Организация сменила реквизиты

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место нахождения;
• почтовый адрес;
• сведения о руководителе.

Платежные данные:

• расчетный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет.

Как составить письмо в 2023 году

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Озаглавить документ.
3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. Внести дополнительную информацию.
7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

• причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда закрылся старый счет;
• день, когда открыт новый счет;
• дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
• сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

А это — образец заполненного документа:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда извещение об изменениях не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Реквизиты организации — это информация, которая позволяет однозначно идентифицировать компанию или предпринимателя. У юридических и физических лиц несколько разных реквизитов. 

У организаций и ИП есть следующие реквизиты.

Заголовок

Например, наименование организации — это не уникальный реквизит, и он может встречаться сразу у нескольких компаний. Для интереса посмотрите в поисковике, сколько в России компаний с названием ООО «Рога и копыта» — их более 10 штук. 

А вот ИНН и ОГРН — это уникальные идентификаторы, которые присваивает налоговая. Даже если организация или ИП будут ликвидированы, номер налогоплательщика сохранится за ними. В случае с юрлицом ИНН всегда будет уникален, а в случае с ИП нет — один ИНН может принадлежать нескольким ИП, при этом ОГРН у них будут разные. Это возможно, когда физлицо регистрировало деятельность как ИП несколько раз.

Аналогично, номер расчетного счета — это тоже уникальный банковский реквизит. А вот БИК и номер корреспондентского счета будут совпадать у всех организаций, имеющих счет в одном и том же банке. Однако для банка его БИК и номер корсчета — уникальны, так как они присваиваются Центральным Банком РФ.

В законодательстве нет требования об отправке уведомления о смене реквизитов контрагентам организации. Оформление такого сообщения — это негласное правило, предусмотренное официальным деловым оборотом.

Письмо пригодится в следующих случаях:

• у организации действительно изменились сведения;
• при заключении договора была допущена ошибка в сведениях о компании.

Разберем несколько ситуаций, которые могут возникнуть из-за неуведомления контрагента о смене реквизитов, и проранжируем их по возрастанию степени серьезности последствий.

Не сможете получать корреспонденцию

При смене юридического или почтового адреса, а также адреса электронной почты, стоит сразу уведомить об этом всех своих поставщиков и покупателей. Если этого не сделать, контрагенты будут слать корреспонденцию на старый адрес.

В лучшем случае — будет упущено несколько рекламных каталогов, брошюр и поздравительных писем. В худшем — пропадут заказы и заявки на отгрузку, что уже скажется на выручке компании.

Нарушите условия договора

В некоторых договорах может быть предусмотрена обязанность сторон уведомлять друг друга о смене платежных и других данных в течение нескольких дней. За несоблюдение этой обязанности даже могут быть предусмотрены штрафы.

Например, организация не уведомит поставщика о смене адреса, и контрагент привезет партию товара по старым реквизитам. В зависимости от условий договора, поставщик может потребовать компенсации стоимости «холостого» пробега или денег за повторную доставку на новый адрес.

Возникнут сложности с оплатой

Организации нередко изменяют платежные реквизиты. Если контрагента об этом не уведомить, то оплату он будет перечислять на расчетный счет, указанный в договоре.

Предъявить покупателю претензию о том, что он оплатил товары или услуги ненадлежащим образом, нельзя. Фактически он точь в точь исполнил условия контракта и перевел деньги на банковские реквизиты, указанные в договоре. Единственная виновная сторона здесь — получатель денег, который вовремя не направил контрагенту официальное письмо об изменении банковских реквизитов.

Поступит требование от ФНС

Реквизиты фигурируют не только в договоре, но и в первичных бухгалтерских документах: товарных накладных, актах и, самое важное — счетах-фактурах. Если контрагент не будет знать о том, что сведения устарели, то и оформлять первичку он будет со старыми данными.

Счет-фактура — это документ, дающий покупателю право принять входящий от поставщика НДС к вычету для уменьшению суммы налога к уплате (ст. 169 НК РФ). Фактуру с грубыми ошибками или оформленную с нарушениями принять к учету нельзя.

Обычно ошибка в реквизитах не мешает идентифицировать налогоплательщика, поэтому налоговики просто запросят уточнение, и вопрос закроется сам собой. Однако, если ошибка делает идентификацию невозможной, в вычете по фактуре откажут (Письмо Минфина РФ от 08.08.2014 № 03-07-09/39449).

Официальное информационное письмо о смене реквизитов пишет та компания, у которой произошли изменения. Поручают эту задачу юрисконсультам, секретарям или другим сотрудникам, контактирующим с контрагентами.

Подписать сообщение может генеральный директор или уполномоченное на это лицо, имеющее соответствующую доверенность. Если подписывает сотрудник, то в подписи он указывает информацию о своей доверенности и прикладывает ее копию.

Уведомить о смене реквизитов нужно всех деловых партнеров компании: поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, банки, ресурсоснабжающие организации, арендодателей и так далее. 

Отправить сообщение можно на имя генерального директора бизнес-партнера или на того, кто указан в контракте контактным лицом.

Уведомление — это юридически значимое сообщение по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, которое устанавливает для сторон правила дальнейшего сотрудничества. Главное правильно его оформить и отправить.

Форма документа, как и его содержание, законодательно не утверждены. Обычно оно состоит из двух блоков: «шапки» и «тела», а оформляется на официальном бланке компании.

Шапка письма

Шапка уведомления включает в себя сведения, присущие любой корреспонденции: реквизиты отправителя и получателя, дату составления и номер исходящего документа.

Тело письма

Тело — это содержание письма о смене реквизитов. В лаконичной форме следует указать:

• причину изменения;
• номер и дату документа, в котором меняются данные;
• новые реквизиты;
• дату, с которой они должны применяться.

Подписывает документ генеральный директор или уполномоченное лицо по доверенности.

Уведомить контрагента и вручить ему официальное сообщение о перемене реквизитов можно несколькими способами. Разберем каждый из них подробнее.

По электронной почте

Скан письма о смене реквизитов по электронной почте можно отправить только в том случае, если это не противоречит договору с контрагентом. Для этого в частности договор должен содержать:

• адреса электронной почты каждой из сторон;
• пункт про возможность обмениваться документами и уведомлениями в рамках электронной переписки.

Электронное официальное уведомление об изменении реквизитов считается доставленным, если организация не получит сообщение об ошибке при доставке письма (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

А вот если уведомление дошло до контрагента, но упало в папку«Спам», то это исключительно его проблемы. Отправитель за это ответственности не несет. Получатель будет уведомлен надлежащим образом (п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Чтобы избежать таких инцидентов, рекомендуем после отправки электронного письма позвонить контрагенту и убедиться, что оно было получено.

Почтовым отправлением

Деловую корреспонденцию можно отправить Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. На конверте указывают адрес для корреспонденции, предусмотренный договором. Если такого нет, можно использовать юридический адрес из ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Получить выписку с реквизитами контрагента из реестра можно на официальном сайте ФНС.

При отправке письма сотрудник почты выдает представителю организации квитанцию с трек-номером. По нему на официальном сайте Почты России можно отслеживать движение корреспонденции до получателя.

Когда адресат получит сообщение, почта вернет отправителю уведомление о вручении. Это и будет доказательством надлежащего вручения письма контрагенту. 

Может быть и так, что почта не сможет доставить сообщение до делового партнера. Например, он будет отсутствовать по указанному адресу. В таком случае, если в адресе не было ошибок, уведомление все равно будет считаться доставленным контрагенту.

После отправки корреспонденции можно позвонить контрагенту и уведомить его о том, что скоро к нему поступит официальное сообщение. А еще — можно продублировать содержание сообщения на электронную почту.

Вручить лично

Передать уведомление можно прямиком в руки контрагента. Для этого печатают два экземпляра письма: один отдают контрагенту, а на втором представитель бизнес-партнера ставит отметку о получении, дату и свою подпись. 

Важно убедиться в наличии у сотрудника контрагента полномочий для получения корреспонденции. Например, можно запросить у него доверенность.

Уведомить устно

Доказать факт устного уведомления партнера о новых реквизитах, практически невозможно. Поэтому данный способ, как самостоятельный, рассматривать не будем. Однако его можно совместить с любым из выше рассмотренных вариантов. Например, направить электронное письмо и позвонить контрагенту и записать этот звонок.

После получения документа контрагент обязан принять новые реквизиты к сведению. Контрагент уже не сможет ссылаться на то, что не знал об изменениях. Например, он должен указывать их в первичных документах, перечислять по ним деньги и так далее. Отправителю больше ничего делать не нужно.

Отвечать на сообщение получателю не обязательно, если это не предусмотрено условиями договора.

Образец письма о смене реквизитов

Отслеживать изменения реквизитов у контрагентов проще с помощью специализированных сервисов. Например, API Контур.Фокуса. Возможности системы позволяют быстро актуализировать данные по всей базе бизнес-партнеров, даже если в ней сотни и тысячи компаний.

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Если компания сменила наименование, место регистрации или получила статус крупнейшего налогоплательщика, измените реквизиты в ее карточке.

В разделе «Компании/Наши контрагенты» откройте карточку компании, перейдите в раздел «События и документы» и нажмите . Введите другой адрес или измените название организации.

Отредактируйте КПП:

• изменить — кликните его или число в скобках, если КПП несколько. Укажите новый код и срок действия. Тип КПП определится автоматически;
• добавить — нажмите рядом с его кодом. Если КПП несколько — кликните «+КПП» в списке;
• удалить — нажмите .

Сохраните изменения в карточке кнопкой .

Права и роли

Зачем организации сообщать об изменившихся реквизитах?

На последней странице каждого контракта или договора стороны указывают свои реквизиты – это данные об организации, начиная от наименования до контактов с уполномоченными лицами.

1. По наименованию и ИНН компанию можно проверить в различных сервисах для проверки контрагентов.
2. По указанному юридическому адресу направляется корреспонденция.
3. По банковским реквизитам оплачиваются работы по договору.
4. Контакты (номер телефона, email) необходимы для связи с ответственными сотрудниками и руководителем.

Реквизиты – это важнейший раздел договора, несмотря на то, что он располагается в самом низу документа.

Посудите сами: Если неправильно указать юридический адрес или вовремя не сообщить второй стороне о его замене, то вам не дойдет корреспонденция, и вы не узнаете, о чем вас хотели известить. Если не уведомить о смене банковских атрибутов, то вам не дойдет оплата. Потом нужно будет связываться с банком и решать вопрос по возвращению суммы, которая ушла не на тот счет. При этом заказчик никакой ответственности не понесет за деньги, отправленные не на тот счет, потому что он строго придерживался указанных реквизитов.

Если вы — поставщик и у вас меняются данные, то необходимо своевременно и оперативно направить заказчику соответствующий документ – письмо о смене реквизитов организации.

Какая информация указывается в реквизитах организации?

В законодательстве не дается перечень, какие сведения указывать в реквизитах. Однако на этот счет сложилась юридическая практика, которой придерживаются все организации.

Реквизиты делятся на две категории:

1. В общие сведения включается: наименование организации, сведения о директоре, ИНН/КПП/ОГРН, юридический и фактический адреса.
2. Банковские реквизиты – это данные, необходимые для перевода денежных средств в качестве оплаты за исполненные обязательства: банк получателя, БИК, коррсчет, расчетный счет.

Как написать письмо о смене реквизитов?

В 44-ФЗ не дается четких инструкций по составлению информационного письма о смене реквизитов организации. Следует придерживаться сложившейся практики. Например, оформлять документ на фирменном бланке организации. Так вы покажете, что придерживаетесь делового этикета при обмене документами. Кроме того, ваше общение с контрагентом приобретет официальность.

ИП могут оформлять письмо о смене атрибутов на простом листе А4, заверив его печатью и подписью.

Письмо контрагентам о смене реквизитов включает следующие пункты:

1. Наименование адресата, ФИО и должность уполномоченного представителя.
2. Название документа.
3. Дата и номер исходящей корреспонденции (при наличии).
4. Краткий текст обращения, в котором прописываются изменившиеся реквизиты.
5. Дата вступления в силу новых сведений.
6. Дополнительные сведения (при необходимости).
7. Подпись и печать директора.

Письмо о смене реквизитов организации /образец/:

Скачать бланк письма о смене реквизитов — ссылка

Примечание: Чаще всего у поставщика возникает необходимость сообщить о новом счете для перечисления оплаты. Например, он поменял банк, т.к. нашел более выгодные для себя условия. Одного информационного письма о смене реквизитов будет недостаточно. Нужно будет оформить допсоглашение к госконтракту.

Как составить уведомление?

Уведомление о смене реквизитов организации содержит все признаки информационного письма.

1. В тексте документа указываете, почему у вас возникла необходимость поменять реквизиты (например, закрываете старый счет и открываете новый). Пишите дату закрытия предыдущего счета и дату открытия нового счета.
2. Пропишите дату, с которой заказчик может перечислять вам оплату по новым данным.
3. Укажите сведения о банке, в котором открыт новый счет (наименование банка, БИК, коррсчет, а также номер своего р/счета).

Руководитель организации заверяет документ подписью и печатью. Также подписать уведомление может ответственный представитель, наделенный соответствующими полномочиями по доверенности.

Как сообщить заказчику о новых реквизитах?

Уведомить заказчика необходимо сразу же после того, как вы обновили свои данные. Передать информацию можно стандартными способами:

1. Вручить лично.
2. Отправить курьером.
3. Отослать по почте заказным письмом, чтобы у вас на руках осталось подтверждение, что адресат получил документ.

Для ускорения процесса можно направить уведомление по электронной почте, а вдогонку позвонить заказчику и предупредить, что вы направили ему важный документ. А потом использовать один из вышеназванных способов, чтобы заказчик получил уведомление на бумаге с вашей подписью и печатью. В госконтракте может быть прописано, что юридической силой обладает только письменная форма уведомления.

Шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица:

Скачать шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица — ссылка

Перед отправкой уточните у контрагента, актуален ли в контракте его адрес для приема важных писем, в том числе и его email. Однако если уверены, что адрес недостоверен, то следует придерживаться позиции, изложенной в п. 64 Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 г.

Если контракт не содержит исключительного адреса, то найдите адрес контрагента в соответствующем реестре и направьте сообщение по нему:

• если контрагент – юрлицо, то ищите в ЕГРЮЛ;
• если контрагент – индивидуальный предприниматель, то — в ЕГРИП.

Уведомление, доставленное по официальному адресу из реестра, будет зафиксировано как полученное, даже если адресат отсутствует по указанному месту нахождения (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

Допсоглашение направляется по тем же правилам, что и информационное письмо. Если в договоре в качестве исключительного адреса указана электронная почта, то допсоглашение все равно необходимо отправить курьерской доставкой или ценным письмом, предварительно подписав его со своей стороны.

По email направьте электронное уведомление, в котором сообщите, что ваши реквизиты изменились и вы почтой (курьером) направили бумажный вариант допсоглашения к контракту.

А чтобы получить подтверждение того, что до заказчика дошло ваше уведомление, запросите у него номер входящей почты либо расписку о приеме. Так, вы будете уверены, что заказчик точно направит заработанные вами средства по верному адресу, а не по старым реквизитам.

В каком случае письмо не направляют?

При участии в государственных закупках компания еще на стадии отправки заявления указывает общие и платежные данные о себе. Этой информацией заказчик будет руководствоваться при подготовке проекта контракта.

Из этого следует, если компания на этапе подачи заявки планирует изменить свои атрибуты, то новые данные необходимо отразить в заявке. Заказчик получит доступ к этим сведениям после проведения электронных торгов, когда внести изменения не представляется возможным.

Поставщику необходимо помнить, что до истечения времени, выделенного для подачи заявок, он может отозвать свое предложение, изменить его и снова направить.

Если же заявка уже принята комиссией заказчика, а компания выиграла тендер, то при возникновении необходимости смены реквизитов на этапе подписания договора, вместо информационного письма о смене реквизитов оформляется протокол разногласий.

Резюме

Письмо о смене реквизитов организации является важнейшей частью делового документооборота. Документ применяется для уведомления контрагента/заказчика в случае изменения общих или банковских реквизитов компании: новый р/счет, новый директор, новый юридический адрес и т.д.

В госконтракте обязательно прописывается условие об информировании второй стороны в случае, если первая сторона меняет данные о себе. Делать это следует заранее, чтобы не доводить до споров с заказчиком, если он, например, направит оплату не на тот расчетный счет или корреспонденцию не на тот почтовый адрес.