Навыки для бизнес ассистентов

Nutex-digital |

МОСКВА |

40 000 — 80 000 руб. на руки

crm

ведение клиентской базы

деловая переписка

документооборот

исполнение поручений руководителя

многозадачность

подготовка презентаций

работа в команде

работа с большим объемом информации

сбор и анализ информации

Перейти к вакансии

Colins |

КИРОВ (КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ) |

от 43 678 руб. до вычета налогов

навыки продаж

обучение персонала

ориентация на результат

управление персоналом

урегулирование конфликтов

Перейти к вакансии

Технодинамика |

МОСКВА |

административная поддержка руководителя

английский язык

деловая переписка

делопроизводство

документооборот

исполнение поручений руководителя

контроль исполнения решений

многозадачность

обеспечение жизнедеятельности офиса

организация встреч

организация деловых поездок

первичная бухгалтерская документация

планирование рабочего дня руководителя

прием и распределение звонков

прием посетителей

Перейти к вакансии

BY business group |

МОСКВА |

административно-хозяйственная деятельность

грамотная речь

деловая коммуникация

делопроизводство

исполнение личных поручений руководителя

корпоративная этика

многозадачность

Перейти к вакансии

АС-КАМ |

РОСТОВ-НА-ДОНУ |

40 000 — 40 000 руб. на руки

бумажный документооборот

внутренняя документация

грамотная речь

грамотность

деловая переписка

деловая этика

деловое общение

делопроизводство

документальное сопровождение

исполнение поручений руководителя

обеспечение жизнедеятельности офиса

организация встреч

телефонные переговоры

Перейти к вакансии

НСХ АЗИЯ ДРИЛЛИНГ |

ХАНТЫ-МАНСИЙСК |

от 45 000 руб. на руки

деловая корреспонденция

деловая переписка

деловое общение

документооборот

организаторские навыки

организация хранения документации

работа с большим объемом информации

работа с оргтехникой

Перейти к вакансии

Кормаченко Максим Дмитриевич |

ОМСК |

20 000 — 25 000 руб. на руки

обеспечение жизнедеятельности офиса

поиск информации в интернет

пользователь пк

работа с большим объемом информации

Перейти к вакансии

Абрамян Геворг Артурович |

МОСКВА |

50 000 — 60 000 руб. на руки

zoom

ведение переговоров

ведение переписки

грамотная речь

деловое общение

дизайн

опытный пользователь пк, знание ms office

организаторские навыки

работа в команде

разрешать конфликтные ситуации

расстановка приоритетов

телефонные переговоры

удаленная работа

Перейти к вакансии

ДВИН |

МОСКВА |

50 000 — 70 000 руб. на руки

1с: предприятие 8

битрикс 24

образованность

пользователь пк

работа в условиях многозадачности

работа с поставщиками

умение работать в команде и самостоятельно

хорошие организаторские способности

Перейти к вакансии

Clean Clinic |

ТЮМЕНЬ |

35 000 — 60 000 руб. на руки

crm

администрирование

внимательность к деталям, умение работать с большими объемами информации

входящие звонки

готовность к командному труду

грамотная речь

знание компьютера

коммуникабельность, стрессоустойчивость

консультирование клиентов по телефону

навыки продаж

навыки телефонных продаж

опрятный внешний вид

опыт продаж

продажа услуг

работа в команде

телефонные переговоры

умение работать в команде

Перейти к вакансии

ИК ГеоАльянс |

КАЗАНЬ |

от 40 000 руб. до вычета налогов

контроль исполнения решений

организация корпоративных мероприятий

ориентация на результат

работа в команде

работа в режиме многозадачности

Перейти к вакансии

Евроопт |

БЕЛГОРОД |

от 50 000 руб. на руки

грамотная речь

деловая переписка

деловое общение

заключение договоров

исполнение поручений руководителя

подготовка коммерческих предложений

поиск информации в интернет

пользователь пк

работа в команде

телефонные переговоры

Перейти к вакансии

Дэстэн Партнерс |

МОСКВА |

от 55 000 руб. на руки

ms powerpoint

административная поддержка руководителя

анализ бизнес показателей

английский язык

быстрое обучение

ведение переговоров

вовлеченность

высшее образование

грамотная речь

деловая переписка

деловое общение

желание учиться и развиваться

исполнение личных поручений руководителя

контроль исполнения решений

лояльность

многозадачность

организаторские навыки

организация рабочего процесса

ориентация на результат

пользователь пк

работа в команде

работа в режиме многозадачности

работа с большим объемом информации

системное мышление

системность

тайм-менеджмент

трудоспособность

умение общаться с людьми

умение работать в режиме многозадачности

управление проектами

Перейти к вакансии

Эмпирика |

КИРОВ (КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ) |

30 000 — 40 000 руб. на руки

внимательность, ответственность

гибкость мышления

коммуникация

креативность

логика

ориентация на результат

отчетность

системное мышление

способность эффективно решать проблемы

точность и внимательность

умение организовать работу

умение работать в условиях многозадачности

умение работать с большим количеством информации

Перейти к вакансии

Интелсиб |

ТЮМЕНЬ |

25 000 — 50 000 руб. на руки

autocad

b2b продажи

nanocad

грамотная речь

грамотность

деловая переписка

деловое общение

знание английского языка

инженерные системы

инжиниринг

менеджмент

опрятный внешний вид

ответственность и пунктуальность

проектирование

работа с чертежами

разработка проектной документации

строительство

управление проектами

чертежи

Перейти к вакансии

Техно Проф |

МОСКВА |

60 000 — 120 000 руб. на руки

опыт продаж компьютеров

Перейти к вакансии

Панфиленко Марина Сергеевна |

МОСКВА |

от 50 000 руб. на руки

amocrm

английский язык

ведение переписки

грамотная речь

деловая коммуникация

деловая переписка

деловое общение

коммуникабельность, стрессоустойчивость

общение с клиентами

ответственность и пунктуальность

пользователь пк

продажи через интернет

работа в команде

работа в условиях многозадачности

работа с покупателями

способность работать в режиме многозадачности

Перейти к вакансии

Quick search |

МОСКВА |

административная поддержка руководителя

деловая коммуникация

деловая переписка

деловое общение

многозадачность

нетворкинг

организаторские навыки

ориентация на результат

работа в команде

телефонные переговоры

Перейти к вакансии

Юсупов Ленар Анасович |

КАЗАНЬ |

20 000 — 25 000 руб. на руки

быстро учусь

ведение документооборота

грамотность

деловая коммуникация

работа с компьютером

трудоспособность

уверенное знание пк

умение работать в режиме многозадачности

умение работать в условиях многозадачности

Перейти к вакансии

Control by Energy |

МОСКВА |

от 15 000 руб. на руки

google docs

ms word

административная поддержка руководителя

закупка товаров и услуг

исполнение поручений руководителя

логистика

организация встреч

поиск информации в интернет

пользователь пк

продвинутый пользователь пк

работа в команде

Перейти к вакансии

Готика-с |

СОЛНЕЧНОГОРСК |

40 000 — 60 000 руб. на руки

исполнение личных поручений руководителя

исполнение поручений руководителя

поиск информации в интернет

пользователь пк

электронная почта

Перейти к вакансии

Семенихин Денис Олегович |

КРАСНОДАР |

от 40 000 руб. на руки

документооборот

закупка товаров и услуг

знание 1с

исполнение личных поручений руководителя

контроль исполнения решений

многозадачность

обеспечение жизнедеятельности офиса

уверенный пользователь пк

Перейти к вакансии

Дельта |

БОР |

30 000 — 40 000 руб. на руки

делопроизводство

документооборот

исполнение личных поручений руководителя

исполнение поручений руководителя

прием посетителей

Перейти к вакансии

ТрансСтрой |

МОСКВА |

от 80 000 руб. до вычета налогов

административная поддержка руководителя

высокая ответственность

грамотность

делопроизводство

исполнение личных поручений руководителя

обучаемость

организация деловых поездок

ответственность и пунктуальность

планирование рабочего дня руководителя

презентабельность

работа в условиях многозадачности

Перейти к вакансии

ВОЛЬТС БЭТЭРИ |

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |

ms powerpoint

грамотность

делопроизводство

документальное сопровождение

копирайтинг

Перейти к вакансии

Градис Строй |

ЧЕРЕПОВЕЦ |

административная поддержка руководителя

грамотная речь

деловая переписка

деловое общение

исполнение личных поручений руководителя

многозадачность

обработка входящей корреспонденции

первичные документы

подготовка отчетов

работа с большим объемом информации

умение работать в команде

Перейти к вакансии

Рекламная студия Богдана Плюснина |

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |

20 000 — 50 000 руб. на руки

маркетинг

подбор персонала

продажи

реклама

Перейти к вакансии

Бурундук Шоп |

НИЖНИЙ НОВГОРОД |

15 000 — 17 000 руб. до вычета налогов

google docs

ведение переговоров

обучение персонала

организаторские навыки

подбор персонала

подготовка презентаций

работа в команде

телефонные переговоры

управление персоналом

управление проектами

Перейти к вакансии

Метис |

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |

60 000 — 75 000 руб. на руки

ведение переписки

пользователь пк

работа с первичной документацией

Перейти к вакансии

Тамбовский завод Электроприбор |

ТАМБОВ |

от 50 000 руб. на руки

деловая корреспонденция

документооборот

коммуникабельность

организация мероприятий

прием и распределение звонков

прием посетителей

работа с первыми лицами компании

Перейти к вакансии

Содержание:
Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов
Что должен уметь бизнес-ассистент?
    Компетенции бизнес-ассистента
    Личные качества бизнес-ассистента
Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?
Топ-ошибок при найме ассистента

Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?

“За каждым успешным мужчиной стоит его женщина” — так говорили раньше.
Но времена изменились. И теперь можно с уверенностью сказать, что основа любого успешного бизнеса — правильно подобранный персонал, который начинается с найма бизнес-ассистента.

Бизнес-ассистент — это человек, которому можно доверить если не всё, то очень многое. В зависимости от его полномочий и функционала, такой сотрудник может выполнить практически любые поручения: напомнить о дне рождении двоюродной бабушки или нанять специалистов на аутсорс.

Это не тот, кто просто обладает дипломом секретаря и умеет заниматься административной деятельностью. Бизнес-ассистент — это правая рука собственника и доверенное лицо, которое помогает придерживаться заданного курса.
Поэтому собственнику очень важно найти не просто компетентного ассистента, но и того, кому можно полностью доверять — без этого работать в надежном тандеме точно не получится.

Для чего в первую очередь необходим бизнес-ассистент:

• Для освобождения времени, большая часть которого уходит на такие задачи, как: документооборот, поиск в Интернете, планирование расписания;
• Для делегирования, которое для многих собственников является довольно болезненным процессом. Почему? Передать дела — значит, разделить ответственность. А именно: разграничить полномочия, определить должностные функции, уменьшить контроль, заняться обучением нового члена команды. И пройти данный процесс в тандеме с доверенным лицом значительно проще и легче;
• Для оптимизации бизнес-процессов: работа ассистента нацелена на достижение результатов, поэтому в его задачи входит курирование вопросов, которые влияют на успех всего предприятия в целом.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов

Мальчик на побегушках, администратор или правая рука? Чтобы лучше понять, кто вам больше подходит, ниже подробнее разберем типы ассистентов.

Личный помощник выполняет несложные поручения руководителя и требует чётких прямых указаний. Например, отправить электронное письмо, назначить встречу, отправить посылку, забрать собаку после груминга.
Проще говоря, личному помощнику нужен подробный комментарий каждого последующего шага. Его главная задача — освободить руководителю время и взять на себе решение конкретных задач..

Секретарь — тот, кто следит за расписанием, отвечает на звонки, назначает встречи, встречает гостей шефа и предлагает им напитки. В его обязанности также входят обработка корреспонденции и организация переговоров.
Есть еще секретари-референты. Это специалисты, которые отвечают за документооборот, сопровождение руководителя на встречах, протоколирование и выполнение отдельных рабочих поручений. 

Офис-менеджер — человек, который следит за жизнеобеспечением офиса и его материально-техническим оснащением, занимается первичной документацией. Часто совмещает роль секретаря и личного помощника. 

Бизнес-ассистент — правая рука своего руководителя. Он может совмещать функции всех вышеперечисленных помощников, но, в отличие от других, проявляет больше самостоятельности.
Например, бизнес-ассистент часто выполняет сложные и довольно неординарные задачи, которые выходят далеко за рамки обязанностей секретаря или помощника. Придумать и внедрить систему геймификации в рабочие процессы, составить новые регламенты взаимодействия между отделом маркетинга и продажниками, провести летучку с руководителями подразделений, предложить изменения в расписании — работа бизнес-ассистента включает различные виды полномочий, творчество и инициативу.

Личные помощники и секретари — это чаще всего молодые люди с высшим или неоконченным высшим образованием и опытом работы на релевантной позиции не менее 2 лет. Бизнес-ассистент — взрослый состоявшийся специалист, который обладает высшим образованием в области управления или же имеет управленческий опыт на других должностях.

Личный помощник/секретарь — тот, кто ассистирует конкретному руководителю.
Бизнес-ассистент — тот, кто помогает бизнесу работать. Поэтому, если вы нанимаете такого специалиста, нужно понимать, что личные поручения не должны занимать более 5-10% его рабочего времени. 

Что должен уметь бизнес-ассистент?

Профессиональный бизнес-ассистент обладает не только багажом прокаченных компетенций, но и определенными личными качествами, которые делают его работу быстрой, незаметной и своевременной. О том, и о другом расскажем подробнее ниже.

Компетенции бизнес-ассистента

Как мы уже говорили выше, бизнес-ассистент- это отдельная самостоятельная боевая единица, которая может принять решение и “разрулить” вопросы, касающиеся каких-либо рабочих процессов, самостоятельно. А именно:

1. Тайм-менеджмент. Бизнес-ассистент занимается расписанием руководителя, планирует и информирует его о встречах/мероприятиях, фиксирует задачи собственника и напоминает об их выполнении.
2. Работа с документами. Редактирует или пишет письма, работает с почтой и обрабатывает корреспонденцию, оформляет приказы/регламенты/любые внутренние документы компании. 
3. Частичное управление персоналом. Координирует и организовывает работу водителей, курьеров, технических кадров (электрики, сантехники),  контролирует сроки и процесс выполнения. 
4. Работа с поставщиками. Самостоятельно ведет переговоры, оформляет и соблюдает договоренности.
5. Работа заместителем. Эффективно управляет проектами: организовывает работу сотрудников, проводит планёрки, контролирует сроки выполнения задач, помогает решить возникшие проблемы при необходимости. Представляет руководителя на мероприятиях и отвечает на вопросы.
6. Фильтрация контактов. Ограждает своего руководителя от ненужной информации и контактов, сохраняя благоприятный имидж как компании, так и собственника. Поддерживает общение с “нужными” людьми и правильно расставляет приоритеты при назначении деловых встреч.
7. Работа переводчиком. Если это необходимо для комфортной работы руководителя, бизнес-ассистент должен владеть иностранными языками и умением вести как переговоры, так и переписку.
8. Организация мероприятий. Делает всё “под ключ”: готовит презентации для переговоров и совещаний, организовывает командировки, протоколирует встречи. 
9. Ведение личных дел руководителя. Отлично разбирается в интересах/хобби своего руководителя, ориентируется в брендах и знает, как и где совершать выгодные покупки. Помогает организовать дни рождения, путешествия, личные встречи и деловые мероприятия как для руководителя, так и членов его семьи, друзей, партнеров. Важно: эти задачи не должны превышать 10% рабочего времен бизнес-ассистента. 

Список компетенций и навыков бизнес-ассистента получается довольно внушительным. И чтобы ваш ассистент не выгорел спустя две недели, кроме всего прочего, он должен обладать определенным психотипом и личными качествами, которые помогают ему справляться с работой.

Например, вы нанимаете специалиста, который может делать все из вышеперечисленного списка, но при этом не обладает важнейшим качеством — умением работать в режиме многозадачности. Как правило, это приводит к постоянным ошибкам, огромному стрессу и выполнению работы в лучшем случае процентов на 50 от запланированного.

О том, какие личные качества должны быть у вашего бизнес-ассистента, чтобы стать вашим надежным соратником, рассказываем ниже.

Личные качества бизнес-ассистента

• Не просто исполнитель. Бизнес-ассистент мыслит не как рядовой сотрудник, а как настоящий стратег. Он серый кардинал, второй пилот и подушка безопасности своего руководителя в одном лице. Там, где обычный помощник просто выполняет то, что ему сказали, бизнес-ассистент ищет лучшие решения, генерирует идеи и проявляет инициативу, осознавая риски и степень ответственности.
• Разносторонний склад ума. Гуманитарий и технарь. Эрудит и дипломат. Доброжелательный и строгий одновременно. Бизнес-ассистент умеет поддержать общение с разными людьми и говорить практически на любые темы — инвестиции, путешествия, садоводство.
• На “ты” с информационными технологиями. Быстро и легко разбирается с любыми новшествами, предлагает наиболее удобные диджитал-инструменты как для корпоративного общения, так и решения задач руководителя.
• Многозадачность. Бизнес-ассистент это “человек-оркестр”, который может делать все одновременно, быть сразу везде и сразу. Одной рукой он может отвечать на электронное письмо, другой оформлять авиабилеты, а третьей организовывать работу рядовых сотрудников. Он стрессоустойчив и никогда не теряет бдительности.
• Обучаемость и саморазвитие. Умеет быстро находить новую информацию и быстро усваивать ее. Углубленно изучает все бизнес-процессы компании и опыт своих коллег.
• Системность. Если руководитель может позволить себе уйти с головой в какой-либо творческий процесс, то задача ассистента навести в этом процессе порядок.

И, конечно, ваш бизнес-ассистент должен быть с вами “на одной волне”, чтобы работа строилась не только эффективно, но и максимально комфортно.

Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?

Говорят, что нанимая бизнес-ассистента вы сразу должны почувствовать химию. А именно: ощущение, что вы нашли того самого идеального кандидата, который может заканчивать за вас фразы. Ниже разберем, на что нужно обращать внимание, чтобы ваш бизнес-ассистент быстро интегрировался в компанию и стал преданным членом команды на долгие годы.

• Соответствие компетенций бизнес-роли. Это первое, от чего нужно отталкиваться. Когда вы описываете все бизнес-процессы и роли в вашей компании, то хорошо видите, какой набор компетенций и навыков должен быть у каждого сотрудника, чтобы эффективно реализовывать тот или иной процесс. Бизнес-ассистент не исключение.
• Психологическая совместимость. Существует огромное множество различных делений и классификаций: холереки и сангвиники, интроверты и экстраверты, визуалы и аудиалы, истероиды и шизоиды. Если пропустить описание каждого из них и сразу перейти к сути, то ваш бизнес-ассистент должен быть чем-то похож на вас. Если вы предпочитаете быстро говорить, то вам комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если у вас сильно развито абстрактное мышление, то важно, чтобы и ваш помощник понимал о чем речь, когда вы начинаете говорить метафорами. 
• Компенсация слабых сторон. Несмотря на то, что бизнес-ассистент должен быть вашим продолжением, ему также необходимо обладать теми качествами, которых не хватает вам. Если вы не умеете планировать свое время, то ассистент обязан проследить за вашим графиком и выстроить удобное расписание.
• Вкус и чувство прекрасного. Бизнес-ассистент и руководитель говорят на одном языке, когда эти составляющие совпадают. Классическая музыка или хеви металл, посещение выставок или футбольный матч — выбор схожего досуга и увлечений помогают людям выстроить долгосрочные доверительные отношения. 
• Карьерные амбиции. Надолго остается тот сотрудник, который видит дальнейшие перспективы и может реализовать свои профессиональные амбиции. Из нашего опыта можем с абсолютной уверенностью сказать, что бизнес-ассистенты это те люди, которые любят развиваться во всём и всегда, заниматься интересными нестандартными задачами и достигать новых вершин, иначе им очень быстро становится скучно. 

Топ-ошибок при найме ассистента

Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.

Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой — вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.

Ошибка 2. Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью — ваша работа.

Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока. 

Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат. 

Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу. 

Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент — ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Желаем вам найти своего компетентного бизнес-ассистента, который сделает вашу жизнь проще, а работу эффективнее. Удачи!

все статьи

Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.

Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.

Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.

Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.

Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.

Как такое могло случиться?

Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.

ЧРЕЗВЫЧАЙНАЯ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТЬ

Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.

Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», — сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».

Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.

Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.

Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.

Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.

Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.

Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.

ЗНАКОМСТВО С ПОСЛЕДНИМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ

Еще одна роль, которую стоит добавить к длинному списку амплуа помощника руководителя, — персональный ИТ-специалист.

Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.

При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.

МАСШТАБНОЕ МЫШЛЕНИЕ

Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.

Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.

Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!

Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?

После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.

Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.

БЕСПОЩАДНАЯ РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.

Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.

Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.

БЕЗУПРЕЧНАЯ ОРГАНИЗОВАННОСТЬ

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

СТРАТЕГИЧЕСКАЯ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ

Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.

Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.

Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.

После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.

Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ ОБЩЕНИЯ (И ЛЮБОВЬ К ПРАВДЕ)

По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.

Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.

Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.

И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.

Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.

Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.

Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.

СКОРОСТЬ И РЕШИТЕЛЬНОСТЬ

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

• Четко осознайте, чего вы на самом деле хотите
• Не делайте выбор только потому, что “от вас этого ждут
• Помните, что делать что-то лучше, чем не делать ничего
• Тренируйте свою решительность

ТОЛСТОКОЖЕСТЬ И ЧУВСТВО ЮМОРА

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Но к концу дня вероятность принятия жизненно важных решений невелика. Очень важно уметь откладывать работу на будущее и иногда немного посмеяться над собой (и своим начальником).
Умение держать удар, выкинуть все из головы после тяжелого дня и отложить все проблемы на завтра поистине необходимо, если вы собираетесь стать идеальным помощником.

Мероприятия по этой теме:
Форум Персональных Ассистентов 2023
X Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.

Офис: +7 (495) 125-04-12
E-mail: info@interforums.ru

Перевод статьи:
snacknation.com/blog/executive-assistant-skills

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.

У каждого директора свои требования к помощнику, но существует константа — ассистент должен проявлять надежность, преданность, ответственность, организованность.

Руководитель должен полностью доверять своей «правой руке», поскольку помощник владеет уникальной информацией, которую можно применить не во благо компании.

Зачем нужен бизнес-ассистент?

Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Что должен уметь?

Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:

• умение работать с документацией;
• умение планировать время (свое и директора);
• организационные навыки;
• знания финансовой системы, математические навыки;
• поддержка деловых контактов;
• знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
• работа заместителем директора и офис-менеджером.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Справочно! В задачи такого специалиста входят как поручения в сфере бизнеса, так и личные поручения руководителя, специфические текущие события и будущие планы.

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.

Обобщенно требования выглядят следующим образом:

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Важно! Приветствуется высокий уровень эрудиции персонального ассистента. Он должен уметь поддержать разговор, который не относится напрямую к делам компании.

Как проходить собеседование?

Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.

Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.

Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.

Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.

Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.

Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.

Востребованность

Практически у каждого руководителя есть персональный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше она нуждается в таком специалисте. Несмотря на это, вакансия предполагает большое число желающих кандидатов. Поэтому от конкуренции уйти не получится.

Кандидат на эту должность обязан обладать навыками организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.

Повысить шанс получения этой должности смогут познания различных дисциплин — не только математических, но и психологических. В приоритете знание этикета, быстрые реакции.

Зарплата и перспективы

Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Второе направление — вертикальное. Со временем можно занять должность заместителя своего директора, расширив свои полномочия.

Удаленные бизнес ассистенты

Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.

В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.

Удаленный бизнес ассистент должен:

• обладать навыками работы в офисных программах;
• иметь грамотную русскую речь;
• обладать опытом копирайтинга;
• уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.

В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.

Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.

Описываемая профессия далеко продвинулась от простой должности секретаря. На данный момент ассистент — это серьезный сотрудник, обладающий высокими знаниями и умениями.

Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.