Ответное письмо его реквизиты

Служебные письма – это, как правило, письма, несложные по содержанию и не большие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.[11]

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [8]

Каждой организации в своей деятельности приходится вести переписку. Наиболее распространенным видом письма, поступающего в организацию, является письмо-запрос. На письмо-запрос должен быть обязательно дан ответ. Поэтому мы рассмотрим и проанализируем, как правильно составить и оформить письмо-ответ.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). ¹[10]

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от №__…»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.²[10]

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства, позволил разработать формуляр-образец письма-ответа с необходимым набором реквизитов. Приложение №2

В соответствии с формуляром образцом обязательными реквизитами письма-ответа являются: государственный герб, герб субъекта, эмблема или товарный знак, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, резолюция, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке форматаА4),отметка о контроле, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Формулярный анализ письма-ответа «Об официальном курсе иностранной валюты» Приложение 1.

Анализируемое письмо-ответ в соответствии с требованиями оформлен на угловом бланке письма. Оформлен на бланке документов стандартного формата А4 (210 Х 297 мм).

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Однако отсутствуют некоторые реквизиты. Отсутствие реквизита код организации осложняет идентификацию документа.

Отсутствие основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Согласно Постановления Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438. ОГРН обязательно проставляется на бланках писем.³[5]

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Следовательно, данные реквизиты необходимо оформить, так как данные реквизиты выполняют идентификационную функцию. Упрощает идентификацию автора документа. Наличие данных реквизитов косвенно связано с юридической силой.

Резолюция, отметка о контроле отсутствуют. Так как отсутствует резолюцию, то отметка о контроле не нужна, они не влияют на юридическую функцию документа, однако следует учитывать, что отсутствие данных реквизитов снижает ответственность за исполнение.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Государственный герб Российской Федерации: Согласно закону Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланке Центрального банка Российской Федерации. Имеет право на изображение герба, так как филиалом Банка России.⁴[3]

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Включает в себя все необходимые элементы.

Сокращенное наименование организации приводятся, так как оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещено ниже полного наименования.

Так как филиал является автором документа, то его наименование указывается и располагается ниже наименования организации, что соответствует требованиям ГОСТ.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. «О Центральном банке (Банке России) представляет собой основной нормативно-правовой акт, регулирующий правовое положение Центрального банка РФ, его функции и полномочия, органы управления и структуру, принципы организации и другие вопросы. Оформлено на русском языке.⁵[4]

Справочные данные об организации: Справочные данные об организации в анализируемом нами письме необходимо исправить в последовательности предусмотренных «Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221». В соответствии с правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности: полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны; почтовый индекс.⁶[6]

Дата документа оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Слово года нужно убрать, так как в цифровом способе оформления даты словестный способ не должен использоваться.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индексации.

Так как анализируемый нами документ является ответом на поступившее письмо-запрос, то ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дан ответ. Верно оформлено от руки и влияет на юридическую силу документа.

В качестве адресата выступает должностное лицо. В анализируемом нами письме инициалы указаны после фамилии, а согласно ГОСТ при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Также предлог «от» должен быть оформлен в печатном виде, а не от руки.

Так как текст документа оформлен на бланке формата А4, то заголовок должен быть указан. Заголовок к тексту включает в себя: краткое содержание документа и должен быть исправлен на (Об официальном курсе иностранной валюты). Заголовок согласован с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? « Об официальном курсе иностранной валюты». Необходимо убрать курсив и кавычки, так как нет в стандарте.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов оформлен в виде связного текста и состоит из двух частей. В первой части указаны основания. Так как документ является ответом на запрос, то в основаниях содержатся наименование документа, дата документа и регистрационный номер, во второй (заключительной) — ответ на запрос — курс иностранной валюты. Так как в регистрационном номере уже содержится дата и ссылка на документ, поступивший в организацию, то в тексте ссылка на этот документ является излишней.

Текст содержит несколько ответов на запрос и разбит на пункты, которые оформлены звездочкой и точкой, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 пункты следует оформить арабскими цифрами.

В данном письме-ответе используют форма изложения от третьего лица единственного числа («расчетно-кассовый центр сообщает…»)

Тексту письма обеспечен нейтральный тон изложения. Текст нуждается в графической и содержательной корректировке: Текст делового письма нужно начать с обращения «Уважаемый Борис Александрович », имя и отчество условны. Отделение деепричастия от главного слова уточняющей вставной конструкцией затрудняет восприятие и нарушает признаки точности и логичности. Необходимо исправить структуру текста и сделать ее более лаконичной и краткой. Однако это не влияет на управленческую сторону содержания письма, так как в тексте соблюдены основные требования к его форме.

Неоправданно выделены слова в тексте, необходимо выделить лишь такую информацию как сумма и дата, так как это информация является важной.

Так как документ оформлен на бланке, то реквизит подпись должен оформляться сокращенно, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Нужно убрать полное наименование должности, так как в этом нет необходимости

Необходимо добавить оттиск печати, так как это финансовый документ в котором содержится информация об официальном курсе валют.

Отметка об исполнителе в анализируемом нами документе является излишней, так как исполнителем и лицом подписавшим письмо является один и тот же человек.

В заключении следует сказать, что, несмотря на недочеты и отсутствие таких реквизитов как код организации, основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, резолюции; отметки о контроле, в целом, документ оформлен, верно. Так как отсутствие данных реквизитов не влияет на юридическую и управленческую функции документа.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Отредактированный вариант письма-ответа представлен в приложении №3.

Формулярный анализ показывает, что использование формуляра-образца значительно облегчает составление и оформление писем-ответов и позволяет грамотно оформить документ и обеспечить тем самым юридическую силу.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149

3. Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2

4. Федеральный закон «О Центральном банке (Банке России)»от 10 июля 2002 г.

5. Постановления Правительства Российской Федерации « О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438.

6. Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

8. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. // ООО “Издательство ЮНИТИ-ДАНА”- 2000.

9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд., обновленное. – СПб.: Питер, 2011. – 176с.:ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»)

10. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

11. Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: Учебное пособие.– 6-е изд., перераб. и доп. / М.И. Басаков.– М: Издательско-торговая корпорация« Дашко и Ко», 2008. — 348с.

Приложение 1

Приложение 2

Формуляр-образец письма ответа

Приложение 3

1Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

2Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

3Постановления Правительства Российской Федерации « О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438.

4Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

5Федеральный закон от 10 июля 2002 г. «О Центральном банке (Банке России)

6«Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221»

Деловое письмо – одна из разновидностей документации, создаваемая для оперативного обмена информацией и общения между организациями, предпринимателями, структурными подразделениями компании и должностными лицами. Как правило, его объем не превышает других страниц.

Оно может иметь приложения или нет, составляться на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным,  регламентированным и нерегламентированным. В зависимости от функций и типа делового письма необходимо оформлять на него официальный ответ.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.

Отвечать нужно на письма такого характера:

• обращение;
• просьба или требование;
• запрос;
• распоряжение;
• претензия;
• предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Скачать образцы деловых писем различного назначения.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может  руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

При составлении основного текста рекомендуется использовать стандартные фразы: «В ответ на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «Согласно Вашему запросу…», «Благодарим Вас за предложение…», «Подтверждаем…» и многие другие.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

• наименование организации отправителя;
• ее юридический и фактический адреса;
• коды осуществляемой деятельности;
• номер и название исходного письма;
• дата регистрации письма;
• сведения об адресате;
• подпись и печать организации;
• информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

• адрес указывается по центру;
• данные о получателе – в верхней части листа справа;
• номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Скачать образец

Примеры официального ответа:

• на запрос о предоставлении информации;

• на письмо претензию;

• на приглашение.

Выводы

Официальные ответы нужно посылать после получения прошений, просьб, требований, коммерческих предложений. Он формируется в электронном формате или на бумаге (на чистом листе или фирменных бланках предприятия).

Правила и нормы составления всех типов деловых документов приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но стандарт носит рекомендательный характер.

Реквизитов около 30, но для отправки необходимы не более 10. Чаще всего написание ответных бланков поручается заместителям руководителя, секретарям и работникам канцелярии.

Предоставление ответа на письмо-запрос является стандартным правилом делового этикета. В большинстве своем, письма-запросы направляются компаниям с коммерческим предложением или прошением о предоставлении каких-либо данных о работе фирмы, а также для уточнения договорных условий, расчетов или изменений соглашений, и т.д.

При получении такого послания, рекомендуется направить ответ контрагенту, с изложением сведений, интересующих подателя запроса.

В каких случаях пишут письма-ответы?

Письма-ответы отсылают по всевозможным обстоятельствам. Наиболее распространенными обстоятельствами, при которых возникает потребность в составлении таких писем-ответов, являются:

1. В государственные ведомства (к примеру, при требовании ИФНС о предоставлении финансового отчета компании, или сведений о работе юр. лица и т.д.).
2. Поставщикам (к примеру, при письменном запросе уточненного перечня продукции для оформления заказа).
3. Покупателям, при запросе о необходимости поставки продукции на указанную дату.
4. Судебным инстанциям на требование судьи о предъявлении доказательств.
5. В финансовое учреждение, если оно запросило сведения о репутации у другого банка об обслуживающей фирме.
6. Физлицу, в ответ на прошение ознакомить с требованиями трудоустройства и т.д.

Формулировка ответов на перечисленные просьбы зависит от характера поступившего запроса, с содержанием реквизитов прошения, на которое отсылается сообщение.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности?

Письма-ответы можно разбить на:

1. Позитивные ответы с изложением запрошенных сведений, где заявителю направляется сообщение о своем решении или сведения, которые он запросил.
2. Отрицательные ответы, в котором заявителю направляется мотивированный отказ с обозначением причины принятой резолюции.

Эти группы ответов отличаются между собой содержанием. При позитивном разрешении вопроса предоставляется, обычно, ответ с максимальным изложением всех данных по сути запроса. Подобный ответ обязан удовлетворить заявителя в полном объеме.

При отсылке негативного письма-ответа, акцент уделяется на мотивирующую составляющую, с обозначением причины отказа в запрашиваемых сведениях. При этом, в негативном сообщении рекомендуется предоставить просителю адрес, куда тому нужно будет обратиться за интересующими его сведениями.

Общие правила написания ответа

Письмо-ответ заполняется в соответствии с правилами написания служебных деловых писем, принятых в делопроизводстве с отображением:

1. «Шапки», где указываются реквизиты адресата.
2. Содержательной части, с отображением сути ответа на полученный запрос.
3. Заключительной части, с указанием приложения, где могут быть отмечены прикрепленные документы, и подписи отправителя.

Составляя письмо, требуется помнить, что ответ нужно составлять, именно, тому сотруднику фирмы, которому направлен запрос. Исключением может быть, если данный работник отсутствует (уволен, находиться на больничном или в командировке). В этом варианте, ответ может направить лицо, замещающее отсутствующего работника.

Ответ обязан быть написан в деловом стиле, желательно на фирменном бланке предприятия и содержание текста должно быть зеркальным отражением прошения, то есть, форма обращения в тексте обязана быть такой же, как у отправителя запроса, с той же терминологией, риторикой и хронологией содержания. При этом, текст обязан быть заполнен грамотно и аккуратно, не допуская исправлений и зачеркиваний.

При заполнении ответа непременно требуется сослаться на реквизиты присланного запроса, а также заполнить исходящие реквизиты ответа (номера и даты). При этом, ответ может оказаться, как позитивным, так и в негативном смысле.

При позитивном ответе рекомендуется детально изложить интересующую тему, при негативном – обосновать отказ в корректной форме и при возможности, предложить автору обратится к другому контрагенту, с обозначением адреса того, для приобретения требуемой информации.

В обоих вариантах ответ обязан быть уважительным и привлекательным, не прибегая к пустой отписке или к предоставлению недостоверных данных.

Как оформить?

Ответ можно написать на обыкновенном листе бумаги А4 или на фирменном бланке предприятия, что предпочтительней. При этом, составить его можно вручную, с использованием синей или черной пасты (разборчивым почерком), или набрать на компьютере с последующей распечаткой на принтере.

Письмо-ответ непременно нужно подписать сотруднику, который отвечает на запрос, с обозначением должности и Ф.И.О. Скреплять подпись печатью нет надобности, так как с 2016 года отменены обязательные требования по ее применению.

Ответ заполняется в одном экземпляре, с обязательным регистрированием в книге исходящей почты и отображением в нем краткого содержания ответа, а также отметкой регистрационных данных отправляемого сообщения.

Структура ответа является стандартной, соответствующей правилам делопроизводства:

1. Вверху правой части располагается «шапка» ответа с обозначением реквизитов адресата, приславшего запрос, а также сведений о лице, написавшего ответ.
2. В левой стороне документа, обычно, отображается исходящий номер и дата отсылки.

1. Далее, рекомендуется отметить реквизиты запроса, с отображением уважительного обращения к просителю, желательно, по имени и отчеству.
2. Затем заполняется ответ на запрос, который обязан отображать суть прошения, в последовательности, указанной в послании, а также в таком же стиле, как и присланный запрос.
3. В завершение, письмо обязано быть подписано отправителем ответа, с отражением его должности и Ф.И.О.

Если к сообщению прикрепляются сопроводительные материалы, то это понадобиться отобразить в сообщении. При потребности, можно в послании обозначить ссылки на законодательные нормы РФ.

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

Заполняя ответ на послание заявителя, требуется вначале отобразить обращение к адресату, направившего запрос. Обращение рекомендуется уважительное по имени и отчеству (к примеру, Уважаемый Иван Петрович). При обращении к коллективу можно обратиться, «Уважаемые коллеги». Если, имя и отчество адресата неизвестно, то можно сформулировать обращение следующим образом: («Добрый день!», «Здравствуйте!» …).

Приступая к составлению ответа, желательно ссылаться на письмо, присланного заявителем. Формулировка ссылки на запрос зависит от его содержания. Наиболее часто можно встретить следующие примеры формулировок начала составления ответа: «В ответ на Ваш запрос, исх. №16/11 от 19.04.2023 г., сообщаем …», «Согласно Вашей просьбе …», «В соответствии с п.7 соглашения …», «Исходя из письма, направленного Вами …», «Согласно постановлению …», «Благодарим Вас за …», «Выражаем благодарность за продолжительную совместную работу …», «К сожалению, мы пока не …», «Примите наши извинения, если мы не оправдали надежд …», «Позвольте нам принести извинения за …», «Вы прислали нам …», «Основываясь на событиях, описанных Вами …», «Мы прилагаем все усилия, для устранения данной проблемы и …», «Касательно предполагаемой встречи с вашим руководителем хотелось бы определиться с …», «Для уточнения деталей будущего контракта просим Вас связаться по тел. ХХХ ХХ ХХ с …» и т. д.

Таим образом, можно сделать вывод, что при отсылке ответа на присланной послание можно использовать различные формулировки, демонстрирующие уважение и вежливость.

Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации

При официальном запросе о предъявлении дополнительных данных по какому-нибудь делу (договору, документу, событию и т.д.) ответ, желательно, заполнить на фирменном бланке.

Алгоритм составления ответа предлагается следующий:

1. Обращение к просителю, приславшего запрос.
2. Отображение темы ответа исходя из просьбы.
3. Описание сути ответа на запрос.
4. При потребности – ссылка на закон РФ, регулирующий прошение.
5. Указание реквизитов отправителя ответа с отображением должности и Ф.И.О., а также его подписи.
6. Регистрирование отправляемого ответа с обозначением номера и даты.

Ниже предлагается заполненный пример такого ответа.

Скачать

Пример ответа на письмо об оферте

Оферта является предложением о заключении соглашения о взаимосотрудничестве с изложением основных элементов сделки. Данное предложение является предварительным этапом оформления контракта. Лицо, которое осуществляет предложение, называется оферентом, которое принимает – акцептантом.

Существует понятие публичной оферты. Это предложение, опубликованное неопределенному кругу лиц.

Пример ответа на такое предложение представлен ниже.

Скачать

Пример ответа на претензию о поставке товара

Между юр. лицами, при взаимном сотрудничестве, нередко случаются споры и конфликты. В большинстве своем, для их разрешения руководители или ответственные лица направляют письменные претензии, где выражают свое недовольство и требования.

Иногда такие претензии отсылаются контрагентам в качестве досудебного обращения, которое в последствии будет служить доказательством попытки разрешения спора в мирном порядке.

(Видео: «Ответ на письмо — претензию»)

Структура документа ничем не отличаются от сообщений по другим вопросам. Реагирование на претензию может быть, как в позитивном, так и в негативном стиле, и зависит от обстоятельств и требований контрагента.

Пример такого ответа.

Скачать

Как отправить документ получателю?

Сообщение на присланный запрос допускается направить различными способами:

1. По факсу, если у контрагента имеется такая связь.
2. Воспользовавшись электронной почтой.
3. Через Почту РФ — заказным отправлением с извещением.
4. Курьером.

Ждать ли ответ на такое письмо?

Для соблюдения делового этикета, обычно, требуется ответить на всю поступившую корреспонденцию. Однако, имеются исключения.

На ответ не нужно будет рассчитывать, если в нем нет прошения, запроса и рекомендации. Фактически, такое письмо отображает лишь те данные, которые были нужны контрагенту.

В то же время, именно, письмо-ответ может послужить первым этапом заключения выгодного соглашения, или самым легким способом разрешения возникшей проблемы при сотрудничестве контрагентов.

Письмо-ответ – это деловая бумага, направляемая контрагенту в качестве ответной реакции на полученный запрос. Речь всегда идёт о предоставлении какой-либо информации. В материале мы подробно разберём порядок составления документа, способы его отправки.

Файлы для скачивания:

Ответ на запрос

Как уже было упомянуто выше, письмо-ответ всегда направляется заинтересованной в получении каких-то сведений стороне. Следовательно, ждать ответа уже не придётся. Настоящая официальная бумага, как правило, является завершением диалога по конкретному делу.

Сам запрос может касаться практически любых сведений, которые необходимы контрагенту. Это может быть прайс-лист услуг, товаров, уточнение правил проведения акций, предоставления скидок, уточнение реквизитов. Отметим, что отвечать на деловой запрос в отдельных случаях необязательно. Если предприятие не заинтересовано в сотрудничестве с данным контрагентом, можно оставить письмо без ответа, однако такое поведение будет дурным тоном, нарушением правил деловой этики.

Правила деловой этики

Под деловой этикой понимают совокупность предписаний, которые необходимо соблюдать субъектам рынка при взаимодействии друг с другом. Настоящие привила придают взаимоотношениям деловую форму, позволяют контрагентам обращаться друг с другом с уважением. Речь идёт о соблюдении следующих нюансов:

• выдерживание делового стиля языка, нейтрального тона;
• отказ от использования жаргонизмов, ругательств, фамильярности и нецензурной брани;
• указание реквизитов получателя и отправителя;
• отметка о том, что письмо направляется с уважением ко второй стороне.

Взаимное уважение – это залог длительных, взаимовыгодных отношений.

Кто составляет письмо

По общему правилу вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его заместителем или главным бухгалтером. Всё зависит от темы письма и внутреннего распределения обязанностей на предприятии. Как бы то ни было, непосредственно написанием текста занимается, как правило, не начальство. Эта обязанность достаётся подчинённым: секретарю, документоведу. Работник должен обладать грамотной речью, иметь общее представление о работе с официальными бумагами и деловой этике. От качества ответа во многом будет зависеть решение контрагента о начале или продолжении сотрудничества.

Директор получает на подпись уже финальный, готовый к отправке вариант письма. Рекомендуем уделить 5 минут времени на проверку документа, ведь подчинённый мог допустить при его составлении какие-то ошибки. Пожалуй, самым грубым упущением будет не указание способа получения ответа, средств обратной связи. Если содержание официальной бумаги полностью устраивает руководителя, можно оставлять на нём автограф.

Отправка

Всего существует четыре стандартных способа ведения деловой переписки с контрагентом. К ним относят:

• посредством факса;
• почтовое отправление (бумажный вариант);
• через электронную почту;
• лично в руки представителю второй организации.

В силу того, что настоящее письмо является ответом на полученный ранее запрос, будет логично отправить его тем же способом, что и был получен первоначальный документ. Однако такое правило верно лишь в тех случаях, когда непосредственно в тексте запроса не был указан желаемый способ получения ответа.

Как написать документ

Практика использует два способа написания текста писем: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Решение принимается составителем с учётом мнения руководства компании. Как бы то ни было, даже печатному варианту придётся придать физическую форму. Это связано с тем, что автограф директора должен быть «живым», то есть написанным собственноручно. Так получатель будет знать, что получил официальную бумагу не от мошенников, а само письмо не является спам-рассылкой.

Инструкция по составлению письма-ответа

В первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты. Прописываем сведения об организации—отправителе: ИНН, ОГРН, юридический адрес. Далее отмечаем, кто является получателем и отправителем. В дательном падеже указываем ФИО и должность руководителя компании-получателя, наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Здесь же оставляем те же сведения, но уже об отправителе, в родительном падеже.

Ниже по документу посередине листа пишем слово «письмо». В силу того, что вся корреспонденция подлежит регистрации, необходимо присвоить официальной бумаге уникальный номер для документооборота, обозначить дату её составления.

На следующем этапе заполнения предстоит разобраться с основным блоком документа. Отмечаем, что компанией был получен запрос с конкретной просьбой, ссылаемся на письмо-запрос (дата, номер). Затем предоставляем контрагенту запрашиваемую им информацию в том виде, в каком он попросил её предоставить.

Если составитель заранее понимает, что полученный запрос не удовлетворит адресата, имеет смысл указать альтернативные пути решения вопроса. Сделать это можно не в каждом случае, однако если имеется такая возможность, не нужно ей пренебрегать. Как правило, речь идёт об обсуждении условий заключения договора (цена, сроки, количество и качество товара).

Примерный образец

На этом этапе письмо-ответ можно считать полностью составленным. Остаётся лишь заверить его автографом директора с расшифровкой (фамилия и инициалы), отправить адресату. Если контрагент указал какой-то конкретный способ получения, по возможности удовлетворяем его просьбу.

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.