Современному бизнесу не всегда выгодно иметь собственный штат работников всех направлений. На практике в ряде случаев это экономически нецелесообразно и нерентабельно, особенно когда речь идет о мелких фирмах. Очень часто на предприятиях нет даже своего бухгалтера, не говоря об IT-специалистах, юристах, маркетологах. Однако отсутствие своих сотрудников не мешает таким компаниям успешно работать и развиваться. Помогает в этом аутсорсинг, ставший популярным в России сравнительно недавно.
В сегодняшней статье разберемся, что такое аутсорсинг, зачем его применяют и какие функции делегируют сторонним специалистам, сколько это стоит. Также вы узнаете, как выбрать аутсорсера и избежать при этом ошибок.
Что такое аутсорсинг
Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.
Аутсорсинг – это передача компанией на основании договора определенных функций в рамках предпринимательской деятельности другой организации, которая работает в соответствующей сфере в качестве исполнителя.
Аутсорсинговая компания – это фирма, которая предоставляет в аренду клиенту собственных сотрудников. Специалисты могут иметь абсолютно разные профессии. При заключении договора заказчик ставит задачу аутсорсинговой компании с изложением требований к персоналу и цели его пребывания на фирме. Аутсорсер направляет подходящих сотрудников, которые работают на клиента определенное время согласно договору аутсорса.
Процесс аутсорсинга предполагает привлечение сторонних квалифицированных специалистов для выполнения каких-либо важных для компании функций. Таким образом, организации концентрируются на выполнении профильных задач (например, производство продукции, оказание услуг), а остальные операции делегируют внешнему подрядчику.
Компании может быть невыгодно держать собственную службу безопасности, тогда она заключает договор с частным охранным предприятием. Это позволяет организовывать хорошую охрану, сэкономив ресурсы на подборе и содержании собственного отдела.
История аутсорсинга
Считается, что у истоков практического аутсорсинга в 30-х годах ХХ века стояли известные менеджеры, конкурирующие друг с другом, – Генри Форд и Альфред Слоун. В этот период стало окончательно ясно, что ни одно крупное предприятие не может выполнять сразу все функции самостоятельно, и передача отдельных задач специализированным организациям является вполне целесообразной. Благодаря этому компания General Motors под руководством А. Слоуна смогла завоевать американский рынок всего за несколько лет.
По другой версии, начало эпохи аутсорсинга в бизнесе датируется 60-ми годами ХХ века, когда на крупных предприятиях стали появляться центры по электронной обработке информации. Именно они в будущем стали предоставлять более мелким компаниям различные услуги.
На сегодняшний день безусловным лидером в сфере аутсорсинга является одно из подразделений корпорации IBM – IBM Global Services. Еще в 1997 году ее оборот превышал 25 млрд долларов, а число сотрудников составляло более 110 тысяч в 160 странах.
Для чего нужен аутсорсинг
Аутсорсинг – это длительное сотрудничество со сторонними компаниями. В отличие от договора подряда, договор аутсорсинга заключается не менее, чем на 1 год. Именно такой минимальный период привлечения сотрудников извне.
Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:
- успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
- освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
- концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
- получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
- поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
- проводить переговоры с потенциальными клиентами;
- демонстрировать продукцию массовому потребителю;
- повышать качество сервиса и продукции.
Аутсорсинг бизнес-процессов необходим, если:
- у малого бизнеса недостаточно финансов на содержание и оплату труда сотрудников всех необходимых подразделений;
- в компании много дополнительных направлений деятельности, которые напрямую не приносят прибыли, при этом негативно отражаются на общей отчетности, а их своевременное сопровождение и обслуживание обязательно;
- фирма нуждается в сокращении штата или части расходов на оплату труда;
- предприятие испытывает трудности с поиском персонала по некоторым специальностям;
- организация стремится достичь определенного уровня средней заработной платы.
Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.
Как работает аутсорсинг
В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:
- Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
- Выбор аутсорсинговой фирмы.
- Работа аутсорсера.
На первом этапе компании нужно определить, какие процессы будут переданы аутсорсеру, какие ожидаются результаты и в какие сроки.
Передавать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы и функции. Это может быть бухгалтерский учет, маркетинг, менеджмент, PR, IT, HR, делопроизводство, клининг, охрана, питание персонала и многое другое.
Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.
Обязательная составляющая подготовительного этапа – составление технического задания. Это документ, в котором должен быть обозначен делегируемый бизнес-процесс, а также критерии качества исполнения функций и допустимые отклонения. Благодаря техническому заданию стороны смогут понять, насколько эффективно их сотрудничество.
На втором этапе компания переходит к самом важному – поиску и выбору аутсорсера. Здесь имеет значение два параметра: экспертность и опыт провайдера. При поиске можно ориентироваться на отраслевые рейтинги в зависимости от делегируемых функций. Кандидатов следует отобрать после изучения прайс-листов, условий сотрудничества, опыта и отзывов клиентов.
Если компания-аутсорсер находится в том же городе, не помешает посетить офис компании и встретиться с ее представителями лично, познакомиться и пообщаться со специалистами. При заключении контракта стоит обратить внимание на пункты, где описаны обязанности, ответственность, права сторон и заработок аутсорсера.
На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:
- Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
- Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
- Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.
К основным функциям менеджера проекта можно отнести:
- обработку обращений и запросов клиента;
- работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
- контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
- повышение эффективности бизнес-процессов;
- подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.
Также провайдер гарантирует:
- обеспечение персонала всем необходимым для выполнения возложенных функций;
- соблюдение норм охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;
- постановка задач сотрудникам и контроль за их выполнением;
- отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 ТК РФ;
- расследование несчастных случаев.
При этом компания-заказчик просто оплачивает услуги аутсорсинговой организации на основании первичных бухгалтерских документов. Немаловажно установить собственный контроль качества выполняемых работ. Для этого на предприятии может начать работу свой штаб.
Какие функции передаются на аутсорсинг
Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:
- обеспечение и производство:
- логистика,
- транспортировка,
- изготовление деталей,
- ремонтные работы,
- обслуживание оборудования,
- энергетическое хозяйство;
- развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
- реклама,
- маркетинг,
- бухгалтерия и бухгалтерские функции,
- юриспруденция,
- управление,
- подбор персонала,
- переводы;
- проектирование;
- разработка программного обеспечения;
- интернет и IT;
- обеспечение рабочего процесса:
- клининг,
- курьерская деятельность,
- заполнение баз данных,
- питание,
- охрана,
- ручной труд.
Виды аутсорсинга
Привлекая сторонние компании для выполнения второстепенных задач, организации имеют возможность сосредоточиться на основных процессах бизнеса и существенно повысить их эффективность. В этом разделе статьи рассмотрим основные виды аутсорсинга.
Производственный аутсорсинг
Внештатным сотрудникам передаются производственные функции, такие как выпуск изделий под брендом компании, изготовление комплектующих и запасных деталей, технологический процесс, обеспечение производственной деятельности. Таким образом производители получают возможность передавать подобные нерентабельные направления производства сторонним фирмам, чтобы экономить и концентрироваться на основных задачах бизнеса.
Данный вид аутсорсинга подходит для крупных производственных компаний. Чаще всего они передают на аутсорсинг выполнение работ на отдельных ступенях изготовления продукции.
Управленческий аутсорсинг
Также его называют аутсорсинг управления знаниями. Это делегирование сторонним организациям процессов бизнеса, связанных с анализом данных, статистики или какой-то информации, которая может быть взята за основу в качестве источника при составлении обоснований для принятия тех или иных решений по части управления, инвестирования, стратегического планирования компании.
По геополитическим критериям
Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:
- внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
- международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
- оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.
По объему выполняемых работ
Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:
- полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
- частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
- совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
- промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.
По формату сотрудничества
В зависимости от того, на каких условиях будут сотрудничать компания заказчик с аутсорсинговой фирмой, выделяют следующий виды аутсорсинга:
- подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
- лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
- аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.
Процессуальный аутсорсинг
Этот вид аутсорсинга наиболее распространенный, т. к. включает самый широкий перечень непрофильных функций, которые могут быть переданы в ответственность сторонним специалистам.
В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:
- финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
- логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
- ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
- технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
- сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
- маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
- аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
- юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
- кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
- аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
- охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
- клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
- аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
- аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
- узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.
Отличие аутсорсинга от других видов помощи
Бизнес может привлекать к выполнению определенных функций сторонних исполнителей, но не всегда помощь извне является аутсорсингом. Далее в статье рассмотрим, с чем чаще всего путают этот термин.
- Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
- Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
- Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
- Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.
Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги
Стоимость аутсорсинга варьируется прежде всего в зависимости от сферы оказания услуг, должностных обязанностей привлеченного сотрудника, срока действия договора и местоположения фирмы. Выделяют три формы оплаты в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией.
- Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
- Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
- Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.
За что аутсорсинговые компании берут деньги:
- выполненная задача;
- реализованный проект;
- анализ и наполнение клиентской базы заказчика;
- успешные переговоры с клиентом;
- успешное проведение сделки;
- помощь в организации и постоянной поддержке продаж.
Как перейти на аутсорсинг
Переход на аутсорсинг – непростой процесс, который условно можно разделить на несколько этапов. Дальше в статье разберем каждый из них.
Этап 1. Анализ работы компании и объективная оценка необходимости перехода к аутсорсингу
На данном этапе нужно проверить и посчитать затраты на содержания штата сотрудников каждого отдела или структурного подразделения, сопоставить их со стоимостью услуг аутсорсера. Только после этого оценивается потребность в передаче определенных функций или сфер на аутсорсинг.
Нужно проанализировать плюсы и минусы, риски и потенциальные возможности, сравнить вводные данные, в т. ч. финансовые, при передаче функций на аутсорсинг и самостоятельном их выполнении. Также требуется сформулировать цели и задачи проекта, организовать рабочую группу и назначить ее руководителя. Окончательное решение принимает владелец бизнеса или генеральный директор компании.
На этом этапе предстоит составить перечень требований к аутсорсинговой компании, изучить рынок таких фирм и указать несколько наиболее подходящих кандидатов в партнеры. По каждому из них нужно узнать:
- репутацию;
- наличие лицензии и страховки;
- отзывы клиентов.
С фирмами, которые пройдут этот отбор, нужно будет провести переговоры об условиях сотрудничества, времени исполнения задач, ресурсах, способе управления и ценах на услуги.
Этап 4. Заключение договора аутсорсинга
Договор аутсорсинга заключается исключительно в письменной форме. Юридический документ должен содержать следующие данные:
- наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
- список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
- объем услуг или порядок его определения;
- сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
- обязанности и права сторон;
- ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
- время действия договора (обычно 1 год);
- порядок разрешения споров;
- порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
- реквизиты, печати и подписи обеих сторон.
После подписания договора компания-заказчик предоставляет аутсорсеру необходимую информацию для скорейшего погружения в процесс привлеченных специалистов.
Этап 5. Переход к новому формату
Важно поработать с командой компании, провести разъяснительную беседу, поставить в известность персонал об изменениях, показать, чего именно они коснутся, ознакомить под роспись с новыми рабочими документами. Если переход на аутсорсинг предполагает сокращение части сотрудников, нужно деликатно поставить в известность тех людей, которые будут уволены.
Также на этом этапе начинают разрабатываться необходимые положения и документы, в т. ч. новое рабочее расписание, планы мероприятий по ведению проекта, создаются новые должностные инструкции или вносятся изменения в имеющиеся.
Этап 6. Контроль работы внештатных специалистов
Выполнение возложенных на аутсорсинговую компанию функций нужно контролировать. Для этого в компании выделяется сотрудник или организовывается целый департамент, который отслеживает работу внешних специалистов и регулярно предоставляет руководству отчеты. В них может содержаться такая информация:
- мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
- анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
- сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.
Благодаря таким отчетам можно вовремя заметить недостатки в организации работы, выявить их причины и устранить.
Этап 7. Оплата услуг аутсорсера
После выполнения всех возложенных на компанию-аутсорсера функций производится оплата предоставленных услуг согласно договору. Также непосредственно после заключения контракта может вноситься предоплата, если это предусмотрено условиями.
Преимущества и недостатки
Аутсорсинг выгоден как заказчику услуги, так и непосредственно компании-аутсорсеру. Разберемся, какие плюсы получают обе стороны.
|
Плюсы |
Минусы |
|
Преимущества аутсорсинга для бизнеса:
Преимущества для аутсорсеров:
|
Есть у аутсорсинга и недостатки:
|
Как выбрать компанию-аутсорсера
Выбор поставщика аутсорсинговых услуг – важнейший этап при переходе на аутсорсинг. Поэтому стоит уделить особое внимание анализу кандидатов, прежде чем делать окончательный выбор провайдера. Вот какие параметры и маркеры предстоит проанализировать, чтобы сделать вывод и выбрать наилучшего аутсорсера.
- Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
- Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
- Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
- Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
- Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
- Порядок расторжения договора.
- Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
- Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.
Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.
Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга
Договор аутсорсинга не имеет строгой формы, поэтому каждая компания составляет его по своему усмотрению. Выше мы говорили уже частично о том, что должно быть включено в контракт.
Чтобы избежать проблем на этапе сотрудничества с аутсорсинговой фирмой, при заключении договора стоит упомянуть следующие моменты:
- полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
- перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
- требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
- объем работ;
- конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
- общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
- штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
- обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
- срок действия договора, условия его расторжения.
Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг
Аутсорсинг предполагает значительные изменения на предприятии. В этом процессе сложно учесть абсолютно все аспекты, поэтому рассмотрим подробнее самые распространенные ошибки и разберем, как их избежать.
-
Преждевременное сокращение штата.
Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.
-
Аутсорсинг без четких сроков.
Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.
-
Заключение договора без указания ответственности сторон.
Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.
-
Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.
Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.
-
Низкое качество работ или услуг.
Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.
Учет расходов на аутсорсинг
Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.
Бухгалтерский учет предполагает, что принимаемая к вычету стоимость выполненных по договору аутсорсинга работ или оказанных услуг без НДС зачастую включается в расходы по обычным видам деятельности. Чаще всего эти траты относят к косвенным расходам. Также они могут быть отнесены к:
- управленческим расходам (например, юридические услуги);
- общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
- расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).
Для признания расходов в периоде составляется акт приемки-сдачи работ / услуг или другой соответствующий первичный документ. Если договор предполагает ежемесячный фиксированный платеж, то вместо акта для признания расходов ежемесячно составляется бухгалтерская справка с указанием суммы, равной месячной оплате минус НДС на последнее число каждого месяца (до окончания времени действия договора).
Налоговый учет подразумевает, что при расчете налога на прибыль стоимость выполненных работ или оказанных услуг в рамках договора аутсорсинга учитывается в:
- материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
- стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
- прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.
В качестве документального подтверждения факта выполнения работ или оказания услуги может использоваться договор аутсорсинга, отчет аутсорсера, задание компании-заказчика, акт о выполнении работ или оказания услуг.
Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.
Известные компании используют аутсорсинг
Около 30% российского бизнеса использовали аутсорсинг еще в 2015 году. За 2 года рыночный оборот увеличился на 10%, а к 2020 году рост превысил 13,7%. Иностранные фирмы практикуют аутсорсинг в гораздо больших масштабах. Вот самые знаменитые клиенты аутсорсинговых компаний:
- Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
- IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
- Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
- Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
- Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
- Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.
Также в числе известных клиентов аутсорсинговых фирм корпорации McDonald’s, Coca-Cola, Nestle, Mercedes-Benz, Avon, Chanel, Microsoft и многие другие.
Примеры аутсорсинга
Мини-пекарня выпекает сдобу, которую затем развозит по точкам продаж. Ключевое направление работы – выпечка, второстепенное – доставка. Фирма может приобрести автомобиль и нанять в штат водителя, чтобы полностью контролировать транспортировку, или просто передать доставку сторонней компании на аутсорсинг.
Небольшая фирма занимается ремонтом домов и квартир. Чаще всего клиенты заказывают конкретные работы, но иногда заказчикам нужен большой ремонт с дизайном. Такую услугу заказывают нечасто, и фирме нет смысла нанимать дизайнера в штат, поэтому компания предпочитает привлекать стороннего специалиста по мере надобности.
Компания завела страницу в Вконтакте для продвижения товаров и услуг, но штатный сотрудник не справляется одновременно с функциями SMM-специалиста, копирайтера и таргетолога. Поэтому было принято решение вместо того, чтобы обучать своего работника с нуля или нанимать еще одного специалиста, передать ведение социальной сети на аутсорсинг.
Компания нуждается в новых сотрудниках, но руководителям отделов не хватает времени на рассмотрение резюме и проведение собеседований с кандидатами. Фирма решила обратиться в кадровое агентство, чтобы передать подбор персонала на аутсорсинг.
Часто задаваемые вопросы
Благодаря аутсорсингу обеспечивается больший контроль над процессами и гибкость бюджета. Кроме этого, он позволяет предприятиям платить за услуги или работы только тогда, когда их выполнение необходимо.
Аутсорсером может являться только организация (любой формы собственности) или самостоятельный специалист, работающий с клиентами на основании договора аутсорсинга.
- Выбор сферы деятельности.
- Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
- Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
- Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
- Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.
Предпринимателям не рекомендуется передавать на выполнение сторонним организациям любые задачи и функции, напрямую связанные с основным продуктом, установлением прав доступа к важным объектам, безопасностью фирмы.
Законодательное регулирование аутсорсинга в России появилось 1 сентября 2016 года, когда в Трудовой кодекс РФ внесли новую главу, а также поправки в другие нормативно-правовые документы. Согласно им, прямая аренда персонала и заключение договоров аутстаффинга оказались под запретом, но был внедрен новый термин – «деятельность по предоставлению труда персонала», который легализует аутстаффинг с рядом ограничений.
Если вы специалист в какой-либо сфере, прежде всего стоит оценить собственную компетенцию и профессиональные возможности. Если вы уверены, что сможете оказывать услуги или выполнять работы на высоком уровне, а также готовы вести переговоры с клиентами и их представителями, можно приступать к поиску заказчиков. Первых клиентов можно найти путем размещения резюме на сайтах поиска работы, биржах фриланса, в социальных сетях.
- ИАС – «Информаудитсервис».
- «ТМФ групп».
- «Консу».
- «Созидание и развитие».
- «Норд аутсорсинг».
- «СберРешения».
- «Центр профессиональной бухгалтерии».
- «Бейкер Тилли Рус».
- «Мое дело».
- Audston.
- BDO Unicon Outsourcing.
Компаниям, которые хотят расширить штат, сохранив на прежнем уровне численность личного персонала. Фирмам, которым нужно сократить количество работников или выйти на новые рынки, не открывая филиалов в других городах и регионах. Также аутсорсинг пригодится предприятиям, которые стремятся протестировать услугу или продукт и получить обратную связь, попробовать новые каналы сбыты или передать часть функций по расширению воронки продаж.
Заключение
Аутсорсинг – достаточно удобная и выгодная для обеих сторон форма сотрудничества. Благодаря ему крупные компании могут делегировать второстепенные функции более компетентным узким специалистам, сосредоточившись на решении ключевых бизнес-задач. Аутсорсеры, в свою очередь, получают возможность заниматься профильной деятельностью и получать стабильный доход, работая с несколькими клиентами долгое время.
Алексей Ефремов
Финансовый консультант
Все статьи автора
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter
Аутсорсинг — это одна из управленческих стратегий, подразумевающая передачу отдельных задач или проектов сторонней компании. Проще говоря, аутсорсинг — это когда у компании нет людей, навыков или времени заниматься каким-то проектом и она просит другую компанию сделать это за нее.
Обычно на аутсорсинг отдают второстепенные услуги или бизнес-процессы, не относящиеся к основной деятельности: например, ресторанный бизнес привлекает на аутсорс ИТ-компанию и отдает ей в работу проект по созданию приложения или банк, у которого в штате только один юрист, привлекает юридическую компанию, чтобы та представляла его интересы в суде по какому-то делу.
В статье мы рассказываем, как работает аутсорсинг, чем он отличается от фриланса и аутстаффинга, как выбрать модель аутсорсинга и внедрить в собственный бизнес. На примерах российских и зарубежных компаний показываем, каких результатов можно достичь с помощью аутсорсинга.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Содержание статьи
Как работает аутсорсинг?
Что можно отдавать на аутсорсинг?
Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?
Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?
Снижение затрат
Концентрация на ключевых задачах
Достижение лучших результатов в непрофильных функциях
Расширение глобального присутствия
Повышение гибкости компании
Превышение скорости и эффективности
10 моделей аутсорсинга
1. Профессиональный аутсорсинг
2. Аутсорсинг бизнес-процессов
3. IT-аутсорсинг
4. Аутсорсинг производства
5. Процессный аутсорсинг
6. Операционный аутсорсинг
7. Проектный аутсорсинг
8. Мультисорсинг
9. Офшорный аутсорсинг
10. Оншоринг
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Как внедрить аутсорсинг в компанию?
Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг
Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг
Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты
Шаг 4. Назначьте ответственное лицо
Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность
Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков
Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход
Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера
8 секретов успешного аутсорсинга
Как работает аутсорсинг?
В том или ином виде аутсорсинг использует большинство бизнесов. Когда небольшая компания берёт заказ и передаёт его исполнение третьей стороне на контрактной или постоянной основе — это считается аутсорсингом.
Например, ритейлеры передают на аутсорсинг оформление своих магазинов или рекламное агентство, печатающее листовки малыми тиражами, может передавать на аутсорсинг в типографию печать чего-то крупного — многостраничных буклетов тиражом от 500 штук.
Есть много причин, по которым бизнес отдает ту или иную задачу на аутсорсинг. Главная из них — экономия. Бизнес может использовать трудовые, финансовые и производственные мощности другой компании, а сэкономленные на этом средства он может направить на развитие основного бизнеса, приносящего большую часть прибыли.
Что можно отдавать на аутсорсинг?
На аутсорсинг можно передавать рабочие задачи практически из любых сфер — бухгалтерии, юриспруденции, администрирования, маркетинга, менеджмента, ИТ-услуг и т. д. Теоретически любая функция бизнеса может быть передана внешнему подрядчику.
Например, Альфа-банк привлек разработчиков российской платформы по управлению электронными документами LANIT Document Management, чтобы те внедрили в банке систему безбумажного офиса.
Для этого команда платформы оцифровала все бумажные документы, придумала систему архивного хранения данных, разослала, собрала и формализовала данные от потенциальных поставщиков, а также подготовила проект решения о создании центра компетенции по цифровому архиву.
Отдавая эту работу на аутсорсинг, Альфа-банк преследовал цель снизить затраты: банку не нужно было нанимать собственную команду для разработки и внедрения ПО, за него это сделала другая команда.
Альфа-банк передал проект на аутсорсинг, чтобы не тратить внутренние ресурсы. Вместо этого банк сосредоточился на тех направлениях, которые приносят доход сейчас
Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?
Основное отличие в том, что вы «заказываете»: при аутсорсинге клиент получает результат работы, при аутстаффинге — самих работников. При аутсорсинге вы отдаете проект внешней команде, при аутстаффинге — пускаете чужих работников внутрь своей компании. Непонятно? Поясняем.
Аутсорсинг нужен для ведения какого-то проекта. Компания, которую привлекают (исполнитель), берет на себя выполнение этого проекта. Эта компания сама решает, кто будет выполнять работу — это может быть один специалист или несколько. При аутсорсинге:
- Клиенту нужен результат.
- Саму деятельность клиент не контролирует — ему предоставляют отчеты о работе.
- Клиент, как правило, платит почасовые ставки.
Аутстаффинг — это «аренда» персонала. Клиенту нужны люди, чтобы выполнять работу. Поэтому он обращается к компании, предоставляющей работников (аутстаффер). Эти сотрудники работают в интересах, под управлением и контролем клиента, но трудоустроены они в аутстаффинговой компании. При аутстаффинге:
- Клиенту нужен именно персонал.
- Клиент не только контролирует всю работу, но и говорит, что нужно делать.
- Клиент платит месячную зарплату.
Аутсорсинг и аутстаффинг отличаются даже юридически. Для аутсорсинга заключается договор возмездного оказания услуг. Для аутстаффинга — договор о предоставлении персонала или труда работников.
Аутсорсинг выбирают те компании, которые хотят весь проект полностью отдать другой команде на выполнение. Причин может быть несколько: в компании вообще нет отдела, способного выполнить эту работу, или у другой компании больше опыта в этом вопросе.
Аутстаффинг выбирают те компании, у которых есть внутренние сотрудники, просто сейчас их не хватает. Но всё же в компании налажены внутренние процессы для выполнения этой работы и есть менеджмент, способный следить за работой нанятых сотрудников — проводить инструктажи, знакомить с внутренними актами, контролировать рабочие процессы. Поэтому логичнее привлечь людей внутрь компании, а не отдать проект вовне ее.
|
Аутсорсинг |
Аутстаффинг |
|
|
В чем фишка? |
Компания-заказчик полностью отдает работу по какому-то проекту другой компании |
Компания-заказчик «арендует» людей у другой компании, чтобы те помогли с каким-то проектом. |
|
Как проходит? |
Заказчик не контролирует работу по проекту |
Заказчик не только контролирует всю работу, но и говорит, что и как нужно сделать |
|
Что в итоге? |
Заказчику нужен выполненный проект = результат работы |
Заказчику нужен именно персонал = он не требует от этих людей какого-то результата |
|
Как договариваются? |
Заказчик и компания-аутсорсер заключают договор возмездного оказания услуг |
Заказчик и компания-аутстаффер заключают договор о предоставлении персонала |
Есть еще фриланс. Фрилансер — это частное лицо, которое может оказывать заказчику какую-то услугу. При работе с фрилансером компания платит за фактически потраченное время специалиста. Компания находит фрилансеров на специальных биржах либо натыкается на их сайты-резюме в Интернете.
Обычно фрилансеры работают сам на себя, не привлекают сторонних специалистов, не имеют доступа к передовым и дорогостоящим разработкам и решают проблему так, как умеют.
Термина «фрилансер» в законодательстве нет; ближайшее понятие — самозанятый. Фрилансеры обычно работают по договорам оказания услуг, подряда или авторского заказа либо вообще без договора.
Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?
Бизнес передает задачи на аутсорсинг, чтобы снизить затраты, расширить своё присутствие на рынках и сконцентрироваться на важных вопросах, а также чтобы стать более гибкими, быстрее решать ключевые задачи и повышать эффективность работы сотрудников.
Консалтинговая компания Deloitte каждый год анализирует развитие рынка аутсорсинга в мире. На картинке данные за 2022 год. Изображение: Deloitte
Снижение затрат
Apple, передав на аутсорсинг сборку айфонов, добился снижения издержек сразу по нескольким направлениям: сэкономил на обучении, содержании и зарплате собственного персонала.
Вместо того чтобы строить завод в Америке, компания Apple использовала готовые производственные линии Hon Hai Precision Industry Co. и других заводов, а также установила переменную оплату труда для персонала из других стран (ставку за количество собранных телефонов). Если бы компания разместила производство в США, ей пришлось бы платить фиксированную зарплату своим сотрудникам.
Hon Hai Precision Industry Co., расположенный на Тайване, в 2021 году ежемесячно фиксировал рост доходов — рост на 20% подтверждает, что спрос на iPhone, игровые консоли и серверы растёт соразмерно. А аутсорсинг решает главную задачу — снижение затрат. Изображение: Bloomberg
Концентрация на ключевых задачах
IKEA передала на аутсорсинг всё, что могла — производство мебели, логистику, службу поддержки, бухгалтерию. В России всю бухгалтерию вёл один аутсорсер. Перепоручив бухгалтерские операции, IKEA смогла сосредоточиться на более важных процессах — отстройке от конкурентов и повышении удовлетворенности клиентов.
Достижение лучших результатов в непрофильных функциях
Аутсорсинговые компании, как правило, имеют больше ресурсов, чем среднестатистический бизнес. Для решения своих и клиентских задач они могут использовать новейшие разработки и более профессиональных сотрудников.
Так, «Лента» использовала мощности GlowByte для измерения эффективности всех маркетинговых кампаний. Раньше маркетологи «Ленты» могли оценить эффективность каждого отдельного канала, но не могли рассчитать эффект от всего продвижения в целом. GlowByte изменил систему — внедрил новое ПО, оптимизировал методики оценки. Эти изменения позволили оценивать долгосрочное влияние от рекламных активностей на каждого клиента в отдельности. А уже эту информацию маркетинговый отдел может использовать для совершенствования пути клиента.
Расширение глобального присутствия
Некоторые аутсорсинговые компании могут круглосуточно обслуживать клиентов в разных странах за счёт передачи на аутсорсинг клиентских служб.
Например, клиенты обращаются в аутсорсинговую компанию WNS Global, поскольку та специализируется на управлении бизнес-процессами и имеет 60 центров обслуживания по всему миру. Для клиентов такое сотрудничество означает международную экспертизу и мировые бизнес-решения.
Регионы, в которых работает WNS Global. Изображение: WNS
Повышение гибкости компании
Табачная компания JTI отдала на аутсорсинг провайдеру Orange Business Services все проекты, связанные с цифровой трансформацией и коммуникациями — управляемые сервисы, приложения, голосовые помощники, коммуникативные сервисы и контакт-центр.
JTI также использует IoT в цехах, что позволяет ей собирать и обрабатывать данные гораздо более упорядоченным образом. Это помогает компании минимизировать ущерб от любых проблем, повысить гибкость компании и сократить время простоя машин, облегчая путь к тому, чтобы бизнес стал еще более цифровым.
Превышение скорости и эффективности
СберСервис работает с госкорпорацией «ВЭБ.РФ». Компания обслуживает серверное и сетевое оборудование, корпоративную сеть, телефонию и сопровождает пользователей. Передача на аутсорсинг позволила «ВЭБ.РФ» сэкономить время, повысить точность работы и отладить процессы, связанные с обслуживанием пользователей.
10 моделей аутсорсинга
Есть разные модели аутсорсинга и каждая из них может помочь бизнесу достичь поставленных целей. В нашей статье мы выделили 10 основных.
1. Профессиональный аутсорсинг
Профессиональный аутсорсинг подразумевает оказание любых специализированных услуг: бухгалтерского учета, закупок, администрирования, юридических услуг, цифрового маркетинга и т. д. Пример: разработка ПО или юридическая помощь при открытии новой компании.
2. Аутсорсинг бизнес-процессов
Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) — один из наиболее распространённых видов аутсорсинга. Бизнес нанимает стороннего поставщика для обработки конкретного бизнес-процесса: чаще всего какой-то повторяющейся задачи — поддержки клиентов или администрирования.
3. IT-аутсорсинг
IT-аутсорсинг связан с разработкой новых ПО и приложений, поддержанием и обслуживанием устаревших систем, тестированием и контролем качества, а также с различными сетевыми услугами. Пример: СберСервис.
4. Аутсорсинг производства
Аутсорсинг производства подходит компаниям, которые занимаются проектированием и производством физического продукта. Поставщик может производить ваши товары по более низкой цене. Примеры: Apple, H&M и IKEA.
5. Процессный аутсорсинг
Аутсорсинг процессов — это передача третьей стороне работы над конкретным процессом. Различают:
- Аутсорсинг процессов знаний (Knowledge Process Outsourcing, KPO) — больше связан с делегированием непрофильных бизнес-операций в другие регионы. Используют для улучшения продуктов и услуг с помощью исследований и анализа данных.
- Аутсорсинг юридических процессов (Legal Process Outsourcing, LPO), охватывающий соблюдение нормативных требований, судебные разбирательства и другие юридические запросы.
- Аутсорсинг процесса найма (Recruitment Process Outsourcing, RPO), охватывающий все, что связано с наймом. Бизнес может получить помощь по размещению вакансий, составлению списка кандидатов и оценке кандидатов.
6. Операционный аутсорсинг
Операционный аутсорсинг обычно связан с обрабатывающей промышленностью. Это когда на аутсорсинг передают некоторые операционные задачи и шаги, чтобы обеспечить качество конечного результата. Пример: ремонт оборудования и ТО машин.
7. Проектный аутсорсинг
Можно отдать на аутсорсинг полностью весь проект или его часть. Пример: безбумажный офис Альфа-банка.
8. Мультисорсинг
Мультисорсинг — это предоставление сразу нескольких услуг одной компанией. Как правило, мультисорсинг обеспечивает сочетание разных IT-операций и других бизнес-функций. Используется в основном крупным бизнесом.
9. Офшорный аутсорсинг
Офшоринг или офшорный аутсорсинг — это передача части какого-то бизнес-процесса другой компании, расположенной в другой стране.
Примеры:
- Amazon отдал обслуживание клиентов и логистику аутсорсинговой компании на Филиппинах — так бизнес сэкономил на зарплатах операторов.
- American Express нанял аутсорсеров в Индии и на Филиппинах для клиентской поддержки.
10. Оншоринг
Оншоринг — это передача компании-клиента на аутсорс бизнес-операций компаниям, расположенным в той же стране, где и головной офис клиента. Оншоринг — противоположность офшорингу — бизнес не выводит за границу часть операций, а, наоборот, возвращает их обратно.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Аутсорсинг нельзя считать универсальным решением. Привлечение третьих лиц к бизнес-операциям может усилить бизнес или, наоборот, привести к множеству новых проблем. Мы выделили основные преимущества этой модели и риски ее использования.
|
Преимущества |
Риски |
|
|
Как внедрить аутсорсинг в компанию?
Независимо от того, с какой целью вы используете аутсорсинг, важно выбрать правильную модель аутсорсинга и правильного исполнителя. Только так вы сможете реализовать все преимущества этой модели.
Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг
Несмотря на явную выгоду от внедрения аутсорсинга, эта стратегия подойдёт далеко не всем. Первым делом нужно понять подходит ли она именно вам:
- Сначала проанализируйте операции вашей компании, чтобы понять, где вы действуете недостаточно эффективно.
- Проанализируйте эффективность собственных сотрудников и их способность достигать поставленные цели. Аутсорсинг нужен, если работники не справляются с поставленными KPI или делают работу некачественно, а у бизнеса нет ресурсов на привлечение более профессиональных кадров.
- Как только вы определите, какие отделы и задачи могут выиграть от аутсорсинга, вам следует изучить компании, которые специализируются на этих задачах, чтобы определить стоимость и характер услуг, а также принципы работы аутсорсера.
- Определите критерии отбора и выберите 1–2 компании, которые больше всего вам подходят.
- Проведите опрос среди своих сотрудников и попробуйте выяснить, как аутсорсинг может на них повлиять.
Если передача части проектов на аутсорсинг экономически целесообразна и не навредит работе компании, переходите к следующему этапу.
Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг
Гайды с описанием — это документы, с помощью которых можно обосновать необходимость внедрения аутсорсинга заинтересованным сторонам и сформулировать ожидания от сотрудничества.
Обычно в документе указывают навыки, которые нужны аутсорсеру для выполнения задачи, а также ожидаемые целевые показатели его производительности.
Например, если компания отдаёт на аутсорсинг продвижение нового продукта, она может искать исполнителя, глубоко разбирающегося в продукте, умеющего разрабатывать и внедрять стратегии продвижения в соцсетях. Плюсом будет, если у аутсорсера есть доступ к новейшим разработкам или уникальное ПО, которые поможет достичь цели в более сжатый срок.
Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты
Решите, за что вы будете платить аутсорсеру — за готовый продукт, время или за каждый проект. Определите график платежей и способы расчета, штрафы или санкции другого характера за несоблюдение сроков.
Разработайте план, кто и в какой срок будет утверждать бюджет, если выделенных средств не хватит. Постарайтесь учесть все форс-мажоры и заложите 5–10% на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 4. Назначьте ответственное лицо
Хотя аутсорсинг частично снимает ответственность с внутренней команды, для полноценной коммуникации нужно назначить ответственного — менеджера по аутсорсингу, который возьмёт на себя общение между компанией и аутсорсером.
Этот человек будет отвечать за коммуникацию: он доносит изменения в требованиях к проекту до третьей стороны, рассказывает внутренней команде о ходе проекта, отвечает на любые вопросы, которые могут возникнуть у подрядчика. Он же проверяет работу аутсорсера.
В идеале менеджер по аутсорсингу должен иметь хорошие навыки общения и управления проектами. Изображение: Narrative для Unsplash
Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность
При аутсорсинге вы будете делиться конфиденциальной информацией с исполнителем. Убедитесь, что ваш аутсорсер подписал соглашение о неразглашении конфиденциальной информации до того, как вы передадите ему данные.
Кроме того, проверьте, проводит ли аутсорсинговая фирма регулярные проверки сети и безопасности на своем рабочем месте. Узнайте, используют ли они специальные инструменты, которые защитят все ваши данные и предотвратят их попадание в чужие руки.
Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков
Этот этап контролирует выбранный менеджер — он рассылает описание проекта аутсорсинговым компаниям и запрашивает от них коммерческие предложения.
На этом этапе компания может провести собеседования с подрядчиками, чтобы лучше понять, как они могут помочь бизнесу. При выборе нужно учесть, в каком регионе работает аутсорсер:
- Если услуга не требует постоянного контроля со стороны заказчика, можно выбрать офшорную компанию, если она полностью соответствует вашим требованиям.
- Если важен прямой контакт, лучше выбирать оншорный аутсорсинг.
Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход
После рассмотрения предложений и проведения собеседований менеджер по аутсорсингу может выбрать компанию, наиболее соответствующую поставленным целям. При необходимости также можно попросить пересмотреть условия контракта до его подписания.
Выбранный вами аутсорсер должен обладать гибкостью для достижения результатов в кратчайшие сроки. Особенно, если исполнитель работает в другом часовом поясе. Он должен иметь необходимые ресурсы для обслуживания ваших неотложных потребностей.
Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера
Оцените качество работы фирмы, чтобы убедиться, что она соответствует стандартам компании и вашим внутренним правилам. Если третья сторона не оправдает ожиданий компании, менеджер по аутсорсингу может заявить о своих опасениях вышестоящему руководству и предложить план по разрешению ситуации.
8 секретов успешного аутсорсинга
- Четко определите, чего вы хотите и почему, как будет измеряться успех, прежде чем начнёте собирать предложения от аутсорсеров. Привлеките к проработке проекта работников вашей компании. Проработка проекта повысит заинтересованность вашей команды и поможет выявить проблемы на ранней стадии проекта.
- Сохраняйте гибкость, особенно если проект длительный. Со временем потребности вашего бизнеса могут измениться — вам нужно быстро среагировать на изменения и предупредить об этом аутсорсера.
- Относитесь к аутсорсерам как к постоянным членам команды. Не только смотрите, что они делают в рамках поставленной задачи, но и интересуйтесь их мнением по проекту. У них могут быть идеи о том, как сделать некоторые процессы более эффективными.
- Начните с малого. Если вы впервые пользуетесь аутсорсингом, рекомендуем начать с простого проекта, который относительно легко определить и быстро реализовать.
- Назначьте ответственного менеджера. Важно понимать, кто за что отвечает на любом этапе проекта. По возможности установите ПО для управления проектами, где вы и аутсорсер можете следить за тем, кто, что и когда должен делать.
- Договоритесь о послепродажном сервисе. Этот совет актуален для компаний, передающих на аутсорсинг крупный проект. После его завершения может потребоваться помощь аутсорсера в обучении персонала или решении текущих проблем, возникающих во время адаптации. Включите эти условия в договор на этапе переговоров.
- Заранее вовлеките свою команду. Так вы снизите негативный эффект от аутсорсинга и получите важную информацию.
- Выбирайте аутсорсера не по стоимости, а по возможностям.
- Работайте с экспертами. Они не только реализуют проект, но и смогут проконсультировать вас относительно того, какие идеи будут наиболее эффективны.
Высоких вам конверсий!
28-02-2023
#статьи
- 8 сен 2022
-
0
Аутсорсинг: что это такое, зачем он нужен, каким компаниям подходит и как его организовать
Рассказываем об аутсорсинге главное, что нужно знать менеджеру и руководителю. Когда аутсорсинг полезен, а когда к нему лучше не обращаться?
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group. Более 15 лет на рынке консалтинговых и аутсорсинговых услуг России. Прошла путь от специалиста по продажам до менеджера проектов в одной из крупнейших консалтинговых компаний. Работу в Coleman Group начинала в 2010 году с позиции старшего менеджера по развитию бизнеса.
Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:
- снизить расходы на сотрудников;
- улучшить качество работы без увеличения трат;
- избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.
В статье разберёмся:
- что такое аутсорсинг;
- чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
- в чём преимущества и недостатки аутсорсинга;
- каким компаниям и для чего он нужен;
- как работает аутсорсинг и как его организовать.
Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.
В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:
- IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
- аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
- аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
- аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
- аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
- складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.
Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.
Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.
В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.
Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.
Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.
При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:
- гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
- трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.
С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.
В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.
Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:
- Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
- Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
- Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.
У аутсорсинга есть и минусы:
- Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
- Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.
Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.
Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:
- сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
- увеличить производительность бизнес-процессов;
- повысить качество сервиса;
- получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.
Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.
Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.
Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.
Организация аутсорсинга включает два основных этапа.
Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.
Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.
Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.
Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.
Дальше всё происходит по такой схеме:
- Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
- Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
- Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.
Менеджер проекта выполняет следующие функции:
- отвечает на запросы и обращения заказчика;
- работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
- контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
- повышает эффективность бизнес-процессов;
- готовит отчёты о ходе работ для заказчика.
Помимо этого, провайдер:
- обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
- обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
- ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
- отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
- расследует несчастные случаи.
- Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
- Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
- Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.
Другие материалы Skillbox Media об управлении персоналом
Эффективный руководитель
Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.
Узнать про курс
Александр Лямин, основатель и генеральный директор Qrator Labs
Аутсорсинг – отличный бизнес-инструмент, который помогает компании сосредоточиться на самых важных процессах. Особенно это полезно для молодых проектов: у растущей команды зачастую больше задач, чем она физически может выполнить, особенно на этапе старта.
Фокус на непрофильных задачах будет отнимать слишком много времени и сил у руководящего состава и требовать довольно значительных финансовых вложений, тогда как внешние подрядчики помогут разгрузить ключевых людей в компании, высвободить ресурсы и дать возможность спокойно заниматься тем, что приносит прибыль.
Кроме того, благодаря своей профильной экспертизе внешние специалисты могут предложить уникальные решения по оптимизации бизнес-процессов.
Мы на старте проекта сразу отдали на аутсорс выполнение неключевых процессов, в первую очередь, бухгалтерский учет. Чуть позднее, когда компания уже встала на ноги и возникла необходимость в выстраивании маркетинговой, PR-стратегии и подбора сотрудников, мы также прибегли к услугам внешних исполнителей.
Самое главное – нужно выбирать надежного и стабильного подрядчика.
При этом для нас жизненно важно было оставить внутри компании все функции, связанные с разработкой основных технологий, определяющих главное направление бизнеса.
Если перед компанией стоит задача создать качественный конкурентоспособный продукт, сделать это можно только силами внутренних сотрудников, мотивированных на достижение бизнес-целей компании.
Андрей Дачковский, сооснователь ресторанно-клубного холдинга PR Future
На этапе становления компании крайне важно полное погружение в бизнес. Чем лучше вы разбираетесь во всех его тонкостях, тем больше у вас конкурентных преимуществ. Кроме того, вы накапливаете опыт.
На мой взгляд, если часть основной команды работает на аутсорсе, стать экспертом по собственному продукту невозможно.
Исключением могут стать сферы, которые практически не влияют на успех вашего бизнеса. К примеру, владельцы ресторанов часто отдают на аутсорс такие направления, как SMM или гастрономический PR.
И даже в этом случае многим из них первое время приходится полностью погружаться в продвижение проектов, так как подрядчикам необходимо четко понимать специфику бизнеса своих клиентов.
Часть задач можно отдать на аутсорс при агрессивном росте компании, когда команде необходимо сосредоточиться на выполнении ключевых задач.
Как раз так появилась наша компания. Мы предоставляли рестораторам услуги по промоушену и организации ночных мероприятий, в то время как они все свои силы отдавали масштабированию существующих и открытию новых заведений – если этим не заниматься, бизнес стагнирует и начинает терять позиции.
Ни при каких условиях нельзя отдавать на аутсорс задачи, которые напрямую влияют на развитие вашего бизнеса и относятся к ключевым компетенциям вашей команды.
Мы, например, никогда не отдаем на аутсорс работу с промоутерами, так как только наши специалисты обладают всеми необходимыми навыками для работы с ними. Это одно из наших конкурентных преимуществ.
Александр Ерошкин, CEO и сооснователь SkillFactory
Пользоваться аутсорсом абсолютно точно стоит, это выгодно и эффективно.
- Во-первых, если вы молодой проект, зачастую у вас пока недостаточно задач, чтобы загрузить человека на фултайм.
- Во-вторых, сотрудник в штате – это налоги и взносы, больничные, отпуска, ноутбуки. Зачем вкладывать в это на старте бизнеса?
Аутсорсить можно все, кроме вашей core-экспертизы.
Например, в образовании это создание контента, разработка методики обучения, маркетинг и продажа курсов, собственно обучение студентов, помощь им в дальнейшем трудоустройстве. Крайне важно держать эти функции внутри команды, полностью погруженной в работу над продуктом.
Зато можно аутсорсить дизайн, монтаж видео, бухгалтерию и многое другое. Это позволяет не держать людей в штате, но при этом в любой момент качественно решать возникающие задачи.
Переводить функцию из аутсорсинга в инхаус стоит только тогда, когда это экономически обосновано и у вас есть объем работы для минимум двоих сотрудников. Иначе отпуск или больничный единственного штатного специалиста, закрывающего свою функцию, будет грозить остановкой работы.
У нас в команде заказчиками аутсорсинга выступают product owners, у каждого из которых есть на это свой бюджет. Когда возникает запрос на новый вид задач, мы подбираем исполнителя или компанию-подрядчика и начинаем работу на проектной основе.
Постоянно и централизованно в формате аутсорсинга работает только бухгалтерия.
Антон Зиновьев, основатель компании CarMoney
На старте бизнеса многие предприниматели ищут возможности по сокращению расходов.
Бухгалтерские услуги (на стадии, когда в компании еще нет большого объема оборотных средств) и юридические вопросы – это те сферы, которые вполне можно передавать на аутсорс.
На стадии запуска бизнеса часто приходится перестраивать коммуникацию с клиентом и бизнес-процессы внутри компании. Поэтому ключевые, «фронтовые» вещи надо настраивать самостоятельно.
А потом, при росте бизнеса и точном понимании, как должен быть организован рабочий процесс, часть задач вполне можно передавать на аутсорс. Главное, чтобы это не повлияло на качество услуг и репутацию компании.
Нередко можно наблюдать ситуацию, когда бизнес-процессы внутри одной компании декомпозируются и могут быть выделены в самостоятельные бизнесы, как, например, колл-центр. Например, раньше банк привлекал, оформлял и обслуживал клиентов самостоятельно, а сейчас многие процессы (такие, как работа с просрочками) приняли формы автономных бизнесов.
Это объясняется тем, что специалисты компании, целенаправленно занимающейся профильной услугой или продуктом, делают это более квалифицированно, полностью концентрируясь на своей деятельности.
Нельзя передавать на аутсорс ключевые компетенции своего бизнеса. Если предприниматель решается на такой шаг, значит, его ключевая компетенция – уметь «аутсорсить».
Одна из основных задач нашей компании – умение прогнозировать платежеспособность клиента, это напрямую связано с тем, как функционирует наш кредитный портфель и постоянно перестраивающаяся система принятия решений об одобрении выдачи заемных средств тому или иному клиенту.
В нашем случае, отдавать эту услугу на аутсорс – огромный риск. Мы не можем себе этого позволить по отношению к своим кредиторам и клиентам .
Дмитрий Васильков, гендиректор и сооснователь WhenSpeak
Как ни удивительно, но принципы передачи бизнес-процесса или направления на аутсорсинг примерно одни и те же для стартапов и уже состоявшихся компаний. В целом, можно выделить два основных подхода:
- по важности контроля задачи,
- по рыночной конъюнктуре.
Первый вариант подразумевает, что ключевые компетенции, которые приводят к созданию основной доли стоимости проекта, не отдаются на аутсорсинг. Остальное же можно спокойно делегировать внешним экспертам.
Если взять пример нашей компании, то под «ключевым» мы понимаем разработку ПО и создание эффективных механик для интерактивного взаимодействия спикера и аудитории – за это отвечают только внутренние специалисты. А вот последующее сопряжение софта с офисными приложениями отдаем подрядчикам – практика показала, что такое распределение эффективно.
Второй путь предполагает, что на растущем рынке компаниям намного выгоднее отдавать часть процессов на аутсорсинг, а при падении рынка полный инхаус поможет избежать лишних издержек и повысить конкурентоспособность.
И, конечно, чем быстрее идет развитие бизнеса, тем больший объем задач можно и нужно делегировать, причем лучше начинать с бэк-офиса (бухгалтерия, юриспруденция).
Артур Терисаян, основатель Uremont
Что касается аутсорса, то многое здесь зависит от целей и уровня развития компании. Нужно понимать, что аутсорс бывает внешний и внутренний.
- В первом варианте часть задач передается сторонним организациям.
- Во втором – функционал различных отделов выполняется смежными подразделениями внутри компании.
Наш проект прошел три этапа развития. В начале было всего три человека, и нам приходилось выполнять функции и дизайнеров, и копирайтеров, и маркетологов, параллельно управляя отделом кадров, отделом продаж, а также заниматься переговорами. На аутсорсе была только разработка сайта, для которого все ТЗ мы писали сами и выступали project-менеджерами.
На этапе масштабирования часть задач, для выполнения которых нам не хватало компетенций, мы стали передавать на аутсорс. В основном это касалось digital-маркетинга и дизайна различных рекламных материалов.
Когда бизнес вошел в стадию стабильного развития, мы поняли, что на этом этапе выполнение задач на аутсорсе нас уже не будет устраивать. Мы посчитали более эффективным все делать внутри компании и сформировали ряд подразделений – так называемый внутренний аутсорс:
- отделы IT-разработки,
- маркетинговый отдел (отдельно – онлайн- и офлайн-маркетинг),
- студия видеопроизводства,
- отдел кадров,
- административно-хозяйственные отделы.
Опираясь на свой нынешний опыт, я бы уже на самых ранних этапах развития компании выделил отдел кадров в отдельное подразделение и доверил бы задачи подбора персонала профессионалам. А вот онлайн-продвижение на старте бизнеса можно смело отдать на аутсорс.
Алина Малиновская, основатель фитнес-студии EveryBody
Определенно стоить отдать на аутсорс те задачи, которые подразумевают изучение и погружение в дисциплины, которые не терпят неточностей и ошибок. Если только выполнение их своими силами не принесет вам морального удовлетворения и не обеспечит творческой реализации, что вряд ли. В моем случае это юрист, регистратор компании и бухгалтер.
Бухгалтерское дело, например, вы точно не освоите за пару дней, а значит, не надо жалеть 15 тысяч в месяц на услуги этого специалиста.
Если не умеете вести инстаграм и другие соцсети, тоже не беритесь. А если умеете – будьте готовы, что придется тратить на это много времени. То же самое с таргетингом – отдайте специалисту с первого дня.
А вот рекламу и маркетинг не отдавайте никому и никогда, и не важно, сколько это займет у вас времени. Инструментов и стратегий много, так же как и маркетологов. А тех, что будут работать именно в вашем случае, – по пальцам пересчитать. Придется разбираться самостоятельно, зачастую путем проб и ошибок. Но это того стоит.
Фото на обложке: Unsplash
Аутсорсинг простыми словами
Слово «аутсорсинг» произошло от английского «outsourcing», которое переводится как «внешний источник». Им обозначают получение заказчиком определенных услуг или работ от другой компании. Обычно они необходимы, чтобы решить задачу, связанную с непрофильными для заказчика функциями.
Примером может служить уборка помещений, доставка еды в офис, юридическое и бухгалтерское сопровождение компании.
Отношения между заказчиком и сторонней организацией оформляются договором возмездного оказания услуг или подряда. Независимо от названия, к нему будут применяться исключительно нормы ГК. Положения трудового законодательства здесь не работают.
Аутсорсинг не подпадает под понятие заемного труда. Исполнитель оказывает заказчику услуги или выполняет работы, а не предоставляет персонал. Следовательно, сотрудники не работают под управлением и контролем чужого работодателя. Таким образом, не нарушается запрет, установленный ч. 1 ст. 56.1 ТК.
Плюсы и минусы аутсорсинга
К плюсам аутсорсинга относят:
- сокращение затрат на персонал и социальные обязательства. Заказчик избавлен от необходимости выплачивать заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности, отпускные и различного рода компенсационные выплаты. В случае спада спроса на продукцию он не будет, сокращая сотрудников, выплачивать выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства;
- экономию управленческих ресурсов. Контролирует сотрудников их непосредственный работодатель, заказчику не нужно тратить на это время и силы;
- повышение качества получаемых услуг. Это актуально для компаний, которым проблематично нанять квалифицированных сотрудников на отдельные позиции, например, из-за невозможности платить достойную зарплату. Для аутсорсинговой фирмы это основное направление деятельности, поэтому ей проще предоставить сотруднику высокую зарплату, обучение, а также регулярное повышение квалификации;
- возможность быстро перестроить бизнес. Достаточно прекратить отношения с одной аутсорсинговой компанией и начать их с другой. Не нужно принимать и увольнять сотрудников.
Среди минусов выделяют:
- нарушение конфиденциальности. Поручиться за сохранность приватных данных в сторонней компании нельзя, тогда как контролировать своих сотрудников проще и надежнее;
- риск некачественного выполнения функций. У заказчика отсутствует возможность «на берегу» оценить квалификацию специалистов исполнителя. Проблемы могут выявиться уже по ходу сотрудничества с аутсорсинговой компанией, например, низкая квалификация юристов проявится в проигрыше дел в суде, а бухгалтера – в наложении на компанию штрафов из-за не вовремя сданной отчетности или наличия ошибок в ней;
- отсутствие контроля над переданными функциями.
Отличие аутсорсинга от аутстаффинга
Аутстаффингом обычно называют привлечение одним лицом (заказчиком) работников, которые оформлены у другого лица (исполнителя). Такие работники трудятся в интересах, под управлением и контролем заказчика, но не заключают с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Зарплату, отпускные и прочие им выплачивает исполнитель (их работодатель).
Заказчик и исполнитель составляют договор о предоставлении персонала, в котором определяют условия и срок, в течение которого будут трудиться работники. Если принимающей стороне нужен не персонал, который перейдет под его контроль, а конкретная услуга, то это уже не аутстаффинг. В этом случае можно говорить об аутсорсинге.
Условия, при которых допустимо заключать договор о предоставлении персонала, и требования к нему установлены в ст. 18.1 закона «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1 и статье 53.1 ТК. Предоставлять свой персонал другим лицам может:
1. Частное агентство занятости, которое:
- является юридическим лицом, зарегистрированным на территории РФ;
- прошло аккредитацию на право предоставлять сотрудников;
- не применяет специальные налоговые режимы, в частности, упрощенную систему налогообложения (п. 8 ст. 18.1 закона № 1032-1).
Частное агентство занятости по общему правилу может предоставить персонал юрлицу или ИП (ч. 2 ст. 341.2 ТК):
- для замены временно отсутствующего сотрудника, за которым сохраняется его рабочее место;
- выполнения работ, которые связаны с временным (до 9 месяцев) расширением производства или увеличением объема оказываемых услуг.
Физлицу, не являющемуся ИП, агентство может предоставить персонал только для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (ч. 2 ст. 341.2 ТК).
Частное агентство занятости обязано включить в трудовой договор с работником условие о том, что он будет выполнять свою трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем юрлица или гражданина, не являющихся его работодателями (ч. 1 ст. 341.2 ТК).
2. Другое юридическое лицо, но только:
- своему аффилированному юрлицу;
- юрлицу, вместе с которым они являются сторонами акционерного соглашения, либо самому акционерному обществу, в отношении прав на акции которого заключено такое соглашение.
Если договор о предоставлении персонала заключен с нарушением этих условий, то такие отношения могут быть признаны заемным трудом, который запрещен в силу ст. 56.1 ТК.
Для наглядности приведем отличия аутсорсинга и аутстаффинга в таблице.
|
Признак сравнения |
Аутсорсинг |
Аутстаффинг |
|
Цель заключения договора |
Выполнение работ, оказание услуг, в том числе относящихся к функциям или предмету деятельности заказчика, исполнителем по гражданско-правовому договору, например об оказании курьерских или IT-услуг (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 702 ГК) |
Временное предоставление заказчику сторонних работников, чтобы они трудились в его интересах, под его управлением и контролем (п. 2 ст. 18.1 закона № 1032-1) |
|
Кто может быть исполнителем |
По общему правилу любое лицо. Однако для отдельных видов деятельности могут быть установлены ограничения, например, требования к наличию лицензии, членства СРО, аккредитации |
Ограниченный круг юридических лиц: частное агентство занятости, имеющее аккредитацию; другая организация, но с условием о передаче персонала определенным лицам, в частности, аффилированным |
|
Место, где трудятся работники |
Как правило, на территории исполнителя (п. 1 ст. 316 ГК) |
Как правило, на территории заказчика (п. 2 ст. 18.1 закона № 1032-1) |
|
Кто руководит персоналом и контролирует его |
Исполнитель (п. 1 ст. 715, ст. 783 ГК) |
Заказчик (п. 2 ст. 18.1 закона № 1032-1) |
|
Требуется ли согласие персонала на работу у другого лица |
Нет, поскольку персонал продолжает работать на исполнителя аутсорсинга |
Да |
|
Нужно ли указывать срок исполнения |
Необязательно, если исполнитель оказывает заказчику услуги; обязательно, если он выполняет работы (п. 1 ст. 708 ГК) |
Срок, в течение которого работники будут трудиться у заказчика, должен быть определен (п. 2 ст. 18.1 закона № 1032-1) |
|
Как оплачивается труд персонала |
Согласно договорам, заключаемым исполнителем с персоналом |
Условия оплаты труда работников исполнителя должны быть не хуже, чем у работников заказчика с теми же трудовыми функциями и квалификацией (ч. 2 ст. 341.1 ТК) |
Примеры аутсорсинга
Организации решают воспользоваться услугами аутсорсинговой компании по нескольким причинам:
- необходимый объем услуг или работ настолько мал, что нет смысла нанимать работника;
- определенные работы и услуги нужны не постоянно, а время от времени;
- обстоятельства вынуждают сокращать расходы на оплату труда и зарплатные налоги.
Приведем несколько примеров аутсорсинга
Производственный
Компания передает исполнителю часть своих функций, таких как разработка новых образцов продукции, изготовление полуфабрикатов, хранение готовой продукции и так далее.
Примером может служить шведская корпорация IKEA, которая занимается только разработкой дизайна и выстраиванием структуры продаж. Непосредственно продукцию изготавливают ее партнеры, которых насчитывается более 2,5 тысяч.
IT
Зачастую компании приходят к выводу, что обслуживание компьютеров и оргтехники выгоднее передать на аутсорсинг, чем содержать собственного программиста.
Бухгалтерский
Он востребован среди небольших компаний и индивидуальных предпринимателей. Им выгоднее передать функции бухгалтерии организации со стороны, чем нанимать сотрудника. В этом случае заказчик также экономит на приобретении специальных бухгалтерских программ.
Юридический
Здесь исполнитель берет на себя полностью или частично функции юриста организации. Небольшие фирмы, не имеющие штатного юриста, передают на аутсорсинг всю правовую работу: от написания инструкций и приказов до представления интересов фирмы в судах.
Более крупные предприятия со штатным юристом привлекают сторонние компании для решения специфических задач, например, для заключения внешнеторгового контракта. Проще привлечь специалиста, разбирающегося в законодательстве нужной страны, чем поручить своему юристу в срочном порядке изучить его.
Как составить договор об аутсорсинге
Договор аутсорсинга следует составлять по правилам договора об оказании услуг или подряда. Эти договоры могут быть абонентскими, если исполнитель оказывает услуги или выполняет работы по требованию заказчика.
В договоре аутсорсинга согласовываются следующие основные условия, а именно.
Предмет
Это необходимо, чтобы договор был заключен (п. 1 ст. 432 ГК). Нужно описать, что именно должен делать исполнитель: вести бухгалтерский, налоговый учет, оказывать IT-поддержку (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 779 ГК).
В договоре подряда следует указать, каким должен быть результат (п. 1 ст. 702 ГК), например, описать программу, которая будет создана.
Для согласования предмета необходимо определить также объем услуг или работ. Если у вас абонентский договор, можно ограничить объем исполнения, например, установить его верхний предел (п. 32 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49).
Сроки оказания услуг (производства работ)
Для подрядного договора срок выполнения работ – это существенное условие (п. 1 ст. 708 ГК). При его несогласовании он считается незаключенным. А для договора об оказании услуг данное условие необязательно. По общему правилу договор нельзя признать незаключенным только из-за того, что в нем не прописаны сроки оказания услуг (п. 8 обзора судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными – приложения к информационному письму Президиума ВАС от 25.02.2014 № 165).
Если исполнитель или подрядчик работают по заявкам, можно согласовать сроки их исполнения или указать, что срок будет определен в заявке.
В абонентском договоре можно определить срок абонентского обслуживания — в какой период исполнитель будет его осуществлять. Следует указать календарные даты, период времени или событие, которое обязательно должно наступить (ст. 190 ГК).
Цена
Как правило, в договоре указывается цена всех услуг (работ), которые заказчик получит. Приложить также можно смету, прайс-лист исполнителя (подрядчика) или другой подобный документ. В абонентском договоре допустимо указать размер абонентской платы и порядок ее внесения.
Если не согласовать цену, то придется брать за основу стоимость аналогичных услуг (работ) при сравнимых обстоятельствах (п. 3 ст. 424 ГК). В итоге цена может отличаться от той, на которую рассчитывали стороны.
Порядок выполнения договора
Здесь важно описать, как стороны будут взаимодействовать. Можно, например, указать уполномоченных представителей сторон, порядок передачи друг другу сведений и документов, порядок обработки заявок заказчика, если услуги или работы выполняются по заявкам и так далее.
Ответственность сторон
Например, можно установить неустойку за наиболее существенные нарушения, в частности, за просрочку выполнения стороной своих обязательств. Иногда из-за некачественной услуги, например, ошибки при ведении налогового учета, заказчика могут привлечь к ответственности.
На этот случай можно предусмотреть, что исполнитель возмещает суммы штрафов, уплаченных по его вине.
Скачать образец договора об аутсорсинге.
Бухгалтерский учет расходов на аутсорсинг
Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга (без учета НДС, принимаемого к вычету), как правило, включают в расходы по обычным видам деятельности (пп. 5, 6, 6.1 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Обычно на аутсорсинг передают выполнение непрофильных задач, поэтому в большинстве случаев такие траты относятся к косвенным расходам или расходам на продажу. В зависимости от конкретного вида услуг, работ их стоимость может относиться, в частности:
- к общепроизводственным расходам (например, если оказаны услуги по обслуживанию производственного оборудования);
- управленческим расходам (например, если оказаны юруслуги);
- расходам на продажу (например, если исполнитель выполняет логистические функции торговой организации или оказывает ей курьерские услуги).
Расходы в общем случае признают в периоде составления акта приемки-сдачи оказанных услуг (выполненных работ) или другого первичного документа, подтверждающего их оказание или производство (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).
Договор может быть абонентским, с фиксированным ежемесячным платежом, и в нем может отсутствовать условие о ежемесячном составлении акта. Примером может служить договор о ведении бухгалтерского и налогового учета. Расходы по нему признают на последнее число каждого месяца в течение срока действия договора в сумме, равной величине оплаты за месяц, за вычетом НДС, принимаемого к вычету (п. 16 ПБУ 10/99). Для этого ежемесячно составляется бухгалтерская справка, содержащая обязательные реквизиты первичного учетного документа. В ней будет зафиксирована стоимость оказанных за месяц услуг или выполненных работ (ч. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Операции по договору аутсорсинга отражают следующими проводками.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Отражена стоимость услуг (работ) |
25 (26, 44 и другие) |
60 |
|
Отражен НДС со стоимости услуг (работ) |
19 |
60 |
|
НДС принят к вычету (при соблюдении общих условий для вычета) |
68 |
19 |
|
Оплачены услуги (работы) по договору аутсорсинга |
60 |
51 |
Налоговый учет расходов на аутсорсинг
Стоимость оказанных услуг или выполненных работ по договору аутсорсинга при расчете налога на прибыль учитывают (в зависимости от их характера):
1. В материальных расходах, если оказываются услуги, выполняются работы производственного характера, например, обслуживание производственного оборудования или IT-услуги (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК).
2. В прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, если исполнитель оказывает:
- юридические или консультационные услуги (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК);
- услуги по управлению организацией или ее подразделениями (пп. 18 п. 1 ст. 264 НК);
- услуги по ведению бухгалтерского учета (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК).
3. В стоимости материалов, если услуги или работы связаны с их приобретением, например, если исполнитель осуществляет доставку материалов до склада организации (п. 2 ст. 254 НК).
Важно, чтобы расходы компании по договорам аутсорсинга были обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).
Документальным подтверждением факта оказания услуг или производства работ по могут быть следующие документы:
- договор аутсорсинга;
- задание заказчика;
- отчет исполнителя;
- акт об оказании услуг (выполнении работ).
Документальное оформление факта оказания услуг или выполнения работ должно быть достаточно детализировано, чтобы можно было установить конкретные виды услуг (работ) и определить их стоимость.
Нужно, чтобы такие услуги и работы не дублировали функции, которые выполняют сотрудники компании. В противном случае будет трудно доказать, что заключение договора аутсорсинга не имело основной целью снижение суммы налога на прибыль к уплате и применение налогового вычета по НДС (пп. 1 п. 2 ст. 54.1 НК, письмо Минфина от 13.12.2019 № 01-03-11/97904).
Расходы признают на дату:
- составления акта приемки-сдачи оказанных услуг или выполненных работ, другого первичного документа, подтверждающего оказание услуг или выполнение работ, если стоимость услуг (работ) учитывается как услуги производственного характера (п. 2 ст. 272 НК);
- расчетов по договору, на дату составления акта или на последний день отчетного (налогового) периода – если стоимость услуг (работ) относится к прочим расходам (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК);
- передачи материалов в производство, если стоимость услуг (работ) связана с их приобретением (п. 2 ст. 272 НК).
Замена штатных сотрудников услугами аутсорсинговых компаний в моде. И если раньше на откуп сторонним исполнителям отдавались в основном бухгалтерские и ИТ-услуги, то сейчас спектр специалистов гораздо шире. РБК+ разбирался в подводных камнях темы
Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.
Какие функции отдают
Аутсорсинг (англ. Outsourcing) — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.
Исследование arvato, 2015 год. Схема: arvato
По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».
Алла Рауд, директор компании «Маркетинг-под-ключ.рф»:
— В интернет-маркетинге на аутсорсинг часто отдают разработку сайтов, исследования в интернете конкурентов, рынка, спроса и потребителя, настройку рекламных каналов. А более продвинутые заказчики привязывают работу к ЛИДам (заявкам), показателям SaaS (стоимостные оценки клиентов). Ценообразование зависит от времени, которое будет потрачено на поиск и подтверждение гипотез для продвижения, на прирост в лидах (заявках), на командную работу. В нашем случае метаморфозы продвижения в интернете могли случаться и через 2 недели командной работы и затраты на наши услуги окупались. А был пример, когда затраты начали окупаться только после 3 месяцев активных тестов, трафика, аналитики поведения посетителей.
Чем выгодно
Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.
Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.
Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).
Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет»:
— Очень важным критерием выбора компании-провайдера я считаю отзывы клиентов, желательно знакомых. То есть «сарафанное радио». Вторым критерием я бы отметила квалификацию руководителя компании: является ли он профессиональным бухгалтером и имеет ли действующий аттестат. Третий критерий — ощущение от личной встречи: понравился ли Вам бухгалтер, ответил ли на все Ваши вопросы, заинтересовал ли он Вас. Необходимо, чтобы клиент и бухгалтер понимали друг друга и им было легко общаться. В принципе Вы выбираете сотрудника для себя, следовательно критерии выбора при собеседовании тоже подойдут для выбора компании по бухгалтерскому обслуживанию.
Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.
Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.
Елена Баянова, директор консалтинговой компании IACA:
— Если у ключевого состава бухгалтерской компании нет сертификатов Минфина, можно предположить, что ребята решили пойти и попробовать попродавать услуги. И в случае, если не получится, можно и свернуть деятельность. Получение сертификата требует значительного времени, усилий и вовлеченности в дело. Важно при заключении договора четко определить ответственность: при каких ситуациях и в каком размере ее несет бухгалтерская компания. Жизни без ошибок или спорных ситуаций не бывает, и важно знать наперед, какие бывают риски и как они минимизируются, как решаются спорные ситуации. Например, через страхование профессиональной ответственности бухгалтерской компании в страховой компании.
Риски для бизнеса
Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.
Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.
Кому выгодно
По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.
Перспективы аутосорсинга
По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.
Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»
Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».
Рада Малышева, управляющий директор компании АПРА:
— Аутсорсинг сегодня все-таки больше способ привлечения квалифицированного специалиста, чем способ сэкономить. Если ваше продвижение ограничивается вопросами ежемесячного анализа клиентской базы, размещением в 2ГИС и поздравлением клиентов с Новым годом, вам вообще маркетолог не нужен. Мы имеем дело с объемными бюджетами и масштабными задачами. Я в своей практике еще ни разу не сталкивалась с ситуацией, когда клиент, которому нужен аутсорсинг, решил все базовые задачи, и ему нужно только текущее сопровождение. Как правило, в маркетинге хаос, приходится заниматься и стратегическим планированием, и медиапланированием, и консалтингом для собственников. Наводить порядок, все расставлять по полочкам.
Для современного бизнеса держать большой штат сотрудников — нерентабельное и неэффективное решение. Более рационально вынести часть задач на выполнение другой организации. Каждый предприниматель должен знать, что это есть такое — аутсорсинг или аутсорсинговая компания, что означает понятие простыми словами и изучив примеры подобного варианта формирования рабочего процесса, решить необходимо ли это для его деятельности.
Расшифровка понятия
Полное название «outer-source-using», что в переводе значит привлечение ресурсов извне, более расширенно описывает определение. Иными словами — это задействование в работе компании специалистов со стороны для осуществления каких-либо непрофильных функций.
Отличия от иных форм сотрудничества
- Аутсорсинговое соглашение действует длительный промежуток времени.
- Подрядчикам отдают на выполнение только второстепенные операции (создание сайтов, реклама, клининг помещений и т. д.).
- Также подразумевается передача на сторону бизнес-мероприятий (подбор персонала, техобслуживание, работа с бухгалтерией и др.).
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Для чего используют
Рассмотрим основные варианты, когда уместно использование аутсорсинга:
- У небольшой компании недостаточно средств для полноценного содержания и оплаты труда всех работников, либо их услуги нужны не постоянно, а раз в определенный период. В обоих случаях гораздо выгоднее нанять стороннюю организацию, которая выполнит разовую или периодическую работу.
- Если у крупной фирмы в составе много непрофильных подразделений, которые не приносят прибыли, но задействованы в обслуживании — это плохо отражается на общей отчетности.
- Если фирма не в состоянии выделять на неосновные мероприятия достаточно средств — она не способна конкурировать на рынке трудоустройства, поэтому зачастую поиск сотрудников становится проблемой.
- Конторе необходимо сократить штат или расходы на заработную плату. Бывает и такое, что бухгалтерии нужно отчитаться или достичь запланированного уровня средней зарплаты персонала. В этом помогают вывод на аутсорсинг низкооплачиваемых категорий, к примеру, клининг, столовая, транспорт.
Функции аутсорсинга
Обычно предприятия передают аутсорсинговым компаниям подобные задачи:
- ведение бухучета;
- подбор и привлечение кадров;
- расчет зарплаты;
- операции с налогообложением;
- обслуживание техники и оборудования;
- обеспечение функционирования работы в офисе;
- разработка ПО;
- переводы;
- охранные мероприятия;
- проектирование;
- создание рекламы;
- логистика;
- клининг помещений;
- транспортные процессы.
Основные виды
Наем третьих фирм для осуществления каких-либо необходимых мероприятий подразделяют по специфике деятельности, объемам передаваемых функций, геополитическим данным.
IT
Держать в штате сотрудников хорошего программиста — недешево, а вот загрузить его заданиями каждый рабочий день месяца достаточно проблематично. Причем это касается не только малых мощностей, где ИТ-сеть ограничивается 10-ю абонентами, но и крупных банковских и промышленных систем. К примеру, Роснефть и Сбербанк уже давно перевели на аутсорс все ит-подразделения, оставив в своем составе лишь стратегически важные сегменты. Такой аутсорсинг делят на две группы: поддержание в рабочем состоянии техники и компьютерного оборудования либо создание ПО и сети предприятия.
Бухгалтерский
Подобные услуги часто применяют для организации труда небольшие фирмы, которые не нуждаются в разветвленной бухгалтерии. Передав бухгалтерскую работу удаленной компании, удается не только экономить на заработной плате персоналу, но и на обновлении и установке специализированных программ.
Полный
Задачи и функции можно передать сторонней организации в разных объемах: полном, частичном, совместном и промежуточном. Полный аутсорсинг — это значит, что суть применения системы построена на передаче другим людям всех видов работ по данному сегменту.
Охрана труда
По нормам, если на предприятии трудится более 50 человек — то обязательным условием его функционирования является наличие службы, занимающейся вопросами охраны труда. Даже если в вашем штате до полусотни мастеров — все равно в коллективе должен быть человек отвечающий за безопасность. Подобные задачи можно передать специалистам извне. Их стоимость будет зависеть от особенностей вашей фирмы, специфики производства, численности коллектива.
Юридический
Обычно, услуги юриста нужны всего несколько раз в году, поэтому держать его в штате на постоянной основе нет никакого смысла. Заключив договор с юридической компанией, вы сэкономите не только на выплате окладов, но и за необходимые несколько задач в году рассчитаетесь исключительно по факту их выполнения.
Аутсорсинг персонала: что это такое простыми словами
Кадровый аутстаффинг упрощает процесс поиска сотрудников, а соответственно и затраты на него, особенно когда команда нужна для осуществления временных задач. Формально работник будет числиться в аутсорсинговом подразделении, но по факту находится под влиянием заказчика.
Как правило, этот способ используют в рамках проектной деятельности, которая ограничена по времени и ресурсам.
Стороннее взаимодействие
Делят сотрудничество с подрядчиками и по геополитическим характеристикам. Внешний аутсорсинг — это контракт между сторонами, функционирующими в рамках одной страны.
В продажах
Это процесс передачи полномочий отдела продаж другой организации. Бывает полный или частичный. Список задач может быть самый разный: от создания презентаций, информирования клиентов об акциях и скидках, до работы с возражениями и жалобами. На аутсорс можно отдать только один сегмент товаров: самый простой, который уже пользуется спросом, является значимым для прибыли, но уже не нуждается в пристальном контроле, либо наоборот, самый сложный, где необходим креативный подход, а у компании нет на него материальных ресурсов.
В бизнес-процессах
Корпорация передает дела, не являющиеся основными в ее деятельности, на ведение сторонним специалистам. Понять лучше, что это такое — подобные аутсорсинговые услуги, поможет простой пример: передача функций бухгалтера, юриста, правоведа.
Также многие компании пользуются помощью 3PL (логистика третьего поколения) — это целый комплекс различных видов деятельности, которые берет на себя сторонняя организация: ответственное хранение, перевозка, упаковка, перегрузка, маркировка и т. д.
Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования (например, терминалы сбора данных) и ПО, например, по автоматизации склада от нашей компании «Клеверенс». Что позволяет ускорить рутинные операции на складе и исключить ошибки человеческого фактора. Подробнее >>
Производственный
Внедряется на больших предприятиях с внушительным производством, где нет надобности некоторые этапы включать в рамки личных мощностей. К примеру, заводы по созданию автомобилей, авиа и космической отраслей отдают на сторону более 65 процентов обязанностей, включая разработку составляющих и запчастей для сборки конечного продукта. Есть фирмы, в структуре которых и вовсе не предусмотрено производственная деятельность, зато в партнерах более 2500 производств, которые делают за них всю продукцию. В основные цели такого предприятия входит обеспечение продаж.
Оплата аутсорсинга
Аутсорсинговая деятельность — это процесс выполнения задач, за которые нанятая компания получает прибыль. Существует три типа оплаты труда.
За выполненный объем
Плата осуществляется по факту приемки работ, а нужный объем прописан изначально в контракте. Пример фирмы, предоставляющей услуги бухгалтера:
|
Тип программы обслуживания
|
|
|
|
|
|
|
6 подробных консультаций
|
12 консультаций
|
Консультирование до 22 раз
|
До 35 детальных консультаций
|
|
|
|
|
|
|
Почасовая оплата
Такой тип характерен для кадрового аутсорсинга. Вот к примеру, прейскурант для компаний различного направления деятельности в северных регионах РФ, исключая столицу:
|
Отрасль аутсорсинга |
Стоимость из расчета (1 чел.) рублей/час |
|
Общественное питание |
от 129 |
|
Розничная и оптовая дистрибуция |
от 135 |
|
Автоиндустрия |
от 139 |
|
Логистическая деятельность |
от 149 |
|
Производство продуктов |
от 119 |
|
Тяжелая и лёгкая промышленность |
от 129 |
Оплата за реально отработанные часы
Подобный метод применяется в тех случаях, где заранее сложно выяснить сколько времени уйдет на выполнение задания. Например, это касается юридического сопровождения в суде, стоимость которого стартует от 650 рублей/час и может длиться бесконечно.
Преимущества
Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:
- возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
- получение услуг от работников с высокой квалификацией;
- гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
- экономия средств на зарплату;
- снижение обязательств перед налоговой.
Недостатки
К минусам относят:
- Невозможность вносить корректировки в условия контракта. На своего человека можно возложить целый ряд задач, поручить ему функции, не входящие в прямые должностные обязанности и при этом не тарифицировать зарплату. А аутсорсер работает исключительно в рамках контракта.
- Сложность внедрения работника в нюансы работы компании.
- Невозможность оценки потенциала привлекаемых профессионалов.
- Возможность недопонимания между штатными и подрядными специалистами.
- Вероятность простоев. Например, на сторону вынесен ремонт техники на производстве. Пока приедет специалист, штатный мастер, который всегда на своем месте, мог бы самостоятельно устранить неполадку в разы быстрее.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Простая инструкция для начинающих
Если вы понимаете, что это такое — outsourcing и решили воспользоваться подобной программой, следуйте следующим рекомендациям.
Первый этап — анализируем деятельность
Оценив плюсы аутсорсингового обслуживания, не торопитесь подписывать договора, чтобы раздать часть функций другим, возможно вы не нуждаетесь в этом. Для начала проведите тщательный анализ работы фирмы:
- посчитайте сколько расходуется на содержание штата для каждого сегмента;
- узнайте, какую сумму придется перечислять за аутсорсинг;
- сравните результаты и только потом принимайте решение.
Второй этап — подбираем аутсорсера
От того насколько скрупулезно вы отнесетесь к выборке сторонних специалистов зависит успех и прибыль. Составьте список требований, изучите рынок и отметьте несколько вариантов, которые наиболее подходят под ваши параметры и имеют положительные отзывы клиентов. Проверьте наличие у них страховки и соответствующей лицензии. Затем, обязательно выясните и обговорите условия сотрудничества.
Третий этап — внимательно читаем пункты договора
В договоре о сотрудничестве вы должны подробно указать список задач, которые передаете и обсудить все детали их реализации. Особое внимание уделяют:
- предмету соглашения;
- численности привлекаемых работников, их уровню образования и опыта;
- объемы работ;
- вознаграждение и способы его оплаты;
- порядок приемки, сроки действия договора.
Поскольку законодательство РФ не регулирует вопросы ведения деятельности по аутсорсингу, подписанное соглашение — единственный документ, по которому можно контролировать выполнение условий сделки. Поэтому очень важно в нем указать все спорные моменты и детально описать все, что вы хотите получить в результате.
Четвертый этап — подписываем контракт
При окончательном утверждении бумаг и их подписании должен присутствовать юрист. Соглашение обязательно содержит раздел о соблюдении конфиденциальности, а также прописаны дальнейшие действия и нюансы, если одна из сторон расторгает сделку по причине невыполнения своих обязательств партнерами.
Пятый этап — переходим на новый формат
Скрепив бумаги подписями, заказчик должен во всех подробностях передать информацию о состоянии дел, а аутсорсинговая компания полностью погрузиться в процесс. Чем скорее партнеры достигнут взаимопонимания и ясности — тем быстрее будет виден результат сотрудничества.
Шестой этап — организовываем систему контроля за подрядчиком
Еще в момент составления договора, вы должны обсудить каким образом к вам будет поступать отчётность. Своевременное изучение работы компаний-партнеров позволит выявлять ошибки и корректировать план дальнейших мероприятий либо возможность отказаться от сторонней компании по причине невыполнения ею своих обязательств.
Что нельзя отнести к аутсорсу
Существуют виды деятельности, которые часто путают с понятием аутсорсинг:
- Фриланс — это метод трудоустройства, а не форма предоставления услуг. Человек зачастую не оформлен официально и вообще не имеет никаких договоров. Подобным образом обычно работают дизайнеры, программисты, копирайтеры и др.
- Дропшиппинг — этот система посредничества. Дропшиппер реализует товар, который не принадлежит ему и получает процент за счет прибавки наценки от начальной стоимости, установленной реальным владельцем. Так работают большинство интернет-платформ.
Кто может предоставлять услуги аутсорсинга
Есть два типа лиц, работающих на правах аусорсера. Это самостоятельные специалисты в разных сферах (строители, бухгалтеры, системные администраторы и прочие) либо организации. Форма собственности значения не имеет и не влияет на эффективность сотрудничества.
Часто задаваемые вопросы
Компания Клеверенс более 10 лет ведет деятельность в сфере мобильной автоматизации и готова стать аутсорсером для магазинов, складов, учреждений различной сферы. Наиболее частые вопросы, которые нам задают клиенты: кто это такой — аутсорсер (простыми словами), откуда наши сотрудники, в каких регионах мы работаем, сколько будут стоить наши услуги и прочее. Чтобы получить ответ — свяжитесь с нашими специалистами.
Как не совершить ошибки при переходе: простые рекомендации
Учесть все нюансы предстоящего сотрудничества с компанией-аутсорсером невозможно, однако стоит заглянуть в список наиболее встречаемых ошибок.
- Переход должен протекать плавно и постепенно. Не спешите сразу уволить собственный штат, рассчитывая, что люди больше не пригодятся вам.
- Всегда следите за выполнением оговоренных сроков. Причем не важно, чего это касается: предоставления отчётности или настройки оборудования в Вашем кабинете.
- Прежде чем передавать некоторые полномочия и обязанности другим специалистам — просчитайте риски и расходы.
Заключение
Из данного обзора вы получили информацию о том, что это за компания-аутсорсер, определение, какие виды аутсорсинговой деятельности (например, аутсорсинг персонала) существуют и стоит ли пользоваться предложениями сторонних организаций. Чтобы добиться успеха — тщательно проанализируйте состояние дел на вашем производстве, посчитайте плюсы и минусы привлечения ресурсов со стороны и только потом начинайте поиск партнеров.
Количество показов: 248984
Рассказываем, как работает аутсорсинг и какие у него преимущества.
Аутсорсинг — то же делегирование. Компания передаёт часть своих непрофильных бизнес-процессов внешним специалистам — например, бухгалтерский или кадровый учёт, пока сама фокусируется на ключевых задачах и развитии. Это хороший способ оптимизировать работу и не распылять усилия на рутинные процессы, с которыми подрядчики справятся быстрее и лучше.
В статье разбираем преимущества такого подхода и развеиваем мифы об аутсорсинге.
Отдать и забыть: 4 главных плюса аутсорсинга
Исследованиям McKinsey и Yankelovich Partners показывают, что аутсорсинг за 1–3 года снижает расходы компаний до 21% и влияет на все аспекты бизнеса: оптимизирует бизнес-процессы, улучшает качество услуг и повышает конкурентоспособность.
Разберёмся, почему так происходит:
1. Аутсорсинг сокращает затраты бизнеса
Выгода может быть очевидна не сразу — кажется, зачем привлекать стороннюю команду, если нанять специалиста в штат обойдётся дешевле. Но важно смотреть на картину целиком. Отдавая часть процессов на аутсорсинг, вы сокращаете издержки: не нужно оплачивать повышение квалификации или внутреннее обучение, содержание рабочих мест, IT-инфраструктуру.
2. Можно привлечь лучших специалистов
Вы получаете знания не одного человека, а опыт компании, которая регулярно решает подобные задачи и отточила процессы на сотнях проектах — расчёты будут точными, сроки соблюдены и документы без ошибок. Это проще и дешевле, чем найти или вырастить в команде идеального специалиста, который справится с работой на том же уровне.
К тому же есть специфические задачи — например, ведение воинского учёта в компании. Некоторые наши клиенты готовы скорее заплатить штраф, чем найти сотрудника, который проштудирует законодательство, вникнет в требования десятков разных военкоматов и поможет пройти проверку. Проще отдать задачу аутсорсинговой компании, чем разбираться самостоятельно.
3. Компания не зависит от текучки кадров и загрузки сотрудников
Сотрудник в штате может уволиться, взять отпуск, заболеть или перейти на работу к конкурентам. Нет гарантии, что это не случится в самый ответственный момент — накануне проверки или сдачи отчётности. В случае аутсорсинга такой проблемы нет — вы заключаете договор, и компания-партнёр подписывается под результатом. Всегда есть команда, которая в курсе вашего проекта и готова включиться.
4. Компания может сосредоточиться на развитии бизнеса
Рутинные задачи вроде работы с документами или расчёта заработной платы съедают много времени. Выгоднее инвестировать его в стратегически важные задачи — развитие сотрудников или улучшение продукта. Аутсорсинг освобождает голову и руки. Не нужно погружаться в тонкости законодательства и постоянно мониторить изменения или нервничать перед проверкой налоговой инспекции.
Тогда почему при очевидных плюсах только 4% компаний пользуются услугами аутсорсинга?
Данные McKinsey показывают, что к аутсорсингу в России всё ещё относятся настороженно. Причина — устоявшиеся стереотипы. Мы собрали самые популярные и прокомментировали исходя из опыта UCMS Group:
Опасение №1. Перейти на аутсорсинг — значит потерять контроль над бизнес-процессами
Может показаться, что аутсорсеры возьмут на себя управление делами компании, но на деле это не так. Мы советуем лучшие решения, но не лезем в бизнес клиента. Он может запрашивать отчёт о действиях, финальное решение всегда за ним.
К примеру, если мы берём на себя проверку расчёта заработной платы, мы готовим документ с найденными ошибками и предупреждаем о рисках. Как действовать дальше и какие риски существенны для компании — решает клиент. Мы всегда на его стороне.
Опасение №2. Аутсорсинг может привести к утечке информации
Кажется, что рискованно пускать постороннего человека в святая святых — отчётность компании. Но мы гарантируем безопасность и конфиденциальность. А чтобы было ещё спокойнее, фиксируем свою ответственность в договоре о неразглашении.
Опасение №3. Полная вовлечённость при аутсорсинге невозможна
Существует стереотип, что если человек не в штате, то он не сможет полноценно погрузиться в бизнес-процессы. Это решается просто — команда может приезжать в офис клиента несколько раз в неделю или постоянно работать на его территории.
Опасение №4. Аутсорсинг — это дорого
Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста вы платите взносы в фонд, обеспечиваете его рабочим местом, тратите время и деньги на развитие. При этом нет гарантии, что из-за человеческого фактора или низкой квалификации сотрудник не допустит ошибок, которые приведут к штрафу. И максимум, что вы можете сделать в этом случае — его уволить.
Аутсорсинговая компания несёт ответственность за качество сервиса. Вы страхуете риски, получаете хорошо выполненную работу и освобождаете ресурсы внутри организации. Аутсорсинг может принести значительную выгоду.
С какими задачами мы можем помочь
Мы в UCMS Group занимаемся аутсорсингом бизнес-процессов больше 25 лет. Помогаем клиентам вести кадровый и бухгалтерский учёт, автоматизировать документооборот, рассчитывать заработную плату и решать любые сложные или рутинные задачи:
| Расчёт заработной платы Позаботимся, чтобы ваши сотрудники вовремя получали зарплату, госорганы — отчётность, а вы — аналитику по расходам. |
Ведение кадрового учёта Поможем вашим HR-специалистам легко нанимать, повышать и переводить, премировать и увольнять сотрудников с помощью онлайн-решений. |
Бухгалтерский учёт Подготовим и сдадим отчётность, проконтролируем сроки или полностью возьмём под контроль вашу финансовую службу. |
| Внедрение и поддержка 1С Доработаем вашу 1C и настроим интеграцию с глобальными учетными системами |
Управление документооборотом Автоматизируем работу с документами и организуем ее так, чтобы все нужное было всегда под рукой |
Налоговый консалтинг Помогаем возмещать НДС и переплаты по налогам, проводим аудит и даем рекомендации по снижению налоговых рисков. |
| Юридические услуги Поддержим в вопросах трудового, договорного и корпоративного права |
Охрана труда и пожарная безопасность Разработаем и внедрим нормативные документы и подготовим к любой проверке |
Общие центры обслуживания Поможем построить ОЦО с нуля или оптимизируем текущие процессы |
Передавайте рутинные задачи людям, которые действительно хотят ими заниматься, а свои время и силы инвестируйте в развитие бизнеса.
Если вам интересно примерить на себя роль управленца аутсорсинговой компании, пройдите нашу веб-игру «Карты, деньги, аутсорс» и попробуйте обогнать нас в рейтинге.