Помощник для развития бизнеса

Содержание:
Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов
Что должен уметь бизнес-ассистент?
    Компетенции бизнес-ассистента
    Личные качества бизнес-ассистента
Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?
Топ-ошибок при найме ассистента

Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?

“За каждым успешным мужчиной стоит его женщина” — так говорили раньше.
Но времена изменились. И теперь можно с уверенностью сказать, что основа любого успешного бизнеса — правильно подобранный персонал, который начинается с найма бизнес-ассистента.

Бизнес-ассистент — это человек, которому можно доверить если не всё, то очень многое. В зависимости от его полномочий и функционала, такой сотрудник может выполнить практически любые поручения: напомнить о дне рождении двоюродной бабушки или нанять специалистов на аутсорс.

Это не тот, кто просто обладает дипломом секретаря и умеет заниматься административной деятельностью. Бизнес-ассистент — это правая рука собственника и доверенное лицо, которое помогает придерживаться заданного курса.
Поэтому собственнику очень важно найти не просто компетентного ассистента, но и того, кому можно полностью доверять — без этого работать в надежном тандеме точно не получится.

Для чего в первую очередь необходим бизнес-ассистент:

• Для освобождения времени, большая часть которого уходит на такие задачи, как: документооборот, поиск в Интернете, планирование расписания;
• Для делегирования, которое для многих собственников является довольно болезненным процессом. Почему? Передать дела — значит, разделить ответственность. А именно: разграничить полномочия, определить должностные функции, уменьшить контроль, заняться обучением нового члена команды. И пройти данный процесс в тандеме с доверенным лицом значительно проще и легче;
• Для оптимизации бизнес-процессов: работа ассистента нацелена на достижение результатов, поэтому в его задачи входит курирование вопросов, которые влияют на успех всего предприятия в целом.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов

Мальчик на побегушках, администратор или правая рука? Чтобы лучше понять, кто вам больше подходит, ниже подробнее разберем типы ассистентов.

Личный помощник выполняет несложные поручения руководителя и требует чётких прямых указаний. Например, отправить электронное письмо, назначить встречу, отправить посылку, забрать собаку после груминга.
Проще говоря, личному помощнику нужен подробный комментарий каждого последующего шага. Его главная задача — освободить руководителю время и взять на себе решение конкретных задач..

Секретарь — тот, кто следит за расписанием, отвечает на звонки, назначает встречи, встречает гостей шефа и предлагает им напитки. В его обязанности также входят обработка корреспонденции и организация переговоров.
Есть еще секретари-референты. Это специалисты, которые отвечают за документооборот, сопровождение руководителя на встречах, протоколирование и выполнение отдельных рабочих поручений. 

Офис-менеджер — человек, который следит за жизнеобеспечением офиса и его материально-техническим оснащением, занимается первичной документацией. Часто совмещает роль секретаря и личного помощника. 

Бизнес-ассистент — правая рука своего руководителя. Он может совмещать функции всех вышеперечисленных помощников, но, в отличие от других, проявляет больше самостоятельности.
Например, бизнес-ассистент часто выполняет сложные и довольно неординарные задачи, которые выходят далеко за рамки обязанностей секретаря или помощника. Придумать и внедрить систему геймификации в рабочие процессы, составить новые регламенты взаимодействия между отделом маркетинга и продажниками, провести летучку с руководителями подразделений, предложить изменения в расписании — работа бизнес-ассистента включает различные виды полномочий, творчество и инициативу.

Личные помощники и секретари — это чаще всего молодые люди с высшим или неоконченным высшим образованием и опытом работы на релевантной позиции не менее 2 лет. Бизнес-ассистент — взрослый состоявшийся специалист, который обладает высшим образованием в области управления или же имеет управленческий опыт на других должностях.

Личный помощник/секретарь — тот, кто ассистирует конкретному руководителю.
Бизнес-ассистент — тот, кто помогает бизнесу работать. Поэтому, если вы нанимаете такого специалиста, нужно понимать, что личные поручения не должны занимать более 5-10% его рабочего времени. 

Что должен уметь бизнес-ассистент?

Профессиональный бизнес-ассистент обладает не только багажом прокаченных компетенций, но и определенными личными качествами, которые делают его работу быстрой, незаметной и своевременной. О том, и о другом расскажем подробнее ниже.

Компетенции бизнес-ассистента

Как мы уже говорили выше, бизнес-ассистент- это отдельная самостоятельная боевая единица, которая может принять решение и “разрулить” вопросы, касающиеся каких-либо рабочих процессов, самостоятельно. А именно:

1. Тайм-менеджмент. Бизнес-ассистент занимается расписанием руководителя, планирует и информирует его о встречах/мероприятиях, фиксирует задачи собственника и напоминает об их выполнении.
2. Работа с документами. Редактирует или пишет письма, работает с почтой и обрабатывает корреспонденцию, оформляет приказы/регламенты/любые внутренние документы компании. 
3. Частичное управление персоналом. Координирует и организовывает работу водителей, курьеров, технических кадров (электрики, сантехники),  контролирует сроки и процесс выполнения. 
4. Работа с поставщиками. Самостоятельно ведет переговоры, оформляет и соблюдает договоренности.
5. Работа заместителем. Эффективно управляет проектами: организовывает работу сотрудников, проводит планёрки, контролирует сроки выполнения задач, помогает решить возникшие проблемы при необходимости. Представляет руководителя на мероприятиях и отвечает на вопросы.
6. Фильтрация контактов. Ограждает своего руководителя от ненужной информации и контактов, сохраняя благоприятный имидж как компании, так и собственника. Поддерживает общение с “нужными” людьми и правильно расставляет приоритеты при назначении деловых встреч.
7. Работа переводчиком. Если это необходимо для комфортной работы руководителя, бизнес-ассистент должен владеть иностранными языками и умением вести как переговоры, так и переписку.
8. Организация мероприятий. Делает всё “под ключ”: готовит презентации для переговоров и совещаний, организовывает командировки, протоколирует встречи. 
9. Ведение личных дел руководителя. Отлично разбирается в интересах/хобби своего руководителя, ориентируется в брендах и знает, как и где совершать выгодные покупки. Помогает организовать дни рождения, путешествия, личные встречи и деловые мероприятия как для руководителя, так и членов его семьи, друзей, партнеров. Важно: эти задачи не должны превышать 10% рабочего времен бизнес-ассистента. 

Список компетенций и навыков бизнес-ассистента получается довольно внушительным. И чтобы ваш ассистент не выгорел спустя две недели, кроме всего прочего, он должен обладать определенным психотипом и личными качествами, которые помогают ему справляться с работой.

Например, вы нанимаете специалиста, который может делать все из вышеперечисленного списка, но при этом не обладает важнейшим качеством — умением работать в режиме многозадачности. Как правило, это приводит к постоянным ошибкам, огромному стрессу и выполнению работы в лучшем случае процентов на 50 от запланированного.

О том, какие личные качества должны быть у вашего бизнес-ассистента, чтобы стать вашим надежным соратником, рассказываем ниже.

Личные качества бизнес-ассистента

• Не просто исполнитель. Бизнес-ассистент мыслит не как рядовой сотрудник, а как настоящий стратег. Он серый кардинал, второй пилот и подушка безопасности своего руководителя в одном лице. Там, где обычный помощник просто выполняет то, что ему сказали, бизнес-ассистент ищет лучшие решения, генерирует идеи и проявляет инициативу, осознавая риски и степень ответственности.
• Разносторонний склад ума. Гуманитарий и технарь. Эрудит и дипломат. Доброжелательный и строгий одновременно. Бизнес-ассистент умеет поддержать общение с разными людьми и говорить практически на любые темы — инвестиции, путешествия, садоводство.
• На “ты” с информационными технологиями. Быстро и легко разбирается с любыми новшествами, предлагает наиболее удобные диджитал-инструменты как для корпоративного общения, так и решения задач руководителя.
• Многозадачность. Бизнес-ассистент это “человек-оркестр”, который может делать все одновременно, быть сразу везде и сразу. Одной рукой он может отвечать на электронное письмо, другой оформлять авиабилеты, а третьей организовывать работу рядовых сотрудников. Он стрессоустойчив и никогда не теряет бдительности.
• Обучаемость и саморазвитие. Умеет быстро находить новую информацию и быстро усваивать ее. Углубленно изучает все бизнес-процессы компании и опыт своих коллег.
• Системность. Если руководитель может позволить себе уйти с головой в какой-либо творческий процесс, то задача ассистента навести в этом процессе порядок.

И, конечно, ваш бизнес-ассистент должен быть с вами “на одной волне”, чтобы работа строилась не только эффективно, но и максимально комфортно.

Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?

Говорят, что нанимая бизнес-ассистента вы сразу должны почувствовать химию. А именно: ощущение, что вы нашли того самого идеального кандидата, который может заканчивать за вас фразы. Ниже разберем, на что нужно обращать внимание, чтобы ваш бизнес-ассистент быстро интегрировался в компанию и стал преданным членом команды на долгие годы.

• Соответствие компетенций бизнес-роли. Это первое, от чего нужно отталкиваться. Когда вы описываете все бизнес-процессы и роли в вашей компании, то хорошо видите, какой набор компетенций и навыков должен быть у каждого сотрудника, чтобы эффективно реализовывать тот или иной процесс. Бизнес-ассистент не исключение.
• Психологическая совместимость. Существует огромное множество различных делений и классификаций: холереки и сангвиники, интроверты и экстраверты, визуалы и аудиалы, истероиды и шизоиды. Если пропустить описание каждого из них и сразу перейти к сути, то ваш бизнес-ассистент должен быть чем-то похож на вас. Если вы предпочитаете быстро говорить, то вам комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если у вас сильно развито абстрактное мышление, то важно, чтобы и ваш помощник понимал о чем речь, когда вы начинаете говорить метафорами. 
• Компенсация слабых сторон. Несмотря на то, что бизнес-ассистент должен быть вашим продолжением, ему также необходимо обладать теми качествами, которых не хватает вам. Если вы не умеете планировать свое время, то ассистент обязан проследить за вашим графиком и выстроить удобное расписание.
• Вкус и чувство прекрасного. Бизнес-ассистент и руководитель говорят на одном языке, когда эти составляющие совпадают. Классическая музыка или хеви металл, посещение выставок или футбольный матч — выбор схожего досуга и увлечений помогают людям выстроить долгосрочные доверительные отношения. 
• Карьерные амбиции. Надолго остается тот сотрудник, который видит дальнейшие перспективы и может реализовать свои профессиональные амбиции. Из нашего опыта можем с абсолютной уверенностью сказать, что бизнес-ассистенты это те люди, которые любят развиваться во всём и всегда, заниматься интересными нестандартными задачами и достигать новых вершин, иначе им очень быстро становится скучно. 

Топ-ошибок при найме ассистента

Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.

Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой — вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.

Ошибка 2. Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью — ваша работа.

Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока. 

Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат. 

Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу. 

Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент — ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Желаем вам найти своего компетентного бизнес-ассистента, который сделает вашу жизнь проще, а работу эффективнее. Удачи!

Профессия бизнес-ассистент

Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.

В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.

Содержание статьи:

• Бизнес ассистент: кто это и чем занимается?
• Отличия от личного помощника
• Плюсы и минусы профессии
• Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
• Что нужно знать и уметь?
• Как стать бизнес ассистентом?
• Где найти работу?

• Как найти ассистента?

Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?

Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.

Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:

• Составление графика руководителя.
• Контроль исполнения поручений.
• Организация переговоров и ведение протокола встреч (запись, кто и что сказал, о чем договорились стороны).
• Поиск информации и подготовка аналитических записок с выводами.
• Ведение деловой переписки. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Проверка документов, которые поступают на подпись руководителю.
• Поиск подрядчиков. Например, для разработки сайта.
• Планирование командировок. Бронирование билетов на самолет, отелей, заказ трансферта.
• Выполнение иных поручений: куда-то съездить, забрать документы, что-то привезти или увезти, встретить людей в аэропорту.

• Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.

Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).

Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.

Отличия бизнес-ассистента от личного помощника

Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.

В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.

От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.

Плюсы и минусы профессии

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.

Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.

На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.

Что нужно знать и уметь?

Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.

Как стать бизнес-ассистентом?

Рекомендации, как пройти собеседование:

1. Найдите информацию о потенциальном работодателе. Узнайте, чем занимается компания. Вам могут задать об этом вопросы.
2. Будьте пунктуальны и вовремя приходите на собеседование.
3. Постарайтесь не высказываться резко или категорично. Важно быть вежливым и тактичным. Вас могут специально провоцировать, чтобы проверить реакцию на стрессовые ситуации.
4. Заранее подготовьте рассказ о себе. Подумайте, что вы ответите, если вас спросят о сильных и слабых качествах. Или зададут вопрос, почему вы хотите стать бизнес ассистентом.

5. Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).

Где искать работу?

• Вакансии офисной и удаленной работы можно найти на сайтах HH.ru, Яндекс.Работа. Здесь размещаются предложения как для опытных соискателей, так и людей без опыта. Много вакансий удаленной работы встречается в московских компаниях, поэтому не ограничивайте поиск городом, где живете.
• В интернете есть сервисы, предлагающие услуги удаленных помощников. Можно отправить туда резюме.

• Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.

Где найти бизнес ассистента?

• Традиционный способ – разместить вакансию на сайте HH.ru.
• Если вам требуется удаленный сотрудник, добавьте вакансию на сайт Kadrof.ru. Это бесплатный сервис для работодателей.

• Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.

Что объединяет основателей лётной парапланерной школы, сети салонов красоты и маркетингового агентства? Помимо того, что все они — предприниматели, у них есть еще кое-что общее — наличие удаленных бизнес-ассистентов, которым они делегируют часть своих задач.

В статье поговорим о том, кто такие удаленные ассистенты и чем они могут быть полезны бизнесу.

Тренд на удаленных ассистентов

Среди удаленных профессий есть такая, востребованность которой растет с каждым днем — это бизнес-ассистент. На специализированных порталах ежедневно публикуются десятки вакансий на подобных специалистов в абсолютно разных сферах бизнеса.

Преимущества найма виртуального ассистента 

Престижность

Для руководителя — престижно иметь личного помощника как представительное лицо, которое берет на себя часть обязанностей по решению бизнес-задач.    

Многофункциональность

Удаленные ассистенты могут заниматься самыми разноплановыми задачами: как по бизнесу, так и личного характера. Важно, что их функционал не так строго ограничен, как, например, у бухгалтера. Поэтому руководитель решает сам, каким объемом задач загрузить помощника, исходя из своих потребностей и специфики компании.

Сокращение издержек

Большинство бизнес-задач не требуют фактического присутствия в офисе, а значит,  могут выполняться удаленно. Сейчас нанять удаленного ассистента можно из любого региона и на любую загрузку — от 1 часа до полного рабочего дня.

Это позволяет сократить расходы на заработную плату, аренду офиса или коворкинга.

Кто такой удаленный ассистент? 

Удаленный ассистент — это помощник предпринимателя, его правая рука, который занимается выполнением различных поручений на расстоянии. Он зачастую — самый приближенный к руководителю сотрудник.

Главное отличие удаленного ассистента от оффлайн-помощника в том, что он работает полностью удаленно и без привязки к офису и локации.

Приведем примеры самых частых задач, которые можно делегировать ассистенту:

• ведение графика руководителя;
• телефонные переговоры;
• деловая переписка;
• организация командировок и бизнес-поездок;
• административная поддержка офиса (организация встреч, совещаний и планерок, заказ канцтоваров и др.);
• протоколирование (конспектирование встреч и принятых решений);
• контроль подрядчиков (агентств, типографий, фрилансеров и др.);
• контроль исполнения решений (напоминание сотрудникам о выполнении задач, координация);
• работа с документами; 
• личные поручения (заказ еды, товаров, билетов) и др.

Тем личным помощникам, которые уже  хорошо знакомы с основным требуемым функционалом и спецификой компании, можно поручить:

• работу с клиентами;
• помощь в ведении соцсетей и формировании личного бренда собственника/компании (или контроль подрядчиков в этом направлении);
• работу над проектами;
• ведение переговоров и др.

С чего начать поиск удаленного ассистента?

1) Составьте список того, что хотите делегировать.

Советуем  выписать в отдельную таблицу список задач, которые можно передать. А именно то, что относится скорее к рутине или тактике, нежели к стратегии.

Определив этот перечень, нужно понять, кому эти задачи отдать в работу — перераспределить между имеющимися сотрудниками или же нанять еще одного.

2) Определитесь с графиком ассистента. 

Для этого ответьте на следующие вопросы:

• Вам важно, чтобы помощник был на связи с утра до вечера?
• Сколько часов работы в день требуется для решения всех задач?

Кстати, надо понимать, что услуги удаленных ассистентов с доступом 24/7 (ненормированным графиком) стоят дороже, чем услуги тех, чей график строго фиксирован.

3) Определитесь с критериями поиска.

Удаленные ассистенты могут быть новичками в профессии. Это те, кто, к примеру, отучился на профильных курсах, грезит работой в данной сфере, но по специальности пока не имеет большого опыта. Преимущества таких претендентов в том, что у них еще не замылился взгляд и есть четкая цель — стать суперассистентом. К тому же, такие соискатели, как правило, могут чуть «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. Таких кандидатов надо адаптировать в компанию и чуть больше обучать.

Удаленные ассистенты также могут быть опытными помощниками. Плюсы таких претендентов в том, что они инициативны, уже отточили свое мастерство, а значит, будут готовы предлагать идеи и лучшие практики для оптимизации вашего рабочего времени. Опытные ассистенты имеют более высокие зарплатные ожидания, что соответствует их багажу знаний и результатам, которые они могут принести.

 4) Создайте портрет вакансии.

Советуем четко описывать вакансию по структуре:

• Информация о компании (сфера деятельности).
• График работы.
• Требования к кандидату (Какой он должен быть? Каким перечнем качеств должен обладать?).
• Функционал.
•  Каналы для связи.

Чем более понятно и подробно описана вакансия, тем меньше вопросов она вызовет у соискателей и тем больше откликов вы сможете получить.

5) Выберите каналы поиска. 

Удаленных ассистентов можно искать разными способами: через телеграм-каналы, на сайте фриланса, на специализированных пабликах. Также можно прибегнуть к помощи особых школ, специализирующихся на подготовке таких специалистов. Для предпринимателей — это гарант того, что человек будет полностью подготовлен к работе, ведь на профильных курсах разбирают основные аспекты работы помощника.

Итог

Удаленные ассистенты могут стать невероятной подмогой предпринимателю на пути к повышению его эффективности. Им можно делегировать часть своих задач, что в свою очередь освободит время для фокуса на стратегии развития компании.

Бизнес ассистент

Страницы: