Письмо сообщаем вам реквизиты

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место нахождения;
• почтовый адрес;
• сведения о руководителе.

Платежные данные:

• расчетный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет.

Как составить письмо в 2023 году

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Озаглавить документ.
3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. Внести дополнительную информацию.
7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

• причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда закрылся старый счет;
• день, когда открыт новый счет;
• дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
• сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

А это — образец заполненного документа:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда извещение об изменениях не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Письмо о смене реквизитов организации: образец, как его написать и доставить

В бизнесе, как и в жизни, могут происходить изменения. И сейчас мы не о финансовом успехе дела, а об официальном — смене реквизитов компании. Кто-то может за все время существования фирмы не поменять их, а у кого-то это происходит и ни раз. В этом случае нужно написать уведомление о смене реквизитов.

Как это сделать, кому и каким образом отправить, ты узнаешь сегодня.

Кому и когда он нужен

Как понятно из названия самого документа, он нужен в том случае, если у организации изменились реквизиты, ведь они отражаются во всех первичных документах.

Письмо о смене реквизитов — обязательный документ, о котором даже упоминается в договоре. Обо всех изменениях компания обязана уведомлять контрагентов, поставщиков и т.д. В идеале делать это заранее, чтобы в дальнейшем не возникло проблем со взаимодействием.

К примеру, деловые бумаги, счета и т.д. могут быть направлены по старому адресу и попасть в чужие руки. Или же партнер перечислит деньги на счет, который закрыт.

Важно: налоговой службе документ об изменении банковских реквизитов направлять не нужно — эту обязанность выполняет банк.

Чтобы понимать, когда именно уведомлять партнеров, нужно разобраться, какие данные относятся к реквизитам. Их можно разделить на две большие группы: сведения о компании и банковские реквизиты.

К первым относятся:

• наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма;
• налоговые реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН;
• юридический и фактический адреса;
• адрес получения корреспонденции (почтовый);
• сведения о руководстве компании.

К платежным реквизитам относятся:

• наименование банка;
• номер расчетного счета;
• номер корреспондентского счета;
• БИК.

Также в некоторых случаях может потребоваться информирование об изменениях ОКВЭД, ОКАТО и ОКПО.

Как составить документ: пошаговая инструкция

Какой-то конкретной унифицированной формы письмо о смене реквизитов не имеет.

Шаблон можно бесплатно скачать в интернете. Компания вправе определять форму заявления самостоятельно.

Однако придерживаться общих правил написания все-таки стоит.

Начнем с того, что такой документ, как и все деловые бумаги, оформляется в официально-деловом стиле. Помни об основной цели: донести до контрагентов информацию об изменении.

Зачастую к письму нужно приложить документы, подтверждающие эти изменения, например, выписку из ЕГРЮЛ.

Пишется запрос на листе формата А4. Можно написать от руки, но лучше напечатать в ворде на фирменном бланке организации — это, как минимум, выглядит солиднее. В крупных компаниях могут быть утвержденные формы этого документа.

Итак, приступим к написанию письма о смене реквизитов организации (образец скачать в интернете реально, но сложности в самостоятельном оформлении нет).

Шапка письма

В верхней части документа слева нужно указать отправителя. Если ты пишешь на бланке компании, то ее данные там уже должны быть указаны. Как минимум это наименование, адрес и телефон для связи.

Параллельно с отправителем в правой части листа нужно указать получателя. В идеале письмо должно быть адресовано конкретному человеку. Это может быть уполномоченный сотрудник (если ты знаешь его данные) или гендиректор.

Ниже укажи номер и дату исходящего обращения согласно внутренним документам компании.

Далее по центру листа напиши название документа. Например, «информационное письмо об изменение реквизитов» или «уведомление о смене реквизитов».

Основная часть письма

Писать нужно в официально-деловом стиле, простым языком, без грамматических и синтаксических ошибок.

Не менее важно, чтобы данные компании были указаны верно.

Начни с описания того, что конкретно и когда поменялось — обозначь факт изменений.

Затем изложи все сопутствующие просьбы. Например, изменить данные в документах, направлять письма по новому адресу или производить оплату на конкретный счет.

Если к письму прилагаются дополнительные документы, об этом тоже нужно сообщить. Напиши, что это за документ и на скольких страницах.

Внизу прописывается должность и ФИО сотрудника компании, который это письмо направляет. Как правило, это директор и главный бухгалтер.

Каждый сотрудник, кто упомянут в письме, должен расписаться рядом со своей фамилией. Документ заверяется печатью.

Письмо о смене реквизитов: шаблон

Для удобства мы подготовили шаблон письма об изменении реквизитов организации. Образец есть как для изменения данных самой компании, так и для смены банковских реквизитов.

Об изменениях реквизитов организации

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

Информационное письмо о смене реквизитов.

Настоящим письмом сообщаем вам, что с «___» ____________ года произошла смена реквизитов ООО _____________, а именно изменился юридический адрес компании. Новый юридический адрес совпадает с фактическим (почтовым). В связи с этим просим вас отныне учитывать этот момент при составлении документов, договоров и отправке корреспонденции. Дополнительно просим внести соответствующие изменения во все договоры, акты и иные документы, оформленные между нашими компаниями, начиная с «____» ____________ года.

Новые реквизиты: _________________________________________________________

Копию выписки из ЕГРЮЛ на 1 листе прилагаем к этому письму.

Генеральный директор          _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                           _____________ инициалы           ______________  подпись

Об изменении банковских реквизитов

Заполняется на фирменном бланке компании

Генеральному директору ООО «____________»

________________________________________

Адрес ___________________________________

Исх. № ____ от «____» _____________ 2022 года

Информационное письмо о смене банковских реквизитов.

Настоящим письмом сообщаем вам, что с «___» ____________ года у ООО _____________ изменились банковские реквизиты. Просим учитывать при оплате. Все остальное осталось без изменений.

Получатель ____________________________________

Номер счета ___________________________________

Банк получателя ________________________________

БИК __________________________________________

ИНН банка _____________________________________

КПП банка _____________________________________

Кор. счет ______________________________________

Генеральный директор          _____________ инициалы           ______________  подпись

Главный бухгалтер                           _____________ инициалы           ______________  подпись

Как правильно доставить/вручить адресату

Есть несколько способов доставить заявление получателю.

 Так как смена реквизитов организации — вещь крайне важная, очень желательно отправлять документы в «натуральном» виде. То есть чтобы у компании-получателя на руках были оригиналы с печатью и подписью.

Для ускорения процесса можно комбинировать два способа доставки.

Почтой России

Это должно быть заказное письмо с уведомлением о вручении. Так ты точно будешь знать, что документы получены. Плюс у тебя будет бумажное подтверждение.

По электронной почте

Мгновенная доставка, изменения можно внести в кратчайшие сроки. Отлично сочетать с доставкой почтой или курьером.

По факсу

Это способ постепенно уходит в прошлое. Но есть организации, которые просят отправлять им именно факсимильные сообщения.

Курьером или лично

Прекрасная альтернатива почте России. Важно, чтобы представитель компании-адресата расписался в получении.

Заключение

Информационное заявление об изменении реквизитов организации составлять несложно. Главное, правильно указать все данные и вовремя его отправить.

Комментарии (0)

Зачем организации сообщать об изменившихся реквизитах?

На последней странице каждого контракта или договора стороны указывают свои реквизиты – это данные об организации, начиная от наименования до контактов с уполномоченными лицами.

1. По наименованию и ИНН компанию можно проверить в различных сервисах для проверки контрагентов.
2. По указанному юридическому адресу направляется корреспонденция.
3. По банковским реквизитам оплачиваются работы по договору.
4. Контакты (номер телефона, email) необходимы для связи с ответственными сотрудниками и руководителем.

Реквизиты – это важнейший раздел договора, несмотря на то, что он располагается в самом низу документа.

Посудите сами: Если неправильно указать юридический адрес или вовремя не сообщить второй стороне о его замене, то вам не дойдет корреспонденция, и вы не узнаете, о чем вас хотели известить. Если не уведомить о смене банковских атрибутов, то вам не дойдет оплата. Потом нужно будет связываться с банком и решать вопрос по возвращению суммы, которая ушла не на тот счет. При этом заказчик никакой ответственности не понесет за деньги, отправленные не на тот счет, потому что он строго придерживался указанных реквизитов.

Если вы — поставщик и у вас меняются данные, то необходимо своевременно и оперативно направить заказчику соответствующий документ – письмо о смене реквизитов организации.

Какая информация указывается в реквизитах организации?

В законодательстве не дается перечень, какие сведения указывать в реквизитах. Однако на этот счет сложилась юридическая практика, которой придерживаются все организации.

Реквизиты делятся на две категории:

1. В общие сведения включается: наименование организации, сведения о директоре, ИНН/КПП/ОГРН, юридический и фактический адреса.
2. Банковские реквизиты – это данные, необходимые для перевода денежных средств в качестве оплаты за исполненные обязательства: банк получателя, БИК, коррсчет, расчетный счет.

Как написать письмо о смене реквизитов?

В 44-ФЗ не дается четких инструкций по составлению информационного письма о смене реквизитов организации. Следует придерживаться сложившейся практики. Например, оформлять документ на фирменном бланке организации. Так вы покажете, что придерживаетесь делового этикета при обмене документами. Кроме того, ваше общение с контрагентом приобретет официальность.

ИП могут оформлять письмо о смене атрибутов на простом листе А4, заверив его печатью и подписью.

Письмо контрагентам о смене реквизитов включает следующие пункты:

1. Наименование адресата, ФИО и должность уполномоченного представителя.
2. Название документа.
3. Дата и номер исходящей корреспонденции (при наличии).
4. Краткий текст обращения, в котором прописываются изменившиеся реквизиты.
5. Дата вступления в силу новых сведений.
6. Дополнительные сведения (при необходимости).
7. Подпись и печать директора.

Письмо о смене реквизитов организации /образец/:

Скачать бланк письма о смене реквизитов — ссылка

Примечание: Чаще всего у поставщика возникает необходимость сообщить о новом счете для перечисления оплаты. Например, он поменял банк, т.к. нашел более выгодные для себя условия. Одного информационного письма о смене реквизитов будет недостаточно. Нужно будет оформить допсоглашение к госконтракту.

Как составить уведомление?

Уведомление о смене реквизитов организации содержит все признаки информационного письма.

1. В тексте документа указываете, почему у вас возникла необходимость поменять реквизиты (например, закрываете старый счет и открываете новый). Пишите дату закрытия предыдущего счета и дату открытия нового счета.
2. Пропишите дату, с которой заказчик может перечислять вам оплату по новым данным.
3. Укажите сведения о банке, в котором открыт новый счет (наименование банка, БИК, коррсчет, а также номер своего р/счета).

Руководитель организации заверяет документ подписью и печатью. Также подписать уведомление может ответственный представитель, наделенный соответствующими полномочиями по доверенности.

Как сообщить заказчику о новых реквизитах?

Уведомить заказчика необходимо сразу же после того, как вы обновили свои данные. Передать информацию можно стандартными способами:

1. Вручить лично.
2. Отправить курьером.
3. Отослать по почте заказным письмом, чтобы у вас на руках осталось подтверждение, что адресат получил документ.

Для ускорения процесса можно направить уведомление по электронной почте, а вдогонку позвонить заказчику и предупредить, что вы направили ему важный документ. А потом использовать один из вышеназванных способов, чтобы заказчик получил уведомление на бумаге с вашей подписью и печатью. В госконтракте может быть прописано, что юридической силой обладает только письменная форма уведомления.

Шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица:

Скачать шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица — ссылка

Перед отправкой уточните у контрагента, актуален ли в контракте его адрес для приема важных писем, в том числе и его email. Однако если уверены, что адрес недостоверен, то следует придерживаться позиции, изложенной в п. 64 Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 г.

Если контракт не содержит исключительного адреса, то найдите адрес контрагента в соответствующем реестре и направьте сообщение по нему:

• если контрагент – юрлицо, то ищите в ЕГРЮЛ;
• если контрагент – индивидуальный предприниматель, то — в ЕГРИП.

Уведомление, доставленное по официальному адресу из реестра, будет зафиксировано как полученное, даже если адресат отсутствует по указанному месту нахождения (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

Допсоглашение направляется по тем же правилам, что и информационное письмо. Если в договоре в качестве исключительного адреса указана электронная почта, то допсоглашение все равно необходимо отправить курьерской доставкой или ценным письмом, предварительно подписав его со своей стороны.

По email направьте электронное уведомление, в котором сообщите, что ваши реквизиты изменились и вы почтой (курьером) направили бумажный вариант допсоглашения к контракту.

А чтобы получить подтверждение того, что до заказчика дошло ваше уведомление, запросите у него номер входящей почты либо расписку о приеме. Так, вы будете уверены, что заказчик точно направит заработанные вами средства по верному адресу, а не по старым реквизитам.

В каком случае письмо не направляют?

При участии в государственных закупках компания еще на стадии отправки заявления указывает общие и платежные данные о себе. Этой информацией заказчик будет руководствоваться при подготовке проекта контракта.

Из этого следует, если компания на этапе подачи заявки планирует изменить свои атрибуты, то новые данные необходимо отразить в заявке. Заказчик получит доступ к этим сведениям после проведения электронных торгов, когда внести изменения не представляется возможным.

Поставщику необходимо помнить, что до истечения времени, выделенного для подачи заявок, он может отозвать свое предложение, изменить его и снова направить.

Если же заявка уже принята комиссией заказчика, а компания выиграла тендер, то при возникновении необходимости смены реквизитов на этапе подписания договора, вместо информационного письма о смене реквизитов оформляется протокол разногласий.

Резюме

Письмо о смене реквизитов организации является важнейшей частью делового документооборота. Документ применяется для уведомления контрагента/заказчика в случае изменения общих или банковских реквизитов компании: новый р/счет, новый директор, новый юридический адрес и т.д.

В госконтракте обязательно прописывается условие об информировании второй стороны в случае, если первая сторона меняет данные о себе. Делать это следует заранее, чтобы не доводить до споров с заказчиком, если он, например, направит оплату не на тот расчетный счет или корреспонденцию не на тот почтовый адрес.

Реквизиты юридического лица – уникальные данные, которые позволяют идентифицировать эту компанию и использовать во взаимоотношениях с ней. Часть реквизитов фирма получает при госрегистрации. Их заносят в ЕГРЮЛ. По ним компанию проверят будущие контрагенты. Поэтому важно, чтобы данные в ЕГРЮЛ оставались актуальными. Но организация должна следить не только за этим. Об изменении некоторых реквизитов она должна уведомить,  кроме налоговой инспекции, и своих партнеров.