Основные бизнес процессы тоир

Техническое обслуживание и ремонты обеспечивают поддержку основной деятельности предприятия и связаны со значительными затратами материальных и трудовых ресурсов. Поэтому выбор правильной стратегии организации этой деятельности и формирование соответствующих бизнес-процессов в значительной мере влияют на финансовые результаты бизнеса в целом.

Стратегии ремонта

Каждое предприятие старается найти оптимальные решения для организации своего бизнеса, чтобы меньше тратить и больше зарабатывать. В значительной степени достижение этой цели определяется выбранной стратегией управления ремонтами и техническим обслуживанием (ТО) имеющегося у предприятия оборудования. Среди возможных и применяемых стратегий управления ремонтами различают: регламентированный ремонт, ремонт по техническому состоянию, ремонт по потребности и смешанную стратегию ремонта.

Сущность стратегии регламентированного ремонта заключается в том, что ремонт выполняется с периодичностью и в объеме, установленном в эксплуатационной документации независимо от технического состояния составных частей оборудования в момент начала ремонта. Стратегия применяется для обеспечения ремонта оборудования, эксплуатация которого связана с повышенной опасностью для обслуживающего персонала, в том числе оборудования, подконтрольного органам Ростехнадзора.

Сущность стратегии ремонта по техническому состоянию заключается в том, что контроль технического состояния выполняется с периодичностью и в объеме, установленном в нормативно-технической документации, а момент начала ремонта и объем восстановления определяется техническим состоянием составных частей оборудования. По решению руководства предприятия часть оборудования может быть переведена на ремонт по техническому состоянию. Перечень такого оборудования составляется руководителем подразделения, согласовывается главным механиком предприятия и утверждается главным инженером. См. также пример описания бизнес-процесса.

Сущность стратегии ремонта по потребности заключается в том, что ремонт оборудования производится только в случае отказа или повреждения составных частей оборудования. Она частично реализуется в форме внеплановых ремонтов после отказов.

Сущность смешанной стратегии ремонта заключается в том, что ремонт выполняется с периодичностью, установленной в нормативно-технической документации, а объем операций восстановления формируется на основе требований эксплуатационной документации с учетом технического состояния основных частей оборудования. На основании этой стратегии обеспечивается ремонт всего остального основного и неосновного оборудования предприятия.

Необходимые параметры и документы

Для планирования, выполнения и контроля технического обслуживания и ремонтов определяются:

• периодичность ремонта   — интервал наработки оборудования между окончанием данного вида ремонта (технического обслуживания) и началом следующего ремонта такого же или любого другого, большей или меньшей сложности;
• продолжительность ремонта — интервал времени (в часах) от момента вывода оборудования из эксплуатации для ремонта до ввода его в эксплуатацию в нормальном режиме;
• трудоёмкость ремонта — трудозатраты на проведение данного вида ремонта, выраженные в человеко-часах.

Необходимо также составить технологические карты ремонта — документы, которые содержат перечень технологических операций (работ) при выполнении технического обслуживания и ремонта, и определить способ планирования технического облуживания и ремонта: календарный, по наработке, сезонный и т.д.

На основании нормативно-справочной документации составляется план-график проведения планово предупредительных ремонтов (ППР). Система ППР представляет собой комплекс организационно-технических мероприятий для обеспечения работоспособности и исправности оборудования в течение всего срока его службы. Все мероприятия по поддержанию работоспособности оборудования выполняется в соответствии с годовыми и месячными графиками, составленными так, чтобы предупредить преждевременный и неожиданный выход оборудования из строя.

На основании графиков ППР выполняется планирование обеспечивающих ресурсов. Это, в первую очередь, материально-техническое обеспечение (МТО), которое включает в себя обеспечение запасными частями, материалами и средствами ТО и ремонта (инструментами), используемыми при выполнении технологической операции, и обеспечение трудовыми ресурсами, необходимыми для выполнения технологической операции.

Начало выполнения ТО или ремонта инициируется обычно заявкой на ремонт — документом, содержащим перечень работ, материально-технического обеспечения и трудовых ресурсов, а также описание мер безопасности.

На основании заявки формируется наряд на выполнение работ документ, которым устанавливается задание на выполнение работ исполнителям (рабочему, бригаде). Наряд выдается до начала работы и содержит перечень работ, нормы расходования времени на их выполнение, расценки, формы оплаты и общую сумму оплаты.

При необходимости к наряду выписывается наряд-допуск, который является письменным разрешением на производство работ в течение всего срока, необходимого для выполнения указанного в наряде объема работ.

Выполнение ремонта или ТО регистрируется актом выполненных работ — документом, отражающим выполнение работ по ремонту или ТО и позволяющим формировать документы по списанию затрат МТО в производство и по выплате денежных средств исполнителям.

Потребность в материально-техническом обеспечении на складах и в подразделениях предприятия оформляется внутренними заказами документами, являющимися основанием для обеспечения какого-либо подразделения (цеха, склада) МТО.

Совокупность процессов

Производственный процесс на любом предприятии должен рассматриваться как единая и согласованная сеть (совокупность) процессов. При этом бизнес-процесс это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создает ценность и выдает результат.

Практическое применение процессного подхода предусматривает детальный анализ и описание производственного процесса предприятия в виде единой и согласованной сети процессов с учетом всех компонент, необходимых для качественного функционирования каждого из составляющих процессов. При этом необходимо определение основного содержания и цели каждого процесса, владельца и руководителя процесса, нормативов, входов, выходов и ресурсов процесса, измеряемых параметров и показателей результативности и эффективности процесса, а также описание процессов поставщиков и потребителей.

Практическое применение процессного подхода предусматривает детальный анализ и описание производственного процесса предприятия в виде единой и согласованной сети процессов с учетом всех компонент, необходимых для качественного функционирования каждого из составляющих процессов.

Типовая модель процессов ремонта и технического обслуживания оборудования основана на методологии EAM (Enterprise Asset Management) — систематической и скоординированной деятельность предприятия, нацеленной на оптимальное управление физическими активами и режимами их работы, рисками и расходами на протяжении всего жизненного цикла для достижения и выполнения стратегических планов. Она включает в себя следующие бизнес-процессы управления деятельностью по техническому обслуживанию и ремонтам оборудования предприятия (рис.1.):

1. Учет оборудования и нормативов — ведение списка оборудования, классификация оборудования, ведение списка нормативных ремонтов и ТО и их технологических карт.
2. Учет показателей эксплуатации — учет осмотров оборудования, контролируемых показателей и контроль их значений, ведение журнала дефектов, учет наработки и простоев оборудования, учет перемещений оборудования, хранение исторических данных о ремонтах оборудования.
3. Планирование ремонтов — формирование графика ППР, формирование заявок на проведение ремонтов, планирование потребности в запасных частях и материалах, трудовых ресурсах, формирование бюджета на ремонты.
4. Управление материально-техническим обеспечением ремонтов — ведение первичного учета МТО, контроль неснижаемого остатка, формирование внутренних заказов, учет затрат.
5. Управление персоналом — определение необходимых компетенций, формирование персонального списка работников, аттестации и допуски, контроль трудозатрат.
6. Управление нарядами и работами — подготовка наряд-допусков, нарядов на выполнение ремонтных работ, учет выполненных работ.
7. Управление документацией — ведение архива документов, хранение графической документации.
8. Анализ эффективности и формирование отчетности — формирование отчета по показателям эффективности, план-фактный анализ выполнения работ, план-фактный анализ трудозатрат, план-фактный анализ затрат МТО, текущий анализ данных по состоянию оборудования и др.

Рис. 1. Схема взаимосвязей бизнес-процессов (процесс «Анализ эффективности и формирование отчетности» не показан)

Описание бизнес-процесса

Перед началом выполнения бизнес-процесса должны быть приняты решения относительно его охвата (границ). Как правило, на старте любой работы должно произойти событие, дающее начальный толчок. Таких событий может быть несколько.

После определения начальных событий необходимо понять: «Где закончится процесс?». Конечное событие также может быть не единственным.

После определения границ необходимо выделить все входящие и выходящие потоки (параметры). Сначала выделяются входящие потоки: информация, ресурсы. Затем определяются продукты/услуги, получаемые в результате процесса, и все виды информации.

После определения выходов процесса следует установить: «Кто использует полученные продукты/услуги или информацию (выходы процесса)?», т.е. определить клиентов процесса.

Таким образом, описание бизнес-процессов приводится в следующем формате (рис.2). Сначала определяется цель процесса: те результаты, которых предприятие намерено достигнуть при выполнении бизнес-процесса. Улучшения процесса при оптимизации должны способствовать достижению целей процесса за более короткие сроки либо с меньшими затратами ресурсов, либо с лучшим качеством. Цели предприятия это цели верхнего уровня, которые образуют дерево целей. Цели нижнего уровня образуют цели бизнес-процессов, выполнение которых обеспечивает предприятию достижение целей верхнего уровня. Требования клиентов процесса отражаются через результат в целях процесса. Для этого необходимо проанализировать информацию о требованиях клиента и учесть ее при разработке целей процесса. Только поставив конкретные цели перед проведением оптимизации процесса можно оценить результаты.

Следующий шаг — определить рамки процесса, т.е. те границы процесса, за которые при его описании не выходят, и зону ответственности входные параметры, в том числе и управляющие, перечень действий, выходные данные. Далее назначают роли процесса —  совокупность обязанностей и задач, которые требуется выполнять в ходе процесса в рамках определенных полномочий, и приступают к описанию действий (функций, подпроцессов) в рамках бизнес-процесса.

Необходимо также определить ключевые показатели эффективности (KPI) — критерии оценки достижения цели при выполнении бизнес-процесса, а также цели оптимизации в виде конкретных показателей, которых необходимо достичь в результате проведенной работы по изменению процесса.

Рис. 2. Схема описания бизнес-процесса

В виду важности на современном предприятии системы ТОиР и сложности в управлении ими широкое распространение получили специализированные автоматизированные информационные системы. Такие системы в рамках концепции EAM, в частности «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»  значительно облегчают согласованное управление процессами технического обслуживания и ремонтом оборудования, материально-технического снабжения и трудовыми ресурсами. Их применение позволяет существенно сократить расходы на техническое обслуживание и ремонты, снизить продолжительность простоев оборудования, увеличить его загрузку. По данным агентства A.T.Kearney, использование таких систем позволяет сократить затраты на обслуживание оборудования в среднем на 25-30%, повысить готовность оборудования к работе на 15-17% и на 30% сократить количество аварийных и сверхурочных работ.

Часть 1. Ведение справочников и объектов ТОиР»

Новые международные и отечественные стандарты в областях управления качеством, экологического менеджмента, управления активами и рисками имеют в своей основе процессный подход к управлению. Очевидно, что и в области ТОиР также можно повысить эффективность, если применять процессный подход к управлению. Многие проблемы, связанные с отсутствием формализованных процессов управления, проявляются при проектах внедрения информационных систем, реорганизации с определением ответственных за результат. Эти проблемы можно частично устранить, управляя деятельностью как процессом и имея одну целевую модель как ориентир для множества проектов.

Сложность применения процессно-ориентированного подхода в ТОиР заключается в том, что сама предметная область очень сложная. На сегодняшний день еще никем в мире не придумана одна единственная правильная модель организации этой функции, которая позволяет гарантированно получить желаемый результат. Большинство систем управления ТОиР на наших предприятиях построено и функционирует на экспертном опыте конкретных людей, которые реально знают свое оборудование и в режиме реального времени управляют работами по поддержанию его работоспособности, другими словами, практически «живут» им. Очевидно, что такой неформализованный подход нельзя назвать эффективным. Люди и их опыт может быть разным, уход этих людей не должен никак прерывать целостность всей системы управления, а зачастую целостность всего бизнеса.

Собственно, мы решили все-таки сделать попытку и описать в первом приближении наиболее понятные процессы в виде модели «какдолжно быть», которой должна соответствовать любая современная организация ТОиР. Эта модель разработана с учетом нашего собственного опыта обследований и проектирования процессов для большого количества предприятий, а также на основе анализа зарубежного опыта реализации передовых практик, который доступен в соответствующей профессиональной литературе. Очень часто проблемой при проектировании новых процессов является то, что люди, которые их проектируют, никогда в них не работали, и понять, на базе чего делать передовую систему, зачастую не могут Данная статья является первой в серии публикаций, где мы расскажем о собственной «идеальной модели» и обсудим прикладные вопросы ее применимости. Сама модель разработана с использованием специального инструмента моделирования — Business Studio и позволяет сравнительно быстро адаптировать типовые процессы под конкретное предприятие, но при этом оставляя общее «ядро» логики управления.

Общая идеология построения типовых бизнес-процессов Prostoev.NET

Для эффективного управления техническим обслуживанием и ремонтом (ТОиР), а также упрощения процедуры проектирования и внедрения процессного подхода к управлению ТОиР, ООО «Простоев.НЕТ» сформирована модель «A0 Деятельность по поддержанию надежности, проведению ТОиР технологических систем и оборудования», состоящая из 10 типовых процессов:

А1 Ведение справочников и объектов ТОиР в ИС (информационной системе);
А2 Регистрация эксплуатационных показателей;
А3 Поддержание надежности оборудования;
A4 Диагностика;
А5 Планирование работ по ТОиР;
А6 Управление работами по ТОиР;
А7 Обеспечение промышленной безопасности при выполнении работ по ТОиР;
А8 Выполнение работ по ТОиР;
А9 Обеспечение работ по ТОиР запасными частями и инструментами;
A10 Управление финансами, экономикой и бухгалтерией в области ТОиР.

Взаимосвязь процессов на верхнем уровне отражена на диаграмме «A0 Деятельность по поддержанию надежности, проведению ТОиР технологических систем и оборудования» (рис. 1).

А1 Ведение справочников и объектов ТОиР в ИС

Итак, первой группой процессов в нашей модели является А1 Ведение справочников и объектов ТОиР в ИС.

Основой создания и совершенствования системы управления ТОиР является база данных (БД) по оборудованию. Основной единицей информации в БД является запись о единице оборудования. БД оборудования используется на всех этапах управления ТОиР (описание оборудования, нормирование ремонтов, учет технического состояния и наработки, прогнозирование, планирование и учет выполнения ремонтов) и многими участниками (бухгалтеры, экономисты, технологи, ремонтники).

Чтобы иметь возможность планировать ремонт или ТО конкретной обслуживаемой единицы оборудования, а также вести учет ремонтной истории (дефекты, отказы, параметры состояния, наработка), необходимо чтобы эта единица была описана в системе (паспортизирована), поэтому процесс «А1 Ведение справочников и объектов ТОиР в ИС» является первым в приведенной модели. Он состоит из следующих подпроцессов (рис. 2):

A1.1 Ведение единых классификаторов и справочников;
A1.2 Ведение реестра систем и позиций;
A1.3 Ведение реестра оборудования. Рассмотрим более подробно подпроцесс «A1.1 Ведение единых классификаторов и справочников» (рис. 3).

Если в организации достаточно большое количество оборудования, то неизбежно возникает необходимость вносить изменения в справочники БД, поэтому на предприятии должна быть выделена роль или должность ответственного за ведение БД.

В приведенной модели за указанные процессы отвечает отдел нормативно справочной информации (НСИ), структура которого представлена на рис. 4. Для небольших организаций функции специалиста НСИ по ТОиР может выполнять один из наиболее продвинутых пользователей в отделе, который занимается непосредственно планированием и выполнением работ по ТОиР.

Основными справочниками, которые необходимо вести в процессе работы, являются:

• классификатор оборудования;
• группы моделей оборудования;
• модели;
• атрибуты;
• узлы;
• дефекты;
• типовые воздействия;
• типовые ремонтные операции;
• специальности и квалификации;
• машины и механизмы;
• типовые счетчики;
• стратегии ТОиР;
• ТМЦ;
• подрядчики.

Пример классификатора оборудования приведен в табл. 1, пример справочника атрибутов и узлов — в табл. 2 и 3 соответственно. Процедура процесса «A1.1 Ведение единых классификаторов и справочников» такова:

1. При необходимости внесения изменений в справочники специалист НСИ осуществляет проверку на обоснованность заявки на создание новых записей в классификаторах и справочниках и либо принимает ее к исполнению, либо, если в существующих справочниках есть записи, соответствующие запрашиваемой, отклоняет заявку. Специалист НСИ может обратиться за консультацией к технологическому персоналу;
2. Специалист НСИ создает/изменяет записи в соответствующих классификаторах и справочниках, например, создает:
   • класс — насосы;
   • подкласс — центробежные насосы;
   • назначает подклассу соответствующие атрибуты — производительность м3 в час и т.д.;
   • узлы — рабочее колесо, корпус и т. д;
   • операции — демонтаж, чистка, монтаж и т.д.;
   • воздействия — ТО, ТР, КР;
   • модель — SМК 2х3х11Н;
   • типовые ТМЦ — вал, крышка корпуса и т.д.

В процессе «A1.2 Ведение реестра систем позиций» (рис. 6) изменяется или указывается место новой технологической позиции в иерархии систем и технических позиций. Иерархия представляет собой совокупность элементов данных, расположенных в порядке их подчинения и образующих по структуре перевернутое дерево. Иерархия должна наглядно отображать существующие и устоявшиеся логические связи между техническими системами, подразделениями, а также расположением оборудования. С использованием иерархий решаются следующие типовые задачи управления и учета работ по ТОиР:

• поиск объектов по дереву;
• определение взаимосвязи объектов ТОиР;
• сбор затрат на ТОиР по дереву на вышестоящие объекты путем суммирования затрат на нижестоящие;
• определение критичности оборудования с точки зрения системы, в которую они входят.

Для описания процессов ТОиР обычно используются следующие виды иерархий:

• иерархия систем — отражает структуру технических систем предприятия;
• иерархия организации — отражает организационную структуру предприятия;
• иерархия расположения — отражает структуру территориального расположения оборудования.

Технологические позиции должны создаваться в соответствии с технологическим регламентом установки и имеющейся документацией (схемы электроснабжения, схемы расстановки оборудования).

Все внутрицеховые коммуникации (трубопроводы, электрические сети) до отсекающей задвижки или ввода входят в уровень цеха, который их эксплуатирует. Межцеховые коммуникации включаются в иерархию снабжающих цехов. Пример иерархии систем изображен на рис. 5.

В процессе «A1.3 Ведение реестра оборудования» изменяются или вводятся новые данные по единице оборудования.

Единицы оборудования представляют собой самый детальный уровень в описании объектов БД оборудования. При описании единицы оборудования используются справочники и реестр систем и позиций, которые ведутся в процессах А1.1 и А1.2, и заполняются следующие реквизиты:

• класс;
• подкласс;
• группа моделей;
• модель;
• название;
• описание;
• инвентарный №;
• заводской №;
• регистрационный №;
• № чертежа;
• дата изготовления;
• дата монтажа;
• гарантия по календарю;
• гарантия по наработке;
• дата гарантии;
• надзорный орган;
• дата проведения последнего ремонта;
• вид последнего ремонта;
• срок эксплуатации;
• вид счетчика;
• наработка.

Ниже перечислены критерии, по которым определяется необходимость занесения записи в реестр оборудования. Для того чтобы запись об объектах попала в БД, она должна удовлетворять критериям:

1. Обязательные критерии:
   • является объектом учета основных средств в бухгалтерии;
   • является объектом технического надзора, имеется отдельный регистрационный номер;
   • отдельное планирование и учет ремонтных заказов;

1. Дополнительные критерии:
   • требуется учет перемещения этого объекта по местам установки и хранения;
   • отдельный учет наработки;
   • отдельный учет технического состояния (дефекты, параметры технического состояния);
   • отдельный учет затрат на объект.

При принятии решения о создании отдельной ЕО или объединении объектов в одну ЕО сначала применяют обязательные критерии и создают список активов, затем по видам оборудования применяют дополнительные критерии и дополняют список активов.

Журнал Prostoev.NET № 1(6) 2016
Автор: Алексей Докин, ведущий эксперт по бизнеспроцессам ООО «Простоев.НЕТ»

Для большинства людей термин «Техническое обслуживание и ремонт» (ТОиР) — это что‑то незнакомое и неизвестное. Как же устроены процессы внутри компании? Что означает управление ремонтами, процессный подход к управлению активами предприятия? Обо всем по порядку.

ТОиР — это комплекс предупреждающих мер по поддержанию работоспособности или исправности объекта, производственного оборудования в процессе эксплуатации, хранения и транспортировки. Он обеспечивает бесперебойную работу компании. Важно учитывать, что техническое обслуживание подразделяется на плановое (регламентированное) и неплановое. Регламентированное ТО включает в себя работы, выполняемые в соответствии с технической документацией в обязательном порядке после определенного пробега, наработки или временного интервала по заранее утвержденному регламенту. Потребность в этом выявляется при проведении периодических осмотров.