Отчет бизнес аналитика пример

Вероятно, все согласятся, что отчеты не самая увлекательная форма коммуникации. Но без них не обойтись.

При формировании бюджета и маркетинговых стратегий, при создании продукта и выработке стратегии роста — да и в любом аспекте бизнеса — нельзя полагаться на одну интуицию. Необходимо опираться на факты. Пренебрежение этим правилом подводит многих представителей малого бизнеса.

Итак, без отчетов никуда. Но не стоит расстраиваться: отчеты вовсе не должны навевать скуку. С помощью простых дизайнерских решений вы можете создавать по-настоящему интересные отчеты.

Отчет с прекрасным дизайном не только произведет неизгладимое впечатление на стейкхолдеров, но и сделает материал более понятным!

12 видов бизнес-отчетов, необходимых в любом бизнесе (нажмите, чтобы перейти к нужному разделу):

1. Недельные отчеты о проделанной работе.
2. Отчеты о статусе проекта.
3. Отчеты по продажам.
4. Отчеты по интернет-маркетингу.
5. Конкурентный анализ.
6. Ситуационный анализ.
7. Стратегия развития.
8. Отчеты по исследованию рынка.
9. Отчеты по бюджету.
10. Годовые отчеты.
11. Проектные документы.
12. Планы проектов.

Первый шаг: начните с шаблона бизнес-отчета

Можно, конечно, создать Google-документ, внести в него необходимые показатели, добавить несколько пунктов аналитической информации, отправить документ своей команде и на этом закончить работу с отчетом. На разве это эффективный способ представления данных?

Мало кто станет читать такой отчет. Не говоря уже о том, что рядовой отчет вряд ли произведет впечатление на стейкхолдеров.

Если вы финансовый консультант, то для вас важен личный брендинг: надо выделяться среди конкурентов. Вам важно заручаться поддержкой стейкхолдеров и убеждать их прислушиваться к вашим рекомендациям.

Вот почему отчеты должны быть как можно более интересными и наглядными. Используйте визуализацию данных, процессов и концепций, чтобы делать материал более понятным и визуально привлекательным.

Самое простое решение — это использовать шаблоны бизнес-отчетов и шаблоны консалтинговых отчетов.

Просто кликните по любому из наших шаблонов в статье. Перейдя по ссылке в онлайн-конструктор отчетов, вы сможете легко отредактировать шаблон по своему усмотрению — для этого не надо быть дизайнером.

Вот две веские причины, почему наглядный бизнес-отчет — это удачная идея:

1. Вы сможете упорядочить, проанализировать и резюмировать результаты исследований.
2. Вы будете эффективнее взаимодействовать с командой, стейкхолдерами и потребителями.

Например, следующий шаблон бизнес-отчета содержит четыре варианта визуализации данных. В таком виде данные воспринимаются намного легче, чем простой текст.

Не расстраивайтесь, если создание отчета занимает много времени. Взяв за основу универсальный шаблон бизнес-отчета, вы сможете снова и снова переделывать его для других целей.

Выберите подходящий шаблон бизнес-отчета, внесите в дизайн и имеющиеся данные изменения в соответствии со своими целями. Используйте конструктор диаграмм для преобразования наборов данных в иллюстративный материал.

В итоге у вас получится лаконичный и эффектный отчет, с которым стейкхолдеры смогут быстро ознакомиться.

В этой статье собраны лучшие советы по дизайну бизнес-отчетов и консалтинговых отчетов, а также шаблоны, которые вы можете использовать для создания отчетов.

1. Шаблоны недельных отчетов о проделанной работе

Вы знаете, как много ваша команда успевает сделать за неделю?

Есть разница между работой самой по себе и достигнутыми результатами.

Можно легко увязнуть в мелочах, которые нужно сделать в течение дня. Вот почему полезно вести учет сделанного за неделю, отмечать все успехи и трудности, особенно если вы работаете дистанционно.

Недельный отчет о проделанной работе может быть настолько детальным, насколько вам этого хочется. При этом каждую неделю у вас будет если не одинаковый, то схожий набор задач.

Вот почему полезно разбить задачи на категории:

• выполненные задачи,
• текущие задачи,
• задачи на следующую неделю.

Еженедельная отчетность помогает выявлять, какие задачи являются приоритетными, какие проекты отнимают слишком много времени и каким показателям или целям нужно уделять больше внимания.

Вот пример того, как может выглядеть обычный недельный отчет о проделанной работе:

А вот куда более подкупающий недельный отчет о проделанной работе с оригинальным дизайном:

Лучшие рекомендации по созданию недельного отчета о проделанной работе:

• Анализируйте эффективность работы в течение недели и выявляйте возможности ее повышения на следующей неделе.
• Рассчитывайте свое время так, чтобы достигнуть к концу недели минимум одного-двух запланированных результатов (это поможет мыслить циклами).
• Вносите ключевые метрики и изменения в них, а также основные результаты работы.

2. Шаблоны отчетов о статусе проекта

Ведению отчетности отводится центральное место в любом проекте. А при оказании консультационных услуг важность отчетности и ее прозрачность еще более важны.

Отчеты о статусе проекта критичны для предоставления актуальной информации о том, что сделано и что предстоит сделать. Отчеты о статусе проекта помогают вовремя выявлять любые проблемы, как текущие, так и потенциальные. А это, в свою очередь, способствует завоеванию доверия клиентов.

В шаблоне отчета о статусе проекта ниже ключевая информация представлена простым и понятным образом.

Шаблон вышеприведенного бизнес-отчета будет полезен для информирования клиента о:

• бюджетном дефиците или расползании границ проекта;
• реализации проекта в соответствии с утвержденным графиком;
• жизнеспособности проекта (работы выполняются по графику, проблемы решены).

На второй странице можно выделить ключевые моменты, чтобы обозначить основные проблемы, влияющие на успех проекта.

Отчет о статусе проекта ниже — это сжатая версия отчета, которая отлично подойдет для еженедельного представления последних данных.

Данный шаблон является отличным решением для представления краткого обзора занятым стейкхолдерам. Отчет на основе этого шаблона позволит стейкхолдерам моментально ознакомиться как с проблемными моментами, так и с положительной динамикой проекта.

При частом обновлении данных консультантам может быть нужно рассказывать о статусе проекта лично. В следующем шаблоне презентации используются диаграммы и визуализация данных для быстрого представления ключевых показателей.

Клиенты и стейкхолдеры увидят, что и когда было сделано. А на последнем слайде перечислены задачи и цели, которые еще предстоит выполнить.

Полезные советы по созданию отчета о статусе проекта:

• Включите сводку по всем важным текущим задачам и целям. Если вы встречаетесь с клиентом еженедельно, то этот раздел послужит вам отправной точкой для обсуждения рабочих моментов.
• Убедитесь, что отчет позволит стейкхолдерам с первого взгляда понять, не выбился ли проект из графика и не накопилось ли слишком много проблем.
• Внесите в документ все значимые проблемы и трудности. Важно иметь такой список на тот случай, если в дальнейшем у клиента появятся замечания.

3. Шаблоны отчетов по продажам

Если вы не ведете учет продаж за неделю, месяц, квартал и год, то пришло время начать.

Отчеты по продажам за разные временные периоды позволяют выявлять не только тенденции, но и возможности роста. Регулярная отчетность по продажам помогает команде не отклоняться от достижения поставленных целей.

В большинстве случаев отчеты по продажам включают в себя:

• контрольные цифры по продажам, показывающие достигнуты ли поставленные цели;
• прибыль и издержки;
• прогноз сбыта на предстоящий период времени (месяц, квартал, год);
• медленно и быстро реализуемые товары и услуги;
• количество лидов и коэффициент конверсии за данный период;
• любые проблемы и затруднения.

Один из подходов к отчетам по продажам — это проводить еженедельные обсуждения в команде. Рекомендуем делать краткий отчет для общефирменных обсуждений и расширенный отчет для обсуждения в отделах продаж и маркетинга.

Следующий пример дает представление о том, как может выглядеть краткий отчет по продажам:

В этом слайде указан общий объем продаж за неделю и для показа динамики приводится сравнение с предыдущими недельными показателями.

А в этой презентации отчета по продажам детально показаны KPI (ключевые показатели эффективности) и коэффициент привлечения:

В месячный, квартальный или годовой отчет по продажам рекомендуется включать больше показателей, поскольку они необходимы для планирования на предстоящие периоды времени.

Вместе с тем не хотелось бы создавать объемный документ, который никто не станет читать. Удивите клиента или начальника свежим подходом к подаче материала, одновременно увлекательным и убедительным. Вы покажете себя как новатора.

Данный шаблон отчета по продажам будет полезен для визуализации основных показателей в виде круговых диаграмм, ленточных диаграмм и таблиц. Выделение текста и использование значков помогает представить данные в простом для понимания виде.

Наглядные и понятные отчеты по продажам создадут вам репутацию надежного и заслуживающего доверия специалиста. Это особенно важно для консультантов.

Полезные советы по созданию отчетов по продажам:

• Укажите временной период, который охватывает отчет.
• Используйте в разделах описательные заголовки и добавляйте описания ко всем диаграммам и таблицам, которые в этом нуждаются.
• Обрисуйте ситуацию: расскажите об основных трендах; опишите все трудности, с которыми столкнулась команда, и их влияние на выполнение задач и достижение целей.
• Используйте графики и ленточные диаграммы, чтобы показать изменения во времени и выделить тренды.
• Выделяйте ключевые метрики крупным жирным шрифтом (например, общий объем сбыта за неделю).
• Используйте контрастные цвета для выделения ключевых слов и меток данных на диаграммах.

4. Шаблоны отчетов по интернет-маркетингу

Если вы представляете SaaS-компанию или платформу электронной торговли, то наверняка не понаслышке знаете о важности интернет-маркетинга. Это аспект, который может определить успех или, наоборот, привести к краху малого бизнеса.

Вы знаете, что для развития и масштабирования бизнеса нужно рассказывать о нем потенциальным клиентам и использовать эффективные решения в сфере интернет-маркетинга.

Это означает постоянное улучшение поисковых позиций сайта, увеличение вовлеченности подписчиков в соцсетях и оптимизацию рекламных кампаний.

«Отчет по интернет-маркетингу» — это весьма широкий термин для обозначения разных отчетов: от обзора всех имеющихся каналов интернет-маркетинга до статистики по одному каналу.

Отчет по интернет-маркетингу, охватывающий все ваши основные маркетинговые каналы, может включать в себя следующие данные (или только часть из них):

• обзор используемой стратегии интернет-маркетинга;
• основные цели маркетинга и информацию об их достижении;
• обзор тенденций: коэффициент конверсии, оплаченный и органический трафик, средняя цена за конверсию;
• обзор показателей трафика по каналам;
• обзор SEO-метрик, включая изменения поисковых позиций по ключевым словам;
• обзор PPC-кампаний, включая показатели кликабельности, ROI (окупаемость инвестиций) и цены за клик;
• обзор каналов в соцсетях, включая показатели вовлеченности и количество лидов с каждого канала.

Возьмем, к примеру, следующий шаблон отчета по интернет-маркетингу, где под каждый канал отведена отдельная страница. Обратите внимание, как представлена в дизайне макета фирменная символика (цвета бренда и графические объекты компьютерной тематики):

В отчетах по интернет-маркетингу, посвященных одному маркетинговому каналу, рекомендуем давать расширенную статистику по каждому показателю.

Например, в отчетах по маркетингу в соцсетях следует представить:

• сравнение показателей эффективности в различных соцсетях, таких как Facebook, Twitter и YouTube (вы можете визуализировать данные с помощью сравнительной инфографики);
• отдельные показатели вовлеченности аудитории, включая отзывы, клики, количество подписок, лайков и комментариев;
• обзор аудитории подписчиков, включая демографические данные, такие как возраст, пол и род деятельности;
• показатели конверсии по каждому каналу в соцсетях.

Посмотрите, как визуализированы ключевые показатели в следующем отчете по маркетингу в соцсетях:

Как консультант вы можете знать абсолютно все про маркетинг в соцсетях, но теряться, когда речь заходит о дизайне. У вас есть возможность исправить положение прямо сейчас, воспользовавшись приведенным выше шаблоном. Во-первых, он отлично подходит для профессионального и эффектного представления результатов исследований. А во-вторых, этот шаблон позволяет продемонстрировать данные в развлекательной и увлекательной манере.

А на тот случай, если вам надо структурировать статистику по разным каналам, вот еще один шаблон отчета по маркетингу в соцсетях с цветовой разбивкой, позволяющей быстро ознакомиться с данными по любому каналу:

Полезные советы по созданию отчетов по интернет-маркетингу:

• Сделайте обзор показателей эффективности всех каналов (или одного канала, если в данное время только он представляет интерес).
• Структурируйте отчет по каналам (органический поиск, соцсети, средняя цена за клик) или по кампаниям/проектам.
• Если отчет достаточно объемный, добавьте оглавление, чтобы облегчить читателю поиск нужной информации.
• Используйте ленточные диаграммы и схемы для показа эффективности различных каналов.
• Используйте значки для выделения ключевой информации и визуализации данных по различным каналам (например, по различным соцсетям).
• Будьте лаконичны и старайтесь посвящать каждую страницу или слайд лишь одной теме.

5. Шаблон анализа конкурентов

Завладейте вниманием специалистов по маркетингу с помощью анализа конкурентов. Лучшие отчеты показывают проблемы и трудности, которые компания должна преодолеть, чтобы стать успешной.

Анализ конкурентов обычно включает в себя следующие разделы:

• краткое описание продукта,
• сильные и слабые стороны конкурентов,
• стратегии и цели конкурентов,
• прогноз: рынок на подъеме? вялый? происходит сегментирование?

Шаблон анализа конкурентов ниже включает эти разделы и отражает важную статистику. Стейкхолдеры смогут быстро сопоставить ее с показателями своей компании и понять, насколько соизмеримы цифры.

Использование готовых шаблонов анализа конкурентов является хорошим решением для многих независимых консультантов. Такой подход позволяет выделиться на фоне крупных консалтинговых фирм и небольших специализированных компаний. Визуализация данных — это отличный способ зарекомендовать себя как профессионала со своим уникальным и новаторским стилем работы.

Полезные советы по работе над анализом конкурентов:

• При составлении списка всех конкурентов включите в него тех, кто зайдет на рынок в следующем году, а также непрямых конкурентов, продающих товары или услуги тем же клиентам, что и вы.
• Найдите результаты мониторинга удовлетворенности потребителей продукцией конкурентов (обычно публикуются в отраслевых изданиях) и включите их в отчет.
• Проконсультируйтесь с отделом продаж, чтобы получить срез потребительской аудитории конкурентов.
• Проведите неформальное исследование слабых и сильных сторон конкурентов. Пообщайтесь с журналистами, освещающими соответствующую отрасль. Не ограничивайтесь информацией, доступной в Интернете.

6. Шаблоны ситуационного анализа

В ситуационном анализе разбирается конкретный аспект или ситуация, с которой имеет дело компания. Консультантам часто приходится проводить ситуационный анализ, чтобы включить его в разрабатываемую ими корпоративную программу обучения.

Ситуационный анализ обычно посвящен одному из следующих аспектов:

1. Стартап или венчурные инвестиции на ранней стадии.
2. Реорганизация, совместная деятельность, поглощение.
3. Выход на рынок или расширение рынка.
4. Новый проект или продукт.
5. Оптимизация ценообразования.
6. Рентабельность.
7. Обзор отрасли.
8. Стратегия роста.

Ситуационный анализ обычно представляет собой историю, которая должна включать в себя справочную информацию о компании, данные о главном действующем лице и/или ключевых игроках, ситуацию/проблему и конечные результаты.

В следующем шаблоне ситуационного анализа отведено много места для такого нарратива, а значки и ленточные диаграммы помогают наглядно представить ключевую информацию.

В ситуационном анализе важно сделать заключение, в котором будут основные результаты исследования. Почему главное действующее лицо приняло те или иные решения? К чему это привело? Какие можно сделать из этого выводы? Вернитесь к основному вопросу ситуационного анализа и дайте на него ответ.

Полезные советы по составлению ситуационного анализа:

• Опишите, какие проблемы и затруднения повлияли на решения протагониста ситуационного анализа (например, необходимость уложиться в жесткие сроки).
• Прикрепите подтверждающие документы, например, финансовые ведомости.
• Придумайте оригинальный заголовок, например, «Дизайнерское мышление и новаторство в компании Apple». В заголовке должно упоминаться название компании и предмет ситуационного анализа.

7. Шаблоны стратегий развития

В теории постановка целей для своего бизнеса может показаться простой задачей… Но в действительности постановка амбициозных и вместе с тем реалистичных целей зачастую вызывает затруднения.

Мы, представители компании Venngage, разделили процесс постановки целей на 5 этапов:

1. Определение глобальных целей.
2. Выявление ресурсов и результатов, влияющих на достижение целей.
3. Проведение экспериментов с целью минимизации затрачиваемых ресурсов.
4. Оценка результатов экспериментов.
5. Повышение ответственности членов команды за получаемые результаты.

(В данной статье мы рассмотрим этот процесс вкратце. Если хотите ознакомиться с подробным разбором и другими шаблонами стратегий развития, читайте наше руководство по созданию стратегии развития).

Например, у SaaS-компании среди глобальных целей могут быть такие: достижение определенной прибыли, определенного количества сотрудников и ежедневно активных пользователей.

После выявления глобальных целей следующим шагом должно стать выявление OKR (ключевых результатов для целей) — параметров, влияющих на достижение целей. Обычно полезно бывает разбить OKR на группы.

Итак, если одна из целей — достижение определенного количества ежедневно активных пользователей, то OKR могут включать в себя:

• OKR получения, например, естественного и оплаченного трафика;
• OKR конверсии, например, коэффициент конверсии;
• OKR удержания, например, процент удержания клиентов.

После установления OKR можно перейти к определению экспериментов, которые будут влиять на OKR.

Команда Venngage проводит спринты недельной длительности для планирования, осуществления и анализа экспериментов, влияющих на развитие. В других компаниях практикуют более длительные спринты — двухнедельной и месячной длительности.

Перед началом проведения эксперимента необходимо оценить, стоит ли вообще его проводить. Для этого следует определить, на какую цель он повлияет, какие ресурсы потребуются и какие работы необходимо провести для осуществления эксперимента.

А вот шаблон отчета-описания маркетингового спринта, который использует наш отдел маркетинга при планировании экспериментов по развитию:

После проведения эксперимента по развитию, важно обработать полученные результаты.

В конце каждого спринта подробно проанализируйте полученные результаты, чтобы сделать необходимые выводы. Отметьте эксперимент как успешный или неудачный в зависимости от того, совпали ли результаты с прогнозом.

Вы можете использовать результаты последнего спринта для изменения экспериментов, запланированных для предстоящих спринтов.

Ниже приведен шаблон отчета по результатам спринта, который вы можете использовать. Обратите внимание, что в шаблоне указаны сотрудники, проводившие эксперименты. Это сделано с целью повышения ответственности за осуществляемые процессы и получаемые результаты.

Полезные советы по составлению стратегии развития:

• Разделите отчет по стратегии развития на цветные колонки с целями, OKR или этапами спринта.
• Используйте пометки в виде галочек и крестиков для обозначения успешных и неудачных экспериментов.
• Включите в каждый шаблон краткое описание, чтобы сделать его простым для понимания.
• Укажите сотрудников, отвечающих за каждый эксперимент, для повышения ответственности за получаемые результаты.
• Используйте фирменные цвета, шрифты и логотип, чтобы следовать стилю бренда во всех сообщениях компании.

8. Шаблоны отчетов по исследованию рынка

Проведение регулярных исследований рынка необходимо даже после запуска бизнеса. Получаемые данные можно использовать для планирования и пересмотра маркетинговых стратегий, выявления потенциальных клиентов и составления плана выпуска продукции.

Исследование рынка обычно предполагает сбор информации о потребностях, проблемах и желаниях потребителей. Подобное исследование помогает составить обобщенный портрет клиента и выявить конкретные проблемы, которые должны решить ваши товары или услуги.

Существует два типа исследования рынка:

1. Качественный анализ (телефонный опрос, фокусные группы).
2. Исследование-опрос.

Многие консультанты с трудом получают одобрение сразу от нескольких стейкхолдеров. Начальник может постоянно менять рамки проекта под влиянием момента, например, на основании свежей статьи, которую он вычитал в Интернете! Подчиненные могут упорно придерживаться старых правил и сопротивляться изменениям рабочего процесса, предлагаемым консультантом.

Один из способов привлечь клиентов и завоевать их доверие — это предоставить статистику и результаты исследований, подкрепляющие ваши рекомендации.

Отчет по исследованию рынка, опирающийся на факты и объективные данные, отражает ситуацию в отрасли и демонстрирует четкий путь развития.

Этот красочный, содержащий множество значков отчет по исследованию рынка непременно воодушевит несговорчивых стейкхолдеров. Подача новой (и иногда пугающей) информации необычным и ярким образом помогает преодолевать неприятие.

Можем также порекомендовать изучить статистику конкурентов и отраслевые тренды. Следующий шаблон содержит анализ конкурента, включая аналитику сайта и SWOT-анализ.

При создании отчета по исследованию рынка вы можете сделать подробный обзор всех результатов исследования рынка или же сосредоточиться на одном направлении исследования.

Например, в этом одностраничном отчете по исследованию рынка приводится демографический срез участников анкетирования, которые разбиты по следующим категориям: место работы, страна проживания и наиболее интересные для опрошенных темы. Обратите внимание, что каждая группа участников представлена с помощью особого значка:

Построенный таким образом отчет позволит вашей команде и стейкхолдерам быстро понять, кто ваша целевая аудитория и какие темы ей интересны.

Одна из задач отчета по исследованию рынка — представление выводов на основании проанализированных данных.

Это может быть заключение о том, кто является вашими целевыми потребителями, какие регионы перспективны с точки зрения бизнеса, какие потребительские нужды не были удовлетворены. В следующем примере все эти данные визуализированы.

А в этом примере шаблона отчета по исследованию рынка ключевые выводы выделены более крупным шрифтом и размещены перед вспомогательными данными:

Полезные советы по созданию отчетов по исследованию рынка:

• Используйте значки для иллюстрации портретов клиентов.
• Используйте графики и диаграммы для сопоставления демографических данных: возраста, пола, места проживания и рода занятий клиентов.
• Включите ключевые выводы, сделанные на основании проанализированных данных.
• Если отчет по исследованию рынка достаточно объемный, добавьте оглавление.
• Добавьте краткий обзор методов сбора данных, включая величину статистической выборки.

9. Шаблоны отчетов по бюджету

Азы бизнеса: в конце каждого квартала или года следует анализировать бюджет, расходы и прибыль.

Отчет по бюджету обычно включает в себя:

• различные категории бюджета,
• расходы за прошедший год или квартал по каждой категории бюджета,
• области, для которых необходимо сократить или увеличить расходы,
• бюджетный прогноз на следующий год или квартал.

Полный распечатанный бюджет — слишком объемный документ для передачи из рук в руки в ходе совещания.

А вот короткая наглядная презентация или одностраничный обзор идеально подходят для быстрого ознакомления членов команды и стейкхолдеров с необходимыми данными.

Вы можете составить обзор расходов по категориям за прошедший отчетный период и показать, какую сумму удалось сэкономить или насколько бюджет был превышен.

Например, взгляните на следующий отчет по бюджету, в котором для большей эффектности используется тематическое фоновое изображение:

Одностраничный обзор — это, помимо прочего, прекрасная возможность для креативной визуализации данных.

И хотя таблицы крайне удобны для сличения сумм расходов, вы можете использовать более интересную визуализацию данных, например, в виде пузырьковой диаграммы:

Полезные советы по оформлению отчета по бюджету:

• Четко обозначьте временной период, который охватывает отчет (месяц, квартал, год).
• Сделайте краткое описание каждого раздела отчета, чтобы подчеркнуть важную информацию.
• Используйте таблицу для сравнения сэкономленных и потраченных сумм.
• Используйте гистограммы, круговые и пузырьковые диаграммы для визуализации распределения бюджета.
• Выделяйте важную информацию с помощью контрастных цветов, жирных шрифтов и значков.

10. Шаблоны годовых отчетов

Годовой отчет — это всеобъемлющий отчет об основных результатах деятельности компании или организации за прошедший год, включающий в себя следующее:

• цели и задачи компании/организации;
• данные о росте компании/организации (касающиеся продукции, прибыли, культуры);
• отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств;
• результаты по различным направлениям деятельности;
• сведения о высшем руководстве компании/организации;
• данные об акциях и дивидендах;
• показательные истории успеха.

Большая часть этого списка кажется довольно скучной, верно?

Но на самом деле в этом списке есть немало вещей, которые вызывают массу эмоций. Ведь здесь идет речь о росте вашей компании, о ваших победах (и, вероятно, неудачах) и о том, как будет развиваться ваш бизнес в предстоящем году.

Вы можете оживить рассказ о своей компании с помощью увлекательного дизайна отчета.

Подумайте, как лучше всего визуально представить свою компанию:

• Есть ли у вас фотографии, отражающие деятельность компании, которые можно включить в отчет?
• Какие шрифты и цвета отражают дух вашей компании?
• Есть ли у вас значки, которые можно использовать для иллюстрирования определенных концепций?

В следующем годовом отчете используется энергичная желто-оранжевая палитра и красивые значки. Очень современный и визуально привлекательный формат. В целом дизайн отражает дух динамически развивающейся компании, которая с уверенностью смотрит в будущее.

В этом шаблоне годового отчета используется тема гор для демонстрации амбициозных целей компании. Обратите внимание, что каждый раздел отчета («Стратегия», «Финансы» и «Результаты работ») обозначен разным цветом для упрощения процесса ознакомления с представленными данными:

Стильный и современный дизайн с яркими цветовыми акцентами соответствует дизайнерским трендам в высокотехнологичной сфере экономики, что наверняка понравится стейкхолдерам.

Эти же дизайнерские идеи можно использовать при создании презентации годового отчета. Возьмем, к примеру, следующую презентацию годового отчета сети кофеен. Все в этом дизайне напоминает об уютности кофейни, начиная от слегка тонированных фотографий и заканчивая старомодным шрифтом:

Полезные советы по оформлению годового отчета:

• Создайте привлекательную обложку для годового отчета.
• Расскажите историю своей компании с помощью дизайна отчета: используйте тематические графические объекты, такие как фоновые изображения и значки.
• Используйте декоративный шрифт в заголовках и более простой шрифт для основного текста.
• Визуализируйте данные с помощью инфографик, диаграмм и пиктограмм.

11. Шаблоны проектных документов

Проектный документ — это отличный инструмент для информирования и убеждения стейкхолдеров. Консультанты могут также использовать проектные документы для улучшения своей репутации по сравнению с большими консалтинговыми компаниями и небольшими специализированными фирмами или в качестве лид-магнита для рекламы в Facebook и других соцсетях.

Как и всегда, продуманный дизайн поможет привлечь внимание топ-менеджеров или потенциальных клиентов.

Шаблон бизнес-отчета или шаблон консалтингового отчета — это самый быстрый путь к созданию привлекательного и понятного документа.

В следующем примере консалтингового отчета целая страница заполнена изображением (Full page visual). Это идеальный способ разбавить текст и сделать нужную информацию более запоминающейся.

В нашей библиотеке изображений вы найдете тысячи профессиональных и бесплатных стоковых фотографий на любую тему. Вы можете использовать их в своих отчетах. Вы также можете загружать изображения со своего компьютера.

В нашем редакторе вы с легкостью можете изменить любой из наших шаблонов консалтинговых отчетов или бизнес-отчетов. Изменяйте текст, шрифты, фотографии, значки, цвета — все, что посчитаете нужным.

Шаблон бизнес-отчета ниже будет полезен специалистам в области маркетинга и консультантам по маркетингу. У шаблона завлекающая, интересная и вместе с тем профессиональная обложка, которая раскрывает механизмы контент-маркетинга с помощью значков.

Venngage предлагает вам обширную библиотеку значков, которые вы можете вставить в вышеприведенный шаблон консалтингового отчета. Например, вы можете добавить логотип Twitter или Facebook или значок «Нравится» (большой палец вверх).

Кликнув по диаграмме или графику в шаблоне (стр. 4 и 5), вы можете внести в них свои данные.

Не удается структурировать данные отчета? Для консультантов и специалистов в области маркетинга важно найти эффектный способ показать основные результаты, не перегрузив читателя информацией.

На третьей странице следующего шаблона консалтингового отчета используются текстовые блоки и значки с заливкой оттенков синего цвета, чтобы сразу обратить внимание читателя на ключевые результаты исследования:

Разноцветные заголовки помогают упорядочить информацию и добавляют разнообразия в дизайн.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 20 примерами проектных документов, в которую мы включили еще больше шаблонов и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию проектного документа:

• Создайте привлекательную обложку проектного документа, используя для фона заливку насыщенного цвета, фотографии или значки.
• Добавьте и озаглавьте раздел, в котором будут представлены основные результаты в виде маркированного списка.
• Визуализируйте данные с помощью диаграмм, графиков и пиктограмм, чтобы выделить ключевую информацию.
• Используйте фирменные цвета и символику в шаблоне проектного документа.

12. Шаблоны планов проектов

Использование плана проекта — это лучший способ контролировать реализацию проекта.

Однако освещение шагов по реализации проекта и показ того, насколько каждый шаг исполним и поддается оценке, может вызывать затруднения.

Это особенно сложно сделать консультанту, потому что у него нет облегчающих задачу готовых шаблонов документов, которые есть у компании или организации.

Приведенный ниже шаблон плана проекта поможет вам простым образом визуализировать, что необходимо сделать и когда.

В приведенном выше отлично структурированном шаблоне плана проекта используется гистограмма, значки и цветовая кодировка для представления информации простым и понятным образом. Открыв шаблон в редакторе Venngage и кликнув по гистограмме, вы сможете изменить расписание по своему усмотрению.

В таймлайне проекта ниже для упорядочивания информации также используются значки и цветовая кодировка, но немного другим образом.

Проекты страдают, если возникает путаница в отношении сроков сдачи и требований для каждого этапа. Таймлайн позволяет расписать совершенно четко, какие задачи на каких этапах должны выполняться и сколько времени занимает каждый этап.

Таймлайн — это идеальный способ дать вашей команде или клиентам возможность сверяться с графиком проекта без необходимости просмотра многостраничных документов.

По мере реализации проекта вы можете вносить в таймлайн исправления с целью отображения изменений в графике.

В следующем шаблоне консалтингового отчета план проекта представлен в более традиционном виде. Но и здесь, как и в таймлайнах, используется множество графических объектов, чтобы сделать обзор проекта удобочитаемым, простым и понятным.

Расползание границ проекта — одно из главных препятствий, встающих на пути к успеху (и головная боль многих консультантов). Вот почему так важно с самого начала четко определить границы проекта. В шаблоне консалтингового отчета выше есть раздел с рекомендациями, посвященный именно этому.

Разумеется, проекты меняются и развиваются. Нижеприведенный отчет о статусе проекта поможет вам поднимать вопросы, как только они появляются, и предлагать своевременные решения. Это позволит стейкхолдерам принимать необходимые решения до того, как график проекта будет серьезно нарушен.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 15 шаблонами планов проектов, в которую мы включили еще больше примеров и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию плана проекта:

• Визуализируйте график проекта с помощью таймлайна.
• Используйте цвет для разбивки задач и этапов.
• Используйте значки для иллюстрирования этапов процесса.
• Используйте диаграммы для отслеживания продолжительности каждой стадии проекта.
• Выберите гибкий шаблон, который сможете обновлять в ходе выполнения проекта или при изменении ситуации.

Общие рекомендации по созданию и оформлению шаблонов бизнес-отчетов

1. Используйте в дизайне фирменные цвета и символику

В стратегию построения сильного бренда обязательно входит постоянное использование фирменного стиля во всех сообщениях компании — как внутренних, так и публичных. Вы можете использовать брендовые элементы компании в дизайне бизнес-отчета путем импорта в наш шаблон своего логотипа, цветов и шрифтов бренда.

Функция «Брендинг-комплект» позволяет автоматически подтягивать логотипы и шрифты с любого сайта. Выполнив импорт таким образом, вы сможете применить их в любом дизайне в один клик.

2. Придерживайтесь одной темы на странице или слайде

Создавая отчет, легко не удержаться и заполнить страницу разноплановыми текстами. Но так вы рискуете воздвигнуть перед читателем непреодолимую стену информации.

Лучше придерживаться на странице или слайде одной темы. Если и в таком случае страница окажется перегруженной текстом, разделите материал на две страницы или найдите эффективный способ резюмировать информацию.

3. Помните, что функциональность должна быть на первом месте

При создании бизнес-отчета используйте любые возможности для визуализации данных и креативного представления информации. Как уже говорилось, главная задача бизнес-отчета — четкое и понятное донесение информации.

Применяйте элементы дизайна — значки и шрифты разного размера, начертаний и цвета — для выделения и упорядочивания информации. Если страница перегружена информацией или сбивает с толку, переделайте ее.

Помните, что функциональность должна быть на первом месте. И это подразумевает использование визуальных элементов для наглядного представления информации.

Еще статьи на тему бизнес-коммуникации:

Более 20 потрясающих шаблонов консультационных предложений, превращающих заинтересованных пользователей в клиентов

10 примеров увлекательных проектных документов и советы по дизайну

Как оценивать рекламу, чтобы экономить бюджет и повышать ROI.

Из материала узнаете, как работает сквозная бизнес-аналитика, почему без неё бизнес недополучает прибыль и какие инструменты необходимы для контроля бизнес-показателей и повышения эффективности продаж.

Что такое сквозная бизнес-аналитика

Сквозная аналитика для бизнеса — это инструмент для оценки эффективности рекламы. С ним можно увидеть целиком путь клиента от первого клика по рекламе до заявки и повторных продаж и определить влияние рекламных кампаний на бизнес-показатели. Сквозная бизнес-аналитика покажет не только, сколько просмотров, кликов и заявок было с рекламы, но какую прибыль принёс каждый креатив, окупилась ли кампания.

Сквозная аналитика агрегирует все данные по рекламе, собирая информацию из рекламных кабинетов, с коллтрекинга, с email-трекинга, с сайта. Чтобы подсчитать корректные бизнес-показатели, сквозная аналитика интегрируется с вашим CRM.

С помощью сквозной аналитики можно посмотреть воронку продаж и заметить слабые места — на каком этапе работы с лидами компания теряет больше всего потенциальных клиентов. Сквозная аналитика помогает проверить, привлекаете ли вы целевых клиентов, а рекламные запуски действительно приводят конверсии и заявки.

Для чего сквозная аналитика в бизнесе

Сократить траты на рекламу. Со сквозной аналитикой легко понять, какие источники трафика работают эффективно, приводят клиентов и генерируют прибыль, а какие расходуют бюджет на нецелевой трафик. Если у рекламы тысячи просмотров, но лишь несколько продаж — затраты на её запуск не окупились. Полезно вовремя это обнаружить, чтобы и дальше не сливать деньги на этот канал

Увидеть полную картину о запущенной рекламе. Нередко маркетологи оценивают рекламу только по маркетинговым метрикам — цена клика, количество показов и просмотров, переходы на сайт. Это полезные метрики для настройки рекламы — например, чтобы определить подходящую ставку в контекстной рекламе. Но что такие показатели говорят о бизнесе? Ничего. Бизнес-метрики отслеживает сквозная аналитика — она покажет, приносит ли реклама доход, от каких каналов больше прибыли, а какой источник трафика потратил бюджет впустую.

Экономить время на рутине. Маркетологи тратят несколько часов или дней для того, чтобы собрать отчёт по рекламе. Это неудобно — приходится выгружать данные из разных кабинетов и сращивать их в Excel. А если нужно посчитать бизнес-метрики, приходится вычислять всё вручную, используя формулы в Excel. Даже в этом случае высокий шанс ошибиться и скопировать неверные данные.

Со сквозной аналитикой всё проще — этот инструмент сам собирает данные в удобном дашборде. Например, в Roistat можно посмотреть отчёт по конкретному каналу, кампании, гео и т.д.

Это готовые актуальные отчёты с графиками и таблицами — их можно выгрузить или заскринить, добавив в презентацию. На это уйдёт всего несколько минут и несколько кликов.

Быстрее и проще оценивать отдел маркетинга. Сквозная бизнес-аналитика помогает сделать работу отдела маркетинга более прозрачной. С помощью отчётов определяют, какую выручку и прибыль получает компания с рекламы. В сквозной аналитике Roistat понятные и удобные дашборды — не нужно изучать видео по маркетингу, чтобы понимать основные показатели. К тому же инструмент автоматически высчитает метрики.

Как без сквозной бизнес-аналитики легко потерять прибыль: примеры

Пример №1

Запустили рекламу в Одноклассниках и во ВКонтакте. Через месяц смотрим метрики: объявления в Одноклассниках привели 200 заявок, во ВКонтакте — 45.

Первая идея очевидна — отключаем во ВКонтакте: заявок мало, кампания вряд ли окупается. Однако это решение будет некорректным. Заявки — это ещё не продажи. Чтобы оценить прибыль для компании, нужно проанализировать продажи. Нам понадобятся данные из CRM-системы, а также покупки, конверсия в покупку, прибыль с каждого канала трафика. Всю эту информацию собирает сквозная аналитика.

Без сквозной аналитики мы бы отключили рекламу во ВКонтакте, и не узнали бы, что этот канал трафика участвует в цепочке привлечения клиентов. Те, кто видел рекламу во ВКонтакте, впоследствии возвращались на сайт через другие источники, делали заявки и совершали покупки. Роль рекламы во ВКонтакте — первое знакомство пользователей с продуктом и брендом. Если бы мы опирались лишь на количество заявок, то отключили бы ВКонтакте и упустили его ценность.

Оценить участие каналов трафика в цепочке привлечения клиента можно с помощью мультиканальной аналитики. Это один из инструментов сквозной аналитики, который с помощью моделей атрибуции позволяет проанализировать эффективность источников трафика. Больше о том, как мультиканальная аналитика помогает экономить рекламный бюджет и спасает от ошибок в рекламе, рассказали в нашем блоге.

Пример №2

Сквозная аналитика помогает глубже изучить эффективность рекламы — вплоть до бизнес-показателей. Без них тяжело принимать верные решения по рекламным запускам. Представим, мы запустили несколько объявлений во ВКонтакте — изучаем отчёт по веб-аналитике — смотрим только маркетинговые метрики: клики и конверсию.

Веб-аналитика показывает только верхнюю часть воронки. Конверсия 32% — звучит здорово, кажется, нужно продолжать запускать рекламу, верно?

Увы, не всегда так. Представим, что реклама действительно срабатывает хорошо и генерирует целевой трафик. Но прибыли всё нет. В чём причина? Возможно, всё это время пользователи неверное трактуют рекламные предложения — в объявлениях обещают одно, а на сайте уже другое. Это проблема в цепочке «реклама — сайт» — нужно посмотреть креативы и посадочные и понять, почему на этом этапе воронки переход по рекламе не конвертируется в заявку. Без сквозной аналитики не получится так глубоко проанализировать рекламу.

Рассказали, как в сквозной аналитике быстро и удобно отслеживают путь клиента по воронке продаж.

Пример №3

Мы запустили рекламу сразу в нескольких источниках трафика — изучаем аналитику с целью понять, как сократить бюджет на рекламе.

Яндекс.Директ генерирует наибольшую выручку, но этот источник почти убыточный — окупаемость минимальная. Стоит ли закрывать Яндекс.Директ. Давайте изучить этот канал.

Мы запустили рекламу в нескольких инструментах Яндекс.Директа — сквозная аналитика подсветит каналы со слабыми показателями.

Более детальный анализ показывает, поиск в Яндексе даёт самые лучшие показатели по выручке и окупаемости. А у кампании РСЯ отрицательный ROI.

У кампании в РСЯ на тёплую аудиторию окупаемость -100% и ноль продаж.

Без сквозной аналитики мы бы не узнали детальную статистику по каналам и приняли бы неверное решение — например, отключили бы весь Яндекс.Директ, упустив большую выручку от прибыльных инструментов внутри этого канала.

Виды сквозной аналитики в бизнесе

Самостоятельная аналитика. Самый элементарный вариант — собирать информацию самостоятельно. Главная проблема такого метода — на сведение очтёта уйдёт много времени. К тому же у вас всё равно не будет точных данных о прибыли с рекламы — только информация о конверсии с объявлений и количестве покупок с CRM.

Полуавтоматическая аналитика. Такой же вариант, как выше, только с использованием софта — например, Excel. Скачиваем информацию из рекламных кабинетов, формируем таблицу, распределяя конверсию по каналам трафика. На это уйдёт немало времени, есть риск допустить ошибку, которая будет стоить компании прибыли.

Профессиональная аналитика. Самый быстрый и надёжный вариант — использовать сервис сквозной аналитики. Этот инструмент сделает всё за вас: соберёт данные по рекламе в удобных и понятных дашбордах, подсветит метрики, которые стоит улучшить. Так работает сквозная аналитика Roistat. Достаточно интегрировать этот инструмент с сайтом, CRM, рекламными кабинетами и другими маркетинговыми сервисами. За сбор данных и формирование актуальных отчётов будет отвечать Roistat.

Как выглядит система сбора данных о рекламе в сквозной аналитике Roistat

Показатели сквозной бизнес-аналитики

Маркетинговые метрики

В сквозной аналитике можно оценить эффективность маркетинга — популярна ли реклама у пользователей, сколько необходимо платить за показы и клики, как сократить бюджет на рекламу.

Основные маркетинговые метрики:

• CR — коэффициент конверсии;
• CTR — кликабельность;
• CPC — цена за один клик по объявлению.

Бизнес-метрики

Помогут проанализировать показатели, важные для состояния бизнеса в целом — какую прибыль принесла реклама, окупаются ли маркетинговые запуски, как можно сократить расходы на рекламу, не уронив основные метрики

Основные бизнес-метрики:

• выручка — помогает понять, сколько денег заработал бизнес. В этом показателе не учитывают дополнительные доходы компании. В Roistat выручка — это всё, что заработала компания с рекламы.
• прибыль — количество денег, которые получит компания с учётом расходов. Прибыль это выручка минус расходы.
• ROI — окупаемость инвестиций в рекламу.

Отчёты сквозной бизнес-аналитики

Отчёт по мультиканальным сделкам

Пользователи не всегда совершают покупку сразу после перехода на сайт с рекламы. У разных компаний разные продукты, разные циклы сделки. Бывает, что клиентам нужно увидеть рекламу несколько раз, чтобы решиться на покупку. То есть не всегда человек совершает покупку после визита с рекламы — иногда это второе, третье или пятое касание с клиентом в процессе привлечения.

Полезно знать всё об источниках трафика, участвующих в цепочке привлечения клиентов. Это поможет не отключить важный канал, который не приводит продажи напрямую, но влияет на процесс привлечения.

Оценить вклад каждого канала трафика можно в отчёте мультиканальной аналитики.

Отчёт мультиканальной аналитики позволяет сделать корректные выводы об эффективности источников трафика. Например, реклама с отрицательным ROI не всегда плохо. На самом деле такая реклама может участвовать в мультиканальном привлечении клиентов, и, если её отключить, можно недополучить прибыль.

Отчёт по гео

Часто бизнесу важно разделять эффективность рекламы в разных регионах, чтобы понимать, где объявления сработали хорошо, а где плохо. В сквозной аналитике Roistat есть отчёт по рекламе в разных регионах и городах.

Окупаемость рекламы в Яндекс.Директ в Балашихе отрицательная — показы рекламы для этого региона можно отключить.

Отчёт по менеджерам

Узнаете, как менеджеры обрабатывают заявки, как общаются с клиентами, сколько лидов доводят до продаж. По каждому продавцу удобно смотреть индивидуальные показатели — как они влияют на бизнес-метрики компании, какую прибыль принёс каждый менеджер, сколько сделок закрыл.

Как сквозная аналитика помогает вовремя найти слабые места и точки роста для улучшения работы отдела продаж — рассказали в блоге Roistat. 

Отчёт по посадочным страницам

Поможет понять, что происходит с клиентом после касания с сайтом — увидите не только конверсию и переходы, но и бизнес-метрики отдельных посадочных страниц.

Первая страница привела больше заявок, но лидером по прибыли стала вторая.

Отчёт по товарной аналитике

Увидите динамику продаж по отдельным товарам и категориям. С помощью отчёта можно определить, на какие товары существуют спрос, какие приносят больше прибыли, в каких каналах трафика лучше продаются.

Главное о сквозной бизнес-аналитике

• Сквозная аналитика помогает принимать верные бизнес-решения, исключая догадки и используя актуальные данные.
• С помощью этого инструмента удобно определять, какие каналы трафика приносят продажи и прибыль, а какие только расходуют бюджет на рекламу. Такие каналы можно проанализировать и отключить, чтобы сэкономить инвестиции в рекламу, не уменьшив другие показатели.
• Сквозная аналитика экономит время на создание отчётов — все важные данные о рекламе под рукой. Их легко скопировать в презентацию.
• Сквозная бизнес-аналитика позволяет оценивать окупаемость каждого источника трафика и смотреть на всю воронку продаж. Увидите, как работает ваша реклама, помогает ли конвертировать клики по объявлениям в продажи.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram. Делимся статьями из блога и полезными видео, рассказываем о последних обновлениях продукта Roistat.

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 108K

С чего все началось

Пребывая в «творческом отпуске», имею в своем распоряжении некое количество свободного времени, которое могу потратить на «общественно полезный труд». Потому, если бизнес-анализ Вам интересен, прошу ознакомиться с мыслями по этому вопросу:

Итак, целью статьи является показать, чего ожидают и в чем нуждаются пользователи результатов работ бизнес-аналитиков. По сути, статья писалась не только для бизнес-аналитиков, но и для тех, кто вынужден пользоваться результатами их труда. И чтобы не просто «читать и материться», а иметь возможность объяснить, чего же они пропустили или не учли в своей работе

Начнем с азов: что такое «бизнес-анализ»? Надеюсь ни для кого не секрет, что «бизнес-анализ», «анализ бизнеса» (аудит) и «бизнес-аналитика» — это совершенно разные понятия, и, кроме «похожих слов», между ними общего не так много.

Дабы не загромождать и без того объемный текст, я вынес «сборник определений» в сноску, кому интересно, можете ознакомиться.

Сбор и документирование требований, пожеланий, целей бизнеса

Итак, как говориться, пора разобраться, ради чего все это затевалось. Все это, в смысле «бизнес». И если сами руководители и/или работники этого не знают, «тогда мы идем к вам» (ц). На самом деле, это очень важный этап и тут есть свои, совсем неочевидные сложности.

Традиционно, начнем с определений. Что есть бизнес? Бизнес, говоря по-русски, это просто некая деятельность или занятие, на которые мы тратим свои ресурсы (время, деньги) и свои способности. И любой «бизнес» существует не сам по себе в вакууме, он служит «удовлетворению потребностей». Все это наверняка уже слышали не раз. Так вот, выявление этих самых потребностей и является одной из задач бизнес-аналитика на первом этапе исследования.

И чтобы нам было все это славословие более понятным, давайте отвлечемся от гранита науки, к более податливым материям – к примерам. Представим, что перед нами стоит задача исследовать бизнес «Почты России». Этот пример, думаю, будет многим близок, поскольку с почтой каждый из нас сталкивался. Итак, что же является целью данной организации? Какую потребность она (организация) удовлетворяет? Многие сходу ответят что это – «доставка почтовых отправлений». И это будет не совсем верным ответом. Спросим несколько иначе, а что отражает потребность заказчиков в «отправке писем, посылок и так далее»? И тут уже наверняка все догадались – передача информации и ценностей на расстояния. Именно это и является той бизнес-потребностью, которую данная организация должна удовлетворять.

Чувствую, что будут недовольные ухмылки, мол «крутишь, вертишь, надурить хочешь» автор. Ан нет. Еще раз взглянем внимательно. Человек не родился со знанием, что для того, чтобы чего-то сообщить другому человеку за лесами и полями (в смысле который находится очень далеко) надо сначала все это записать на бумагу, запаковать в конверт и отправить с помощью почты. Таковыми были требования вследствии неразвитости средств связи.

И мы видим, что неверное определение целей бизнеса приводит к его (бизнеса, предприятия) умиранию. Ведь сотовая связь, факс, электронная почта – эти средства тоже удовлетворяют туже самую потребность – передача информации на расстояния. То, что руководство «Почты России» этого не поняло, это бывает, а вот то, что бизнес-аналитики, которых они наверняка звали, этого не указали – вот это уже проблема. Если говорить о почте, то ее задачей была и остается «передача информации и ценностей на расстояния». Не отправка посылок, конвертов, бандеролей – а именно «передача информации и ценностей», безотносительно способов, как она это делает, даже пусть телепортирует, или же производит на месте.

С появлением сотовых телефонов, было очевидно, что писать письма станут меньше. Остаются только те, кому важна передача информации на физических носителях. Вот что мешало поставить факсы и получить права нотариусов в каждом отделении почты, чтобы человек на другом конце получал заверенную копию? В дальнейшем, можно было использовать сканирование и передачу файла для печати в нужном отделении (благо цифровые подписи уже в ходу). Опять же, денежные переводы по России с получением/отправлением в каждом отделении. А если вспомнить про переговорные пункты, которые часто были на почтах, что мешало организовать VoIP, или ее аналог для дешевых звонков? Помешало именно непонимание целей организации. Теперь же все сладкие куски достались курьерским службам, системам денежных переводов и прочим VoIP операторам. А надо то было, всего лишь чуточку подумать.

Я надеюсь, что этот пример ясно показал, что первейшей целью бизнес-аналитика является распознание и указание бизнес-целей предприятия, потребностей, которые оно удовлетворяет. А уж каким способом оно (предприятие) это делает (как в нашем примере, отправкой конвертов, нотариальным заверение факс-отправлений, или же сервисом для видео звонков) это уже вопрос второй. Это будут всего лишь конкретные варианты бизнеса для решений задачи. Зная бизнес-цели, маркетолог, продажник, риск-аналитик и многие другие могут заранее определить возможности и риски данного направления, и предложить заказчику более интересные варианты, или же указать на конкурентов. Сосредоточенность же на конкретных вариантах бизнеса, как мы прекрасно видим, приводит к плачевным результатам.

Следующие «артефакты», с которыми должен работать бизнес-аналитик – это задачи, требования и пожелания. И вот наступает момент, когда нам (как бизнес-аналитикам) очень пригодится помощь маркетологов. Потребность то мы определили. А вот тех, кто будет удовлетворять эту свою потребность, пользуясь услугами бизнеса – должны найти маркетологи. «Сегмент рынка», «целевая аудитория», а значит и требования к оказываемой услуге или выпускаемой продукции – должны быть заданы маркетингом. Это их хлеб, им его и отрабатывать.

Очевидно, что бизнес-аналитик должен понять и зафиксировать все требования и задачи, которые будут озвучены, именно с точки зрения бизнеса – удовлетворение вполне конкретных потребностей. При этом, при их описании, желательно избегать всевозможных туманных определений задач в стиле «сделать счастливой тетю Глашу», или же постараться максимально их конкретизировать (например, «для должности «помощник»– уменьшить объем выполняемых работ до 5ти операций, общим временем не более 6 часов в день»). Ну и самое главное, все задаваемые требования должны иметь численное, абсолютное значение. Допустим, мы получили требование: «уменьшить затраты на доставку отправлений в рамках одной области на 5%». Уменьшить что? Затраты чего: труда сотрудников, времени доставки, стоимости доставки или все вместе в некой пропорции? Как все это считать? В идеале, хотелось бы, чтобы требования фиксировались в виде, близком к следующим примерам:

Затраты времени на доставку отправлений массой до 1 кг, в пределах 300 км от места отправления, с момента оформления отправления в офисе, до момента готовности к его выдаче в отделении получателю, необходимо уменьшишь с 24 до 16 рабочих часов.

Себестоимость доставки отправлений в пределах 300 км от места отправления, массой до 1 кг, с учетом:

• затрат на оформление отправления;
• зарплат всех занятых в процессе приемки, обработки, доставки, выдачи и иных необходимых процедур (включая уборку помещения, обслуживание транспорта и помещений, выписку документов и т.д.);
• амортизации оборудования;
• стоимости расходных материалов;
• неизменного уровня качества и скорости доставки.

Должна быть снижена с 50 до 45 руб., в пересчете на одно отправление, при общем количестве отправлений не менее 50 в день.

Наверняка тут же возразят, «a как быть с требованиями в стиле «увеличить прозрачность процессов?» На самом деле, тут нет ничего сложного. Для начала, необходимо понять, какие причины побудили заказчика указать подобное требование? В данном случае, это является следствием того, что невозможно проконтролировать движения материалов/товаров/отправлений в процессе работ или иных действий. Поэтому, подобные требования можно записать в стиле:

Время предоставления информации на запрос о нахождении произвольной партии/единицы товара, не должно превышать 5 минут с момента его отправки/формирования.

или же

Отчет о прохождении этапов отгрузки/производства единицы/партии продукции должен обновляться не реже, чем раз в час.

В таком виде, исполнители будут точно знать, чего от них ожидают и легко смогут подтвердить заказчику достижение заданных целей и задач. С другой стороны, заказчик будет знать, за что он платит и чего ему ожидать.

Ну и наконец, думаю, все это понимают, цели и задачи желательно ставить на процесс в целом, а не на отдельные его этапы. Хотя оптимизация и/или автоматизация будет касаться отдельных этапов процессов, но при этом мы понимаем, что улучшение в одном месте, часто влечет за собой ухудшение в другом. Поэтому только обобщенные показатели дают нам интегральную оценку эффективности.

Едем дальше. Когда мы говорим о задачах, которые ставит заказчик, бизнес-аналитик должен убедиться, что есть реальные возможности эти задачи выполнить. Вот, допустим, ставится задача гарантировать максимальный срок доставки посылок из Калининграда в Петропавловск-Камчатский в 3 дня. Супер. Все будут только счастливы. Однако, анализируя транспортные возможности, мы видим, что чисто физически, иногда в славном городе вулканов и «Авачи» неделю может «не быть погоды». То есть неделю самолеты туда не летают. И в таком случае, все обещания, улучшения процессов и чего угодно еще, не позволят решить данную задачу в текущих условиях. Поэтому такие задача следует или отвергать на самых ранних стадиях, или же обставлять условиями, когда они могут быть достигнуты.

Как видим, игнорирование деталей в требованиях и задачах могут привести к неприятностям на дальнейших стадиях работ и это не добавит «счастья» разработчикам, внедренцам и всем, кому придется использовать отчет и осуществлять «улучшения», предписанные бизнес-аналитиком, который «забыл уточнить пару несущественных деталей».

Надеюсь, все прониклись и осознали, что для каждого требования и задачи, необходимо убедится в возможности ее реализовать и приводить разъяснения с примерами и подробными пояснениями (с ограничениями, условиями и деталями по источникам, средствам, форматам данных, условиями их применимости и прочим). Забегая вперед, тоже самое относится и к найденным недостаткам, проблемам, нестандартным ситуациям. Крайне желательно также приводить причины их появления.

Например, если в справочнике товаров найдены «дубликаты», то надо выяснить и указать причину их появления. В данном случае возможны, как минимум, три варианта:

• Товары вводились одновременно несколькими операторами по новым поступлениям из накладных, в результате каждая приходная накладная использует свой вариант товарной позиции;
• Новые товарные позиции вводятся одним ответственным лицом, но таким образом «эмулируется» отсутствующий или отключенный «партионный учет» в учетной системе;
• «Двойники» являются результатом объединения нескольких баз и многие из них (позиций-двойников) отсутствуют в остатках и применяются только для корректного отображение исторических документов/проводок, не влияя на текущую работу.

Как мы видим, могут быть ситуации, когда или не нужно ничего менять, или достаточно организационных мероприятий, или же придется расширять фронт работ за счет модернизации используемой учетной системы. При отсутствии подобных деталей, простая констатация факта «а в справочниках задвоение позиций» не говорит ни о чем, и даже рекомендации в стиле «привести справочник в порядок» или «удалить двойников» могут быть как бесполезными, так и ошибочными.

И в завершении этого раздела, заострю внимание, что бизнес-процессы не имеют никакого отношения к таким экономическим показателям, как объемы и цены продаж. Это зона ответственности коммерческого отдела вообще, и маркетинга – в частности. Иными словами, маркетинг отвечает за формирование спроса, а работники и бизнес-процессы – за его удовлетворение. И единственное, как бизнес-процессы любого предприятия могут повлиять на прибыль – только снижением издержек включая затраты времени. Ценообразование, формирование требований к продукции, объемы производства/реализации – все это касается маркетинга и только маркетинга.

Итак, резюмируя данную часть, можно сказать, что сбор и анализ требований должен сопровождаться анализом причин появления данных требований, наличия физических возможностей их реализации, а также рисков, и способов минимизации, как рисков, так и их последствий. При этом требования и задачи должны быть представлены в виде исчислимых показателей и задаваться в абсолютных величинах. По сути, создание или улучшение процессов, это организационная, или административная функция. И чтобы ее (функцию) реализовать эффективно, нужно ясно видеть для чего все это «безобразие» затевается, что ожидается, и какие есть возможности эти ожидания претворить в жизнь.

→ Продолжение тут

Источники изображений:

1. Изображение маяка взято тут.
2. Песик отсюда

1. Отчет бизнес-аналитика

1. Назначение
   и цели информационной системы

Информационная
система которая автоматически будет
рассылать необходимую информацию
сотрудникам, а так-же обрабатывать
полученные отчеты.

Целью
ИС является оценка текущего состояния
процессов и оперативное их применение.

1. Бизнес-роли

Сотрудник
отдела мониторинга

Бизнес-объекты

Перечень
документов:

• Политика
  компании

• Внутренний
  отчет сотрудника

• Внутренний
  отчет отдела

• Отчет
  отдела мониторинга

1. Поток
   работ по автоматизируемым функциям

1. Бизнес-правила

Все
характеристики шаблона должны быть
заполнены.

1. Структура
   интерфейсов для каждой бизнес-роли

Интерфейс
политики компании (для руководства
компании), внутренний отчет сотрудника
(для начальника отдела), внутренний
отчет отдела (для сотрудников отдела
мониторинга), отчет отдела мониторинга
(для руководства компании).

9. Информационный анализ документов

1. Диаграмма потоков данных (dfd)

Рис. 15. Контекстная диаграмма
потоков данных

Рис. 16. Декомпозиция
контекстной диаграммы

11. Описание транзакций

Рис. 17. Пути выполнения
транзакций на контекстной диаграмме

Рис. 18. Пути выполнения
транзакций на декомпозиции контекстной
диаграммы

11.1. Интерфейс ис

Рис. 19. Интерфейс формы для
добавления сотрудников

Рис. 20. Интерфейс добавления
нового отдела

Рис. 21. Интерфейс составления
отчета

Отчет системного аналитика

11.2.
Цель информационной системы

Целями
ИС являются сокращение затрат времени
обработки отчетов, а также время доведения
политики компании до сотрудников

Таблица
описания пользователей информационной
системы

Таблица
описания функций информационной системы

Таблица
описания системных операций

Описание
требований к информационному обеспечению
(входная и выходная информация,
классификаторы, база данных)

1. Входная
   информация

• Стратегические
  и тактические планы ИТ

• Отчет
  по эффективности контроля

• Решение
  об изменении политики

1. Выходная
   информация

• Отчет
  эффективности контроля

• Решение
  об изменении политики

1. Классификаторы

• Процессы;

1. База
   данных

2. Продукт
   в перечне

3. Перечень
   ИТ-продуктов

4. Продукт
   в информации о процессах

5. Информация
   о процессах

6. 1. Оперативная

• Политика
  компании

• Отчет
  сотрудника

• Отчет
  отдела

• Отчет
  сотрудника отдела мониторинга

1. Справочная

• организация;

• отдел

• сотрудники.

Описание
нефункциональных требований к
информационной системе

• Производительность

• Удобство
  сопровождения

• Расширяемость

• Надежность

Ограничение
проектирования (программно-техническая
среда, средства проектирования и
разработки)

• Microsoft
  SQL Server

• BPWin

• VBA

• MS
  Visio

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  Перевод

  Ссылка на автора

В повседневной работе, когда дело доходит до изготовления столов или графики или анализ данных, вы в основном выберете Excel. Но я также видел, что многие люди не понимали сложность глубокого изучения Excel и его неэффективность в обработке больших данных. На самом деле, профессиональные бизнес-аналитики должны уметь использовать различные инструменты отчетности (Excel / QlikView / Tableau / FineReport), а также навыки составления различных отчетов. Сегодня я расскажу вам о 3 типах отчетов, которые я использую при анализ данных чтобы помочь вам повысить эффективность бизнеса.

Поскольку инструмент, который я часто использую, FineReport Я принимаю метод классификации FineReport. Для разных нужд я делю отчеты на следующие три типа.

• Общие отчеты: подробный отчет, сгруппированный отчет, отчет кросс-таблицы, отчет столбца, отчет запроса, отчет ввода данных и т. д.
• Сводные отчеты: различные нерегулярные отчеты, такие как сложные счета
• Отчеты панели инструментов: визуализированный отчет с многомерным анализом на основе отображения бизнес-показателей

Эти три типа отчетов в основном решают все виды бизнес-задач. Давайте посмотрим на них дальше.

1. Общие отчеты

1.1 Особенности

Общие отчеты — наиболее часто используемый тип отчетов в FineReport. Они используют шаблон проектирования в стиле Excel, который поддерживает неограниченное расширение строк и столбцов, несколько листов, а также расчеты между листами и т. Д. Пользователи могут использовать общие отчеты для запроса параметров, ввода данных, построения диаграммы и т. Д. А общие отчеты можно разделить на подробный отчет, групповой отчет, отчет о перекрестных таблицах, отчет по столбцам, отчет о запросах, отчет о вводе данных и т. Д.

1.2 Бизнес-сценарии

Общие отчеты могут заменить все виды традиционных отчетов, составляемых Excel на предприятии, что значительно сокращает время производства. А отчеты можно просматривать в Интернете благодаря структуре B / S (браузер / сервер).

Через общие отчеты FineReport пользователи могут получать данные из различных типов бизнес-баз данных, чтобы сделать финансовый отчет, отчет о продажах, производственный отчет, кадровые отчеты и другие отчеты, связанные с эффективностью бизнеса. Кроме того, пользователи могут получать доступ к отчетам, запрашивать данные и редактировать отчеты на ПК или мобильных устройствах в любое время и в любом месте.

Есть три типичных типа отчетов.

1) Основные отчеты

Основные отчеты делятся на подробные отчеты, сгруппированные отчеты, отчеты с перекрестными таблицами и другие базовые образцы таблиц. Они поддерживают расчет гибких формул, таких как YOY (год за годом), MOM (месяц за месяц), ранжирование, пропорции, а также печать и экспорт автономных файлов.

Сгруппированная статистика:

YoY, MoM и другая финансовая статистика:

Колонка карт:

Складное дерево:

Счет-фактура:

2) Отчеты о запросах

В большинстве случаев нам не нужен отчет для представления всех данных в базе данных, но для фильтрации нужных нам данных в соответствии с некоторыми условиями, которые называются запрос параметров,

FineReport предоставляет различные типы элементов управления, которые можно гибко использовать для реализации запросов условной фильтрации в различных сценариях, и один и тот же отчет может поддерживать несколько параметров.

Отчет по запросу:

3) Отчеты о вводе данных

В традиционном смысле отчет предназначен для решения проблемы представления данных, то есть для извлечения данных из базы данных и их отображения в различных форматах, а также для экспорта или печати отображаемых результатов.

Однако в реальной работе предприятий деловые сотрудники не только должны просматривать данные, но и выполнять некоторые операции редактирования, такие как добавление, изменение и удаление некоторых данных. Такие отчеты называются ввод данных отчеты.

Основываясь на представленных выше отчетах / отчетах о запросах, FineReport предоставляет множество стилей управления, поддерживает ввод данных и онлайн-импорт данных Excel и может удовлетворить потребности редактирования и ввода данных в различных сценариях.

Базовое заполнение:

Запрос, добавление и удаление:

Пакетное удаление:

2. Сводные отчеты

2.1 Особенности

Сводный отчет относится к отчету, содержащему несколько модулей, каждый из которых похож на отдельный отчет или диаграмму. И модули относительно независимы и не влияют друг на друга. Так что это может решить проблему создания нерегулярных больших отчетов.

2.2 Бизнес-сценарии

Большая проблема с традиционными отчетами, такими как отчеты Excel, заключается в том, что если вы отрегулируете высоту строки или ширину столбца ячейки, это повлияет на всю строку, в которой она находится, или на другие ячейки во всем столбце. В этом случае нам очень сложно составлять сложные отчеты с нерегулярным стилем таблицы или с несовместимой высотой строк ячеек. Хотя в некоторых сценариях это может быть достигнуто путем постоянного объединения или разделения ячеек, рабочая нагрузка действительно слишком велика

Сводный отчет в FineReport это решить такие проблемы. Различные блоки таблицы объединяются в сложный большой отчет, и расширение, высота строки и ширина столбца между блоками не влияют друг на друга, что значительно улучшает гибкое пространство для табулирования.

Следующий отчет о состоянии Шанхайского железнодорожного транспорта является типичным примером агрегированных отчетов.

Особенно, когда нам нужно составлять сложные отчеты по типу счетов, разработка с использованием традиционных электронных таблиц Excel — настоящая головная боль. Но с помощью отчета об агрегации вы легко можете создать такую ​​таблицу.

3. Отчеты панели инструментов

3.1 Особенности

Панель приборов отчеты разрабатываются для решения бизнеса принятие решения проблемы. В отличие от табличного интерфейса общего отчета, отчет сводной панели принимает интерфейс в виде холста. С помощью простой операции перетаскивания можно создать мощную и всеобъемлющую «кабину управления». Различные данные могут быть интегрированы на одной странице, отображая различные бизнес-показатели для обеспечения многомерного анализа данных.

Отчеты панели инструментов имеют много функций.

• Применимо ко всем видам экранов: ПК, планшетный ПК, мобильный телефон, телевизор, большой экран и другие типы терминалов.
• Больше визуальных элементов. Существует множество визуальных компонентов, таких как таблицы, графика, элементы управления и т. Д., Которые можно свободно сопоставлять и превращать в различные отчеты.
• Анализ связи компонентов: компоненты могут быть связаны для анализа. Пока вы нажимаете на компонент, связанный с ним компонент автоматически запускает загрузку данных.
• Мониторинг данных и периодическое обновление: данные в фоновом режиме можно интеллектуально обнаруживать и сравнивать, а на переднем плане можно своевременно обновлять данные.
• Автоматическая карусель: отчет Dashboard поддерживает карусель разных стилей диаграммы в одной позиции и карусель нескольких вкладок.

3.2 Бизнес-сценарии

В традиционном интерфейсе разработки отчетов неудобно свободно сопоставлять различные формы, графики, элементы управления и т. Д. На одной странице. Отчеты панели инструментов предоставляют простой и эффективный способ разработки и быстрого создания бизнес-панель,

Типичным применением отчетов панели мониторинга является панель управления для руководства.

Поскольку отчеты панели мониторинга можно адаптировать к нескольким терминалам, администраторы могут отслеживать данные ключевых показателей в любое время и в любом месте в браузерах, приложениях и т. Д.

Другой пример: стратегический командный центр, центр мониторинга или конференц-зал компании часто используют большой экран для просмотра ключевых показателей эффективности в режиме реального времени или для продвижения корпоративной силы и корпоративного имиджа.

В конце концов

Я только показал некоторые функции этих трех типов отчетов, и есть еще много деталей, которые не упомянуты. Если вы в полной мере используете три режима разработки отчетов FineReport Вы можете удовлетворить самые простые или сложные требования к отчетности, чтобы легко реализовать различный бизнес-анализ.

Вы также можете быть заинтересованы в …

9 инструментов визуализации данных, которые нельзя пропустить в 2019 году

Пошаговое руководство по созданию информационных панелей продаж

Топ 10 типов карт в визуализации данных

Научитесь: Профессия BI-аналитик
Узнать больше

Как аналитика поддерживает целевое управление бизнес-процессами предприятия?
Какова иерархия и взаимосвязь целевых индикаторов стратегического, тактического и операционного уровней управления?
Какие сведения целесообразно включить в отчет о мониторинге индикаторов бизнес-процессов?
На эти вопросы отвечает автор. В статье представлена его методика для построения системы индикаторов управления бизнес-процессами на предприятии.

Как отмечалось в статье «Определение ролевых функций управления процессом» [1], безубыточность инвестиций в систему управления бизнес-процессами (СУБП) возникает с началом системного измерения бизнес-процессов предприятия с целью их стратегического улучшения, поэтому разработка модели аналитических индикаторов бизнес-процессов является одной из наиболее важных и сложных задач в развитии СУБП.

В общем случае аналитика может рассматриваться как процесс и результат логического анализа предметной области посредством ее последовательной декомпозиции в интересах решения управленческих задач. Если в качестве объекта анализа выступает деятельность предприятия (иерархическая система бизнес-процессов), то аналитика может быть представлена совокупностью данных для решения управленческих задач на стратегическом, тактическом и операционном уровнях (декомпозиции).

Информационный сервис в работе с аналитикой обеспечивается посредством BI-систем (Business Intelligence) — информационных систем, сочетающих средства анализа, мониторинга и отчетности для поддержки принятия управленческих решений. Техническим средством визуализации аналитической информации являются панели индикаторов, которые по содержанию и назначению могут быть отнесены к следующим типам:

• стратегические — контроль достижения стратегических целей;
• тактические — анализ реализации процессов и проектов на уровне подразделений;
• операционные — мониторинг основных операций на уровне сотрудников.

При этом под индикатором понимается количественный измеритель характеристики (свойства) процесса или результата [2].

Множество индикаторов (ключевых показателей эффективности, KPI) для процессов представлено в библиотеке KPILAB [3], однако отсутствие структурно-временной модели затрудняет разработку аналитических панелей стратегического, тактического и операционного уровней. Автор представляет вниманию читателей собственную методику определения и группировки аналитических индикаторов для соответствующих уровней управления. В основу группировки положена модель оптимизационной задачи следующего содержания: «Какие оптимальные значения должны иметь операционные параметры бизнес-процессов для достижения стратегических целей с учетом тактических бюджетных ограничений?»

Для уровней управления могут быть определены соответствующие горизонты планирования и периоды мониторинга аналитических индикаторов, например:

• стратегический: горизонт — три года, период — квартал;
• тактический: горизонт — год, период — месяц (неделя);
• операционный: горизонт — квартал, период — неделя (день).

В соответствии с методологией функционального моделирования [4] деятельность предприятия последовательно декомпозируется на процессы (бизнес-функции) и далее на операции (рис. 1).

Рис. 1. Модель функциональной декомпозиции

По мнению автора, уровни управления (декомпозиции) имеют следующее назначение (в параметрах оптимизационной задачи):

• стратегический уровень «Деятельность» является абстрактной моделью для планирования вектора цели и определения приоритетов развития бизнес-системы;
• тактический уровень «Процессы» (бизнес-функции) предназначен для обеспечения баланса системы на основе функциональных бюджетов в процессе развития, а также для своевременной реакции на критические изменения внешней и внутренней среды предприятия и адаптации к ним;
• на уровне «Операции» осуществляется фактическое управление на основе стратегической целевой функции и тактических бюджетных ограничений, измеряются и улучшаются параметры конкретных действий.

Для уровня декомпозиции «Деятельность» характерны следующие целевые установки:

• бизнес-стратегия — обеспечение устойчивой деятельности предприятия на основе сохранения и развития конкурентных преимуществ в долгосрочной перспективе;
• для центра инвестиций (финансовой структуры предприятия) — достижение целевых значений рентабельности инвестиций на основе формирования инвестиционного портфеля с учетом доходности, величины риска и объема вложенного (собственного и привлеченного) капитала;
• для центра прибыли (финансовой структуры предприятия) — достижение целевой прибыли на основе эффективного позиционирования продукции по критерию «цена — качество» в рыночных сегментах.

Выбор направления стратегического вектора цели является управленческим решением, которое может быть принято по результатам SWOT-анализа, включающего оценку факторов внешней и внутренней среды деятельности предприятия, при этом под факторами внешней среды понимается конъюнктура рынка, под факторами внутренней среды — функциональные составляющие бизнес-стратегии предприятия (товарно-рыночной, технологической, ресурсной, социальной, финансово-инвестиционной, управления).

Среди множества факторов внутренней среды определяются ключевые факторы успеха, с помощью которых «оцифровывается» видение предприятия и формулируются цели на стратегической карте. Пример разработки стратегической карты целей в системе бизнес-моделирования Business Studio представлен на рис. 2.

Рис. 2. Стратегическая карта целей

Таким образом, к управленческой аналитике (индикаторам) стратегического уровня могут быть отнесены и подлежать мониторингу факторы внешней и внутренней среды деятельности предприятия, при этом может быть использована качественная (порядковая) шкала измерения агрегированных значений (нефинансовых факторов). Например, нефинансовый фактор внутренней среды предприятия «Зрелость стратегического управления» может быть оценен по пятибалльной шкале (таблица 1).

Таблица 1. Шкала оценки уровня зрелости факторов внутренней среды деятельности предприятия (PDF)

По мнению автора, наиболее сложным является именно переход от стратегического к операционному уровню управления, предполагающий не только функциональную, но и временную декомпозицию. Для осуществления этого перехода, как было отмечено ранее, используется тактический уровень бюджетного управления на основе подхода, представленного автором в виде графической модели (рис. 3).

Рис. 3. Проекция стратегии на операционный уровень

Тактический уровень бюджетного управления является своеобразной «контрольной суммой» перевода стратегических целей деятельности в показатели операций посредством функциональных бюджетов.

Для уровня декомпозиции «Процесс (бизнес-функция)» характерны следующие целевые установки:

• функциональная стратегия — создание возможностей для достижения целей бизнес-стратегии на основе эффективного выполнения бизнес-функции и результативного взаимодействия в системе бизнес-процессов предприятия;
• для центра дохода (финансовой структуры предприятия) — достижение целевых значений продаж на основе стимулирования спроса определенных сегментов потребителей и обеспечения доступности видов продукции по цене и количеству;
• для центра затрат (финансовой структуры предприятия) — достижение целевых расходов на основе эффективного использования ресурсов и снижения потерь.

Пример реализации бюджетной структуры в системе бизнес-моделирования Business Studio представлен на рис. 4.

Рис. 4. Бюджетная структура предприятия

Таким образом, к управленческой аналитике тактического уровня (индикаторам) могут быть отнесены и подлежать мониторингу статьи доходов и расходов функциональных бюджетов (центров финансовой ответственности — ЦФО) предприятия, при этом может быть использована количественная (натуральная и денежная) шкала измерения их агрегированных значений.

Для уровня декомпозиции «Операции» характерны следующие целевые установки:

• операционная стратегия — создание возможностей для достижения целей бизнес-стратегии на основе эффективного использования ресурсов предприятия в цепочке разработки, производства и продаж конкурентоспособных товаров и услуг;
• результативность — достижение целей по количеству и качеству разработки, производства и продаж товаров и услуг;
• оперативность — достижение целей по длительности операционного цикла разработки, производства и продаж товаров и услуг;
• ресурсоемкость — достижение целей по себестоимости выполнения всех операций, необходимых для разработки, производства и продаж товаров и услуг.

Операционная стратегия формулируется относительно потока создания ценности, представляющего собой множество законченных состыкованных действий, которые в совокупности создают некоторую продукцию, имеющую потребительскую ценность для клиента [5].

В рамках реализации операционной стратегии поток создания ценности целесообразно представить моделью на уровне цепочки операций соответствующих функциональных процессов. Пример реализации операционной цепочки ценности в Business Studio представлен на рис. 5.

Рис. 5. Операционная цепочка создания ценности

В интересах классификации и группировки, а также оценки полноты и баланса системы операционных индикаторов автором по результатам анализа стандартов в области качества в таблице 2 предложены группы и соответствующие виды показателей.

Таблица 2. Группировка показателей по видам (PDF)

Таким образом, к управленческой аналитике (индикаторам) операционного уровня могут быть отнесены и подлежать мониторингу показатели результативности, оперативности, ресурсоемкости и управляемости операций бизнес-процессов, при этом могут использоваться качественная и количественная шкалы измерения их значений.

Для практического мониторинга индикаторов в системе Business Studio могут быть использованы следующие стандартные возможности:

• Business Studio Portal;
• Business Studio Cockpit;
• рассылка и загрузка значений показателей из файлов Microsoft Excel [6].

Также можно осуществить «пакетный» ввод-вывод значений индикаторов с помощью разработки соответствующих пакетов импорта-экспорта данных (рис. 6).

Рис. 6. Пакет экспорта значений показателей

Для снижения трудоемкости визуализации значений аналитических индикаторов, экспортированных из системы Business Studio, при построении отчета могут быть использованы средства OLE-технологии. Пример автоматически построенного отчета о мониторинге индикаторов представлен на рис. 7–10.

Рис. 7. Лист «Цели» отчета о мониторинге индикаторов

Рис. 8. Лист «Проекты» отчета о мониторинге индикаторов

Рис. 9. Лист «Показатели» отчета о мониторинге индикаторов

Рис. 10. Лист «Процессы» отчета о мониторинге индикаторов

Отчет строится на основе следующих исходных данных (справочников системы). Для достижения стратегических целей определяются:

• проекты развития (рис. 11);
• показатели измерения (достижения стратегической цели) (рис. 12).

Рис. 11. Проект достижения стратегической цели

Рис. 12. Показатели достижения стратегической цели

Для показателей определяются плановые и фактические значения (рис. 13), а также процессы, в которых они измеряются (рис. 14).

Рис. 13. Плановые и фактические значения показателей

Рис. 14. Процессы измерения показателей

Опубликовано по материалам журнала «Менеджмент качества» — №3, 2018.

Источники информации

1. Могилко Д. Ю. Определение ролевых функций управления процессом.
2. Эккерсон У. У. Панели индикаторов как инструмент управления. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. — 396 с.
3. KPILIB.
4. P 50.1.028–2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования.
5. ГОСТ Р 56020–2014. Бережливое производство. Основные положения и словарь.
6. Разработка сбалансированной системы показателей.
7. https://bpmstart.bitrix24.site/

* * *

Для получения подробной Инструкции пользователя для самостоятельной разработки пакета импорт-экспорта значений показателей из системы «Business Studio» необходимо заполнить форму обратной связи на сайте Автора [7]

Октябрь 2018 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Декомпозиция процессов в нотации BPMN в Business Studio

Как заставить современные технологии управления работать в Российских условиях

Описание и регламентация процессов управления в среде Business Studio

Как увеличить прибыль предприятия в 3 раза за счёт изменения бизнес-процессов продаж и закупок

Если пустить бизнес на самотёк, рано или поздно он, скорее всего, развалится. Контролировать ситуацию и выявлять проблемные места помогает бизнес-анализ.

• Что такое бизнес-анализ
• Для чего проводят анализ бизнес-среды
• Цели и задачи бизнес-анализа компании
• Основные методы анализа бизнеса
• Что показывают результаты бизнес-анализа
• Ошибки бизнес-анализа
• Примеры анализа бизнеса
• Совет эксперта

Пример схемы обеспечения заказа, составленной по BPMN. Каждый значок имеет свой смысл

Бизнес-аналитик использует большой набор инструментов. Trello и Figma новичок может освоить самостоятельно, но разбираться с системами моделирования бизнес-процессов лучше с помощью наставника на курсе «Бизнес-аналитик».

Состояние бизнеса зависит не только от внутренних процессов и ресурсов. На него всегда влияют внешние факторы, и в анализе очень важно их учитывать. Для этого существует модель PESTLE, которая оценивает шесть категорий внешних факторов, влияющих на бизнес:

1. Политические (political).
Возможные субсидии, помощь от государства, общая ситуация в стране.

2. Экономические (economical).
Банковские ставки, инфляция, минимальная оплата труда, стоимость аренды и энергетических ресурсов.

3. Социологические (social-culture).
Уровень жизни населения, культура, образование.

4. Технологические (technological).
Тренды в информационных технологиях.

5. Юридические (legal).
Законы, связанные с бизнесом.

6. Экологические (environmental).
Погода, климат, состояние окружающей среды.

Выявление ключевых моментов по этим пунктам помогает компании подготовиться к любым трудностям и правильно использовать преимущества, которые дают внешние факторы. Часто такой анализ проводят перед запуском нового проекта или открытием бизнеса, чтобы понять, в какой среде он будет развиваться.

Этот метод позволяет посмотреть на бизнес, отдел, продукт или проект в целом: выявить сильные и слабые стороны изнутри, возможности и угрозы снаружи. Он состоит из четырёх элементов:

● Strengths. Сильные стороны, которые обеспечивают конкурентное преимущество.
● Weaknesses. Слабые стороны, где бизнес уступает конкурентам. Либо то, что как-то ухудшает положение на рынке.
● Opportunities. Возможности, которые могут принести пользу или стать точкой роста.
● Threats. Угрозы, которые способны навредить бизнесу или проекту.

Обычно SWOT-анализ используют как бизнес-исследование при запуске нового проекта или для того, чтобы оценить состояние бизнеса и перспективы развития в конкретный период или во время кризиса.

Чаще всего результаты SWOT-анализа располагают в матрице, в четырёх квадратах. Так может выглядеть приблизительный анализ нового приложения с функциями личного дневника и планировщика задач

Этот метод аналитики чаще всего применяют при возникновении проблем. Его суть в выстраивании цепочки из вопросов, которые помогают найти решение. Рассмотрим на примере:

1. Пользователи не скачивают приложение. Почему?
2. У приложения непривлекательная обложка в PlayMarket. Почему?
3. Обложку нарисовали наспех, за пару дней. Почему?
4. В компании не уделяют достаточно внимания дизайну маркетинговых материалов. Почему?
5. Непонятно, кто именно в маркетинге отвечает за дизайн, нет компетенций и понимания его важности. Почему?

Таким образом, пять вопросов позволили добраться до глубокой проблемы, которая наверняка влияет на бизнес в целом.

Фитнес-центр продаёт абонементы. Раньше делали всё через сайт, но теперь завели страничку ВКонтакте и решили вести продажи ещё и там. Однако почему-то число продаваемых абонементов практически не выросло.

Чтобы разобраться в ситуации, в компании запустили процесс бизнес-анализа. Для этого решили на старте использовать метод «5 почему». Получился такой результат:

1. Почему из соцсетей нет продаж? Потому что там практически нет заявок.
2. Почему там практически нет заявок? Потому что люди не пишут в ЛС группы и комментарии с вопросами о покупке.
3. Почему люди не пишут? Потому что в постах нет прямых призывов к покупке — практически все они информационные, в общем о здоровом образе жизни.
4. Почему в постах нет прямых призывов к покупке? Потому что для SMM-менеджера не разработали чёткую структуру поста.
5. Почему не разработали чёткую структуру поста? Потому что отдел маркетинга не совсем понял, как работать с соцсетями, и запустил их просто «чтобы были».

В итоге это позволило понять, с чем именно нужно работать, и составить долгосрочный план по обучению отдела маркетинга и найму новых сотрудников.

Совет эксперта

Мария Логвинова
Зачастую успех бизнес-анализа зависит от умения эффективно выстраивать коммуникацию. Иногда можно изучить тонну документации, собрать статистику, но так и не понять истинных причин проблемы, зато в интервью с подходящим человеком найти ответы на все вопросы. Интервью — один из важнейших методов в арсенале аналитика, не стоит про него забывать.

Примеры

Наши примеры проектов и шаблоны отчётов помогут Вам разобраться в основах работы с нашими продуктами.

Поиск по тэгам, заголовкам и содержимому примеров проектов:

Мы подготовили сотни отчётов и дашбордов, сгруппированных по сферам применения. Вы можете сразу использовать их, подключив к ним свои данные, а можете изменить под свои требования. Начните анализировать данные бесплатно прямо сейчас!