящихся в архиве документов.

Печать «Для
пакетов» Правительства используется при приеме и отправке корреспонденции
Правительства.

Печатью «Для
справок» Аппарата Правительства заверяется подпись первого заместителя
руководителя Аппарата Правительства на справках, выдаваемых государственным
служащим города Москвы.

Печати «Для
пакетов» и «Для документов» Первого управления Правительства используются
в делопроизводстве Первого управления Правительства, хранятся там же.

Печати
«Второе управление Правительства Москвы» и «Для пакетов»
Второго управления Правительства используются в делопроизводстве Второго
управления Правительства, хранятся там же.

Вместе с тем
российское законодательство в ряде случаев специально оговаривает скрепление
подписей печатью.

Договор.

В соответствии с
положениями Гражданского кодекса РФ (далее – ГК) договор – это соглашение двух
или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав
и обязанностей, к которому применяются правила о дву- и многосторонних сделках
(ст. 420 ГК).

Договор может быть
заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если ГК и иными
актами законодательства для договоров какого — либо вида не установлена
определенная форма (ч.1 ст.434 ГК).

Договор в
письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного
сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной,
телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что
документ исходит от стороны по договору (ч.2 ст.434ГК).

Итак, скрепление
подписей сторон печатями не упоминается как обязательный элемент соблюдения
письменной формы заключения договора.

Обратимся к общим положениям
о сделках и их формах. Согласно абз.1 ч.1 ст. 161 0ГК сделка в простой
письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего
ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо
должным образом уполномоченными ими лицами.

В соответствии с
абз.3 той же части 1 ст.161 ГК законодательством и соглашением сторон могут
устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма
сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.) и
предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие
последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой
письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162 – стороны в подтверждение сделки не
смогут ссылаться на свидетельские показания).

Таким
образом, скрепление подписей сторон договора либо уполномоченных представителей
сторон является обязательным только в случаях, если это прямо предусмотрено
законодательством либо соглашением сторон (например, в тексте договора сказано:
«договор подписывается уполномоченными представителями обеих сторон, подписи
которых скрепляются их печатями»). Основным нормативным правовым актом,
регулирующим отдельные виды договоров, является тот же ГК, который в своей
особенной части, посвященной регулированию каждого вида гражданско – правовых
договоров, нигде не содержит оговорки об обязательности наличия печатей сторон.

Обязательность
наличия на договоре печати, установленная законодательно, в большинстве случаев
связана с существованием особых форм удостоверения договоров в РФ.

Например, когда
речь идет о сделках, удостоверяемых нотариусом (на договоре ставится печать
нотариуса), сделках, удостоверяемых профучастником рынка ценных бумаг (печать
на договоре профучастника рынка ценных бумаг как доказательство регистрации им
данной сделки) и т.д.

Во всех этих
случаях имеется в виду печать не стороны по договору, а некоего лица,
уполномоченного государством осуществлять функции такого специального удостоверения
договоров.

Доверенность.

В отношении
доверенности все максимально ясно и однозначно – согласно ч.5 ст.185 ГК
«доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя
или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами,
скрепленной печатью этой организации.»

Поскольку статья
не конкретизирует, к каким по содержанию доверенностям относится ее требование,
считаем, что оно справедливо для любой доверенности, выдаваемой от имени
юридического лица.

Таким образом, печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной
подписи.

Документы заверяют
печатью организации.

Заключение

Цель курсового
исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате
проведённого исследования по теме «Подпись и печать как важные реквизиты
документа: этапы совершенствования» можно сделать ряд выводов:

На приобретение
документом юридической силы влияет:

— Соблюдение
организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений
действующего законодательства.

— Документирование
предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила
специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими
нормативно-методическими материалами.

Важнейшим
признаком для классификации документов является его содержание. Служебные
документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому
снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету;
подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам
и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных
качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые
характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность,
подлинность.

Реквизиты — это
oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видов
дoкyмeнтoв. Деловой документ имеет юридическую силу, когда
его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением
реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными
границами и объектами его действия.

Проводя аналогию,
можно приравнять:

— электронный
документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми
атрибутами — к юридически значимому документу;

— электронную
копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

— его распечатку,
прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии
документа.

Подпись —
обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный
документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и
правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям
организации — автора документа.

Электронная
цифровая подпись (ЭЦП) — вид аналога собственноручной подписи, являющийся
средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и
подтверждения подлинности электронных документов.

Печатью заверяется
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных
документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют
печатью организации.

1.
Гражданский Кодекс РФ от 30 ноября 1994 года N
51-ФЗ, часть первая (в ред. Федерального закона от 21. 07. 2005 № 109-ФЗ).

2.
Федеральный закон «Об электронной цифровой
подписи» от 10 января 2002 года N 1-ФЗ.

3.
Приказ Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти».

4.
Правила оформления документов в Государственной
Думе Федерального Собрания Российской Федерации. М.: Известия, 1999. 120 с.

5.
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России
от 3 марта 2003 г. № 65-СТ. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Литература

6.
Гайдай К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая
терминология в современной деловой переписке.// Секретарское дело. №2. 2002.
С.7-8.

7.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства.
М.: Инфра-М, 2001. 296 с.

8.
Колтунова М. В. Деловое письмо. М.: Дело, 1999. 112
с.

9.
Кузнецова Т.В. Документы и
делопроизводство: Справочное пособие. М.: Дело ЛТД, 2001. 320с.

10.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание,
2000. 460 с.

11.
Ларьков Н.С. Документоведение. М.:
Издательство АСТ, 2006. 427с.

12.
Овчинникова Н.В. Правила
составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2001. 234с.

13.
Охотников А.В., Булавина Е.А. — Документоведение и
делопроизводство. М.: Издательство
МарТ, 2004. 288с.

14.
Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство:
Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006.

15.
Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь//
Газета «Бизнес-Адвокат». № 9. 2005.

16.
Федюрко С.Ю. Жанр делового письма // Труды молодых
ученых ВГУ. Воронеж. Вып.2. 2001, С. 256-258.

Электронные ресурсы

17.
Финк А. Нужна ли на документе печать? / [1] Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев.: Знание, 2000. С.335-336.

[2] Охотников А.В., Булавина Е.А.
Документоведение и делопроизводство. М.: Издательство «МарТ», 2004.
С.20-21.

[3] Кушнаренко Н.Н. Указ. соч. С.341.

[4] Правила оформления
документов в Государственной Думе Федерального Собрания РФ.

[5] Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

[6] Там же.

[7] Федеральный
закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года №
1-ФЗ, ст.3.

[8] http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html

Источник

Курсовая работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

Реквизиты и оформление документов

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы

Подпись и печать как важные реквизиты документа

Оглавление

2. Подпись и печать, как
реквизиты утверждения документа

Заключение

Вот еще несколько интересных статей нашего сайта:

Курсовая работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

Реквизиты и оформление документов

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список литературы

Подпись и печать как важные реквизиты документа

Оглавление

2. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа

Заключение

Вот еще несколько интересных статей нашего сайта:

2. Подпись и печать, как
реквизиты утверждения документа