За несколько шагов СБИС позволяет настроить бизнес-процессы компании — согласование договоров, ведение проектов и прочее. Документ или задача не потеряются: у каждого из них есть исполнитель. Прохождение документа можно контролировать, например, установить срок на обработку или настроить уведомление для руководителя, если срок истечет.
В СБИС уже есть стандартные бизнес-процессы. Если документооборот в вашей организации отличается, вы можете настроить его с учетом особенностей вашей компании, используя готовые примеры.
Как все устроено
- Руководитель определяет, какие бизнес-процессы нужно настроить в компании и из каких этапов они должны состоять.
- Администратор системы создает новую операцию или копирует существующую.
- Добавляет этапы, которые должен пройти документ. Устанавливает для них сроки, указывает исполнителей.
- Настраивает переходы — когда и при каких условиях документ должен перейти на следующий этап.
- Добавляет инструкции и настраивает запрос документов.
Часто спрашивают
Лицензия, права и роли
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Вы можете настроить документооборот в СБИС с учетом особенностей вашей компании. Скопируйте существующую операцию, внесите в нее изменения или создайте новую.
Мы подготовили примеры бизнес-процессов, которыми уже пользуются наши клиенты.
- Согласование заявки на оплату
- Реализация с согласованием
- Согласование поступления
- Согласование авансового отчета
- Настройка внутреннего договора
- Согласование служебной записки
- Задача с параллельными этапами
- Заявка на материалы без настройки переходов
- Согласование счетов, поступивших на бумаге и электронно
- Задача для обработки заявлений от сотрудников
Часто спрашивают
|
Как создать операцию? |
Как скопировать операцию? |
Как изменить операцию? |
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Всю историю изменений по документу СБИС сконцентрирует в одном месте, а также изобразит внутри ленты электронного документооборота. Вы сходу осознаете, почему и по чьей вине файл «завис» в системе, какие предыдущие действия с документом совершались, также то, что осталось так и недоделанным. А взглянув на сводку по процессу, узнаете характер проблемы — единовременная она или систематическая. СБИС покажет те этапы, на которых возникают сложности или те, в которых нарушаются сроки; продемонстрирует, кто именно занимается «халтурой», а также кто именно работает «не покладая рук», на что они тратят рабочий день.
Современные реалии требуют быстрого принятия решения и чёткого исполнения любого действия. Важно строго соблюдать отчётность, контролировать ход действий, отслеживать действия сотрудников и результаты компании.
Одного руководящего лица бывает недостаточно, чтобы за всем уследить, а чтобы разделить обязанности и сферу влияний, не хватает ответственных сотрудников, которые за чужой бизнес готовы радеть как за собственный.
В таких случаях могут помочь аутсорсинг-сервисы, которые берут на себя контроль и управление бизнесом в соответствии с запросами его владельца. Одним из таких является СБИС. Данный сервис предоставляет огромное количество услуг и возможностей. Одна из самых популярных — управление бизнес-процессами.
СБИС для управления бизнес-процессами является собственностью российской компании и уже успел обрести популярность среди средних и крупных предпринимателей. У него достаточно простой и доступный интерфейс
Это сделано для того, чтобы его могли использовать люди разных возрастов. Настроить, внедрить СБИС и управлять через него бизнес-процессами — просто и быстро. Только представьте, сколько времени вы можете сэкономить и потратить его на семью, друзей или другие деловые проблемы, где требуется ваше внимание. Делегирование части обязанностей сервису СБИС — это отличный способ избежать бюрократии и нервотрёпок.
Какие задачи решает
Сервис многофункциональный и предлагает целый ряд готовых решений:
- СБИС знает все основные необходимые документы, которые используются в бизнес-проектах. У него предусмотрен конструктор документов и их шаблонов. Благодаря этой функции можно быстро и легко при помощи необходимых данных создать документ, отредактировать его прямо на компьютере в программе, согласовать, создать смету и др.
- Отслеживание платёжных обязательств. Сервис позволяет создать запланированный календарь оплат, внедрить банк-клиент, санкционировать оплаты и др.
- Хранение и упорядочивание всех водящих писем. Корреспонденцию можно закрепить за отдельным документом. Также эта функция предусматривает контроль за сроками ответов. Фиксируется история переписок, которую при необходимости можно поднять и проанализировать, представить в качестве доказательств.
- Согласование командировок и авансовых отчётов. Благодаря сервису СБИС пользователи могут создавать и подавать заявки на подотчёты, согласовывать авансовые отчёты, создавать и просматривать при необходимости архив, в котором хранятся все документы.
- Инструмент для классификации трудностей и задач. Он отслеживает возникающие проблемы, выводит на экран нерешённые задачи, контролирует SLA, а также осуществляет совместимость с сайтом.
Помимо этого, СБИС позволяет ограничивать количество пользователей, у которых есть доступ к важным сведениям и статистике предприятия. На сервисе предусмотрена ролевая структура, которая помогает настраивать и продлевать доступ пользователей при смене персонала, должностей и др. Можно не беспокоиться о том, что процесс работы замедлится или остановится из-за того, что один из главных сотрудников в отпуске или болеет — их полномочия можно за считанные секунды переключить на других пользователей.
Также есть возможность провести детальный анализ «узких мест». Это значит, что можно быстро отследить цепочку создания и обработки документа от начала и до конца. Так активный пользователь или владелец предприятия сможет увидеть, на каком этапе оформления документа возникла проблема, почему, что за проблема и т.д. Можно также просмотреть список дел, количество этапов, которые документу ещё предстоит пройти. Просмотрев историю операций, можно узнать, возникает ли такая проблема постоянно или это единичный случай. И, наконец, можно отследить эффективность работы сотрудников.
Кому сервис может быть полезен
В первую очередь СБИС будет полезен тем, кто ценит своё время и время других.
Он подходит для тех, кто:
- Хочет автоматизировать бизнес-процессы.
- Вовремя получать извещения и напоминания.
- Контролировать доступ сотрудников к определённым материалам.
- Автоматизировать оборот документов.
- Быстро и без лишней бюрократии создавать и согласовывать документы.
- Выполнять маркировку товаров — проводить инвентаризацию, интеграцию товаров в приложении 1С, перемещать товары, проводить переоценку, регистрировать поставки, а также сканировать и распознавать продукцию.
СБИС подойдёт тем, кто хочет оценивать эффективность своих сотрудников, выявлять ошибки и постоянно совершенствоваться, улучшая себя, коллектив и своё дело.
Стоимость
В сервисе есть 4 основных тарифа: на квартал, год, два и три года. В основном пакете учтены базовые функции. Для продвинутых пользователей есть ряд дополнительных функций: обмен с контрагентами, заказы и поставки — 1000 руб., внутренний документооборот — 4000 руб., кадровый ЭДО — 4500 руб.
Использование сервиса СБИС для автоматизации и управления бизнес-проектами позволит сэкономить не только время, но и деньги, и при этом значительно повысить эффективность и качество работы сотрудников, что скажется на финансовом состоянии и репутации компании.
Попробовать СБИС для управления бизнес-процессами
Теги:
Обзор
web
СБИС для управления бизнес-процессами
СБИС делает работу бухгалтерии проще! Читайте далее о том, как сервис усовершенствовал взаимодействие между сотрудниками, сократил время обработки первичной документации и защитил данные от повторных изменений.
Текущая ежедневная работа бухгалтера включает в себя такую деятельность, как:
- Оплата поставщику.
- Создание поступления.
- Создание реализации.
- Оплата от покупателя.
- Авансовый отчет.
- Ежемесячные задачи (расчет зарплаты и т.д.).
- Аудит состояния учета.
- Закрытие документов от изменений и др.
Рассмотрим работу отдельно каждую операцию в СБИС — сервисе, позволяющим упростить оказание бухгалтерских услуг.
Оплата поставщику
Самый распространенный способ оплаты — оплата платежного поручения в банк. У большинства клиентов установлена программа клиент-банк, соответственно, произвести оплату можно удаленно.
- Перейдите в раздел УчетДеньгиБанк.Для начала нужно создать «платежку». Если расчетного счета еще нет, то заведите его, нажав «Р/счет+».
- Нажмите РасходОплата поставщику.
- Отправить «платежки» можно разово, а можно накопить несколько и одним сообщением переслать в банк. Выберите нужные файлы и нажмите «Выгрузить платежи в банк».
Если поставщик присылает счета в личный кабинет, то заполнять в ручную уже ничего не нужно — выберите нужный документ из сохраненных, и СБИС работу выполнит самостоятельно — заполнит документацию за вас.
6 cпособов создания поступления
В СБИС есть множество способов сделать поступление:
- ЭДО.
- По данным систем гос.контроля.
- Из папки.
- Вручную.
- Загрузка из других систем.
- На основании документов.
Если нужно сделать поступление по ЭДО, то зайдите в раздел в разделе Бизнес/Закупки. Документы автоматически появляются там.
Этот способ позволяет не использовать бумагу, а также экономит время на заполнение документации — СБИС работу сделает сам.
В случае, если бумажные документы все-таки используют, сделайте «Разбор документов из скана». Зайдите в папку «Разобрать». Там обычно находятся сканы документации, присылаемые сотрудниками компании. При создании поступления, нужные поля в файле заполняются автоматически.
Можно просто создать документ. Для этого надо зайти в раздел Бизнес/Закупки/Расходы.
Нажмите «+ Документ». Также сотрудник может загрузить скан, нажав «Поступление» в открывшемся разделе, тогда файл разберется и заполнится автоматически.
Способы создания реализации
- Есть 5 способов сделать реализацию, первый из которых — автосоздание (тот случай, когда в конце смены реализация формируется автоматически). Как правило, эта функция необходима для тех, кто пользуется «СБИС Розница», Presto и т.д.
- Также есть возможность создать реализацию на основе другого документа. Рассмотрим создание на основе счета. Этот способ достаточно распространенный. Выставляется счет, затем идет получение оплаты, а после документация отгружается. Для этого нужно зайти в Счета/Заказы, и СБИС сам занесет данные из счета в реализацию.
- Вручную (пустой или копированием) — третий способ, применяемый тогда, когда данные о контрагентах повторяются.
- Также есть возможность создать реализацию из папки «Разобрать».
- Пятый вариант — загрузка из других систем. Можно сделать реализацию из любой системы, если она поддерживает формат XML. А с 1С у СБИС настроена интеграция.
3 варианта оплаты от покупателя
1. Наличный расчет
Действительный вариант оплаты. Но, как правило, наличный расчет исключен.
2. Поступление на расчетный счет
Самый распространенный способ оплаты. В разделе Учет/Деньги/Банк можно загрузить выписку путем файлообмена — для этого нужно зайти в клиент-банк, выгрузить выписку в текстовом формате, перейти в СБИС и загрузить выписку. Также можно осуществлять поступления на расчетный счет через директ-банк. Для этого нужно один раз настроить обмен данными с банком.
Если не получается самостоятельно это сделать, обратитесь в тех.поддержку СБИС.После настройки директ-банка, сотруднику достаточно будет «запросить выписку». СБИС самостоятельно обратиться к нужному банку и запросит файл.
Обладателям «Альфа-банка» доступна технология настройки по API. С помощью нее все выгрузки будут загружены автоматически.
3. Поступление через платежную систему
Если есть платежная система СБЕР-а или Монета.ру, то, как только платеж от клиента поступит, он сразу отобразиться поступлением на платежную систему. Также есть механизмы быстрого вывода поступления с системы на расчетный счет.
Авансовый отчет
Следующая регулярно выполняемая работа в СБИС — выдача средств и авансовый отчет. Для того, чтобы сформировать авансовый отчет, нажмите «+ Документ». Во вкладке «Авансовый отчет», зайдите в «Сканы подтверждающих документов». Затем, нажав «С компьютера», выберите нужный файл. Загруженный чек СБИС самостоятельно проверит на подлинность.
Текущая ежемесячная работа в СБИС
В работе бухгалтера есть множество операций, которые требуют ежемесячного повтора. Это такие действия, как расчет зарплаты, уплата налогов и взносов с ФОТ, амортизация и закрытие месяца. Однако СБИС удаленную работу упрощает. Например, если сотрудник принят на работу (есть в базе СБИС), то начисление заработной платы будет происходить автоматически. Также, если есть имущество, можно автоматически начислить амортизацию. В разделе Учет/Имущество, нажмите на вкладку «Документы», затем на «+ Документ» и «Амортизация».
Также бухгалтер обязан осуществлять закрытие месяца. Для этого закрывают затратные счета и определяют финансовый результат. Такие операции производятся в разделе Учет/Бухгалтерия. СБИС берет на себя эти обязанности, ежемесячно формируя отчеты для пользователя.
Периодический аудит состояния — акты сверки
Если бухгалтер получает акты сверки, то их можно найти в разделе Документы/Акты сверок.
Итоговое обеспечение сохранности и неизменности данных
Бухгалтер обязан обеспечивать сохранность данных. Выполняя работу в СБИС онлайн — можно закрыть документ от изменения. Для этого установите фильтр, отметьте файлы, которые запрещено редактировать и нажмите ОК.
Аналогичный механизм применяется при фиксации выписки и кассовой книги.
Фиксация участков/счетов тоже немаловажная задача. В разделе «Остатки» можно ограничить доступ или зафиксировать выбранный период у нужного контрагента.
Бонусы работы в СБИС онлайн
Есть и приятные мелочи, значительно упрощающие в СБИС удаленную работу сотрудникам. Например, переписка по документам. Выберите файл, нажмите «Обсудить» и отправьте его коллеге. Таким образом, от вас придет сообщение со ссылкой на документ и комментарием к нему.
Также плагин от СБИС, если это понадобится сотруднику, отправляет скриншоты экрана или снимает видео, что позволяет наглядно показать процесс работы в системе другому человеку.
Теперь Вы знаете немного больше о том, как СБИС удаленную работу совершенствует, сохраняя рабочее время сотрудников. Если появились дополнительные вопросы, обращайтесь к консультантам «Бизнес-Легко». А подробнее об удаленной работе расскажут эксперты на бесплатном вебинаре от СБИС.